【优质文档】编辑排版技巧大全.pdf

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1、Word编辑排版技巧大全 1.2 编辑排版技巧（ 1） 1.2.1页面设置快速进行调整 要对 Word进行页面调整，通常大家采用的方法是选择“文件页面设置”选项的 方法进行，请问有没有更快速方便的方法呢？ 答：有，如果要进行“页面设置”，只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就 可以打开页面设置窗口。 1.2.2 Word 中巧选文本内容 在 Word文件中进行编辑操作时，经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理， 请问有没有快捷的方法进行选定？ 答：在 Word 中要选中文件内容时，有一些快捷的操作方法，掌握好它们可以大大 提高你的工作效率。下面为大家介绍这几种用得较多的方法： （1）字或词

2、的选取： 将指针移到要选的字或词后，双击鼠标左键即可选定。 （2）任意连续的文字选取： 将指针移到要选取的文字首或末，再按住鼠标左键不放往后或往前拖动，直至选中 全部要选择的文字后松开鼠标左键即可。如果采用键盘上“Shift ”键配合鼠标左键进 行选择，可这样进行：将光标移到要选取的文字首（或末），再按住“Shift ”键不放， 然后将鼠标指针移到要选取的文字末（或首）并单击，此时也可快速选中这段连续的文 字。 （3）一行文字的选取： 将指针移到该行的行首，在光标指针变成向右的箭头时，单击鼠标左键即可； （4）一段文字的选取： 将指针移到该段第一行的行首，同样在光标指针变成向右的箭头时，双击鼠

3、标左键 即可。 （5）整个文件内容的选取： 把指针移到该文件中任一行首（在指针变成向右的箭头时），快速单击鼠标左键三 次便可选中整个文件内容（也可利用组合键“Ctrl+A ”快速选定）。 另外在平时使用中，还有几个特别的快捷键可以加快选取： Shift+Home ：使光标处选至该行开头处。 Shift+End ：从光标处选至该行结尾处。 Ctrl+Shift+Home：从光标处选至文件开头处。 Ctrl+Shift+End：从光标处选至文件结尾处。 Shift+ 移动光标：逐字逐行地选中文本（用于一边看一边选取文本）。 Shift+Alt+鼠标左键单击： 可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光

4、标位置的矩 形区域。 小提示： 在选取时还可利用 “F8”键来进行快速选取。具体操作方法是：先按“F8” 键激活系统内置的“扩展选取”模式（窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色），然后 按“F8”键便可选择光标位置后的一个字符，若再按一次“F8”键则可选择光标所在位 置的整行字符，再按一次便可选择光标所在的整段字符，再按一次选择整篇文章。如果 结合其他键还可实现更多功能，如，与方向键配合使用可灵活选择文本内容；而与编辑 键 （光标键上面的那些键）配合使用，则可更方便地进行选取，如按下“Home ”键或“End” 键，则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行。如果按住“Ctrl ”键再按

5、下这两个键，则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分和后半部分。 如果按“ PageUp ”键或“ PageDown ”键，则是按上、下页选择文本。在使用完并要取消 扩展模式时，只需按一下“Esc”键即可。 1.2.3 Word 中合并文件 在编辑文件时， 若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中，除了采用打开原文 件对内容进行复制，然后再转入新文件进行粘贴外还有没有其他更好的方法呢？ 答：如果要合并另一个文件，有一个更好的方法进行。 （1）打开要合并的一篇文件，然后在菜单栏选择“工具比较并合并文件”选项。 （2）选择需要合并的另一篇文件，并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文

6、件”项即可。通过这两步操作后， 这两篇文件就会合并在一起，同时若要合并多个文件， 则可按此方法依次进行。 1.2.4快速定位光标 在文件编辑中，经常需要把光标移到某个位置，如果能够快速进行移动，那肯定会 节省很多时间，提高工作效率，请问怎样进行快速定位呢？ 答：对于一些特殊的位置，可以利用快捷键进行快速定位。用得较多的几个快捷方 式如下： Home ：将光标从当前位置移至行首。 End ：将光标从当前位置移至行尾。 Ctrl+Home：将光标从当前位置移至文件的行首。 Ctrl+End ：将光标从当前位置移至文件结尾处。 1.2.5字号快速调整 在 Word中编辑文字时，有时只需将字号缩小或放

