用友ERP系统岗位指责说明及操作指南.pdf

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1、ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 1 页 共 28 页ERP 咨询实施部 第 1 章 ERP系统作业流程及岗位责任管理制度 1.1 总则 第一条为规范公司企业资源规划（以下简称ERP ）系统的管理，特制定本制度。 第二条ERP系统各岗位人员的职责管理除公司有特殊规定外，皆按本制度执行。 第三条 ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司的绩效考核体系。 第四条 我司 ERP系统分为财务会计、供应链、生产制造和人力资源四大类模块，供应链包 括销售管理、采购管理、库存管理、存货核算，4 个子模块，财务会计包括总帐， 应收款管理，应付款管理三个子模块，每

2、个模块对应一个部门主管，为该模块总负 责人。根据系统职能的设置， 对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位： 模块职能部门数据输入员数据审核员 系统设置管理行政部系统维护员系统工程师 销售管理业务部业务员业务主管 采购管理采购部采购员采购主管 库存管理仓库仓库记账员成本会计 存货核算财务部财务会计财务部主管 总账财务部财务会计财务部主管 应付款管理财务部财务会计财务部主管 应收款管理财务部财务会计财务部主管 人事管理行政部人事行政经理 薪资管理行政部人事行政经理 系统维护综合部 第五条ERP 项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP 系统工程师及 公司领导层组成， 对整个

3、 ERP 项目的实施负总责。 其 ERP 系统工程师负责协调解决 各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障； 第六条各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统工程师解决本模块最终 操作，用户提出的与系统有关的所有问题。 第七条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要 业务流程、各流程操作步骤、 各进程操作方法、 以及操作注意事项和常见问题解答， 用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。 第八条最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软

4、件股份有限公司* 分公司第 2 页 共 28 页ERP 咨询实施部 门主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。 第九条ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人 员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据， 如发现错误必 须及时向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况， 直至数据正 确；同时做好自己这部分数据， 为下层操作人员提供服务， 解答下层数据使用者提 出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错 误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正； 第十

5、条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时， 必须及时退出系统，避免占用系统模块站点， 同时避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切 后果。ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成 数据错误的，所造成的后果由本人承当。 第十一条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时， 主管领导应及时上报系统管理员，以便冻 结其账号，避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为主管失误，并承当 一切后果。 第十二条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。 1.2 岗位说明 1.2.1 系统设置管理模块（财务部） 系统设置管理模块系统总负责人 主要职责：

6、1负责系统的总体运行； 2负责系统流程的制定、维护和根据实际业务需要进行流程变更； 3协调各部门的工作，确保流程畅通； 4审核并确认所有作为ERP系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据 文件、订单编码规则文件等； 系统日常管理系统维护员（行政部） 主要职责： 1. 监督系统数据（物料出入库数据、物料清单数据、存货档案及各类订单）的正确性 和及时性，发现错误及时指导纠正，确保系统有效运行； ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 3 页 共 28 页ERP 咨询实施部 2. 监督系统文件的执行情况； 3. 负责系统日常故障的及时处理； 4. 负责系统

7、数据备份管理； 5. 系统新增客户权限的分配； 6. 系统用户权限的分配和管理； 7. 负责系统使用员考核数据的提供。 1.2.2 销售管理模块（业务部，生产部） 销售管理模块业务部主管 主要职责： 1. 审核并确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、 客户资料等； 2. 如有特殊情况或订单变更时，应及时通知主管； 3. 指导、监督各业务人员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性； 4. 跟踪销售订单执行情况，如有错误或异常情况及时指导纠正； 销售业务员 主要职责 ： 1. 接到客户订单之后必须在一个小时内输入ERP系统，在审核确认销售订单的同时告 知主管。 2.

8、如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处 理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示； 3. 保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将 修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理； 4. 跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况 反馈给部门主管； 1.2.3 采购管理模块（采购部） 采购管理模块 - 采购部主管 主要职责： 1. 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应 商资料等； ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股

9、份有限公司* 分公司第 4 页 共 28 页ERP 咨询实施部 2. 分配、指导、监督采购订单处理员的工作，检查审核供应商数据、采购订单的正确 性，发现错误及时指导纠正； 3. 跟踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠正； 采购员 主要职责： 1. 负责根据采购计划编制采购订单并输入、修改、打印以及传送到供应商； 2. 跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单和应及时关闭，对于逾期的订单应及 时变更交货期； 3. 不能按计划指令所要求的规格采购物料时，需报经生产部同意后方可执行替代料采 购； 4. 如发现生产部下发的采购计划不正确或有疑问，应及时通知计划部配合解决，如没 有得到解决，应书面向部

10、门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作； 5. 如发现本层采购订单有错误，马上更正并以书面通知供应商。 1.2.4 仓库管理模块（物料部） 库存管理模块物料部主管 主要职责： 1. 负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表； 2. 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括仓库资料、库存调 整原因、库存事务处理权限文件等； 3. 确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本； 4. 负责分配、指导、监督仓储数据管理员的工作，确保库存数据的准确、确保出入库 控制的及时性和准确性； 仓库记账员 主要职责 ： 1. 据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础

