公文处理工作讲座材料.docx

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1、第 1 页 公文处理工作讲座材料 特征码 LGqszBgqWcEVoQfuOSgY 关于*处理工作的几点体会 今天，很高兴有这么个机会和南乐的同行们共同探讨、交 流*处理方面的有关问题。此时此刻我有两点突出感受：一是见 到很多同行，大家年富力强，很有活力，今日一见，分外亲切， 倍感高兴；二是自己心里有点忐忑。大家知道，*工作虽很重要， 但它不同于文学创作，讲起来难免枯躁乏味。况且在座的诸位 都是这方面的高手，有丰富的*工作经验，不少同志听过省办、 中办专家的讲课，我恐怕讲砸了，浪费大家宝贵的时间，破坏 了您的好心情。然而和基层部门办公室系统搞好交流，也是我 们应尽之义务，同时对我们来说也是一次

2、难得的学习机会。所 以，讲好讲坏，是水平问题，但讲与不讲，是态度问题。于是， 今天我就斗胆前来献丑。这里，我是卖力地去讲；您呐，就凑 合着去听。不过，我“白水煮挂面有盐（言）在先”：能坚 持您就尽量坚持，实在忍受不了，可以到外面透透气、抽抽烟、 聊聊天，都行！别不好意思。我择其要而言之，尽量讲得快些， 争取三个小时结束战斗。中间如需要休息大家告诉我一声。 第 2 页 闲言道罢，书归正传。*是治国理政的重要工具，实施领导 的重要手段，指导工作的重要载体。党和政府机关实施领导职 能，有多种方式和手段，如召开会议、调查研究、现场办公、 直接指挥等等，但最普遍、最简便、最有效、最常用、最规范 的是发布

3、*。*在党委政府机关工作中起着承上启下、综合全局、 协调各方、承内联外的中枢作用。从*中可以明显看出一个地方、 部门的工作水平，可以影响到对一个地方、部门工作情况、班 子能力及其他方面的评价，更重要的是影响到党和国家的方针 政策能否及时准确传达贯彻和有效地执行。所以说，*处理工作 是整个机关工作的重要枢纽，具有不可替代的重要作用。办公 室工作无小事，*处理无小事。而*拟制工作，更是重中之重。 这里，我主要就*的种类、格式、起草、修改、校核等五个方面 须注意的问题和同志们共同探讨一下。 一、*种类及特性 1、*的起源。*历史悠久、源远流长。可以说，*是随着阶 级、国家的产生而产生，随着社会的发展

4、而发展的。我国从汉 代到清代，*名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、状等，平行 文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨 等。辛亥革命废除了旧*，1934 年国民政府颁布了新*程式。新 中国成立后，1951 年、83 年、87 年、88 年、90 年、93 年、96 年（5 月 3 日） ，先后多次对党政*处理作出规定，党的机关和 国家机关*处理工作逐步走上了科学化、制度化、规范化的轨道。 第 3 页 2、*的涵义。*是公务文件或公务文书的简称，人们习惯上 又把它叫做“文件” 。用一句规范的话说：*是党政机关、企事 业单位以及群众团体用来处理公务活动的一种具有特定格式的 文字材料。

5、 3、党的机关*。党的机关*，是党的机关实施领导、处理公 务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、 方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告 和交流情况的工具。 4、*种类。所谓*种类，一般是指出*制发机关根据*的内容， 性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。 对文种可以作广义的理解和狭义的理解，即通常所讲的泛 指和特指。从广泛义上理解，*包括的面很广，分类也比较繁杂， 可以说是内涵丰富，外延广博，称得上车载斗量，不胜枚举。 按照制发机关和适用范围标准来划分，*分为： 党政机关*（14 种）：决议、决定、指示、意见、通知、 通报、公报、报告、请示、批复、条例、规

6、定、函、会议纪要； 政府行政*（10 类 15 种）：命令、指令，决定、决议，指 示，布告、公告、通告，通报，报告、请示，批复，函，会议 纪要。 经济*：经济规划、经济合同、可研报告、协议书、意见书、 第 4 页 招标通告、产品说明书、广告等； 司法*：立案报告、通缉令、提请批准逮捕书、破案报告， 公诉书、判决书，刑事诉状，民事诉状，刑事裁定书、民事调 解书、公证书、辩证词等； 外交*：国书、换文、公报、声明、条约、协定、照会、备 忘录等； 军事*：命令、通令、通告、作战方案、演习方案等； 科技*：科技任务书，科研报告、科技成果报告，鉴定证书， 实验报告，专利说明书（请求书）等。 除上述专用文

