行政公文写作范例.pdf

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1、行政公文写作范例 行政公文， 是公务文书的简称， 是人类在治理社会、 管理国家的公务实践中使 用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体， 具有其它文体 所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意： 比模式更进一步） ，并有行文规则和办理办法。 我国公文一律按照国务院办公厅 2001年 1 月起重新修订并实施的国家行政机关公文处理办法写作和办理。 一、行文规则 行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守这一原则， 有利于公文传递方向正确、 线路短捷有效， 避免公文旅行， 阻止部分公文进入不 必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。 行文规

2、则规定了各级机关的行文关系， 即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、 领导关系和职权范 围来确定的。 机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范 围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。 机关之间的工作关系有如下几种类型： 第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。 第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指 导与被指导关系。 三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关 系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。 第四类，非同一组织系统、 专业系统的机关

3、之间， 无论级别高低， 均为不相隶属 关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。 根据公文授受机关的工作关系不同， 可以将公文划分为上行文、 下行文和平行文。 上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示等；下行文正好相反， 是上级机关向下级发送的公文，如批复、指示等。上行文和下行文主要存在于以 上第一类和第二类工作关系类型中。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型 中，同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文，如函等。 二、公文写作 公文写作的要求很高， 尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多 微妙的关节， 而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄 重

4、、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际 需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上 下文重复而选择不同的词语， 注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文 书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。 需要特别提出公文结构用语。 一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、 关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。 二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。 四是经办用语。如：经、已经、业经

5、、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、 贯彻执行、研究执行、切实执行等。 五是称谓用语。 有第一人称： 我、本；第二人称： 你、贵；第三人称： 该。等等。 国家行政公文有 12 类 13 种, 即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告； 通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。 公文主文结构， 是指除了公文格式 （外部组织形式即文头、 主文和文尾及其各项 设置）之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。 （一）标题 1规范式：三部分，即：发文机关事由文种 用于重要、庄重的公务 2灵活式 A 二部分：一是发文机关文种 （以上标题下可加时间） 二是事由文种 三是“转发 +始发机关

6、及原通知标题” 一部分：只有文种 常是不大重要的公务，带周知性 带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、 庄重的。 文后不写落款及时间。 （二）正文 1主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常 常不写；注意工作实际中组织关系） 2正文 A原由：一是依据： #情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前, ”类时间状语； 简介人物及事迹 #文件：常用“根据 , ”；往往是一句话 #意义：议论：常用“是 , ” #作用：常用“将使 , ” 二是目的：常用“为 , ” 原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。 B事项：（内容多而重要的分条列项即

7、列出层义，或用小标题或用句子表达） 1. 并列式。常见。一般写的是公务的横向的、 静态的情况。 各部分相互之间无紧 密联系，独立性强， 但共同为说明主旨服务。 能够省略某一部分。 这种方法的好 处是概括面广，条理性强。 并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、 分号（；），也可用句子并列式。 要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。 2. 递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进， 每 一部分也不可缺少， 前后顺序也不能颠倒。 这种方法的好处是逻辑严密，能说明 问题。 在一篇公文中， 两种方法可以互相交叉， 即以一种方法为主， 在某一部分即

8、某一 层次中用另一种方法。 注意：自此以下常运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。 不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。 C结尾：（可以不要）常见有： 一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。 二是希望、号召类。 从 12 类 13 种行政公文中选择出3 种社会生活中常用的模式化如下。 请示 一、请示的概念 请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于： 1. 在实 际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2. 工作中遇到需要上级批准 才能办理的事情； 3. 超出本部门职权之外， 涉及多个部门和地区的事情，请示上 级予以指示。 请示和报告既有

9、相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文， 公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是： 第一，时间有别。请示跟报告相比， 时间要求更紧迫。 请示写的情况是未解决的， 属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时。 第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作。 第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。 二、请示的写法 请示按请示目的分，可分为批准性请示 和呈转性请示 两类。 批准性请示内容比较简单、 具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示 被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。 批准性请示 一般由三部分组成：请

10、示理由、请示内容、请示结语。 【请示理由】 ：是文章的开头部分， 常是导语式的， 要扼要地讲明请示的背景和 根据，及概括地写出请示事项。 复杂的一般写成一段话， 简单的则就以一句话为 之。请示理由之后， 许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的 基本的格式是“现将 , 报告如下”，随之点上冒号。 但有些极短小的请求也可 不写。 【请示内容】：是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内 容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细， 阐 述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。 有些情况简单， 有条文和规定可依据， 只是出于组织

