2019年电大办公室管理期末考试重点.pdf

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1、电大办公室管理期末考试重点 一、单项选择题 : 1、以下哪点不是办公室事务管理的特 点?B.B 、决策性 2、办公室布置要注意 D.D 、各种沟 通、保密 3、文员在进行办公室布置时, 以下哪 些行为是不适宜的 ?C. C、较大的物品放在稍高于眼光平行的 层面上, 用标签贴在各种物品的下方 4、以下关于文员对办公室布置的情况, 哪一个是错误的 ?B. B、办公桌抽屉里的物品摆放要注意放 置整齐, 东西可放得满一些 5、在办公室里 ,D 的位置是上座 .D、 靠近窗户 6、传真机的使用哪一项是不对 的?B.B 、随时随地可向对方发送 7、在使用复印机的过程中 , 以下哪项 内容是不恰当的 ?A.

2、A 、接通电源可立刻 复印操作 8、以下关于录音机的使用哪一项是不 适宜的?A. A、录音时需将监听开关至于”ON ”位 置 9、以下关于投影机的使用哪一项是不 适宜的?D.D 、应设置电脑的桌面屏幕保 护功能 10、以下哪些不是文员在准备办公用 品时的职责 ?BB 、制 11、以下文员订购和储备办公用品的 行为中, 哪一项是不适宜的 ?B. B、让员工们随意领取办公用品 12、以下文员的工作顺序中 , 哪一项是 正确的?B. B、文员也应具有适当判断情况, 机智 应对的应变能力 13、文员按照”优先顺序”处理工作, 以下哪一项是不适宜的 ?D. D、能够按照文员自己的习惯进行工作 14、文员

3、必须管理好自己的时间, 以下 利用时间的行为中哪一项是不适宜 的?C. C、每日把工作安排得超出工作时间, 给自己压力 15、以下关于文员管理好时间的说法, 哪一个是错误的 ?D. D、把零散工作安排在安静、有效的时 间段里去做 16、以下文员对办公室零用现金管理 的行为中 , 哪一项是不适宜的 ?C. C、标准的零用现金单据有一个签名 17、文员传达上司的指示时 , 哪一项做 法是不适宜的 ?A. A、传达能够依据上司主要意思, 夹进 自己的意见 18、文员必须具有合作精神 , 以下合作 方法中哪一项是不适宜的?B. B、应该有自己的个性 , 尽可能使别人 服从自己 19、以下接打电话的行为

4、中 , 哪一项是 不适宜的 ?C. C、 应随时使用手机在飞机上、 饭店里、 大剧院等进行联系 20、以下哪个接打电话的行为是错误 的?A. A、受到通话对方极大的责难, 应针锋 相对回击 21、文员在接打电话时 , 正确的做法是 B. B、在电话机旁随时放着电话记录单和 笔, 一有留言就能立刻记录下来 22、以下文员应遵守的电话礼仪中, 哪 一项是不适宜的 ?B. B、打出电话 , 而对方无人接听 , 等铃声 响了二、三下可挂电话 23、以下哪些标准不是文员分拣邮件 应该遵守的 ?C.C 、按私人公务标准分拣 24、文员在拆邮件时 , 错误的做法是 A. A、拿到信件后在桌子上磕几下, 然后

5、 用手撕开 25、文员假如误拆了非本公司的信, 应 该A. A、在信封上注明”误拆” , 写上自己 姓名的缩写 , 并把信重新封好并退回去 26、邮件送到单位所租的信箱, 由文员 开启, 取出邮件带回办公室 , 以下哪项事情 和文员的工作要求不一致?D.D 、应提高 办事效率 , 把取邮件和其他事一起办 27、邮件的寄发不要考虑以下哪个因 素?D.D 、爱好 28、文员打印寄往欧美国家的信封, 收 信人内容的打印顺序应该是C.C 、姓名部 门地址国名 29、传真机最好用来传送以下哪种邮 件?D.D 、感谢信 30、以下关于握手的礼节 , 错误的是 CC、双方有很多人时 , 能够交叉握手 31、

