办公室主任工作职责.docx

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1、第 1 页 办公室主任工作职责 特征码 MdQqTFeLxnshrOwuozmk 办公室主任的职责大致包括承办职责、参谋职责、 管理职责、协调职责、领导指挥职责五个方面。 （一）承办职责 承办职责指办公室主任对领导决策的贯彻、实施，承办各 职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职 能和应尽的责任。从其承办的工作内容来看，大体有三个方面： 1.承办领导层的集体决策和领导个人交办的事项 第 2 页 领导决策有时是“统一研究，分头落实“，有时是领导个人 决断。作为负责本机关、本单位综合办事机构的办公室主任， 对领导层的集体决策和领导个人交办事项负有直接的承办责任。 即使是领导同志交由其

2、他部门或其他人办理的事项，办公室主 任亦有协助办理的责任；有时，一些牵涉面较广、归属不太明 确且其他有关职能部门不便也不宜承办的事项，则须由办公室 主任具体承担、落实。 2.承办上级部门主办的事项 办公室既是本级党政机关的综合办事机构，是独立存在的 个体；又是从中央到地方整个办公系统中的一个子系统，是依 存于大整体的部分。各级办公室之间通过加强联系，既“各自为 阵“，又“协同作战“，充分发挥办公机构的系统作用和整体效能， 以便更好地为各级领导服务，这是不少地方总结、创造出来的 成功经验。上级领导机关的办公室向下级机关办公室交办一些 事情，办公室主任应主动牵头承办，或督促所属工作人员从速 办理。

3、上一级办公机关及其负责人向下级办公机关及其负责人 第 3 页 交办事项的范围较广，除了调研任务之外，还有诸如信息反馈、 来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜，都需要下一 级承办者认真办理。 3.承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项 为了保持领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单 位向领导机关、领导同志汇报请示工作，往往不直接去找领导 同志本人，而是先找办公室主任。办公室作为所在单位与外界 联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机 关转办的事项。例如，某部门要兴办一项事业，须专题行文报 请领导机关批准；行文经领导机关的办公室登记后，工作人员 要交由主任批办，办公室主

4、任要负责与领导联系，商讨是否召 开会议研究，要开何种会议，让哪些人参加等等。待领导指示 后，办公室主任即可将领导指示意见转告各职能部门和下级有 关单位和部门具体贯彻执行。 第 4 页 办公室主任“承办“的具体形式，主要有“主办“、“会办“、“ 转办“、“催办“等。“主办“即直接负责具体办理；“会办“即会同 有关部门和单位联合办理；“转办“即转由其他有关部门和负责 人办理；“催办“作为“会办“、“转办“的有益补充，它是指督促、 协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。无论是“主办 “、“会办“，还是“转办“、“催办“，办公室主任都应严肃认真， 切不可敷衍塞责，草率从事。 （二）参谋职责 参谋职

5、责指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职 能和应尽的责任。决策是指导者的基本职能，社会主义现代化 建设的新形势，要求各级领导干部努力实现决策民主化。科学 化，这除对领导干部本身提出更高、更严的要求外，还需要各 级办公室成为卓有成效的“智囊团“参谋部“，办公室主任应当 第 5 页 理所当然地成为“参谋长“，积极主动地辅助领导决策，认真地 履行自己的职责。这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要， 又是新时期赋予办公室主任工作的一项重要任务。 办公室主任履行其“参谋“职责，有其独特的便利和优势： （1）办公室主任工作与领导层的工作同步运行与操作。由 于办公室的工作有着同其他部门明显不同的从属性特

6、点，领导 层确定要抓的工作，也多是办公室主任着力要办的事情，正是 由于这种“思维共振“，使得办公室主任的工作能力与领导的工 作合拍，从而为办公室主 任辅助领导决策提供了便利。 （2）办公室主任与领导层之间具有经常接触的便利条件， 可以随时找机会向领导陈述自己的见解和主张。 （3）办公室主任接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛， 客观上为领导提供咨询服务，当好领导的“参谋“提供了便利条 件。为正确履行“参谋“职责，办公室主任要依据党和国家政策， 第 6 页 紧紧围绕本地区、本部门、本单位的工作目标和主要任务以及 需要领导决策的重大问题，积极主动地组织和参与各种调查研 究，做好信息的收集、筛选、传

