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1、案例分析题：案例一：会议文件资料的立卷归档在一次商务会上，新来的秘书面对一大堆会议文件资料不知怎样立卷归档。她把主要文件与一般文件混在一起归档，在编写目录时将本公司部门部门的与通讯者的混在一起。秘书钟苗看到这种情况后，耐心告诉她立卷归档的基本程序及注意事项，并手把手交给她具体的操作步骤。案例二：某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司于合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当找需要签署的意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，终止了与该公司的合作
2、。点评：秘书需要重视文件资料的立卷归档工作。会议文件资料的立卷归档工作要严格遵守档案制度。立卷归档应该根据会议类型和材料多少而定。问题：作为秘书人员，应该如何处理文件资料的立卷归档工作。秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后查找、利用。要及时将与会人员名单、议程汇报的材料、会议记录、会议纪要、会议照片、录像、录音等相关资料组卷归档，注意分门别类或按时间顺序装订成册。 案例三：印发会议纪要 为期两周的职工代表大会结束后，秘书钟苗马上着手进行会议纪要的撰写工作。第二天即下发到公司各部门，并要求各部门将会议精神传
3、达到每一位员工。没几天，公司上下议论纷纷，对其中涉及自身利益的条文感到非常不满意。意见很快反映到领导那里，领导吧钟苗叫去问情况，钟苗一脸无辜。问题：秘书人员应如何处理这种情况。为完整、准确传达贯彻会议精神，使会议决定的事项得到认真落实，日常工作会议后，一般都应印发会议纪要和会议决定办理事项通知。会议纪要印发范围应根据会议性质和纪要内容确定。撰写会议纪要的人必须熟悉整个会议情况，客观如实反映会议精神。会议纪要的初稿写出来之后，最好征求一下与会人员的意见，以便加以补充和修改，使之更加完善。然后印发给有关单位贯彻执行。案例四：开具发票时有出入怎么办公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周
4、。按照会议通知，他交了1600的会务费，组织方开具了发票。小张回来报销时，财务处说发票无效不予报销，原因是发票上缺少财务章。小张马上与会务组织方联系，几经周折才联系上，对方称他们的发票是正式的，不可能没有财务章，让小张把发票寄给他们，如果确实有问题愿意承担责任。问题：这个问题如何解决。发票是报销的凭证。发票开具应按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务章和发票专用章。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人不得转借、转让、代开发票；没有经过税务机关批准，不得拆本使用发票，不得自行扩大专业发票使用范围。实践练习请您做下面的实践练习题：会后工作是个需要注意的问题，您和您的组织是否意识到这一点了，看看有哪些方面是和本文讲到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改进的方法。参考：关于这方面的学习资源有很多，例如：实用秘书工作手册，王千弓等编，光明日报出版社，1987年。现代秘书实用手册，蔡翔、李保华编译，中国卓越出版公司，1990年。