6、文员在处理信访工作时 , 由收信人 单位 复信的情况是以下哪一种?A. A、初次写信 , 或有过激言行的 32、文员从事信访工作 , 在处理顾客或 其他人的来信时 , 不应C. C、处理信件按照”分级负责、归口办 理”原则 , 进行转办、交办或自办 33、在会议开始前和进行过程中, 文员 的以下哪项活动是不恰当的?C. C、作会议记录时离开会议室接听电话 34、文员进行会议的计划和准备时, 不 应该做的是 . A、文员按照上司的指示 , 应事先调查 时间安排对参加者是否方便 B、什么日期、时间召开会议应要考虑 议题的紧急程度 C、会议场所的选择 , 要依据会议时间 长短、花费多少作决定 D、文

7、秘人员必须配合会议议程, 详细 检查各项工作 35、文员做会议记录时 , 能够在会议记 录中C. C、和发言者用词不一致但意思完全一 致 36、会议中有时有人会要求把他发言 的一段不作记录处理 , 这时文员应 D. D、征求主持人意见 , 停止笔录 , 关录音 机 37、上司决定参加某个会议时, 文员不 应该A. A、只在便笺上写好会议名称 38、以下哪一种类型适合自由谈话, 或 是收集创意的会议 ?C.C 、圆桌型 39、以下关于交互式电话会议的功能 中, 哪一项是不具备的 ?A.A 、审查功能 40、有时应上司要求 , 文员参和会见或 会谈 , 以下哪项内容不是文员的任务?BB 、 发表意

8、见 41、文员依据上司指示 , 向对方要求约 会时, 以下哪种做法是错误的 ?D. D、假如上司出差 , 能够在他回来的当 天安排约会 42、文员制作日程安排计划表时, 以下 哪一种情况应避免 ?D. D、日程安排计划笔记本假如已经使用 一年以上 , 能够废弃 43、在某些情况下 , 文员在安排日程计 划表时可能获得上司的完全信任, 取决于 两点: 一是掌握足够的知识 , 了解业务的轻 重缓急；另一是具有 B, 了解要求约会者 的心理 .B、说话的技巧 44、以下关于确认上司日程安排计划 的行为中 , 哪一项是不适宜的 ?A. A、以电话方法决定面谈或开会的重要 预定计划 , 不用再以书面形式

9、确认 45、文员应该为上司的商务旅行作许 多准备工作 , 以下哪一项是不适宜的 ?B. B、代替上司制定约会计划 46、以下关于预订工作的行为中, 哪一 项是不适宜的 ?D. D、不一定要弄到确认旅馆预订的传真 或其他书面形式的证明 47、上司出差 , 文员预订机票时 , 以下 哪一种做法错误 ?D. D、不必提前在取票前或出发前再用电 话予以确认 48、照料上司身边琐事的说法, 哪一种 是错误的 ?D. D、应酬需要更换衣服 , 这是上司个人 的需要 , 不必给予协助 49、以下关于名片的使用方法, 哪项是 错误的 ?D. D、各自只能当面递送 , 寄去是不礼貌 的 50、文员遇到对方递送的

10、名片上有较 罕见的字 , 应D. D、请教对方”可否请问一下, 这个字 怎么念 ?” 51、以下关于交际礼仪的举止行为, 哪 一项是比较适宜的 ?D. D、穿着短裙的下蹲姿势 , 应跨前半步 后腿虚跪 , 上身保持挺直 , 蹲下时慢悠悠地 弯下腰 52、社交场合很讲究次序礼仪, 通常 B.B 、以右为尊 53、当文员获知婚丧喜庆的消息后, 首 先应D.D 、查证消息的可靠性 54、文员协助举行宴会时 , 不用考虑 D.D 、有无休息室 55、以下说明宴会的种类和形式的内 容, 哪一项是正确的 ?C. C、 工作餐是非正式宴请形式 , 早、午、 晚举行均可 56、以下关于文员的宴会礼仪中, 哪一

11、 项是正确的 ?D. D、吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一 边方向稍稍提起 , 再用汤匙轻轻由里向外 舀去 57、以下餐巾的使用方法是正确的 C.C 、用来擦嘴唇嘴角 58、文员打印寄往欧美国家的信封, 寄 信人姓名、地址应该打印在BB 、左上角 59、以下文员应遵守的参加宴会的礼 仪中, 哪一项是不适宜的 ?C. C、未用完一道莱时 , 应将刀叉平行排 放在盘了上右侧 , 叉尖向上 , 刀刃向内 60、上司参加各种应酬和会议, 有时需 要更换服装 , 文员应 A.A 、通知上司家人 把衣服送达 61、以下关于说话的要领中 , 哪一项不 适宜?B.A 、语句要简短 62、接受忠告的正确反应是D.