7、大一磅，而若再利用鼠标去选取 字号将影响工作效率，请问有没有方法快速完成字号调整？ 答：可以，利用键盘选择好需调整的文字后，再在键盘上直接利用“Ctrl+”组合 键缩小字号，每按一次将使字号缩小一磅；而利用“Ctrl+”组合键可扩大字号，同样 每按一次所选文字将扩大一磅。另外也可在选中需调整字体大小的文字后，利用组合键 “Ctrl+Shift+”来快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+” 该通配符可以表示单词的结尾。如输入“（er）”，系统会自动查找以“er ”结 尾的单词，如“ thinker”，但不查找“ interact”。 5. “x1x2 ”（x1，x2 表示任意字符） 该通配

8、符可以指定要查找该括号内（x1，x2）的任意字符。 如输入“ maen”，则系统会查找“man ”和“ men ”。 6. “x1-x2”（ x1，x2 表示任意字符） 该通配符可以设置指定范围（x1 到 x2 之间， 包括“ x1”和“x2”）内任意单个字 符。如输入 r-tight ，则系统会查找“right”和“ sight ”。（即在“ r”和“ t ”之 间的任意单个字符）。需要注意的是。括号内的字符要按升序的方式来排列。如不能输 入“ t-right”来表示该范围。 7. “!x1-x2”（x1，x2 表示任意字符） 该通配符可以设置括号内指定字符范围（x1 到 x2 之间，不包括

9、包括 “x1”和“x2”） 以外的任意单个字符。如输入“t!a-mck”，则系统就会查找到“tock ”和“ tuck ”， 但不查找“ tack ”和“ tick ”。 8. “n ”（n 表示正整数） 该通配符表示n 个重复的前一字符或表达式。如输入“ro2m ”查找“ room”，但 不查找“ rom”。 9. “n, ”（n 表示正整数） 该通配符表示至少 n 个前一字符或表达式。如输入“fe1,d” ， 则系统会查找“fed ” 和“ feed ”。 10.“n,m ”（n，m表示正整数） 该通配符表示n 到 m个重复的前一字符或表达式。如输入“201,3 ”查找“ 20”、 “20

10、0”和“ 2000”。 小提示：在使用过程中需要注意四个方面： （1）在使用通配符时我们可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序。 例如，可以通过键入“”来查找“ presorted ”和“ prevented ”。 （2）可使用“ n ”通配符来搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式， 例如，在“查找内容”框键入“（Newton）（Christie）”，在“替换为”文本框键入 “21 ”，Word 将找到“ Newton Christie”并将其替换为“Christie Newton”。 （3）在选中“使用通配符” 复选框后， Word 只查找与指定文本精确匹配的文本（请 注

11、意，“区分大小写”和“全字匹配”复选框会变灰而不可用，表明这些选项已自动选 中，不能关闭这些选项）。 （4）如果要查找已被定义为通配符的字符。请在该字符前键入反斜扛（ ），例如， 要查找问号，可键入“？”。 1.6.36多个文件一次关闭 若在编辑 Word文件时经常要打开好多的文件，可在结束时要逐个单击Word的“关 闭”按钮来关闭它们，这实在太麻烦了。请问有什么好方法可以一次性全部关闭它们？ 答：当然有，可以按住“Shift ”键的同时，再单击“文件”菜单。这时会发现原 有的“关闭”选项已变为“全部关闭”，单击它就可以一次性关闭多个文件了。 1.6.37一次性保存多个文件 在打开了多个Wor

12、d文件时， 可不可以一次性在Word环境下全部保存好，来避免一 个个保存的麻烦？ 答：当然可以。方法就是，按下“Shift ”键不放，然后单击“文件”菜单，这样 在下拉菜单中会多出来一个“全部保存”命令，单击它就可以一次性保存所有已打开的 文件。 1.6.38为多个相关文件建立超级连接 在处理 Word文件时，有时要参考其他Word文件、 PowerPoint 文件或 Excel 文件 中的内容，可是每次都要先打开这些文件，然后在它们之间相互切换，这样很不方便。 请问有什么好的方法来实现这种功能吗？ 答：这种情况我们是经常碰到的，其实要实现这种功能可以试试Word 中的超级连 接。大家都知道超

13、级链接主要是用于Web页的链接，其实它也可以用于文件之间的链接， 有两种方法来实现： 方法一：首先请打开源文件和目标文件文件，然后重新设置这两个程序窗口的尺寸， 使它们同时可见。再在目标文件选择要链接的文本、图片或其他内容，然后用鼠标右键 将选定内容拖至源文件要建立超级链接的位置，这时就会弹出一个菜单，选择“在此创 建超链接”选项，这样就再次建立了超级链接。 方法二： 要建立这种超级链接还可以通过粘贴的方式来实现。首先复制好要链接的 文本内容，再在要插入文本的位置单击鼠标左键，然后选择“编辑”菜单中的“粘贴为 超链接”选项即可。 这样建立好超级链接后，选定的超级链接的内容就会以蓝色字体显示在源