7、种外，还有通用文种，也就是在全国党政军 机关的群众团体、企事业单位以及社会普通适用的文种，如计 划、总结、开幕词、闭幕词、倡议书、贺信、贺电、简报、章 程、制度、公约、守则、汇报提纲、传达提纲、悼词、唁电等 等。 今天我们着重说的文种，是狭义上的文种，特指党的各级 机关使用的文种(14 种)，是我们实际工作中常用的重要文种。 5、*的特性。*与一般相比，有特定的制发主体、特定的读 者、特定的内容、特定的格式、特定的语言。其主要特性有 6：政治性。作为党和国家的运转工具，其内容、服务对象都 带有鲜明的政治特色；政策性。经常体现为一定的方针政策， 指导工作和日常生活；权威性。带有明显的权威色彩和很

8、强 的约束力；实用性。行文针对性强，与实际工作和生活密切 第 5 页 相关；稳定性。其写作方法、格式和用语在长期工作实践中 逐步形成一种固定的程式；广泛性。内容涉及面宽、使用*的 领域广，各行各业都离不开*，*已经成为人们生活、工作中不 可或缺的因素。 二、*格式 *格式是*的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即*的 外观形式。它是*的权威性和严肃性在形式上的体现，对*内容 起着重要的保证作用。*是给人看的。因此，就要设法使人愿意 看，并看得懂。一件*，不仅要观点正确，内容真实，条理清楚， 文字精练，而且要格式规范，结构合理，页面整洁，标识齐全， 给人以清新悦目的感觉，吸引人阅读，便于处理，

9、否则，就无 法很好地发挥*的效用。 目前党委办公厅系统正在进行的*规范化工作，对*格式看 得很重。在此方面我市比较落后，存在的问题较多。如：有的* 红头大小不一，字体设计粗糙 ；有的发文字号、机关代字的使 用不科学、不准确；有的标题用字不规范，有用三黑的，有用 二宋的，还有用楷体、隶字和行草体的；有的上行文不标注签 发人，有的下行文、平行文却注标签发人；*用纸大小不一，装 订质量不高；在文排方面，有的未落实每页 20 行、每行 25 个 字的要求。另外，在文种使用、主题词标引、发文时间和印发 传达范围的标注等方面，都还存在不规范的问题。下面，按照 条例规定 ，我简要给大家谈一谈在这些方面应当注

10、意的问 第 6 页 题。 条例第八条从 17 个方面规定了党的机关*的格式： “党的机关*由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发 人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、 印章、印发传达范围、主题词、发送机关、印刷版记组成。 ”由 于时间关系，这 17 项不一一细讲，挑几项讲一下。 （1）密级。即*的秘密等级，分为“绝密、机密、秘密” 三个等级。它标注于版头左上角、份号下方位置，用三号黑体， 第一个字同正文左边取齐，当中空一个字的间距，如“机 密” 。 按照国家保密局有关规定，密级后注明保密期限，如“机密 年” 。但考虑到党的机关*涉主的内容很广泛，其保密期限较难 准确确

11、定，因此， 条例中未提及保密期限问题。在省委办培 训班上，我就这个问题请示省委办的同志，他们的意见是，如 果需要，可以找保密局帮忙标上；若未标保密期限，则按条 例第 37 条规定执行。即“*密级的变更和解除由发文机关或 其上级机关决定。 ” （2）紧急程度。是对*送达和办理时间的要求。紧急文件 应分别标明“特急” 、 “加急” ；紧急电报应分别标明“特提” 、 “特急” 、 “加急” 、 “平急” 。 条例未对紧急程度的标准位置 作具体规定，所以，除个别情况外，一般不标紧急程度。如有 的文件确实很急，可在文件上盖“特急” 、 “加急”章。如确需 在*上标注的，省委办公厅认为应标注在份号下边，与

12、密级并排 第 7 页 列出，中国加一个圆点相隔。 （3）发文字号。由机关代字、发文年度和发文顺序号三部 分组成，缺一不可（用 4 号仿宋） 。需要请大家注意的问题是： 机关代字要准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用，发文 年度要用全称，并且用“ ”（六角括号）括起来，不能能 “（） ”或“ ”、 “ ”括号。发文字号在大红字与红线之间 居中稍偏下，用四号仿宋表示，文号之间应空半格，如“濮发 20005 号”正确表示是“濮发20005 号” 。在使用“请 示” 、 “报告”等文种，需标注签发人的，发文字号则标注在红 线之上左方位置，签发人则标注于红线之上右方位置。联合行 文，一般只标明主办机关

13、的发文字号。 （4）签发人。 条例规定，上报*应在发文字号右侧标注 签发人姓名，这主要是强调领导负责制，体现*的严肃性和领导 人对*的负责性。要注意三点：一是只标姓名，不标职务；二是 联合行文，要标明联署单位签发人的姓名，不能只标其中一个 单位的签发人；三是签发人姓名后不必加“已阅” 、 “同意”等 字样。 （5）标题。是*内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。 它一般由发文机关名称、*主题（事由）和文种三部分组成。有 时也有省略发文机关名称的情况（如标题过长时省略） 。标注于 红线之下居中排列，用二号宋体（加粗） ，一般不用标点（书引 号除外） 。标题下面如有时间，应用三号楷体。*标题一定要准