12、D 、切 勿感情用事 63、办公室人员在社交活动中应怎样 选择话题 , 哪些是属于合适的话题 ?A. A、有共同利益的话题 64、将同文多页沿边取齐后均匀错开, 从首页到末页 , 在页边加盖一完整公章 , 能 够证明文件各页的确是同时形成, 以杜绝 日后篡改之嫌疑 , 这是A.A 、骑边章 65、值班人员不应该做以下哪类事 情?A.A 、签发文件 66、文员要做好档案收集 , 应该收集的 文书资料是 A.A 、下级单位报送的报告 , 统计报表等 67、以本单位和外单位就某些问题的 往来文书为标准立卷 . 如问函和复函等用 A. A、按通讯者特点立卷 68、文书立卷归档要求遵守一定的制 度, 包

13、含以下方面 B.B归档范围、归档时 间、归档耍求 69、文书立卷的归档制度包含三方面: 归档范围、 A 和归档要求 . A、归档时间 二、判断题 1、办公室环境布置的目的之一是为了 建立挡驾制度 . 2、办公室的灯光照明要避开自然光, 最好用人工灯光 . 3、在阳光明亮的教室和会议室内使用 投影机 , 效果不受影响 . 4、没有两位办公室人员一天的工作内 容是完全相同的 , 但像核对文员的日志和 上司的日志的事项是否一致则是典型的工 作. 5、文员第一次做一项工作时应该快一 些, 假如错误能够再做一遍 . 6、善于合作指每一个文秘人员都要谦 虚、谨慎 , 对同事尊重和理解 , 即不能违反 同事

14、的意愿 . 7、文员对支票管理要谨慎 , 支票簿和 印章应该一同锁入抽屉 . 8、文秘人员对上司支票往来管理要谨 慎小心 , 支票簿和印章应该一起收藏, 以避 免被盗用冒领 . 9、文员传达上司信息时 , 能够把上司 的话语加多或减少 , 以个人的口吻来转 达. 10、文员代替上司传达不利消息时, 因 为当这个信差很困难 , 所以要拖到最后一 刻行动 . 因为上司震怒 , 自己转达口信的语 气也应该变成上司的语气. 11、假如文员要找的人是一位比上司 地位高的人或尊长 , 您跟对方的文员说完 之后就应该叫上司接过电话, 告诉上司要 找的人立刻就会来听电话, 让上司直接和 对方通话 . 12、文

15、员对报纸和杂志的处理, 能够挑 出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌 上, 其他的放在报刊架上供大家阅读. 13、文员应避免不必要的通信和邮寄, 尽可能频繁的联系集中起来分批进 行. 14、文员在工作时间如需要补妆, 应随 时随地进行 . 15、文员在工作时间如需要补妆, 应该 去洗手间 . 16、男女之间 , 男士先伸手了 , 女土才 能和之相握 . 17、按英美国家习惯 , 文员接待来访者 , 应该站起来和来访者讲话 . 18、假如需要和来访者确定会面时间, 应先征求来访者方便的时间, 查看上司的 时间表, 假如这一时间有空 , 就可答应下 来. 19、假如会客室的门是拉开的, 文员进 入

16、会客室后 , 才能让客人进入 . 20、假如会客室的门是拉开的, 先让来 访者进入会客室后 , 文员立刻换手握住室 内的门把手 , 以轻盈的步伐进入室内 , 轻轻 关上门. 21、假如会客室的门是推开的, 文员应 先小步走进会客室 , 等客人进入后 , 再轻轻 关上门. 22、介绍地位相同的人时 , 应按照到职 的先后, 先介绍新进的职员；若同时到职, 就先介绍年纪较轻的人 . 23、文员作介绍 , 应先介绍地位高的人 , 再介绍地位低的人 . 24、 文员作介绍 , 若年龄、地位都相同 , 应从较亲近的人开始介绍 . 25、同时介绍很多人时 , 可从右至左 , 按顺序介绍 . 26、假如是您

