会议组织工作流程.pdf

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1、会议组织工作流程 1 目的 本文件规定了 XX农村银行（以下简称“本行” ）会议组织工作的流程及控制要点，旨 在规范会议组织工作，明确会务工作人员的职责，确保会务前期筹划严谨，会务执行过 程合理，会务服务体系完善。 2 适用范围 本文件适用于本行会议组织工作。 3 定义、缩写与分类 3.1 定义 会议：是指一种有组织地商讨和决定某些事项的临时性集体活动。包括会议时间、 会议议题、会议主办者、与会人员、会议程序、会议时间、会议地点等要素。 会议组织工作：是指围绕会议所进行的各项组织、管理和服务工作，包括从会议的 准备到善后的一系列具体工作。 3.2 缩写 无 3.3 分类 1）会议根据其规模大小

2、，分为：小型会议和大型会议： a)小型会议：是指参会人员30 人以下（包括 30 人）的会议； b)大型会议：是指参会人员超过30 人的会议。 2）会议根据其有无固定召开时间和频率，分为定期会议和不定期会议： a)定期会议：是指定期举行，不可轻易取消或延后的会议； b)不定期会议：是指因突发问题急待解决而临时召开的会议。 4 职责与权限 部门 / 岗位职责与权限不相容职责 部门 / 岗位职责与权限不相容职责 主管领导 1） 审批会议通知， 提出明确要求并督促综合办公部门落实； 2）审签会议纪要，监督相关部门落实。 综合办公部门 / 主任岗 1）审核会议通知，安排综合办公部门工作人员做好会务服

3、务、后勤保障等工作； 2）审核会议纪要的完整性、准确性。 综合办公部门 / 督查督办岗 做好会议决议的督办工作。 综合办公部门 / 后勤服务岗 按会议要求布置会场；安排食宿；接送会议代表。 综合办公部门 / 文秘岗 1）草拟和发布会议通知； 2）撰写会议材料，协助做好会场服务，负责会议记录； 3）整理会议记录，撰写会议纪要并报领导审批； 4）印发会议纪要等。 5 原则与基本规定 5.1 原则 1）充分准备原则。综合办公部门接到通知后，要弄清会议的目的和要求，领会领导或 组织者的意图，策划并拟定会议方案，按方案落实责任人，做到任务到人、责任明确，会议 设施、用品要配备齐全，并进行使用检查。 2）

4、服务周到原则。会议组织工作应提倡“以人为本”的服务理念， 努力提供方便于人、 安心于人和为人解忧的各项服务措施，要在日常会务服务工作中不断吸取和推广好的服务经 验和做法，探索和研究人性化服务、细致服务的方法和措施，不断提高服务水平。 3）严密组织原则。为保证会议的顺利进行，每一项会议组织程序都要环环相扣。要强 调统一指挥，防止多头指挥。综合办公部门要加强检查，及时发现问题，堵塞漏洞。 4）确保安全原则。会议组织人员要严格遵守、贯彻、执行会议有关安全保卫的规章制 度和工作规程，防止危害与会人员事故的发生；要确保与会人员的财产安全，提醒与会人员 妥善保管好自己的物品；要严格执行食品卫生安全法，防止

5、食物中毒；要事前对参与会议的 驾驶人员进行安全教育，明确任务和行车要求，并做好车辆的安全检查。 5）厉行节约原则。会议服务要坚持厉行节约，反对铺张浪费行为，严格按会议标准筹 备会议，严禁突破会议预算安排就餐和住宿。 6）保密原则。保密工作贯穿于相关会议的全过程，在会议组织的每个阶段和环节都要 注意保守机密。 5.2 基本规定 1）会议组织工作由本行综合办公部门归口管理。综合办公部门根据工作安排或领导要 求，起草会议通知并发布。会议通知应明确会议时间、地点、中心议题、参会人员、食宿安 排、会议代表接送等要点。 2）会议召开前，综合办公部门应提前查看会场，确定是否符合会议要求，确认会议设 施是否运

6、行正常。 3）由综合办公部门统一负责提前安排好食宿、报到等事项；对会议重要来宾，应提前 安排好接送人员和车辆，做好后勤保障服务。 4）综合办公部门应会同相关部门认真组织会议材料，并将会议资料提前送至各参会领 导。会议召开时负责安排会议签到，分发会议材料，并认真做好会议记录。会议记录包括的 内容有：会议召开的日期、地点、主持人姓名、出席会议的人员、会议议程、发言要点、每 一决议事项的表决方式和结果等。 5）对有决策事项的会议，综合办公部门应负责形成会议纪要。会议纪要主要内容包括： 会议名称、时间、地点、主持人、会议议题和讨论情况、会议决定、参加和列席人员、记录 人员等。 6）会议纪要应及时送达相

7、关领导和机构，并存档备查。一般情况下，董事会、监事会 会议纪要报党委备案；行务会、行长办公会会议纪要报董事会、 监事会和党委备案；党委会 会议纪要随时备上级党组织检查。 7）综合办公部门负责会议决策事项的督办，并将督办结果及时向相关领导反馈，以利 于本行工作更好地开展。 8）本行会议组织工作应同时做到以下几点： a)明确责任，分工协作。会议组织工作繁琐、具体，要求分工明确，落实到人，并根据 各自责任，在任务有交叉时搞好协作，注意衔接点的相互配合和补位，绝不能出现推诿、扯 皮，更不能出现任务遗漏。 b)统一要求，规范管理。应注意在会标、标志、文件等方面统一要求，规范格式。 c)规范着装，礼貌待人