14、 第 8 页 确、鲜明、简炼，排列整齐、美观。 （6）正文。是*的主体和核心所在，用来表达*的内容，位 于标题或主送机关下方。一般用三号仿字体，每段的首行空两 个字，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款 （应尽量避免） ，为维护*的完整性，应在末页第 2 行注明 “（此页无正文） ”。文件若是转发通知，转发通知部分用三号 楷体，后边转发的内容部分仍用三号仿宋。正文中的序号应当 按照一、 （一）和 1. 等顺序排列，序号后面的标点应是：一后 为顿号， （一）后不用符号，1 后为小圆点（中办）或顿号（省 办） 。 （7）附件。是正文的补充材料或参考材料。若带省附件， 应在正文之后，落款之

15、前写明附件的名称，并与主件装在一起。 有的在正文中涉及附件内容处，加括号注明“见附件”或“附 后”也可以。另外，印发规章或批转有关部门的报告，其中的 “规章”和“报告”不属附件，而是主体的一部分，其内容应 视为正文。 （8）发文机关署名。也叫落款，和“抬头”是对应的，位 于正文末页的右下方，凡有主送单位的*必须有落款，不能以标 题中的发文机关代替落款。落款最后一个字同正文倒数第 5 个 字取齐，中间应当空半格，如“中共濮阳市委”应当表示为 “中 共 濮 阳 市 委” 。 （9）成文日期。一般署会议通过或领导人签发日期。联合 第 9 页 发文，则以联署机关最后一个签发日期为准。特殊情况署印发 日

16、期。要用年、月、日全称，位于落款右下方，日期最后一个 字同正文部分倒数第 23 个字取齐，并于落款单位第 2 或第 3 个字取齐，时间（阿拉伯数字）与年月日之间应空半格，正确 表示为“2000 年 9 月 5 日” 。决议、决定、条例、规定、意 见等不标明主送机关的*，成文日期加括号（用 3 号楷体）标注 于标题下方居中位置。 （10）主题词。是将自然语中的名词术语经过规范化和优 选处理的词或词组，标注于报送机关或印制版记上方，用于文 献的标引和检索。每件*选用的标引词数量，一般应在 10 个以 内，主题词三个字用三号黑体，后面跟冒号。主题词内容部分 用三号宋体加粗，词与词之间要空出一格。 下

17、面，谈一谈*主题词的标引问题。时间关系，主题词标引 的意义、总则，标引词选定规则、主题标引的组配规则等等， 我们不能细谈。这里只能讲两个问题： 首先，讲一下*主题词标注上的误区。一是认为标注主题词 只是“文件标题的简缩” 。标注中不是根据*的主题，而是根据* 的标题。二是认为标注主题词就是标注主题词就是将内容说清 楚，于是不厌其烦的列出一大串词。三是认为标注主题词要 “符合语法” ，认为主题词就是无主句，谓语、宾语要齐全。四 是不熟悉词表，多作自由标引，想当然、随随便便一标了事。 这都是不行的。大家一定要主意。 第 10 页 其次，讲一下*主题标引的步骤和方法。 步骤有 5 个，即审读*、分析

18、主题、提炼主题概念、转换主 题概念和标引主题词。 审读*。要注意两点：一是注意审读*的外部特征，即*标题。 二是审读*的内部特征，即*内容，搞清楚*内在的逻辑关系，了 解*中各部分的重点问题，摘理出*中的关键句子和结论性意见 等等。 分析主题。从形式上看，主要是分析主题的类型；从内容 上看，主要是分析主题的结构。*主题有单主题和多主题之分。 所谓单主题，是指一篇*只有一个主题；所谓多主题，是指一篇 *有两个或两个以上并列的独立主题。*结构有主体因素和非主 体因素之分。主体因素是*主题的主要成份，表述*主题的核心； 非主体因素是*的次要成份，表述*主题的时间、地点、状态等 修饰成份。例如：市委、

19、市政府关于新形势下加强和改进思 想政治工作的意见 ，这就是一个单主题*；其主题是“新形势 下加强和改进思想政治工作” 。在此主题中，主体因素是“加强 和改进思想政治工作” ， “新形势下”表示状态，起修饰作用， 是非主体因素。 提炼主题概念。提炼主题概念的过程即是分析、归纳和概 念的过程，是对*的内容加以表述或标识的过程。其目的在于确 切反映和表达*的主题思想，为*主题词标注做好必要的准备。* 主题概念不同于*主题，*主题是*的中心思想，它用一个完整的 第 11 页 句式表示出来。而*主题概念则是表达*主题的关键词汇，它用 名词或名词性词组表示出来。 转换主题概念。提炼出的主题概念属于一种自然