17、主持会议 , 则要做好笔记 并把每次会议纪要的打印件存放进一个会 议文件夹 , 假如以后出现问题 , 能够查看笔 记, 证实某一天您曾给某人安排了某件工 作等. 27、为来自外地的和会者安排宾馆住 宿, 最方便的安排是在同一家宾馆为和会 者预定房间 , 只要弄清有多少人数即 可. 28、假如上司不准备参加某个会议, 应 立刻将会议通知丢掉 , 以免干扰其他事 情. 29、假如会议气氛紧张 , 且对上司立场 不利时, 文员可借奉茶为名 , 态度和蔼 , 轻 柔缓慢地端出茶点 , 以消除紧张的气 氛. 30、会议租用的设备 , 文员必须确保宾 馆 或其他供应者 把所需用设备都送过来, 并在会议开始

18、前有足够的时间布置好, 这 些设备应由文员具体操作和负责. 31、代表会议依法定期召开 , 和会代表 必须达到法定人数方为有效, 因此文员应 仔细核对出席人数 . 32、假如上司一年之中交往很多, 但很 难记住每一个人和每一次见面的情况, 文 员应把有关资料输入电脑, 准备交往提示 文件. 33、受到直属上司以外的指派时, 假如 是文员自己能够安排办理, 而且不会影响 到直属上司所指示的工作就能够接受, 否 则要向直属上司请示后再作决定. 34、假如不小心发生日程安排计划重 复的情形 , 就要排定能够动用的空档, 自己 决定优先顺序 . 35、上司自己安排的约会忘了事先告 诉您, 出现约会冲突

19、 , 解决方法是让上司先 见他自己安排的那一位 . 36、文员因为已经打过电话 , 并给对方 留了言 , 即是已经完成任务了 . ”做过某项 工作”和”完成某项工作”是完全相同 的. 37、对于误投邮件 , 文员可先拆开看看 , 然后在信封上写上”该地址不对”, 并把 它退回去 . 38、假如对方所要求的日期已经被预 约, 除非有相当的确认 , 文秘人员切不可独 断地拒绝 , 应该问明上司的意思 , 因为或许 那是件必须取消原定约会的重要事 情. 39、拜访长辈或地位较高人士时, 可先 请人递上您的名片 , 以作通报 . 40、当上司要求文员协助私人事务时, 就把它当作是上司利用文员下属同事的

20、关 系来协助他解决私人的事务. 41、即使是上司私人的应酬 , 文秘人员 也应该积极、乐意地去协助. 42、假如是沿着人行道走 , 两个人并 行, ”尊贵的位置”是在右边, 三个人并行 , 则在中间 . 43、文员坐下时 , 脚尖在膝盖垂直线以 内, 也可稍向左侧后右侧 , 膝盖和大脚可分 开. 44、女性文员坐下后 , 臀部在椅子上只 坐三分之二 , 后背离椅面有一个拳头大小 距离. 45、当和人擦肩而过 , 或越过长辈、上 司前面, 或因事中途离坐时 , 都要招呼一 声. 46、交际应酬要讲求时效 , 若时机错过 再来补救 , 不但无法表达诚意 , 还会破坏彼 此关系. 47、宴请的菜谱应

21、符合对方的饮食习 惯, 但必须有反映中国传统风味的土特产 品, 如茅台等烈性酒 . 48、不要在酒宴上评论或附和别人对 某人的议论 , 也不可评论菜肴的优劣 . 49、用叉、匙进食西餐时 , 可将餐具的 整体放人嘴里 , 或用舌头去舔 . 50、宴请的请柬通常要提前一至二周 发出, 以便客人及早安排 , 已经口头约定的 就不要补发请柬了 . 51、无论何种礼服都应考虑宴会的地 点、时间、形式. 请帖上指定打”黑领结” , 便表示穿无尾正式礼服 . 52、鸡尾酒会通常要安排好座次, 在请 柬上注明对着装的要求 . 53、口头语言视时间、场合、对象的 不同而有所不同 , 对上司或长者说话 , 应文

