公司行政物品管理制度.pdf

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1、行政办公用品管理制度 第一章总则 一、 目的 为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控制办 公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。 二、 适用范围 本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办公所 用文具（文件夹、档案袋） ，办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、 硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公 家具（含桌、椅、柜等） 。 第二章办公用品的分类 一、行政办公物品的分类 行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。 办公固定资产：使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形 态，单位价值在 2000 元

2、及以上的各种办公家具及办公设备。 办公低值资产：指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在 2000 元以下 500元以上的各种办公家具及办公设备。 办公用品：使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办 公类资产。 第三章行政办公物品的管理职责 一、行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责 行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括： 1. 供应商选择及管理； 2. 组织各部门行政物品管理程序监控； 3. 年度、每月办公物品开支计划的编制、报批和执行； 4. 行政办公用品的分配、调拨、维修和报废； 5. 配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物

3、品台账，负责日常 维护和修理。 二、部门资产负责人的主要职责： 认真贯彻执行公司的资产管理制度； 部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监 督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产； 三、资产使用人的主要职责： 应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由人力资源部协助负责培训员 工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由 使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。 第四章行政办公物品采购 一、办公用品的采购采用集中采购定量供应的办法 1. 集中采购由行政管理部负责并管理。 2. 集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸，计算机消耗的磁盘，打印 机消

4、耗的色带、硒鼓、墨盒，日记本、各类笔墨等。 3. 实行定期计划批量采购供应。 即每月 _日前各部室向人事行政管 理部提报当月所需用品计划，由行政管理部统一采购。 4. 特殊办公用品可以经人事行政管理部门同意授权，各部门自行采购。 5. 各部门或班组若临时急需采购办公用品，由部门或班组专人填写“办 公用品请购单”，并在备注栏内注明急需采购的原因，经班组负责人审定同 意后，交人事行政管理部审批同意后，实施采购任务。 6. 必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。 7. 结算办法。综合办公室根据各单位办公用品领用数量及单价，编制明 细表经确认后报财务划转。 二、办公类服务采购 办公类服务采购指公司各

5、部门对外印刷品、宣传品、名片等服务类的采 购。 1、人事行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。 2、各部门有对外宣传品、印刷品、名片印制需求的，经主管领导审批 后在公司行政部公布的服务供应商范围内选择。 三、办公资产采购 办公资产采购计划 各部门需要置办办公资产时，填写办公物品申请表，经公司领导审 批通过并签字后，提交行政部实施采购。 1、实施采购 行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采 购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。 2、验收 行政人事部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收 采购办公资产，验收完毕后填写验

6、收单并签字确认，行政部和使用部门各自 登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。办公物 品申请表和购物明细复印件由人事行政部统一保管。 第五章办公用品的分发领用 1. 填写领用单 各部门领用办公用品需填写“办公用品领用单”，一式两份，一份用于 分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。 2. 核对登记 接到各部门的两份“办公用品领用单”之后，有关人员要进行核对，并 做好登记，然后再填写一份“办公用品分发通知书”交发送室。 3. 办公用品分发 发送室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。 4. 登记存档 用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请

7、书连 同“办公用品分发通知书”转交办公用品管理室记账存档；另一份“办公用 品分发通知书”连同分发物品一起返回各部门。 第六章办公物品的管理 一、办公用品的配发 1. 各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。 2. 办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真填写 文具领用登记单， 并进行台账登记， 写明物品名称、 规格、使用人及数量等。 3. 员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。 二、办公资产的管理 1. 资产调拨 部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写资产调拨单。必须严 格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人调入部门负责人行政 部确认签字后，

8、方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备 等资产。 2. 资产报废 由部门负责人填写资产报废申请单，报行政部。行政部会同财务部 门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部 和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再 分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按 照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。 3、资产的租用、出租和外借 公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用部门必须 报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而 且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续

9、由行政部统 一办理。 公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行政人事部 定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制 度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的 物品进行出售。 4. 办公资产的日常维护、维修 （1）行政人事部是办公资产日常维护、维修的责任部门。 （2）行政人事部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根 据维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工 作。 （3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写办公设备维 修申请表报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政 人事部不予

10、受理。 行政人事部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维修、 更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在 七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记办公设备维修记录表，资 产使用部门负责人签字确认。 （4）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。 （5）由于人为原因造成办公资产损坏，需按照物品的原价进行赔偿。 5. 办公资产的年终盘点 1. 年终资产清查由行政部对各部门进行实物清查，丢失的办公资产由丢 失部门按照原值赔偿。资产清查结束后，由行政部将年终清查报告上报公司 领导。 2. 办公物品丢失、损坏属于过失人责任的，过失人应承担相应的赔偿责 任。

11、 3. 各部门负责人要调离本部门时，人事行政部要及时通知办公室，办公 室根据办公资产台账清点调出人负责部门所使用的资产。有短缺者，按物品 原价赔偿，待办理完办公设备移交手续后，方可调离本部门；一般员工调离 本部门，由部门主管负责该员工使用资产的移交，由人事行政部协助完成。 附则 度由公司人事行政部负责制定、解释。修订并实施监督。 本制度自颁布之日起执行。 附件表格： 1. 办公用品一览表 2.办公用品统计表 3.办公用品申领单 4.办公用品采购单 5.办公设备采购申请单 办公用品一览表 办公用品名称规格单位单价 （元） 代号办公用品名称规格单位单价 ( 元) 代号 办公用品统计表 编号：部门：

12、填表日期： 名称规格 / 型号数量金额存放地点负责人备注 审核人填表人 办公用品申领单 部门：编号： 日期名称规格单位数量使用人备注 部门领导签字办公用品保管员填表人 办公用品采购单 财管字第号填单日期：年月日 财产名称规格用途单位数量需用日期估计价值签注 总经理批准办公室主任意见请购部门负责人意见 日期： _年_月_日日期： _年_月_日日期： _年_月_日 办公设备采购申请单 单纯的课本内容，并不能满足学生的需要，通过补充，达到内容的完善 教育之通 病 是 教 用 脑 的 人 不 用手， 不教 用 手 的 人 用脑， 所以 一无所能。 教 育 革 命 的 对 策 是 手脑联盟， 结 果 是 手 与脑的力量都可以大到不可思议。 申请部门申请日期 序号申请采购办公设备名称规格 / 品牌金额数量备注 1 2 3 4 5 6 7 8 申请人主管领导办公室主任常务副总总经理 签字： 日期： 签字： 日期： 签字： 日期： 签字： 日期： 签字： 日期：