20、语言，主 题概念要作为主题词进行标引，心须进行主题概念的转换，使 自然语言变为检索语言。一是直接转换，即是从词表中抽出同 主题概念相同的正式主题词直接进行转换。二是间接换，即采 取分解的办法，把复杂的主题概念分解为若干单主题 概念，然 后再进行转换。 标注主题词。查表抽词进行主题概念转换后，我们即按照* 主题检索的要求和主题标引的深度，采用一定的标引方式，标 注出主题词。我们将主题词“党校教育”和“意见”标注在文 件尾部，并按照*主题标引规则的要求正规地书写。 *主题标引方式有四种： （）概括标引。又称整体标引，以每个文件为标引单位， 对文件整体内容作概括性的标引。只标引文件最主要的主题内 容

21、。概括性的标引能完整反映文件的主题思想。 （）重点标引。根据不同部门、不同业务的需要，文件 标引应有不同的重点。经济工作、zd 工作、文化教育、科研、 军事各部门，都有各自的业务上的需要。各有重点，应根据各 自的重点而有所取舍。也可以针对本部门本系统的工作特点， 建立适合本部门专业的检索系统。还有，从文件的重要程度上， 也应有所选择。要着重抓住那些重要的主题，即主体因素。 第 12 页 （）分析标引。以文件计时分析为基础，对涉及的所有 主题因素分别加以标引。如：关于经济体制改革的决定 ，按 概括标引，主题词是经济体制改革；按分析标引，还可以确定 以下主题：增强企业活力、发展社会主义商品经济、发

22、展多种 经济、改革价格体制等。同概括标引相比，分析标引更深入、 更全面，能够反映*主题的各部分、各方面的主题因素，从检索 效果上，查全率和查准率也高得多。 （）全面标引。这是相对于重点标引和概括标引而言的。 重要文献的主题标引，需要文献的主题标引，需要有深度和全 面，不漏标有检索价值的主题，必须采取分析标引和全面标引。 如对市委、市政府关于 20XX 年农业和农村工作的意见这篇 文件进行标引时，我们可采取概括标引方式。通过主题分析提 炼出的主题概念是“农业”和“农村工作” 。它们和词表中的正 式主题词是一对一的对应关系，可直接进行转换。 意见的标 引词为：“农业” 、 “农村工作” 、 “20

23、XX 年和意见 。此处， 我们还可对意见进行重点标引、分析标引和全面标引。则 对意见中所有的主题因素，即“农民收入” 、 “农村改革 、 农业综合生产能力 、 “科教兴农” 、 “农村基层组织建设等 主题进行标引。 下面，我们举两个例子。 ） 。中共中央印发关于县以上党和国家机关党员领导干 部民主生活会的若干规定的通知 第 13 页 其主题概念是：县以上党和国家机关党员领导干部 民主 生活会 规定 通知 主题词是：党政机关 党员 领导干部 民主生活会规 定 通知 分析说明：（）单主题*。 （）概括标引。 （） “县以上党和国家机关党员领导干部”分解转换为 “党政机关” 、 “党员”和“领导干部

24、” 。 （） “民主生活会”为概念直接转换。 ） 。郑大文同志在乡镇党委书记座谈会上的讲话 其主题概念是：选拔培养中青年干部 郑大文讲话 主题词是：干部选拔 郑大文 讲话 分析说明：（）单主题*。 （）主题标引要反映*内容。 （） “干部选拔”为概念直接转换。 （）人名做为自由词，不标“” 。 （11）印制版记。也叫印发说明，包括印发机关名称、印 发日期和份数。注意：如翻印，要在下行注明；不能标打 印、校对人员姓名；不能部门要文号印刷，就标上部门为印 制单位。 三、*起草 *起草是*形成的第一步，是*处理工作的“始发站” ，具有 第 14 页 很强的政治性和业务性。这方面的内容很多，简要介绍五

25、点 （即步骤、方式、准备工作、基本要求、修改） 。 （一）*起草的步骤 （1）领受任务；（2）调查研究；（3）拟出初稿；（4） 协调修改；（5）报请审批。 （大家都清楚，不再细讲。 ） （二）*起草的方式（5） （1）办公室起草。*起草是办公室的一项重要任务和经常 性工作，是为党委领导 工作服务的一个重要方面。特点：一是 起草的内容广，综合性强，涉及党委工作的各个方面；二是起 草的*种类多，从重要批示性文件到简单事务性文件，从讲话稿 到信函等，都要去办；三是起草时限往往比较仓促，有些文稿 说要就要；四是起草的有些*影响较大，一些重要*和紧急*，常 常事关全局。办公室起草*，具有一定的有利条件，