11、数据，当仓库基础数据 发生改变时，应及时通知各相关部门； 2. 负责采购到货的收货工作，包括物料名称、数量、规格型号的确认、并录入系统， 经检查无误后打印出到货单；当天输入到ERP系统中 . 3. 将打印出的到货单传送到检验员处，并跟踪。作好办理正式入库的准备； ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 5 页 共 28 页ERP 咨询实施部 4. 严格按采购订单上的物料名称和数量收货，不得超订单收货。 5. 品质检验完成（良品处理单，不良品处理单）做外购入库单及其他入库单，并确认 审核；当天输入完成。 6. 接到经生产或其他使用部门签字确认的生产领料单、退料单

12、后，当日输入完成（蓝 字、红字）生产发料单、其他出库单并审核； 7. 及时办理产成品的入库手续，并确认审核、不能因延误影响销售出库； 9. 发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正； 10. 有操作须在接到通知后半日内执行， 不能影响各项出入库业务， 造成公司经济损失； 11. 发现仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、采购订单、生产领料单、退料单 不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管或系 统管理员反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。 12. 负责每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据库存历史数据各仓库管理 员提供

13、的上月库存历史数据和仓库进出资料，找出原因记录备案并报告部门主管； 13. 照各个物料的盘点周期， 仓库管理员定期对各仓库进行盘点，仓库数据记账员在遵 照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓管员 物料盘点； 14. 严格按生产部下发的生产制令单号办理物料的出入库工作，不得超生产指令单发 料，保持谨慎、负责、热情的工作态度和工作作风，确保系统各项库存的准确性。 1.2.6 财务管理模块（财务部） 总账管理员财务部主管 主要职责： 1. 负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理； 2. 检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账； 3. 结算会计期间

14、，打印资产负债表、损益表等财务报表； 4. 指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和系统管理员解决问题； 5. 就生产、采购、销售过程中的数据问题提出意见，与相关部门保持有效沟通以达到 解决问题的目的； 应付账款管理员 主要职责 ： 1. 负责审核采购订单的价格，并维护系统物料采购单价； ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 6 页 共 28 页ERP 咨询实施部 2. 及时跟进采购员和收货部门处理已收货的记录； 3. 每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理； 4. 月结时跟进采购员和收货部门出具已处理的收货单、未处理但已收货的收货单报

15、告； 5. 及时检查收货记录处理后数据集成的正确性，及时录入已处理的收货记录对应的进 项税暂估； 6. 检查对各供应商应付账余额，确保能反映真实的往来。 应收账款管理员 主要职责： 1. 负责审核结算单的单价、金额等，发现错误及时通知销售订单处理员，并指导纠正； 2. 及时打印销售发票，间隔期不超过1 天； 3. 及时处理已交货的销售订单； 4. 过账集成销售数据至财务子系统； 5. 及时处理应收账款：根据客户汇款，输入客户回款，并及时分配回款至各销售发票， 不能因自己的延误造成销售订单被冻结；发票管理，销售更正处理，保证客户余额 的准确性； 6. 每日对帐并存档，发现问题及时解决、纠正； 7

16、. 如发现财务基础数据不正确或有疑问，应及时通知系统理员，如没有得到解决，应 书面向项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。 1.2.7 系统管理 ERP工程师 主要职责： 1. 负责系统权限分配； 2. 负责系统日常管理、维护和备份； 3. 负责解答其它用户按程序提交的技术性问题； 4. 协助其它部门主管制定各种方案、制度； 5. 负责协调公司内部资源，控制项目进度，配合各部门主管推进系统实施； 1.3 危机预防及应急办法 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 7 页 共 28 页ERP 咨询实施部 第一条 数据备份：系统管理员必须定期

17、进行相关数据备份，每天做一次增量备份、每星期 做一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；完全备份和归档备 份资料必须和系统分开存放； 第二条 系统管理员定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现问题要 及时处理；保证系统稳定运行及数据安全； 第三条 在发生系统故障或突发事件发生时，系统管理员必须在第一时间把相关情况向上级 汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失；同时根据当时具体情 况制定计划尽快恢复系统运行； 第四条 各相关职能部门在收到系统管理员故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人 员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正

18、常运行后将 手工单据重新输入到系统； 第五条 涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常 运转, 特别是不能让生产线停工待料；然后由系统管理员牵头组织各相关部门会议 讨论决定相关解决办法并实施。 1.4 考核办法 1 各岗位以一百分为基数进行考核， 最终得分为 ERP考核分数乘以 ERP 考核占 KPI 考核的 权重的值； 2 各岗位人员不按操作规则执行而造成错误的，每次扣10 分； 3 各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误的每次扣5 分； 4 各岗位人员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发现的每次扣 5 分； 5 各岗位人员如发现其他人员