14、文件中。 如果下次要参考这些内容时就不用在打开目标文件了。在要查看整个目标文件的内容 时，可以按住“ Ctrl ”键，然后再单击该超级链接，系统就会自动打开该目标文件。 1.6.39巧设置隐藏书签 有时在 Word中要对一篇很长的文章进行编辑时，需要使用在文中的一些特定的内 容来参考。可是又不记得它们在什么位置了，而查找起来又非常困难，请问有什么好方 法来标记这些内容以方便快速地找到这些信息吗？ 答：其实可以使用隐藏书签来很容易地标记它们。操作如下：可以把它们放在想要 的任何地方。首先在文件中要插入书签的位置单击鼠标，然后在“插入”菜单选择“书 签”选项，在弹出的“书签”对话框中给该书签命名，

15、最后单击“添加”按钮完成。当 想使用或是查找这个书签时，可以单击“编辑查找”命令来打开“查找和替换”对话 框，单击“定位”选项卡，然后在“输入页号”中键入书签名，再单击“定位”按钮系 统就会自动跳转用书签标记过的内容了。 1.6.40快速翻页 在一个有很多页的Word中翻页非常麻烦，请问有没有什么快捷的方法翻到指定的 某一页？ 答：在使用普通鼠标浏览Word长文件时可以使用如下技巧来做到快速翻页：首先 把指针移到右侧的垂直滚动条上，再按下鼠标左键不松开，并对滚动条按需要上或下拖 动，滚动块旁边的提示框便会显示页码和标题等信息，页面内容也会随之上或下滚动。 当显示的页码为想要移到的页码时松开鼠标

16、左键即可。这种方法对根据页码或标题查找 文件时非常适用。 1.6.41打开文件也有技巧 很多用户可能不知道，其实在打开文件时也有很多技巧。请问能不能介绍一些比较 有用的技巧？ 答：可以。单击Word工具栏中的“打开”按钮，将“打开”对话框中的文件选中。 单击“打开”下拉按钮，即可看到一个打开方式菜单，如图1-37 所示，其中“打开” 命令是默认的文件打开方式，和直接单击“打开”按钮效果相同。若选择其中的“以只 读方式打开”选项，则对文件所做的任何修改，只能以“另存为”方式保存，不能直接 修改并保存原文件。选中某个文件并“以副本方式打开”，则系统会在原文件所在目录 “克隆”出一个副本。例如，以副

17、本方式打开了C盘下“ Elong”文件夹中的“简介。 doc”，则在“ Elong”文件夹中会出现一个名为“简介（2）。doc”的新文件。如果在 “打开”对话框中选中了“Web页”或 URL ，则菜单中的“用浏览器打开”命令有效， 选择该命令可用浏览器打开Web页或拨号连接到某个Web站点。 图 1-37打开文件方式 1.6.42更改 Word邮件发送默认软件 有些用户在利用Word中“文件”菜单下的“发送”功能发送邮件时，总会自动启 动其默认软件Outlook Express，请问有没有办法更改为自己安装的其他邮件发送软 件？ 答：要改变 Word默认调用的邮件发送程序来发送邮件，我们只要在

18、Internet Explorer中将使用的邮件发送软件设为系统默认的发送程序即可。操作如下： （1）打开 Internet Explorer。 （2）选择“工具”菜单中的“Internet选项”，再选择“程序”选项。 （3）将正在使用的邮件发送软件设为系统默认E-mail 程序。 1.6.43妙用剪贴板进行替换 Word中的替换功能非常有用，但听人讲还可进行图形或特殊字符的替换，请问这又 是如何操作的呢？ 答：这是利用剪贴板来进行操作的，因为在Word剪贴板中的最后一项内容可以参 与替换。其操作方法是：打开“查找和替换”对话框，在“替换”选项卡的“查找内容” 框内输入被替换的内容，将光标停留

19、在 “替换为” 框内， 单击“高级”按钮展开选项卡， 再单击下面的“特殊字符”按钮，在Word 2000 中可从菜单中直接选择“剪贴板”，而 对于 Word XP则可从中选择相应类型，最后单击“替换”按钮即可。 1.6.44快速打开 Word格式文件 在用 Word打开一个 DOC 文件时，很多用户都采用执行“文件”菜单下的“打开” 命令或者单击工具栏下的 “打开文件”按钮， 请问还有没有更快的方法进行快速打开Word 格式文件？ 答：快速打开Word格式文件还有以下方法可用：一种是，如果Word已经开启，可 以直接将要打开的DOC 文件图标用鼠标左键按住并拖动到Word窗口中再放开，凡是 W

