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1、第 1 页 会意要准 特色要明汇报材料写作技巧 特征码 DPikFeWJNqWZaclKaGja * 作者：宁超群 老师 摘自中国人事出版社领导者怎样写文稿 某省新上任的省长，抓的第一件事就是专题调查研 究作 为全省核心增长极的城市群的发展问题，并事先向有关市政府 发出明传电报，告知这次调研的意图和研究的重点问题。其中 一个城市市长的汇报，几乎就是一个变相的政府工作报告，汇 报的内容涉及该市工作的方方面面，谈到这次调研的专题问题 时，则一笔带过，这个市长的汇报当场就被省长叫停了。第二 个市长的汇报，避免了这类错误，但对如何推进城市群的发展， 过多地拘泥于对前段所做工作的汇报，由于这项工作还刚刚
2、开 始探索，所以汇报的无非是修了几条路，开了几次会常规性的 工作，根本说明不了什么问题。而对推进城市群的政策建议， 则犯了一个原则性、规律性的错误，强调要推进城市群的发展， 省委省政府必须下决心推进几个城市的行政一体化，通过行政 体制的统一和行政权威的强化，来促进几个城市经济的一体化。 第 2 页 结果受到省长的严厉批评，说该市主要领导的思维还停留在计 划经济时期，因为它违背了现代城市、现代经济发展的规律与 趋势。第三个市长的汇报，对前段推进城市群发展的工作汇报， 非常客观，说这项工作还刚刚起步，还在规划、决策论证之中。 重点就省政府明传电报提出的几个问题，进行了重点地分析和 汇报，特别强调在
3、市场经济条件下，推进城市群的发展，关键 是促进城市经济的一体化，尤其是城市间的产业合作与互补， 要避开走行政一体化的老路。这个汇报得到省长的充分肯定。 同一主题，三个汇报，三种不同的效果，其中原因主要是 在“会意” 、 “特色”的把握上各不相同。第一个汇报，根本就 没有领会听取汇报者的意图，完全是我“有”的就说，我“强” 的就说。第二个汇报，虽然在领会意图、强调特色上花了一些 心思，但对上级的意图领会不准、不深、不透，所以出现了立 论的错误，另外在汇报自己工作特色时，带有表功、浮夸的意 味。第三个汇报的成功，就是正确领会了上级的意图，汇报工 作时做到了实事求是，并在一些重大的、决策者关注的问题
4、上 提出了富有创新性的思考。 这个实例足以说明两个问题。第一，在各种常用领导文稿 中，由于汇报材料是直接向上级领导机关、领导者或同级兄弟 单位汇报、介绍工作情况和思路的，所以，这类文稿，直接关 第 3 页 系一个地方、一个部门、一个单位在上级领导或同行中的形象， 直接体现领导者的政策水平、决策能力和工作作风。这类汇报 成功了，不仅汇报者可在上级领导的心目中留下良好的印象， 而且所在地方、单位的工作更能得到上级领导的肯定和支持。 甚至可以说，通过一些重要场合、重要内容的汇报，可以争取 到平时花很多精力都难以得到的有关政策支持。第二，要写好 汇报材料，作好汇报，当然要靠平时的勤奋工作和各方面知识、
5、 能力的积累，但汇报的技巧也非常重要，否则，即使心有韬略， 写不成文，说不出口，也是毫无作用的。 要写好汇报材料，关键是要对汇报材料特殊、重要的功效 和作用进行悉心领会和准确把握。在撰写这类文稿时，要始终 记住一条，上级或同级领导专门听取的工作情况汇报和介绍， 是有很强目的性的。或总结推广各地的工作经验，或听取下级 领导机关对正在制定的某些重大决策的建议，了解、学习、借 鉴兄弟地区、单位对一些重大问题和决策难题的解决办法和经 验。看到了这一层，我们在撰写汇报材料时，就可以做到“投 其所好” 、应其所需了。 向上级领导汇报工作的汇报材料。这类材料要引起上级 领导的重视和兴趣，展示汇报者的领导水平
