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1、. . 会议管理系统解决方案 一、系统背景 威尔会议管理系统广泛用于企业、 政府事业单位、 校园等内部会议的管理中。 “预约”解决的是“空间”资源的管理问题，即通过科学有序的安排完成会议室 空间资源的占用。 “签到”解决的是“时间”资源的管理问题， 创建会议的同时， 主要管理参会人员是否准时参会、 退会， 通过数据分析形成出勤相关的数据统计。 在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情 形： 粗放型管理： 这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可 以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、 茶水服务、清洁服务）由召集人用传统的电
2、话 /QQ等人工通知的方式通知、 传达。 这种方式使得会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合， 在安排这些工作的 上传下达所浪费的时间很多，影响会议安排，不利于办公效率的提高。 人工型管理：这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进行安排，所 有会议的召集、 相关的会议资源也有此人进行协调。这种方式虽然只有一个人或 一个部门统一管理， 但对整个工作流程来说， 有依可寻， 从而提高了会议室的管 理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简单的电子 表格记录。 智能型管理：智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通用，管理人 员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备
3、，每位员工均可根据实际 需求通过手机端或者后台进行会议的预约，当成功预约会议且通过审批时， 参会 人员会得到一条短信 / 邮件或手机移动应用的提醒，通知每一位参会人员会议的 起始时间、地点、会议主题等相关信息，并且，在会议室外的设备显示此次会议 的主题、时间、参与人员出勤状况等。整个过程中未出现人与人的直接交互，全 部是人与系统之间的交互，流程准确、规范、科学，节约了时间，提高了效率， 有效的编排了会议室资源并使其得到合理的利用。 . . 二、系统简介 威尔会议管理系统是集预约、签到功能于一体。会议组织人员可通过“预约 大表”一目了然的查找到符合需求的空闲会议室，通过“预览一键式”预约，即 可
4、完成会议室的占用， 参会人员只需在会议前进行刷卡签到，即可完成会议出席 状况的记录统计， 无需手工记录及统计。 终端签到设备为触摸大屏设备，用于人 员签到、展示会议信息、临时预约会议、签到信息查询等。 三、产品亮点： 右键预约， 一键操作用户通过预约大表可直观的看到会议室占用情况，运 用条件筛选等快捷搜索按钮，可定位出符合开会条件的会议室 . . 灵活配置， 分类选型用户可自定义会议室的资源及管理人员；系统提供常 规会议、周期例会、 临时会议等多种方式， 针对不同的使用情景选择应用不同的 会议类型。 签到统计， 自动分析参会人员在会议智能终端上刷卡签到后，系统自动搜 集、传送出勤数据，后台进行
5、统计，形成汇总或明细报表及部门汇总或明细。 . . 实时监控， 适时提醒系统实时展示会议签到状况，同时，在终端设备上及 时展示未到人员及明细，包含未到人员的姓名、部门、职位、联系方式等，方便 用户及时与未到人员取得联系。 大屏展示，尽显形象用户可自由选配的智能会议终端有3.5 寸、8 寸、10 寸触摸屏、21.5 寸触摸屏等。在 21.5 寸的设备中将展示会议时间、 会议室名称、 会议名称、承办单位、签到状况等，是彰显了企业形象。 . . 临时预约，一触即发在10 寸、21.5 寸终端设备中，用户可以临时预约当 天的会议室，方便用户快速高效的实现临时占用。 品质高端， 内外兼备威尔各类型的会议智能终端外观精致、高端；设备品 质一流，十多年来，因极低的返修率和极长的使用寿命广受赞誉。 . . 四、终端设备 会议系统支持多种型号、尺寸的智能终端设备：3.5 寸、8 寸、10 寸、21.5 寸，其设备参数分别为： . .