20、ord 支持插入的对象都可以这样做。另一种就是，如果Word还没有启动，那么如果在桌面 或者快捷工具栏上有Word快捷方式的图标的话，可以把这个DOC 文件的图标拖到Word 快捷方式的图标上， Word会立即启动并直接开启这个文件，这种方法相当于把两步操作 只用一步完成，当然更快捷。 1.6.45用 Word打开 WPS 格式的文件 如果要对 WPS 格式的文件进行编辑，且使用的计算机上没有安装WPS Office系统， 请问能不能利用Word来打开 WPS 文件进行编辑？ 答：可以，我们知道WPS 可以打开 Word格式的文件，其实Mircrosoft Office中 也附带了 WPS 的

21、转换器，它可以帮助我们将WPS 格式文件导入到ord 中进行编辑，但 是它不是默认的安装选项。如果要安装这个转换器，可以在第一张安装盘上找到pfiles 文件夹（其中有相当多的文件转换器），运行 “wps2Word.exe”即可。当重新启动Word 2000 并单击“文件”菜单中的“打开”命令 时，就会在“文件类型”列表框中找到“WPS DOS file”导入和“ WPS file （*.WPS）” 项，利用这一转换器便可以打开WPS for DOS、WPS 97和 WPS 2000所有文件，并且会 保留原文件的大部分格式信息和嵌入对象。 1.6.46快速获取帮助信息 Word使用新手在使用过

22、程中经常需要助手提供帮助，请问有没有办法快速获得帮助 信息？ 答：有，可以利用“Shift+F1 ”组合键（或单击“帮助”菜单下的“这是什么”命 令），光标就会变成一个带有箭头的问号形状。用它单击文件中的文本或图片，就会显 示有关格式信息的对话框。如果用它单击Word 2000 窗口中的元素（如工具栏按钮或标 尺等），可以看到关于它们的功能描述，使用结束后按一下“Esc”键，即可恢复光标 的正常功能。 1.6.47五秒钟输入3 万个汉字 这是一个有趣的功能，可以让Word在五秒钟内自动输入3 万多个汉字，请问这是 怎样进行操作的呢？ 答：其实这是利用了Word中一个彩蛋做到的。 首先新建一个W

23、ord文件，然后输入： “=Rand （200,99）”（双引号不用输入，同时括号及逗号都需采用半角），回车后再 单击“工具字数统计”命令看看，令你很吃惊吧！ 1.6.48窗口元素使用技巧 听说利用窗口元素可以达到一些意想不到的效果，能否介绍一些呢？ 答：Word窗口由若干窗口元素构成，如工具栏、标尺和状态栏等。用鼠标左键双击 它们能执行许多操作：双击Word水平或垂直标尺的空白处，可以打开“页面设置”对 话框；双击水平标尺两端的某个缩进标记，可以打开“段落”对话框；如果在水平标尺 上设定了制表符，只要用鼠标左键双击它，就可以打开“制表位”对话框；鼠标左键双 击状态栏上的任意位置，可以打开“查

24、找和替换”对话框，执行“查找”、“替换”和 “定位”操作；鼠标双击工具栏右端的空白处，可以打开“自定义”对话框，调整工具 栏或增减其中的按钮，以满足自己的要求。 1.6.49 Word 快捷键列表巧妙查 在 Word中通常设置了很多快捷键，请问有没有办法快速得到这些快捷键的列表？ 答：可以利用两种方法快速得到快捷键列表。第一种方法可利用按下“F1”键，在 弹出的帮助系统的搜索窗口中输入“快捷键”三个字，单击“搜索”按钮，就会弹出搜 索结果列表，如图1-38 所示。在列表中单击“键盘快捷方式”或“打印快捷键列表” 就可把快捷键列表显示或打印出来。 图 1-38搜索结果列表 第二种方法是利用“宏”

25、来完成。单击“工具宏”菜单下的“宏”命令。在弹出 的对话框中，找到“宏名”区域，在其下拉列表中选择“ListCommands”选项，同时在 下面的“宏的位置”下拉列表中选择“Word命令”选项，单击“运行”按钮。在随之出 现的对话框中根据自己的要求，选择“当前菜单和快捷键设置”或“所有的Word命令” 中的一项，再按“确定”按钮即可显示出相关列表。 1.6.50快速预览文件内容 对于 Word文件，能不能像在Windows中其他文件一样进行预览？ 答：预览可以帮助用户了解文件内容，以便打开自己想要的文件。在“打开”对话 框预览文件的方法是：选中要查看预览的文件，单击“视图”菜单中的“预览”命令