22、 雅些；对通常同事或顾客说话, 就可通 俗. 54、要发问或有意见时 , 应该等上司说 完话之后再发问 , 能够提出自己的看法 . 假 如上司不加采纳 , 应说服上司 . 55、假如要拒绝别人 , 最好是依照自己 和对方的人际关系程度 , 分别使用表示方 法, 以避免因为拒绝而发生不必要的困 扰. 56、合适的话题能够有双方都感兴趣 的、有共同利益的话题、比较高雅的话题 和夸耀自己的话题 . 57、凡是单位撤消 , 原公章应立刻停用 , 不用通知有关单位 . 58、监印员可把印章携带出办公室, 去 其他地方盖章 . 59、文秘人员开出的介绍信的正本和 存根必须一致 , 能够出具空白介绍信 .

23、60、值班人员要认真填写值班接待登 记表或值班日志 , 直接解决不了的问题要 报请领导批示或转交有关部门处理. 61、面对突发事件 , 值班人员有时在领 导人未指示前就要采取临时应急措 施. 62、办公室人员值班工作的制度有交 接班制度、请示报告制度和安全、保密制 度, 但没有岗位责任制度 . 63、列入保密范围的公文 , 应在产生的 同时, 由制文机关确定密级和保密范围, 密 级和保密期限的变更和解密. 64、注办是指文秘人员在【文件处理 单】上或文尾的下角注明公文办理的结 果. 65、档案是指使用过的、文件中所指 事情已经办理完毕、具有保存价值的文 书. 66、即使客观形势发生变化 , 也

24、不应变 更档案的密级、期限 . 67、文书部门立好的案卷 , 必须逐年移 交给档案室集中保管 , 称为”归档” , 有归 档范围和要求 , 但没有期限 . 68、文秘人员或文书人员依照已经编 好的立卷类目 , 将已经处理完毕的文件 , 随 时按类目上的对应条款归人卷内, 即为年 终归卷工作 . 三、简答题 : 1、文员所作的的完整的会议记录 应该包含哪些事项 ? 答:1 会议名称； 2 会议记录人的姓 名、盖章； 3 时间； 4 会议地点； 5 议 题；6 主持人、主席； 7 出席者名单； 8 会议的经过情形及结论； 9 相关资料； 10 下次会议预定日期 . 2、办公室人员为了说服对方接受

25、自己的看法应该怎么做 , 要领有哪些 ? 答:1 清楚地知道在所说服的事项中, 最想说什么 , 以逻辑分析自己的意向 , 并对 目的、效果、重要性、关联性等, 抓住重 点.2 说服时 , 要尽量具体客观 , 使对方产 生了解的动机 .3 偶而也需要引用某些权 威人士、专家的意见 , 或用图表、资料、经 验谈等等 .4 要具体了解对方的立场和意 向, 先注意聆听对方所说的话, 切勿以自己 主观的方法进行谈话 . 要掌握对方不能了 解的地方 , 努力加以说明； 5 主动发问 , 了 解对方的想法 , 对方有关信息的种类和数 量, 以及背景怎样等等； 6 以诚恳的态度 为对方着想而发言 , 不要使用

26、令对方反感 的言词.7 让对方打开心扉 , 使对方对自 己的看法产生兴趣； 8 不可伤害对方的自 尊心. 3、什么是受意 ?受意有几种 ?办公 室人员应该怎样运用受意方法? 答:1 受意是文员接受和领会上司意 图.2 一种是直接受意 , 另一种是间接受 意.3 文员要善于领会上司意图, 按上司 意图办事 . 但要防止把上司酝酿过程中的 意图当作上司的授意 , 把上司的质疑、设问 误认为上司的指示 . 要做到 : 备好记录本 , 记录下批示要点 . 注意倾听 , 用心判断指示 的用意. 必要时能够提问 , 直到明了意图为 止, 但不要打断谈话 . 如有不同意见 , 能够 公开提出 , 但要言之有

27、理 , 并要注意方法、 态度. 接受指示后 , 要不失时机地贯彻实 施. 4、公文的完全格式包含哪几项? 请写出这些项目 . 答:1 版头、发文字号、印刷顺序 号.2 密级、紧急程度 .3 签发人姓名； 4 公文标题； 5 主送机关； 6 正文、附 件；7 发文机关、成文日期、机关印章； 8 注释、阅读范围 .9 主题词； 10 抄送 单位、印发说明 . 5、提高会议效率能够有哪些做 法? 答: 遵循法律法规、合理确定会议目标、 确定必要的和会者、减少会议数量、缩小 会议规模、简化会议程序、 缩短会议时间、 控制会议经费、分析会议成本. 6、文员利用提示系统提醒上司的 工作, 有哪些提示系统