26、主要是靠近 领导，了解领导意图和全局情况；不利条件是对某些方面或专 业性问题不够熟悉，有些紧急*常常缺少较为充裕的调研和准备 时间。所以，工作中要注意扬长避短。 （2）部门起草。即部门主管范围内的工作需要党委办公室 行文时，由部门代为拟稿。这是部门应尽的职责和义务。优势 是：情况较熟，研究较深，较易抓住问题的要害，提出可行的 解决办法。不足的是有时带有局限性，容易强调本部门工作的 重要，而对其它方面的问题照顾不够。 （3）联合起草。部门主管范围内的工作需要党委办公室行 第 15 页 文，涉及两个以上部门时，由一个主管部门牵头共同起草。 （4）组成起草小组起草。起草特别重要的*用此形式。如 党代

27、会报告等（如十六大报告，由胡锦涛同志任起草组组长， 组织各路好手，历时一年零两个月，做了大量艰苦细致的调查 研究、起草修改工作，拿出了高质量的报告，体现全党的意志、 代表了全国各族人民的愿望，成为我党在新世纪新阶段的政治 宣言和行动纲领。省市县党代会报告，一般都采取起草组的方 式） 。 （5）领导亲自起草或主持起草。这有助于加强领导工作和 保证*质量。写作，历来被认为是“经国之大业，不朽之成盛事” 。古今中外， 很多政治家都高度重视自身的文字修养。唐代* 有严格的“职述”和“代拟”规定。 “职述”就是担任某种职务 的官员，必须亲自动手撰写与其职务相称的*，不得假手他人， 如有违例，轻则贬官，重

28、则治罪。在以科学、法治、人本为主 要特征的现代社会，写作更是一项高素质领导干部不可或缺的 能力。小平同志这样说过：“实现领导最广泛的方法是用笔杆 子。用笔写出传播就广，而且经过写，思想就提炼了，比较周 密。所以用笔领导是领导的主要方法。 ”中央指出：“各级领导 干部亲自动手起草重要文件，这不是技术性的问题，而是领导 工作中的原则性的问题。现在重申这一原则，是在新的历史条 件下提高党的各级领导干部的认识能力和领导能力，改善和加 强对社会主义现代化建设各项事业领导的一项重要措施。 ”领导 第 16 页 同志亲自起草或主持起草 *时，办公室和有关部门要积极做好 服务工作。 （三）*起草的准备工作 1

29、。明确发文目的。定位不准，累死三军。作为领导要交待 清楚，作为撰稿人要问清楚起草*的目的，即主题。如*的基本 观点是什么？需要解决的主要问题是什么？发文的依据是什么？ 发文的范围有多大等等。做到 任务明确、方向清晰，防止在主 要观点和内容上偏离要求。 2。认真领会领导意图。领导交待任务和意图，往往是原则 性的指点，只能是粗线条的轮廓，因而，起草人还要进一步开 动脑筋、周密思考，深刻领会领导交待的精神实质，融会贯通， 使领导交待的意图深入化、具体化和条理化，进而变成自己的 思想，用自己的语言表达出来。有句话说得好：“领会上头， 摸清下头，两头一碰，才有写头” 。 3。收集整理有关材料。常言道：巧

30、妇难为无米之饮。*起 草更是如此，来不得半点杜撰和假想。要通过查阅资料、调查 研究，收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料，通过 有关材料表现*的思想观点。 另外，要注意平时的积累。要养成勤奋读书、阅报、看文 件、记笔记和思考的好习惯，对一些重要文件的关键段落要能 够背诵，对文件格式和主要*的写作特点要熟烂于心。只有厚积 薄发，任务来时才能不慌不忙，一挥而就。汉字约有 6 万字， 第 17 页 常用的只有 3000 多字，一些词语、成语要常读读、看看，用时 才会信手拈来。人脑不怕用，就怕空。其记忆力的容量是无比 巨大的，相当于全世界图书馆的信息储存总量，是数字计算机 的 100 万倍。只要

31、用心，积累大量的语言材料丝毫没有问题。 大家都知道，省委办公厅对办公室中层以上干部提出的目标要 求有三条：一是政策水平达到同级服务对象所要求的水平；二 是政治理论水平达到同级党校讲师以上的水平；三是对全局情 况了解和掌握程度达到同级综合部门的水平。要达到这个要求， 不勤奋学习，不认真钻研，不积累大量的知识，那肯定是不行 的。 （四）*起草的基本要求（9） 1。*起草要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规。 这是首先要遵循的原则，也是在*起草中贯彻讲政治的要求，同 党中央保持高度一致的问题。党和国家的路线、方针、政策和 法律、法规，是我们进行各项工作的依据和准绳，也是起草*的 依据和准绳。如果