26、， 则被选中的文件的内容可在右窗格中显示，如 Word文件可以看到它的正文、BMP 等图片 可以看到缩略图。如果被选中的文件无法预览，则会在预览窗格中出现“无法预览”的 提示。 1.6.51快速缩放 Word文件 在 Word使用过程中常常需要缩放显示比例来查看整个文件的布局，有什么快捷方 法吗？ 答：如果使用的是一个滚轮鼠标，可以直接按 “Ctrl ”键不放的同时， 滚动滚轮（向 上放大、向下缩小）便可调整文件显示比例。此方法在其他Office文件中也可适用。 1.6.52巧在 Word中调用外部程序 在 Word使用过程中，有时候需要调用一些外部程序，如：Winamp 、ACDSee 等。

27、通 常我们每次调用，要在桌面或“开始”菜单中找到相应快捷方式再运行，相当麻烦。能 不能在 Word中直接调用它们呢？ 答：当然能。具体操作步骤如下： （1）运行 Word后，按下“ Alt+F8 ”组合键弹出“宏”对话框。在“宏名”文本框 中输入宏的名称，如：Winamp ，再单击“创建”按钮。 （2）Word自动弹出一个VB代码窗口。在插入点所在位置添加一行代码：Shell “c:Program Files Winampwinamp.exe”（注意双引号必须输入，Shell 是 Word宏 中调用外部程序的命令，空格后双引号内是调用的外部程序的路径和文件名），再关闭 该窗口。 （3）用鼠标右

28、键单击工具栏任意位置，在弹出的对话框中选择“命令”选项卡， 在左边的“类别”下拉列表中选择“宏”项，在右边的下拉列表中找到一个名为 “Normal.NewMacros.winamp ”的命令，并把它拖放到工具栏上。我们就可以通过单击 这个按钮来调用相应外部程序了。 1.6.53避免文字被错误超链接 在使用 Word编辑文件时发现，如果文件中包含了“ ”符号，有时Word会将它解 释为电子邮件地址，并自动超级链接。如何避免这一情况发生呢？ 答：方法其实很简单，只要进行如下操作就可以了： 单击“工具自动更正选项”命令。单击弹出对话框的“键入时自动套用格式”选 项卡，找到“键入时自动替换”选择区域。

29、取消选择“Internet及网络路径替换为超级 链接”复选框即可。 1.6.54隐藏空白增大视野 很多用户都喜欢采用Word “页面”视图模式，但每个页面之间总会有因上、下边距 而产生的空白区域，请问有没有办法去掉这些空白区域，以增大编辑视野？ 答：在 Word XP中可以将鼠标指针放到两页文件交界的空白处，指针便会改变，并 会显示“隐藏空白”的提示，如图1-39 所示，此时单击即可将空白去掉，显示一条黑 线，再次单击该处即可恢复原有的空白。 如图 1-39隐藏空白 1.6.55利用 Word创建 PowerPoint 演示文稿 听说在 Word中可以实现PowerPoint 演示文稿的创建，

30、请问怎样进行操作？ 答：首先要打开用来创建PowerPoint 演示文稿的Word原文件，然后单击“文件 发送 Microsoft PowerPoint”命令即可。 1.6.56巧妙设置，消除一些眼疲劳 在长时间使用Word时，其默认的白底黑字方式常易使眼睛感到疲劳，请问有没有 方法改变默认设置，降低眼睛疲劳？ 答：可以，单击“工具选项常规”命令，选择“蓝底白字”复选框，单击“确 定”按钮即可把文件显示为蓝底白字，在一定程度上就能解决视疲劳的问题。 1.6.57快速引入其他文件对象 在 Word中，常常需要插入一些用其他软件编辑的新对象，并且也希望随着源文件 的更新，相应的Word中的对象也随

31、之变化。要想实现这一要求，有什么办法吗？ 答：可以利用Word的“插入对象”功能来实现。可以选择弹出的“对象”对话 框中的“由文件创建”功能，通过“浏览”按钮直接引入需插入的文件就能达到上述要 求。 1.6.58 Word 中直接调用数据库 若想在 Word中通过调用数据实现数据库管理，请问该怎么做呢？ 答：操作步骤如下：先单击“视图工具栏数据库”命令调出数据库工具栏。再 单击“插入数据库”按钮，在弹出的对话框的“数据源”区域单击“获取数据”按钮， 找到需插入的数据库，打开并选定其中需插入的字段即可实现。 1.6.59用语音控制宏 利用语音来控制宏的操作，确实可以给工作带来更多方便，请问这究竟