28、?具体做法是怎样 的? 答: 有电子提示系统和人工提示系统； 电子提示系统的做法 : 在电脑中设置日程 表、报警系统、一周计划及其他提示事项, 文员应该随着情况的变化不断编排和修改 输入的信息 . 人工提示系统的做法 : 设置基 本办公日程表、固定活动日期一览表、使 用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊 提示卡、准备交往提示文件. 7、文员依据单位需要向外或向内 发文, 需要经过一系列程序即为发文过程. 请说明这一过程 . 答:1 拟稿； 2 核稿. 指拟稿人员的 上级负责人对初稿的审查和核实.3 签发. 指机关领导人对文稿的最后审定、签字发 出.4 编号. 已经签发的文件 , 由文秘人员 统

29、一编排发文字号 .5 缮印. 对已经签发 的文件定稿进行誊清、复印或排版印制.6 校对. 指将文件的誊写稿、打印稿或清样按 定稿核对校正 .7 用印. 指在完成的文件 上加盖机关印章 .8 登记； 9 分发. 8、文员受上司指示 , 向对方要求 约会时应注意哪些要点 ?决定时间、地点时 要注意什么 ? 答: 要获得上司的许可假如用写信的 方法, 在等到对方收到信后 , 再打电话给对 方的文秘人员以确认；要正确告知对方赴 约者的姓名、职务、目的、时间、地点、 方法、所需要的时间等 . 约定好以后 , 一定 要向上司汇报 , 并填写在日程安排计划表 上. 还应准备约会所需要的文件资料. 星期 一早

30、上、周末、即将下班之前、午餐前后 不要安排约会；公司有重大活动的那一天 不宜安排约会；地点选择对方比较方便的 地方, 还应考虑约会的礼仪规格、是否需要 保密、是否需要就餐等因素. 9、文员进言是指什么 ?进言具有 什么作用 ?方法和要求是什么 ? 答:1 进言是指文员主动对上司提出 意见、建议、批评或规劝；2 参谋作用； 3 补缺作用；4 增进关系作用； 5 适事. 紧急的事 , 重要的事 , 上司需要知道的事； 6 适时. 考虑时机； 7 适地. 看场合； 8 适度. 要注意掌握分寸 . 10、什么是文书的立卷特点 ?通常 能够按照哪几种特点立卷? 答:1 文秘或档案人员把文书按照某 些共同

31、特点组合成案卷 , 称为”立卷特 点”；2 按问题特点立卷 ;3 按作者特点 立卷； 4 按文种特点立卷； 5 按时间特 点立卷； 6 按地区特点立卷； 7 按通讯 者特点立卷； 8 在运用六个特点立卷时 , 需要运用两个或两个以上的特点组合每一 个案卷 . 11、来信受访的范围包含哪些?受 理和处理的程序和基本要求是什么? 答:1 受理的范围是 : 国家机关、主管 部门或新闻单位转来的信件；职工、群众 直接给机关、单位领导的信件.2 及时拆 封. 拆封时 , 不要损坏邮票、邮戳和其他书 写内容的地方 . 对急信、要信、或有过激言 语的来信 , 要处理及时 , 报告上司 , 还要以 有效方法通

32、告有关单位紧急处理. 拆开后 在装订时 , 信纸在前、信封在后 . 要一并装 订.3 认真阅读 . 把握信中的主要内容 , 也 可用颜色笔为领导标明信中的重点, 或在 信纸的空白处注明”参阅某卷宗”或”可 和前信印证”等 . 提供领导复信所需的资 料.4逐项登记 . 用钢笔将写信人的姓名、 职业、单位或住址、 写信时间、收发日期、 主要内容、要求、收信单位以及承办后的 情况、结果和立卷存档号等详细记载, 便于 统计、查找和催办 .5 认真处理 . 处理信件 应该按照”分级负责、归口处理”的原则, 进行转办、交办或自办 .6 及时复信 . 复信 是取信于职工群众的有效措施, 增加职工 群众对组织