32、制发的*不符合党和国家的路线、方针、政策， 那就会造成严重的后果。办文人员一定要把握政策规定，要有 政治头脑，有政策水平，特别是对一些敏感问题、带有倾向性 的问题，要有自己正确的主见，不能人云亦云、随波逐流。 2。要符合上级机关的有关指示、规定 下级服从上级，全党服从中央，是我们党的民主集中制原 则。*起草工作中也必须贯彻这一原则，各级机关起草的*必须 第 18 页 符合各自上级机关的有关指示，而不能脱离或违背上级机关的 指示。一般来说，上级机关比本机关更为熟悉党和国家的方针 政策，更能把握全局，因而它的指示对下级机关具有较强的针 对性。所以，各地、各部门起草*，不但需要研究党和国家的有 关政

33、策，法规，而且还要了解研究自己上级机关的有关指示， 并同本地、本部门的实际结合起来。 3。要同现行有关*相衔接 一是在同一个问题上，各有关*不能相互矛盾，以免执行者 无所适从。 条例规定， “部门之间对有关问题未经协商一致， 不得各自向下行文” ，就是为了防止相关*之间发生“打架” 。二 是当根据新的情况需要对现行*的有关规定作出某些改变时，就 制发的*要以适当形式有所交待，说明。 4。要完整、准确地体现发文机关和领导同志的意图 这是*特殊性的具体体现，是做好*处理工作的基本要求。* 与一般相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、 特定的格式、特定的语言，能否把握住这“五特” ，决定着

34、*写 作的成功与否。而这“五特”是行政活动有相当大的关系，行 政目的决定行文目的，也决定了*的特定关系，是行政特征所派 生的。因此，在动笔写作之前要准确把握行政目的和行文目的， 头脑要尽快“定位” ，把自己放在特定的制发主体位置上，根据 特定读者的情况，紧紧围绕主题内容，遵循规定的格式去写， 也就是进入角色、找准感觉。有人总感到提笔难以下手，说起 第 19 页 来就是思想盲目，不知谁云、对谁云、为何云、云什么，其原 因就是没有准确“定位” 。因此说，在*写作之前自己要很好地 “定位” 。 要注意把握两点： 一是要“号准脉膊” 。要准确把握发文机关对某事物的基本 态度，抓住要义，对于提倡什么，限

35、制什么，支持什么，反对 什么，一定要旗帜鲜明；对于必须怎样做，不能怎样做，出现 何种情况怎么办，一定要明确具体，不能会糊不清，模棱两可， 也不能一味宣讲道理谈原则。现实中我们见到有的*用五分之三 的篇幅讲道理。如果*没有明确意图，缺乏个性，内涵不清，就 成了“空文” 。这样的*还有什么实际意义呢？它甚至会给正常 工作带来干扰。 二是要“出以公心” 。*姓“公”不姓“私” ，有的*以领导 人署名发出，但并不是领导人以私人身份，而是以机关代表的 身份行文，体现的是发文机关领导集体的意图。*起草人必须切 实注意，绝不能凭个人好恶在*中掺杂个人感情及小集团的私利， 不能主动地把自己的想法当成机关的意图

36、。要仔细了解和听取 领导的意见和要求，学会“换位思考” ， “不在其位，学谋其政” ， 从领导角度和工作大局来认识形势、分析问题、提出对策。 5。要全面、准确地反映客观实际情况 关键是突出“三性” ，即全面性、准确性、客观性。 所谓全面性，就是对反映情况的“量”的方面的要求。即 要包括事物的各个方面和各个部分的情况（现状、历史、发展 第 20 页 趋势等等） ，不能以偏概全，也不能报喜不报忧。 所谓准确性，就是对反映情况的“质”的方面的要求。就 是反映的应是体现事物的实质和规律性的情况，而不只是某些 表面现象，更不能是虚假情况。 所谓客观性，就是反映的是客观存在的实际情况，而不是 主观臆造或故

37、意编造的东西。不能搞“科学幻想”或“文学创 作” ，随意修饰，笔下生花。 只有全面、准确、客观地反映实际情况，才能对问题作出 正确结论，找到解决问题的有效办法，*才有说服力，才能够发 挥应有作用。 6。提出的政策、措施要切实可行 这是*的核心问题，必须慎重对待。因为发*总是为了解决 一定的问题，所以*中有关解决问题的政策、措施，就很自然地 成为*的主体和关键所在。具体政策、措施归纳起来，基本上是 两类。一是属于行为规范方面的，主要是指：什么事，要怎样 做，不能怎样做，违反了怎么办等。二是属于物质条件方面的， 主要是解决人、财、物的问题。解决问题离开必要的政策、措 施是空谈，空谈是要误国的。但如