32、是怎样实现 的呢？ 答：Word与 IBM 的 Via Voice等语音识别软件不同，它不能用语音直接操作宏。 不过，可以通过间接的途径实现这个功能。具体方法是：单击“工具”菜单中的“宏” 子菜单下的“录制新宏”命令，建立一个执行操作或输入文本的宏。再单击“工具”菜 单下的“自定义”命令，打开“自定义”对话框中的“工具栏”选项卡。再单击其中的 “新建”按钮，在对话框的“工具栏名称”文本框内输入“语音宏”之类的文字，单击 “确定”按钮后把它拖到Word XP窗口顶部的合适位置。 接下来就可以在新建的工具栏上添加宏的按钮。打开“自定义” 对话框中的 “命令” 选项卡，选中“类别”列表中刚才建立的宏

33、。然后把它从“命令”选项卡中拖到新建工 具栏的右端。最后将“自定义”对话框关闭，就可以用语音控制宏的运行了。 1.6.60巧用 Microsoft Office工具恢复响应 在使用 Office组件的时候，如果出现某个应用程序未被响应，此时该怎么办？ 答：这个时候我们就可以让Microsoft Office工具帮上忙了。只需单击“程序 Microsoft Office工具 Microsoft Office应用程序恢复”命令，把未响应的应用程 序关闭即可解决。 1.6.61解决字体带来的烦恼 有些用户拷贝Word文件到其他用户计算机上使用时，发现文字无法正常显示，请 问这是什么原因，可用什么办法

34、解决这个问题？ 答：如果一个Word文件无法正常查看，可能是作者使用了系统里面没有的字体。 选择 Word里的“工具”菜单，然后选择“选项”，在“兼容性”选项卡中单击“字体 替换”按钮，这样可以发现那些缺少的Truetype 字体，选择认为可能的字体然后单击 “确定”按钮，再去查看文件即可。 1.6.62如何让总页数计数“自动化” 在 Word文件中插入页码的方法很简单，但是当一篇Word文件很长的时候， 有没有 方法可以显示出文件的总页数呢？ 答：要想统计并显示出文件的总页数，我们需使用域名SECTIONPAGES（作用： 插入 本节的总页数）。我们以文件总页数显示在页脚区为例，要想实现这一

35、功能，我们首先 还是得执行“视图页眉页脚”命令，把插入点移到相关位置后，输入“=SECTION PAGES ”（“ ”需按组合键“ Ctrl+F9 ”来输入。），用鼠标右键单击该域名的任意 区域，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”选项，返回值即是文件的总页数。为了是显 示更直观，我们也可以这样来输入：“共=SECTIONPAGES 页”即可显示“共x 页” 字样。 1.6.63如何修复已损坏的Word文件 在打开一 Word文件时总是打不开，请问有什么方法修复这种文件吗？ 答：要想修复这些被损坏的文件，我们可以执行以下操作：按下“Ctrl+O ”组合键， 弹出“打开”对话框。选定要打开的已被损坏

36、的文件。单击“打开”按钮右边“”， 选择“打开并修复”功能即可。 1.6.64功能超强的查找与替换 查找和替换对话框中的一些复选项有何功能？“格式”和“特殊字符”按钮又有何 作用？ 答：单击“编辑查找”或“编辑替换”命令即可完成简单的查找和替换操作。 在相应对话框中单击“高级”选项按钮，则会出现一些复选项和一些功能按钮，现一一 介绍如下： （1）区分全 / 半角：选中此项，Word在查找时将区分全角和半角的数字和符号。 （2）搜索范围：用于指定查找的范围。包括有：向下（即从插入点所在位置向文 件末尾查找）、向上（即从插入点所在位置向文件开头查找），全部（即在整篇文件中 查找）。 （3）区分大小

37、写：选中此项，则只查找与文本框中大小写完全相同的文本。 （4）全字匹配：选中此项，则只查找与文本框中内容完全相同的单词，而把包含 有该单词的其他单词排除。（如：在查找框中输入“Windows”，如果选中此项，则只 查找“Windows” 这个单词；若没选中此项， 则可能查找到 “Windows 、 Windows 98、 Windows 2000”等。） （5）同音（英文）：选中此项，则可找到与查找文本框中单词同音的所有单词。 （6）查找单词的所有形式（英文）：选中此项，则可找到查找文本框中单词的现 在时、过去时、 复数等所有形式。 （如：在查找框中输入 “go”，则可能找到go、going