33、的信任 . 课诵信可采取收信人 复信, 或承办人复信两种方法进行. 12、文员所作的口头报告的基本方 法是怎样的 , 有什么要求 ? 答:1 不要失去报告的适当时机 . 报 告时机原则上最好是在完成被指示工作时, 但有时也要在尚未完成之时作期中报告. 有时因上司太忙 , 不妨预先约好时间 .2 不要弄错报告对象及顺序 . 要直接向指示 工作的人 上司 报告；3 报告的顺序基本 上是先说结论 , 接着依照必要说明理由及 经过, 如: ”结果是这样 , 理由有三个 , 一 是”.4 一定要简短、扼要、流畅； 5 如报告过于复杂 , 应事先以 5W2H 的原则 检查是否遗漏； 6 假如觉得仅仅以口头

34、报 告对方 , 对方不易明了 , 或报告项目很多时 , 能够制作”报告备忘录”提出来. 13、单位印章主要有哪些 ?印章的 刻制和使用有哪些规定 ? 答: 单位印章主要有 1 单位印章、套 印章；2 钢印、 领导人签名章、其他印章； 3 刻制公章有两种情况 : 一是由上级主管 机关刻制颂发； 4 另一种是由法人代表申 请, 经主管部门批准 , 公安部门登记后由专 门刻制厂刻制； 5 公章通常由指定的文秘 人员统一使用 , 其他印章也应专人专用； 6 加盖公章 , 是哪一级的公章 , 须经哪一级的 负责人批准 , 并审核签名； 7 将盖用文件 名称、编号、日期、签发人、领用人、盖 章人等项详细登

35、记 .8 加盖印章必须做到 用力均匀 , 使印章端正、完整不歪斜、更不 能颠倒 .9 凡以单位名义发出的公文、信 函等都必须加盖单位章方能有效. 14、按照 2000 年 【国务院行政机关 公文处理办法】的规定 , 国务院规定的行政 公文共有几类几种 . 答:1 命令； 2 决定； 3 公告；通 告； 4 通知；通报； 5 议案； 6 报告； 7 请示； 8 批复；意见； 9 函；10 会 议纪要 . 15、提高会议效率能够有哪些做法? 答: 遵循法律法规；合理确定会议目标； 确定必要的和会者；减少会议数量；缩小 会议规模；简化会议程序； 缩短会议时间； 控制会议经费；分析会议成本. 16、文

36、员所作的完整的会议记录应该 包含哪些事项 ? 答案:1 会议名称； 2 会议记录人的 姓名、盖章； 3 时间 开始时间、结束时间 ；4 会议地点； 5 议题； 6 主持人、主席； 7 出席 者名单； 8 会议的经过情形及结论； 9 相关 的资料； 10 下次会议预定日期 . 17、按照 2000院行政机关公文处理办 法】的规定 , 国务院规定的行政公文共有几 类几种 ? 答案:1 命令 令 ；2 决定； 3 公 告；通告； 4 通知；通报； 5 议案；6 报告； 7 请示； 8 批复；意见； 9 函； 10 会议纪要 . 18、安徽某企业欲和上海某企业合作, 上海以品牌、技术入股 , 利用安徽

37、比较便宜 的原材料和人工 , 共同生产国内紧缺的产 品. 上海代表团一行10人将于 8 月下旬来 访, 商议合作的具体事宜 , 办公室主任请小 李作好准备 . 假如您是小李 , 您怎样设计这 个接待方案 ?(P121) 参考答案 :1 接受任务 2 了解来宾 3 制订计划 4 预订宿食 5 迎接来宾 6 商议日程 7 安排会议 8 陪同参观 9 送 别客人 10 接待小结 四、设计题 : 1、小李是刚到公司的文员 , 公司办公 室内有各种文件柜、储物架、书报架, 办公 室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、 电话机, 还给了她新的文件架、文具用品盒、 各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译 的资料