8、。会务工作人员服饰装束要庄重、整洁、大方，言谈举止要文明、 热情、稳重。 d)严肃纪律，文明会风。倡导文明会风，严肃会议纪律，会前应提前进入会场，会议期 间应关闭手机，领导讲话时禁止离开会场或在会场中走动， 会场严禁抽烟，必要时可作为会 场纪律在会议指南中明确提出。 6 流程描述与控制要求 阶段环节风险点 6.1 会 议组织 环节名称: 草拟会议通知 适用部门: 综合办公部门; 适用岗位: 文秘岗 ; 职责要求: 草拟会议通知 操作规范: 根据工作安排或领导要求，由综合办公部门 文秘岗草拟会议通知。会议通知应包括以下 主要内容： 1）会议时间、地点、参会人员； 2）中心议题； 3）会议其他要点

9、，包括食宿安排、会议代 表接送等。 环节名称: 审核 适用部门: 综合办公部门; 适用岗位: 主任岗 ; 职责要求: 审核会议任务 操作规范: 对会议通知进行审核，确定会议组织要点是 否完整，并报主管领导审批。 环节名称: 审批 适用部门: 行长 ; 适用岗位: 主管领导 ; 职责要求: 审批会议任务 操作规范: 审批会议通知， 并对会议筹备工作提出明确 意见。 环节名称: 发布会议通知 适用部门: 综合办公部门; 适用岗位: 文秘岗 ; 职责要求: 发布会议通知 操作规范: 根据领导审批意见，综合办公 部门文秘岗发布会议通知。 环节名称: 布置会场 适用部门: 综合办公部门; 适用岗位: 后

10、勤服务岗 ; 职责要求: 布置会场 操作规范: 提前查看会场，确定是否符合会议要求，确 认会议设施是否运行正常。特别应明确会场 布置是否合理，席卡摆放是否正确，及时更 换会标或电子字幕。根据需要， 可在会场内 适当摆放花草。 环节名称: 后勤保障 适用部门: 综合办公部门; 适用岗位: 后勤服务岗 ; 职责要求: 提供后勤保障 操作规范: 提前安排好食宿、报到等事项； 对会议重要 来宾， 应提前安排好接送人员和车辆，做好 后勤保障服务。 环节名称: 会务服务 适用部门: 综合办公部门; 适用岗位: 文秘岗 ; 职责要求: 提供会务服务 操作规范: 1）组织会议材料，并将会议资料提前送至 各参会

11、领导； 2）安排会议签到，分发会议材料，认真做 好会议记录， 根据会议种类详细记载决策事 项。 3）会议记录包括的内容有： a）会议召开的日期、地点和主持人姓名； b）出席会议的人员； c）会议议程； d）发言要点； e）每一决议事项的表决方式和结果等。 风险描述 : 未认真履行岗位职责,大会材料准备不充分, 影响会议顺利召开,导致会议的决策和部署 未及时出台和落实。 风险等级 :高风险 控制措施 :加强岗责控制，提高文字综合和 处理具体事务的能力。 控制部门 :综合办公部门; 控制岗位 :主任岗 ; 6.2 会 议纪要 环节名称: 整理会议纪要 适用部门: 综合办公部门; 适用岗位: 文秘岗

12、 ; 职责要求: 整理会议纪要 操作规范: 对有决策事项的会议，应形成会议纪要。会 议纪要主要内容包括： 1）会议名称、时间、地点、主持人； 2）会议议题和讨论情况； 3）会议决定； 4）参加和列席人员、记录人员等。 环节名称: 审核 适用部门: 综合办公部门; 适用岗位: 主任岗 ; 职责要求: 审核会议纪要 操作规范: 对会议纪要进行审核，确定会议纪要内容是 否完整， 是否符合保密性规定，发送单位和 个人是否正确。 环节名称: 审签 适用部门: 行长 ; 适用岗位: 主管领导 ; 职责要求: 会议纪要审签 操作规范: 会议纪要形成后必须由会议召集人确认无 误后签发。 签发会议纪要， 应确定

13、会议纪要 内容是否完整，是否符合保密性规定，发送 单位和个人是否正确。 环节名称: 纪要印发 适用部门: 综合办公部门; 适用岗位: 文秘岗 ; 职责要求: 印发会议纪要 操作规范: 1）印制会议纪要，及时送达相关领导和机 构，并存档备查。 2）一般情况下，董事会、监事会会议纪要 报党委备案； 行务会、 行长办公会会议纪要 报董事会、 监事会和党委备案；党委会会议 纪要随时备上级党组织检查。 6.3 会 议决议 督办 环节名称: 会议决议督办 适用部门: 综合办公部门; 适用岗位: 督查督办岗 ; 职责要求: 会议决议督办 操作规范: 根据会议纪要对工作的开展情 况进行督查督办，并在会议督办登

14、记簿 （附件） 上详细登记。 会议决议督办程序详 见督办管理流程 。 风险描述 : 未认真履行督办职责,会议决议事项未及时 办理和漏办 ,造成本行决策和工作部署贯彻 落实不及时，影响工作顺利推进。 风险等级 :高风险 控制措施 :加强岗责控制和督促检查，提高 督办人员履职能力；对督办不力， 造成不良 影响的，追究相关人员责任。 控制部门 :综合办公部门; 控制岗位 :主任岗 ; 7 检查监督 牵头检查部门检查内容检查频次报告路线检查结果利用 内部审计部门会议组织工作的合规性、有效性。每年一次董事会持续改进 8 附件 附件： 会议督办登记簿 附件： 会议督办登记薄 序号督办事项责任部门办理情况督办意见