38、、 went 等单词。） （7）使用通配符：选中此项，即可在查找文本框中输入通配符来代替某些字符。 （8）“格式”按钮：单击该按钮，会弹出一个选项菜单，其上包含有“字体”、 “段落”、“样式”等菜单项并可以进行相应的设置来确定查找内容的样式。 （9）“特殊字符”按钮：若单击该按钮，则可以查找一些特殊的符号，如“段落 标记”、“省略号”等。 1.6.65巧用通配符来快速查找与替换 要对多个类似词句进行快速查找与替换，有什么好的方法吗？ 答：我们可以使用通配符来帮助实现。这里给大家介绍几种常用的通配符： （1）在输入查找内容时，可以加入表达式n ，表示重复前一个字符n 次。例如： 输入“ of2i

39、ce”，查找到的将会是office。 （2）也可以加入 ，表示查找中括号指定的字符中的任意一个。例如：输入“ 学 硕博 士”，查找到的将会是学士、硕士、博士。 （3）还可以加入 ！ ，表示查找指定字符以外的任意字符。例如：输入“ ！an ”， 查到的将会是除an 以外的所有可能组合如：in 、on 等。 1.6.66快速实现 Word文件内容查找 在 Word中，要查找文件的某些内容，通常都使用“编辑查找”功能。请问有没 有更简单的方法呢？ 答：在 Word窗口右边的垂直滚动条下方，有一个小圆点按钮，它的作用是“选择 浏览对象”，单击它，可以根据所选对象进行快速查找。 1.6.67如何设置指定

40、的文件页码起始值 如果编辑的是一篇有封面、目录、正文的文件，如何能跳过封面、目录页，按照习 惯把页码“ 1”设置在正文首页呢？ 答：“节”可以将文件分为具有不同页面格式的两个部分，因此我们可以通过在目 录页后正文页前插入分节符来实现该功能。具体操作如下（以封面、目录共3 页，正文 页从第 4 页开始为例）： （1）把插入点移到第3 页文件后，单击“插入分隔符”命令，在弹出的“分隔 符”框中找到“分节符类型”选项，选择“下一页”复选框，再单击“确定”按钮即插 入了分节符。 （2）单击“插入页码”命令，在“页码”对话框中单击“格式”按钮，找到“页 码编排”区域，选择“起始页码”复选框并输入“1”，

41、单击“确定”按钮即按要求设 置了页码。 小提示：如果编辑的该文件目录部分也要从“1”开始插入页码， 又该怎么操作呢？ 其实此时只需在封面页后目录页前也插入一个分节符，然后按照上面所讲的方法对目录 部分也操作一遍，即可实现目录部分页码从“1”开始，正文部分页码也从“1”开始的 编辑习惯。注意页眉页脚工具栏上的“同前”单选按钮要取消选择，否则后面的页码会 出现连续的情况。 1.6.68制作专用 Word 有些私人文件不希望在未经自己允许的人观看，除了在Word中设置密码保护外， 如果计算机中的所有Word文件不让他人观看，能不能对 Word来个小小的设置， 便可要 求使用密码进入使用？ 答：可以，

42、可以稍加设置便会在他人用鼠标左键双击“Word文件”或直接打开Word 时，都会弹出一个要求输入密码的登录框，方法如下： 运行 Word后，单击“工具宏宏”命令，在弹出的对话模型中输入宏名，如 “autoexec ”（不包括双引号），然后单击“创建”按钮，并在代码窗中输入如下内容： Sub autoexec （） Dim psw As String 定义 psw 为字符串，可省略 psw = inputbox（“请输入密码：”, “登录？”） If psw = “elong ” Then Application.ShowMe Else msgbox “对不起，请与本机主人联系使用！” Appl

43、ication.Quit End If End Sub 附破解办法：只需直接删除normal.dot模板文件即可。该文件在Win98 的系统文 件夹下，如我的电脑就在“C:WINDOWSApplication DataMicrosoftTemplates”里。 而该文件在WinXP系统中却在用户文件夹下，如的文件就在“E:Documents and SettingselongApplication DataMicrosoftTemplates”里。 1.6.69更改默认保存目录 Word文件的默认保存目录是“我的文件” ，而希望自己所建的文件都保存在另一个 目录中（如“公司文件”），请问有没有