38、、公司印章、印盒、墨水、复印纸 (2 刀), 要求小李整理好办公桌 , 把东西分 门别类放置在适当的位置 . 小李应该怎么 做?(P13) 答: 电话放在办公桌左边 , 便于左手摘 机, 右手做记录；电脑放在右边；新文件夹 放需要翻译的资料 , 在文件夹上贴上相应 的标识条；各种笔、胶水、剪刀、印盒等 文具分门别类放在文具用品盒内；参考书 应该放在桌子上面或伸手能够拿得到的抽 屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内； 墨水放置在储物架底层 , 复印纸放在下面 几层. 2、安徽某企业欲和上海某企业合作, 上海以品牌、技术入股 , 利用安徽比较便宜 的原材料和人工 , 共同生产国内紧缺的产 品. 上

39、海代表团一行10 人将于 8 月下旬来 访, 商议合作的具体事宜 , 办公室主任请小 李作好准备 . 假如您是小李 , 您怎样设计这 个接待方案 ?(P121) 答:1 接受任务； 2 了解来宾； 3 制订计划； 4 预订食宿； 5 迎接来宾； 6 商议日程；7 安排会议；8 陪同参加； 9 送别客人； 10 接待小结 . 3、康桥宾馆位于本市南京西路45 号, 是个中型宾馆 , 有会议室、餐饮、停车场等 , 某企业准备在 11月 15日早晨 9:00 到 12:00 召开全厂中层干部大会 , 讨论第二年产品 发展和销售计划 , 地点就在康桥宾馆的12 楼会议室 . 这次会议由总经理办公室负责

40、 安排. 办公室主任让小付拟一个会议通知. 他应该考虑哪些问题 ?(P123) 答: 他应考虑1) 会议名称 ;(2) 出席会 议者的姓名或组织、 部门的名称；3 日期、 时间； 开始到结束的预定时刻4地点； 具体在几楼几号会议室 5 议题； 或议 事日程6 主办者的联络处、电话号码 等.7 开会所在地 , 建筑物名称、几楼、电 话号码 必要时可附上地图.8注意事项、 是否备有餐点、有否停车场 , 或当天应备的 资料等 4、文秘人员怎样主持会议 ?应注意哪 些细节 ?(P145) 答: 文秘人员假如在会议上要发言, 应 先把要讲的内容作一个总结结构的构思, 简略记下发言的要点 . 会议上注意自

41、己的 表情和说话的语调 , 并控制发言的时间 . 对 发言内容加以引导 , 提醒时间有限 . 在会议 上可分配工作任务 , 认真倾听其他人意见 , 不要当众批评某个人 . 最后作总结 , 统一认 识. 要求和会者笔记 , 自己做好笔记并把每 次会议纪要的打印件放进文件夹. 以作查 证. 5、麦格公司为了解新产品的科技含量 和市场竞争力 , 以制定合适的价格打入市 场, 决定召开专家座谈会 , 对新产品进行评 估, 办公室人员应该怎样准备和开好这次 座谈会 ?(P150) 答:1 座谈会邀请对象必须是新产品 所在领域的专家和学者 , 能独立思考、有主 见又敢于发表意见者； 2 座谈会以小型为 主

42、, 人数以七、八人为宜； 3 座谈会上 , 文 秘人员应和主持人密切配合；4 主持人负 责引导、组织、可不做记录；5 详细的记 录应由文秘人员在不引人注目的座位上去 做；6 座谈会的时间不必严格规定, 可长 可短； 7 会场应准备些饮料、茶点, 边吃 边谈. 可使气氛轻松 . 6、某个下雨天 , 在利达公司内召开的 新产品推介会结束了 . 公司的大型会议室 有很各种会议用品 , 室外有接待处 , 公司还 租了汽车来接送来宾 , 为圆满结束这次 会议, 办公室人员在会后应该做些什么工 作?(P134) 答:1 要替搭车回去的人安排车子； 2 在接待处暂时代为保管的衣物, 不要遗 失或被人错领、冒领； 3 有留言时 , 切记 务必传达；4 检查会场有无物品遗漏； 5 要为参加会议的人员送行；6 文秘人员离 去前, 要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东 西, 如有, 则必须加以熄灭 .7 桌、椅早先 若有移动 , 必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等 , 并收拾妥当 , 倒去垃圾； 8 携带进会场的 资料和会议用品要记得带回；9 关紧门窗 并上锁； 10 通知会场的管理单位 , 会议已 经结束 .