7、递工作，把调查中获得的大量 第一手资料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼， 由表及里，从而提出完成各项工作任务和进行决策的有利因素 和不利因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学的宏观决策 和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满完成。 要正确发挥办公室主任的“参谋“职责，应当注意如下两点： 1.在一定情况下与领导唱“对台戏“ 办公室主任是一个双重性的角色，他既是秘书班子的“大班 长“，又是协助领导决策的“参谋长“。作为“大班长“和“参谋长 “，他是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会和贯彻的准确 性和彻底性作为评价其工作优劣的基本指标；作为“参谋长“， 则要依靠独立的科学研究成果为

8、领导服务，以提出多少真知灼 第 7 页 见作为评价其工作优劣的根本标志。办公室主任既要认真领会 领导意图，又要勇于直言，使领导兼听而明。 2.领导决策前多参谋，领导决策后多反馈 在领导决策前，办公室主任要通过调查研究，协助领导广 泛收集同决策密切相关的各种信息，然后进行纵向、横向的可 行性研究，经过加工和筛选，为领导提供选择的方案；在领导 决策过程中，办公室主任要通过调查研究，收集和整理方方面 面的意见反馈，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据， 坚定领导决策的信心和决心；在领导决策后，办公室主任要通 过调查研究，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况，协助领导 搞好跟踪反馈，保证决策顺利地贯彻落

9、实，或根据变化了的客 观形势及时进行调整。 第 8 页 在领导决策的全过程中，办公室主任的“参谋“职责是十分 重要的。从对领导决策发挥作用的方向上看，办公室主任的参 谋职能可以分为三种类型：一是“顺向“参谋，即紧随领导决策 的方向所进行的“辅助性参谋“；二是“逆向参谋“，即当领导的 决策意图不符合实际情况时，办公室主任所进行的“劝阻性参谋 “；三是“侧向“参谋，即当领导集中主要精力考虑某一方面工作 时，办公室主任为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋“。 （三）管理职责 指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和 应尽的责任。根据国家有关规定和办公室工作的实践，办公室 主任的管理职责主

10、要有两个方面： 1.文书管理 第 9 页 文书工作是机关日常工作的组成部分，是实现机关职能的 重要手段之一。党政机关的*工作，即指围绕*的拟制、处理与 保管工作而需要进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登 记、批办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程。办公室 作为单位的综合办事机构的枢纽机构，承担文书工作是其主要 任务之一。一般来说，办公室内部均设有秘书科（股） 、资料室、 机要室、文印室、收发室等，分别负责办理*工作各个环节的具 体事宜。办公室主任对文书工作的管理，主要体现在参照各级 党政机关制定的机关*处理办法，结合本单位的具体情况，建立、 健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的

11、工作，确保* 拟制的适用、准确、周密，确保文书处理的及时、准确、迅速， 避免拖拉、积压而贻误工作。 2.信息管理 办公室主任辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要是通过向 领导提供适用信息和依据信息出谋献策而实现的。严格地说， 第 10 页 信息工作也属文书工作范畴，但鉴于它是各级办公室的一项“新 兴事业“，而且十分重要，需要办公室主任予以特别重视。所以 有必要将其单列为办公室主任管理职能中的一项。在这种情况 下，办公室主任应从如下方面对信息工作进行管理。 （1）加强对信息网络的管理。目前，各单位已基本形成以 该单位办公室的信息机构为中心包括下级各办公室信息机构在 内的信息网络（当然，该级信息机构又

12、同时以上级的信息机构 为中心） 。办公室主任首先应当加强对网络中心即该办公室内的 信息处（科、组）的管理，使其在信息网络内发挥带头、促进 作用。其次，还要注意对整个网络的管理。如健全制度，对下 级或同级其他信息机构进行业务指导，组织共同行动等等。 （2）加强对信息传递方向的管理。信息传递的方向如何， 即与领导决策的需求是顺应，还是相逆，这是办公室主任应当 控制、管理的。一般说来，领导决策所需的信息可分为两种类 型：一是“追踪型信息“，即指领导决策形成并付诸实施以后， 通过“跟踪追击“迅速反映实施范围以内的有关动态；二是“超前 第 11 页 型信息“，即指领导决策之前，向领导提供的能够反映该决策

13、的 基础、趋向及效应的“资料信息“，或某个较重要的问题发生之 前反映其迹象、趋势的“信号性信息“。 （四）协调职责 指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应 有的职能和应尽的责任。办公室是行政管理工作过程中信息沟 通的中枢部门。领导机关的决策、指令、指示要通过办公室向 各专业主管部门、职能部门、下属单位以及全社会传递。单位 所属各部门和其他方面反馈回来的信息经过综合汇集到办公室， 办公室对反馈回来的信息经过综合、分析、筛选，供领导决策 时参考。作为各级党政机关、企事业单位办事机构的负责人的 办公室主任，在承上启下、协调各方面的工作中起着重要的作 用。 办公室主任要全面履行其协调职责，