6、和工作实绩，唯有 突出个性和特色。许多汇报材料洋洋洒洒几十页，所做的工作 第 4 页 及取得的成绩无一遗漏，但上级领导并不看重，甚至表露出厌 烦之色，原因就在于文不对题， “供需”脱节甚至错位。在上级 领导看来，你所津津乐道的许多工作，只是你这级领导应该做 好的例行公事，做好了是尽职，做不好是失职。对常规性、例 行性的工作，上级领导无心也无必要了解得那么清楚。相反， 你这个地方在工作中出现了哪些新情况、新矛盾、新问题，你 们是怎么看，怎么想，怎么去解决的，这才是上级领导高度关 注的。把本职工作应该做的事包罗万象地大加表白，对领导关 注的东西避而不谈或一笔带过，这是撰写汇报材料的大忌，也 是目前
7、许多汇报材料的通病。 撰写汇报材料最能体现汇报者的全局观念、政策水平、决 策能力和思辨能力。在具体写作技巧上，要把握三条： 一是仔细揣摩调研、决策的意图。上级领导为什么要听取 这方面的情况和问题汇报?为什么要重点听取这方面的情况和问 题汇报?对这些问题，要研究得明白透彻，不能有半点“走题” ， 更不能自作聪明。 二是严格按照上级领导给出的题目确定汇报的主题和内容。 这里又有两种情况。第一，领导给出的题目恰恰是我们工作中 的强项，且具探索性和经验性。这样，汇报材料就可以写实为 第 5 页 主，把这项工作的起因(背景)，工作实际中的困惑与探索，目 前工作的进展及成效、经验作出比较系统、详细地总结和
8、提炼。 第二，领导给出的题目还没有“破题” ，或没有多大进展，或虽 有进展但成效尚未显著。这样的汇报材料当以探索性思考为宜。 重点讲这项工作在实施过程中的困难和矛盾，讲克服这些困难、 矛盾的对策和政策建议，为上级领导机关提供决策参考依据。 三是切忌罗列人人皆知的套话、空话、大话。因为上级领 导在宏观形势把握和理论、政策理解上比我们更有优势。过多 的“讲道理”就会有班门弄斧之嫌。 向同级同行介绍、交流情况的汇报材料。同级同行互相 走访、取经，是避免决策失误、缩短探索时间、推动工作进展 的重要途径。同级同行对口参观、学习和考察，一般是对某项 工作，准备开展但尚无清晰思路和必要把握，或正在做但对碰
9、到的一些矛盾、问题尚无有效解决办法，所以前来学习和取经。 因此，向同级单位介绍、交流情况的材料，贵在“预警”和 “实用” 。所谓“预警” ，就是对自己做这项工作，曾经遇到的 困难、矛盾、阻力要尽可能告知对方，对尚在探索中的一些难 点问题更要提醒对方注意。这样做有两个好处。第一，使对方 在工作热情高涨时保持冷静的决策头脑，使对方在良好的工作 预期中看到危机。因为，对新开展的工作，决策思维容易被一 第 6 页 些表面的有利因素所左右，看不到深层次的矛盾和问题，加之 求功心切，这往往成为决策失误的陷阱。其二，使对方未雨绸 缪，对可能出现的矛盾和问题及早防范，少走弯路。所谓“实 用” ，就是要把做这项
10、工作的缘由(背景因素，为什么要抓这件 事)、决策过程、实施情况及效果作系统、全面的总结和介绍， 使对方明了整个工作思路，得到实实在在的启发。 总结、推介经验的汇报材料。在对外开放、经济全球化 的大背景下，不光企业要讲品牌效应，而且一个地方也要打自 己的品牌。对一个地方而言，知名度就是品牌，就是生产力。 善于总结经验，就是确立品牌、提高知名度的重要手段。我们 发现，同一地方，同一单位，抓同一件事，由不同的人、从不 同的角度总结，效果可能就大不一样。有的工作做得很好，有 很多值得总结推广的经验，却总结不出；有些地方和单位的工 作，在常人看来也许并无多少特别过人之处，但一经总结出来， 就让人信服，就