44、办法避免每次设置保存目录的麻烦呢？ 答：我们可以通过两种方法来改变它。第一种方法是在菜单栏单击“工具选项 文件位置”命令，再单击“修改”按钮并通过浏览设置好常用于存放文件的目录（如“ 公司文件”），最后单击“确定”按钮退出即可；第二种方法是更改“我的文档”所对 应的目录，方法是在桌面上用鼠标右键单击“我的文档”，选择“属性”选项，然后在 “目标位置”中输入新的文件夹位置（如“公司文件”）即可。 1.6.70给 Word文件加密 听说在 Word中可对给文件进行加密，那么究竟是如何操作的呢？ 答：打开要加密的Word文件，然后在菜单栏上单击“工具选项”命令，在打开 的选项窗口中选择“安全性”选项

45、卡，在其下我们便可根据需要在“打开权限密码”或 “修改权限密码”文本框中输入要设置的密码，如图1-40 所示，完成后单击“确定” 按钮关闭选项窗口，在返回Word窗口后再对该Word文件进行保存即可。 图 1-40加密 Word文件 1.6.71轻松防止宏病毒 听说有些利用Word中宏的病毒非常历害，有没有简单的办法来防止它的侵入呢？ 答：可以，因为宏病毒在Word中寄居的文件就是默认的模板文件Normal.dot （在 默认安装情况下该文件位于C:WINDOWSApplication DataMicrosoftTemplates文件 夹中），我们只要在安装好Word后，把该文件的属性更改为“

46、只读”，以后宏病毒便 不能对它进行侵入寄存了。 小提示：如何判别是否已感染宏病毒呢，我们可采用一个简单的办法来进行检测： 打开这个文件，再单击“文件另存为”命令，若另保存对话框中保存类型固定为“文 件模板”，则表示该文件已经感染宏病毒。 1.6.72如何清除记录 Word能自动地对最近打开的Word文件进行记录，如果在公用的计算机上，不想让 别人看到在Word中打开过哪些文件，请问有没有什么简单的方法实现？ 答：有简单的方法。首先按组合键“Ctrl+Alt+”，此时鼠标指针会变成黑色的 减号。然后再在菜单栏单击“文件”菜单，移动指针至需要清除的文件名称上并单击， 再次打开“文件”菜单看看刚才的

47、那个文件名称是不是消失了。 1.6.73调整自动保存时间间隔 有些 Word新用户在编辑文件时，总是忘记进行保存， 因而在停电或死机时发生“做 无用功”的情况，请问有没有办法来避免这种无用功的发生呢？ 答：在编辑文件时要时刻进行保存，以免遇上机器故障或停电等意外情况发生，而 使辛苦白废，其实在Word中可以进行一个小小设置，它便能自动保存。在Word中单击 “工具选项”命令打开“选项”对话框，选择“保存”选项卡，选中“自动保存时间 间隔”项，并调整其时间间隔（默认为10 分钟），这样就可以全身心的投入到你的创 作中，不必有什么顾虑了，因为Word会“不时地”保存文件。 小提示：（ 1）定时保存

48、文件功能仅对Word格式的 DOC 文件有效，其他文件无效； （2）若在 Windows 95 或 Windows 98 的计算机上使用Word ，用于保存自动恢复文件的 默认文件夹为： WindowsApplication dataMicrosoftWord文件夹。如果使用的是 Windows 2000/XP，或者计算机上有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件会保存 在用户名 Application dataMicrosoftWord文 件夹下，用户可以自行恢复。 1.6.74如何保护好自己的文件 在编辑文件时有时需要离开一会，但不想关闭文件， 为了避免别人不小心改动了自 己的文件，请问有

49、什么办法暂时保护文件不被别人修改吗？ 答：可利用窗体加锁完成。在工具栏后端空白处单击鼠标右键，在弹出菜单中选择 “窗体”选项打开窗体工具栏， 再在窗体工具栏上单击 “保护窗体” 图标按钮， 如图 1-41 所示，使该工具按钮处于使用状态，然后再关闭窗体工具栏便可对不知情的人起到一定 的防护作用。 图 1-41保护窗体 1.6.75直接建立新文件夹保存文件 在保存文件的时候突然想把它保存到其他的文件夹下，而此时该位置并没有建立这 个文件夹。不知可不可以不用返回而直接建立文件夹，并把文件保存在该文件夹中？ 答：当然可以。只要在窗口右上方的一排图标中单击“新建文件夹”图标，就可以 建立起新文件夹后，然后再把文件保存到该文件夹中即可。 1.6.76巧妙隐藏文件内容 为了避免他人观看我的文件内容，请问有没有操作简单的方法快速隐藏Word文件 的内容呢？ 答：其实只需选定整篇文件内容，把字体颜色设置为“无”，就会发现所有的文字 内容都不见了。 也可以通过插入文本框或是自选图形来覆盖需隐藏的部分文件内容。但 是要注意的是，应该进行“对象不随文字移动”设置，否则就会