14、要着力做好纵向协调、 横向协调、内部协调等多方面的工作。纵向协调，即致力于上 第 12 页 下级之间关系沟通，上令下行，下情上达，上下紧密配合，步 调一致的协调工作。办公室主任在这方面的职责主要体现在： 当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使 之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行；当下级对 上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时，要以认真负责 的精神去做解释说服工作；当下级对上级的指示、决定、命令 有不同意见时，要及时、准确地予以反映，使下情得以上达， 以利于上下沟通，步调一致；当下级某一单位某项工作领先时， 应积极组织力量去调研，认真总结经验，及时予以推广以点带 面

15、。当下级某一单位某项工作处于落后状态时，要积极主动地 协助领导进行重点帮助，“以面促点“，“以面带点“，使之尽快 迎头赶上；横向协调，即致力于“左邻右舍“、同级各业务部门 之间关系的协调。业务部门的一些部门性文件、规定，一般均 须先报送办公室主任修改、审阅，进行协调，以免对同一事项 的规定不尽吻合，使下级难以适从；业务部门的一些重要工作 安排，如召开请领导参加的会议、开展由领导同志“挂帅“的突 击性、临时性工作任务等，一般也须经办公室主任统一协调， 以避免部门之间“撞车“和领导“超负荷“现象的发生；当各业务 部门、各单位因认识和处理问题的角度不同引起矛盾时，办公 室主任更应充分发挥其协调职责，

16、对过去已有明文规定的事项， 要维护政策的严肃性，督促有关方面或协助领导督促有关方面 加以认真贯彻落实；对过去尚无明文规定的，要在认真 听取 第 13 页 各方意见的基础上，处理好各有关政策精神的衔接，并向领导 提出解决的意见和建议，协助领导作出裁决，把各方的意见统 一到总政策上来；内部协调，即以办公室内部的人员、工作为 对象，使其和谐、协调地开展工作。办公室主任要着力于室领 导成员和室内各单位（处、 室、科、组）之间关系的协调。在 室领导班子内，要注意发挥副职的作用，要按照合理分工、分 层次管理的原则，根据其特长，让副职负责某方面或几方面的 工作，以充分发挥领导班子的整体效能。 （五）领导指挥

17、职责 统一指挥是发挥组织作用，贯彻执行决策的最重要条件。 要真正发挥领导者的指挥作用，必须有日常的统一指挥。所谓 日常指挥，具体地讲，就是领导者按照既定的决策和计划，对 所属组织的人员合理地分配任务或布置工作，及时指导和处理 发生的问题。领导者的日常指挥，大体可以分为两种，即执行 性指挥和应变性指挥。 第 14 页 执行性指挥他可以叫做调度性指挥。这种指挥是在目标既 定、方案现成的情况下，主。要解决贯彻落实的问题。领导者 在执行这种指挥时，应当思考的重点是怎么干、什么时间干， 成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。工作中必须注意把握 住两点：一是人、财、物各种力量的调配、组合要科学、合理， 力求

18、达到投人少、收效大；二是行动时机的抉择，要顺乎时势， 挑选最佳时刻，避开各种阻力和不利因素，利用一切助力和有 利条件。比如一个军事指挥员指挥一场运动战，就有一个捕捉 作战时机的问题。不能抓住敌人的薄弱环节时，不战；不是占 据有利的地形条件时，也不战；倘若自己的优势兵力尚未集结 起来时，还是不战。总之，一个高明的指挥员决不打无准备无 把握之仗，战则必胜，攻则必克。 应变性指挥，这是指在领导活动过程中遇到了新情况，或 者出现了不测事件，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。 领导者在进行应变性指挥时，首先要考虑的是继续干还是不干， 是按原计划干下去还是改变计划。取胜的决窍在于审时度势和 机动灵活。 孙子兵势篇中说：“善战者，求之于势。“又说： 第 15 页 “善战人之势，如转回石于千切之山者“。这就是说，善于指挥 作战的将军，总是凭借天时、地利等客观情势去求得胜利。他 们依托客观形势而采取自己的行动，犹如在高山上滚动一块圆 形的石头一样，“石圆则易移，山高则势大“。领导者在工作过 程中遇到情况变化，就得因时制宜、因地制宜地进行灵活指挥， 切不可固守原定计划，一成不变，坚持蛮干。