38、果提出的政策、措施要求过 高，也难以实现。所以*中提出的政策、措施一定要切实可行， 办不到的不要说、不要提，否则会出现麻烦。 7。表述要准确严密 怎么样做到“表述要准确严密”呢？主要须把握 5 点： 第 21 页 一是观点明确。主题要鲜明突出，提出的各种主张、意见、 要求、措施等，都要清楚明白。 二是条理清晰。*中涉及事项多、内容较复杂时，要按照逻 辑关系分成若干部分，依次进行表述。不要搞成一团乱麻。 三是内容充实。不仅要有明确的观点，还要有丰富的材料 和充分的论据。以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所 以然。 四是结构严谨。这里说的结构，指的不是 * 的外在形式方 面的结构，指的是*内容

39、上各个部分的安排问题。*的结构，包 括如何开头和结尾，怎样安排层次和段落，以及如何进行过渡 和照应等。*的开头以朴实、平直、开门见山为特色，结尾以自 然果决为特色。*由一层意思转到另一层意思，由总述到期分述 或由分述到总述，由叙述到议论或由议论到叙述，都需要采用 适当的过渡形式。根据情况，可以用过渡词过渡，如：“综上 所述” 、 “由此可见”等；可以用过渡句子过渡 ，如“现将有关 情况报告如下”等；有时也可以用过渡落过渡。通过 过渡承上 启下，使文意须畅自然。*的照应，指的主要是*内部相互衬托、 呼应，如开头与结尾相照应，题目与正文相照应等，以此加强* 各部分的联系性，增强表达效果。总之，*的

40、结构安排是一个重 要问题。比方做衣服，没有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好 也不行，甚至会把衣料给毁掉了。起草*也一样，即使有了必要 的材料，如果结构安排不好，仍然写不出好的文稿来。这一点 第 22 页 要引起重视。*开头、结尾和中间各层次、各部分要安排有序， 严密紧凑，使全文形成一个有机的整体。 *结构安排的原则是： （1）联系性和层次性。即一篇*的各个部分或段落之间，应当 按照它们内容上是否属于同一层次进行安排，不要把没有联系 和属于不同层次的内容并列在一起论述。否则就会造成条理还 不清、层次混乱。如*拟制与起草工作就不能并列论述。 （2）专 一性和完整性。即*的每个部分或段落内部，应保持有

41、关内容的 专一和完整。就是既不要把不同内容的拉到同一部分或段落里 来，也不要把同一内容的分散到不同的部分工落中去。如有的 报告，前边部分已讲了成绩，后边讲经验时又讲成绩，不必要 的重复，造成结构的不严谨。 五是表述准确。要用最准确的语言、最精炼的文字来表达 本机关的意图，观点、论述都要客观准确。防止疏忽漏误，避 免发生歧义，尤其涉及政策性较强的*，更要注意这个问题，防 止读者误解，在政策执行中产生混乱，造成政治、经济上不必 要的损失。因此在表达手段上，主要用叙述、说明、议论，不 得使用含糊不清的概念，不得使用模棱两可的双关语，不得使 用描写、夸张、比喻、讽刺、虚拟、幽默等修饰方法。 8。要注意

42、行文关系和行文方式，合理使用文种 行文关系有三种：一是上下级之间领导与被领导的关系； 二是上下级之间业务指导与被指导的关系；三是平行机关或不 相隶属机关之间的关系。与上述行文关系相联系，根据不同的 第 23 页 行文对象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、 下行文、平行文、联合行文及受双重领导的机关的行文。 文种格式和规范既是*的“包装” ，又是*的规矩。如何选择 使用适当的文种格式是机关文字工作中常常遇到的问题。许多 同志在文种的选定上不很清楚，这样在无形之中弱化了行文目 的和中心思想的表达效果，也使工作带来了不便，影响了*的严 肃性、准确性。因此正确选择文种格式是机关文字工作的基

43、本 要求。 日常工作中，我们常常遇到一些*文种格式和规范错误（大 都是对文种的用途、使用资格、行文特点及其效力认识不清， 概念混淆，选用原则掌握不好所致） 。 一是规范文种中常有“报告”与“请示”两者混淆。在运 用“报告”与“请示”两种规范性*文种时，应注意两者的区别。 一般来讲， “报告”与“请示”有两个共同点、四个不同点。共 同点是：（）两者都是上行*，即由下级向上级行文。 （） 两者都是用于反映情况。其不同点是（） “报告送达上级后， 上级可给予批复，也可以不批复。但“请示”必须给予批复或 答复。 （） “报告”的发送时间可以在事情办理或发生之前， 也可以在办理之后。但“请示”必须在事情

44、办理之前。 （） “报告”可以同时报告若干情况或事。但“请示”必须一事一 文，否则由于上级分管的部门不同，多事一文无法办理或答复 （用于口头汇报用的汇报稿例外，但事后必须正式行文。 ） 。 第 24 页 （） “报告”可以向上级主管部门行文，也可向上级领导人或 非主管部门报告，但“请示”必须向上级直接主管部门行文。 总之，报告和请示是明显不同的。千万不能混为一谈。否则就 会延时误事出问题。 （如南阳“清官祠”事件。其他原因不讲和 办公厅（室）工作不到位是有直接关系的。南阳市委、市政府 转发卧龙区的一个报告，里面加杂请示事项。秘书部门按照办 文规定，把此件作为一般性报告分送给了领导，致使没有一个