11、原则报给上级知道，请示批 准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。 【请示结语】 ：是请示的结尾部分， 一般是另起一行空两格书写，请示结语语气 要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请 指示”、“特些请示，请批复”等。 【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔 一行）注明附件名称和顺序。 【印章、发文时间】 呈转性请示 ， 请示事项较为重大复杂， 具有一定的普遍意义， 不但需要上级批准， 还需要上级转发。 呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而 且一定要有复文。 呈转性报告虽也要求上级

12、批转，但不要求上级复文； 呈转性请 示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见 往往是较原则、较概括的政策性意见。 批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别， 而且在执行 范围上也有区别。 批准性请示执行范围较窄， 一般就是请示单位自己； 呈转性请 示执行范围较宽泛， 往往不仅是请示者的本单位， 而且还要包括其他很多有关单 位共同执行。 呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。 【请示理由】 ：和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更 为庄重一些， 由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详 细，以

13、期更加引起领导重视。 请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。 【请示内容】 ：一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂， 提出请示事项 和阐述说明道理两条， 缺一不可。 阐释道理时， 可采取引用理论根据或摆明事实 根据两种写法。 呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条 分项来写。 【请示结语】 ：呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结 尾略有不同，通常写法是：“以上报告， 如无不妥，请批转各地贯彻执行”、 “以 上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。 在写请示时，应当注意以下一些事项：（1）要坚持一文一事； （2）请示事项必 须明确

14、、具体、可行；（3）不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管 领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。 如是受 双重领导的机关， 也应根据请示内容， 择要送一处领导机关， 由主送机关答复请 示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；（4）一般不得越级请示，个别需 要越级请示的， 常采用两种方式： 一种是转呈式， 可以既避免越级， 又明确主送 机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；（5）不要 把请示写成报告或请示报告；（6）除领导直接交办的事项外，请示不要直接送 领导者个人， 或既写主送机关， 又同时主送、 抄送给主送机关领导人。 一般情况 下，也

15、不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。 【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔 一行）注明附件名称和顺序。 【印章、发文时间】 报告 1报告的概念 报告是向上级机关报告工作、 反映情况、提出建议和答复询问的公文。 一般事后、 事中行文。不要求上级批复， 行文较长。报告和总结、 调查报告的写法大同小异。 常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。 2报告的种类 综合性报告。 是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它 在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。 专题性报告。 是针对某项工作、 某一问题、 某一事件或某一活动写成的报告，在

16、 内容上具有专一性。 回复报告。 是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。 3报告的写作格式 （1）综合性报告的写法 【标题】：事由加文种，如关于2003 年上半年工作情况的报告；报告单位、 事由加文种，如东北师范大学教务处关于2003年度工作情况的报告。 【主送机关】与请示相同。 【正文】：把握三点：开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一 定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、 评价等作概 述，以点明主旨。主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情 况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内 容力求既翔实又概括。 结

17、尾，要具体切实。 写工作上存在的问题， 提出下步工 作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。 各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。 （2）专题报告的写法 【标题】：由事由、文种组成，如关于招商工作有关政策的报告。有的报告 标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。 【正文】：可采用“三段式”结构法。 以反映情况为主的专题工作报告主要写情 况、存在的问题、 今后的打算和意见； 以总结经验为主的专题工作报告主要写情 况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告 主要写错误的事实、 产生错误的主客观原因、 造成错误的责任、 处理意

18、见及改进 措施等。 【结尾】：通常以“请审核”、“请审示”等语作结。 （3）回复报告的写法 【标题】：与前两种报告大体相同 【正文】：根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一 性、时效性。 （4）报告的写作要求 一是写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上 列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。 二是专题报告， 要一事一报， 体现其专一性， 切忌在同一专题报告中反映几件各 不相干的事项和问题。 三是切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。 通知 通知是批转下级公文、 转发上级或不相隶属机关公文、发布规章

19、、 传达事项和任 免干部所用的公文。 它是最常用的行政公文。 根据其作用分为五种： 发布性通知、 批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。 【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批 转性通知的标题按照办法“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或 转发）（始发机关）原文标题”。 【主送机关】直接上级。 【正文】 发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件） 批语”。 如： “现将办法发给你们，请认真贯彻执行。” 事项性通知：原由事项结语（特此通知） 会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等 任免通知：格式固定 【附件】可有可无 【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。 【发文时间】用汉字小写数字