11、成了经验。 从更深一层看，总结经验不仅是全为“出名” ，而是在进一 步创新、完善自己的决策思路，使自己的工作进入更高更好境 界的同时，把探索、创造的经验转化成社会共有的宝贵财富， 由“一枝独秀”变成“万紫千红” 。 第 7 页 经验贵在高人一筹而又切实可学，贵在反映和揭示特定时 期对某一问题探索的最新甚至是最高的成果。因此，撰写经验 材料，要“高” ，要“新” ，要“实” ，要“特” ，要“精” ，要 “深” 。 跳起来才摘到桃子，这一“跳”就是经验。一伸手就 摘到了桃子，这一“伸”就无经验可言。总结经验要注重于总 结和挖掘人们普遍关注但苦于找不到解决办法的问题，或研究 和探索事物发展已接近甚
12、至处于质变的临界点，而人们尚未引 起注意的问题，这样，总结、推介的经验才有意义。 总结经验，就是要在人们感到困惑时给出一种解决问 题的思路，在人们感到悲观时注入一线希望的曙光。离开现实 需要，翻陈年旧账，毫无新意，千万不能用于经验材料的写作。 经验材料不同于学术报告，不能有“假说”的成分， 不能为析疑而析疑。真实是经验材料的生命，实用是经验材料 的要旨。 用科学的发展眼光看，世界上没有无解的难题，也很 少只有一解的难题。同一问题，因时间、地点、条件以及事物 第 8 页 本身的状况不同，有多种不同的解决办法。一时一地的经验， 并不是唯一的教条。撰写经验材料，一定要突出特色，不要企 求自己的经验能
13、启发、帮助别人解决所有问题。 一堆矿石，其有用元素是等量的，但不经过精选、提 炼，去掉杂质，其使用价值和功效可能完全不同甚至是一堆废 物。同理，工作是一个涉及方方面面的复杂过程，探索性、创 造性、突破性的工作就存在于一系列例行的、常规性的工作之 中。我们在总结经验时，就要像炼矿一样做精选、提炼的工作， 绝不能面面俱到，记流水账一般。否则，最好的经验也不成其 为经验。 对事物的认识，只有深入对规律的探求、理性的思考， 才能有所成效。经验材料，贵在给人一种思路的启示，给人一 把解决问题的钥匙，而不能满足于就事论事地告知别人怎么办。 撰写经验材料，一定要讲究研究问题的深度，善于从特定的背 景分析中审
14、视、提升所总结经验的价值和意义，善于从具体的 工作过程中归纳、提炼探索的轨迹和决策的思路，善于从特定 的经验中引申出带普遍性的规律。这样的经验材料，才是经验， 才有价值。 还要特别说明的是，不管是哪类汇报材料，都有几个值得 第 9 页 注意的带共同性的问题。第一，多用事实、数据、典型说话， 恰到好处地提炼必要的带启示性、理性化的结论。但这些结论 必须是源于实践经验的总结和提炼，而不是故作深高、装腔作 势地向上级领导和同行发表一通人人皆知的空道理。第二，切 忌用祈使句，要多用“我们怎么想、怎么做”等谦虚性、请教 性的词语。第三，在导语部分，要省掉诸如“感谢领导在百忙 之中抽出时间来我地我单位视察工作” ， “欢迎批评指教”等客 套话。因为这些废话写在正式的汇报材料中，不仅毫无意义， 而且容易使听者读者对汇报者产生此人惯于懒惰、缺乏创见、 只会照本宣科的不良印象，进而对整个汇报材料的质量和价值 产生怀疑。 *