45、 领导批示，酿成重大政治事件，教训十分深刻） 。规范性*应用 中，还存在“决议”与“决定” 、 “通告”与“公告” 、 “函”与 非规范*“便函”等概念不清，使用混淆的问题。 二是非规范文种中常有“讲话”与“发言”两者混淆。 “讲 话”与“发言”属于两者相近的非正式*，既有相似之处，也有 较大区别。在机关中也常见把两者混淆起来的情况。两者相比， 有个相同点，有个不同点。相同之处：（）两者都是口 头表达的附属文字材料，有口语的思维和逻辑表达方式。 （） 其使用都是在公开或一定范围的公开会场上发表。 （）在同一 个会议上两者都对同一对象围绕一个共同的主题。其不同点： （） “讲话”是属于会议上领导

46、者使用的体裁，而“发言”则 是属于被领导或其他非领导人使用的体裁。 （） “讲话”体现 会议的中心思想，一定意义上讲是总体性的，而“发言”体现 的是局部性的。 （） “讲话”有下行文的许多特征， “发言”则 有平行文和上行文的特征。特征不同，因而两者使用的语气也 第 25 页 就不同。 （）体现主题的则重点不同。 “讲话”一般用于对一 个事情讲应当做什么，如何去做；而“发言”一般常用于介绍 现有的客观情况和工作情况，今后怎样具体做得更好。 三是口头表达与书面表达两种类别的文种混淆。口头表达 附属文字材料与非规范格式文种常有混淆的情况。这个问题在 日常工作感到并不明显，但对工作影响较大，如“汇报

47、提纲” 与“工作报告” 、 “报告” ， “讲话”与“工作意见” ， “发言提纲” 与“工作计划” ， “谈话”与“意见”等都经常遇到混淆的情况。 两者混淆的原因主要是概念上的混淆， （）一般来讲，书面非 规范格式*具有一定的法定的效力，有较强的约束力、强制性， 而口头表达文字材料的则不完全具备这些特点，即使是领导人 的讲话也是如此。但是口头表达所用的文字材料在通过法定办 文程序后，如以“通知”等形式下发、转发等等，就具备了一 定的法定效力。所以“讲话” 、 “发言” 、 “汇报提纲”以及“信” 等格式，是领导活动中常用的辅助性文体，若使其内容、中心 思想具有效力，就应当在公开场合发表后以正式

48、*的形式发布， 或者经一定形式通过后发布。 （）口头表达辅助材料与书面* 在写作的内容构成上也有不同。一般来讲，口头表达材料篇幅 较长一些，客观具体情况介绍、分析得多一些，思想观点的论 述较系统，所讲的内容集中重点问题。书面*，一般来讲具体要 求、安排和直接涉及的具体事多一些，理性议论较少。总之， 这些区别是书面材料与口头表达的内在要求不同而不同。 第 26 页 四是法定规范性*常有的标题错误。*标题由三部分组成， 即由“机关规范简称、事由（主要内容）和文种”三要素组成。 常见错误有：（）不分条件省略机关名称。一些内容重要的 决定、公告、通知等文种，不可省略机关名称。 （）事由概括 不清，题意

49、不鲜明，有的省略不当，产生歧义。 （）自造文种， 用“意见” 、 “安排” 、 “规划” 、 “情况” 、 “汇报”等非规范文件 名称直接当做法定规范性文件的文种。 （）书名号使用不当。 除法律法规性文件名称外，其它文件名称在*标题中不用书名号， 也不用其它标点符号。但是违反这种规范的错误较为常见，如 关于转发通知的通知 ，就属这种类型。 五是落款、时间、编号等规范错误。例如，单位名称落款 和时间落款错误。单位落款错误常出现在正式格式*之中，也就 是常见的红头文件中。有许多同志起草法定*时，都在题目上写 明单位全称，还要把本单位的全名称落在最后一页的右下方， 然后再注明时间，最后再加盖机关公章。一般的来讲，只要文 头已注明单位文件或单位名称的，文件的内容除非十分严肃、 庄重，正文最后就不必再落款，直接加盖公章即可。再一种单 位名称和时间落款错误是出现在会议讲话稿、发言稿中。其错 误表现在两个方面。一个是落款时间没有按国家规定用阿拉伯 数字，并且加上括号，而是仍沿用过去的汉字写法，不加括号。 另一个是名称落款和时间先后顺序不对，不是在标题下面先落 款，再写时间，而是顺序反了，或者