19、提供的数据错误却没有反馈到相关人员或项目组，导致错误 延续的，每次扣5 分； 6 出现异常情况或例外情况没有及时处理，每次扣5 分； 7 系统帐与实际发生业务不一致时，每出现一张单扣2 分； 8 同一事故连续出现2 次或一个季度内连续出现3 次作停止工作再培训处理； 培训机会仅一次，培训后再出现类似情况作调离岗位处理； 9 对所有被处罚当事人的直接领导按以上分值的50处罚。 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 8 页 共 28 页ERP 咨询实施部 第 2 章 用友 ERP-U8系统业务操作指南 2.1 企业总体业务流程图 销售合同 产品预测单BOM销售订

20、单发货（单） MRP 计划生成MRP 计划生成MRP 计划生成销售出库（单） 生产订单自动生成采购订单 委外订单 生产订单处理（审核）采购到货（单） 是否采购到货（单） 采购入库（单） 委外入库（单） 已审核订单修改 不良 材料出库（单） 生产订单处理 产成品入库（单） 销售管理需求规划 生产订单 生产订单 修改 物料清单 需求规划 生产计划采购计划 生产订单生产订单 库存管理 生产完工 生产订单 库存管理 采购管理 采购管理 库存管理 销售管理 库存管理 合同管理 委外计划 委外管理 委外管理 委外管理 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 9 页 共 2

21、8 页ERP 咨询实施部 2.2 各部门操作流程图 2.2.1 物料部 ERP系统操作流程图 2.2.1.1 采购物料入库 采购入库分采购到货和采购物料经检验合格后入库 采购到货 采购入库 2.2.1.2 采购物料退货 分采购到货后检验不合格和检验合格后在生产线上发现不良而退货 采购到货后检验不合格退货 进入库存管 理模块，选 择入库业务 点击采购入 库单 点 击 菜 单 栏 “新增”按钮 发表头“到 货单号”栏 核对入库数量、 名称无误后保存 并审核 在“单据号” 栏输入到货 单号后过滤 选择“采购到货 单”并确认 进入采购管理模块点击采购到货点击采购到货单 点 击 菜 单 栏 “新增”按钮

22、 点击鼠标右键， 选择 “拷贝采购订单” 在弹出的过滤条件 窗口中输入采购订 单号后点击确定 在弹出的生单选单列 表中选择所到货的物 料点击确定 核对到货数量、 名称无误 后点击保存并审核， 选择 对应的模板打印到货单 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 10 页 共 28 页ERP 咨询实施部 检验合格入库后的退货 先按“采购到货后检验不合格退货”流程做“到货退回单”，然后再按下述流程作 “红字的采购入库单” ，完成退货流程。 2.2.2 采购部 ERP系统操作程序 2.2.2.1 采购订单 进入“库存管理 模块”点击“入 库业务” 点击“采购入库 单”

23、子菜单 点击“新增”按 钮，选中表头栏 中的“红字” 选 择 表 头 中 的 “到货单号栏” 在 弹 出 的 窗 口 中 生单来源选择“采 购到货单”并确认 在弹出的到货单列 表窗口中输入对应 的“到货单号”过滤 核对退货的数量、名 称、规格无误后保存 并审核 进入采购管 理模块点击 “ 采 购 到 货”子菜单 点击 到货 退回 单 点击新增，并 按鼠标右键选 择“拷贝采购 采购订单” 输 入 对 应 的 采 购 订 单 号 后过滤 核对数量、名称、 规格型事情等无 误后点击保存并 审核，打印 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 11 页 共 28 页ER

24、P 咨询实施部 2.2.2.2 委外订单 注：采购合同有多种模板，采购员需对照具体业务选择相应的打印模板。 进入委外管理模块点击委外订货点击委外订单 点 击 菜 单 栏 “新增”按钮 点击鼠标右键， 选择 “拷贝委外计划单” 在弹出的过滤条件 窗口中输入过滤条 件后点击确定 在弹出的生单选单列 表中选择所需委外的 物料点击确定 核对物料数量、 名称、价 格无误后点击保存并审 核， 选择对应的模板打印 进入采购管理模块点击采购订货点击采购订单 点 击 菜 单 栏 “新增”按钮 点击鼠标右键， 选择 “拷贝 MRP 计划” 在弹出的过滤条件 窗口中输入过滤条 件后点击确定 在弹出的生单选单列 表中

25、选择本订单所需 的物料点击确定 核对订货数量、 名称无误 后点击保存并审核， 选择 对应的模板打印订单 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 12 页 共 28 页ERP 咨询实施部 2.2.3 市场部 ERP系统操作流程 2.2.3.1 销售订单 2.2.3.2 销售退货 进入合同管理模块 点击日常操作 模块中的合同 导航 在右边弹出的菜单中点击新建。合同设 置中编码选“销售合同”，然后点确定 依次输入合同概要、合同标的、收款 计划等，确认无误后点击保存并审核 进入销售管理的销 售订货模块， 点击销 售订单 点击表头的新增按 钮后， 再点击表头的 合同按钮

26、。 在弹出的合同参照向导 列表 -1 中输入所要参照 的合同号点击确定 核对订单物料数量、 名称、价格无误后点 击保存并审核 在弹出的合同参照向导列 表 -2 中选择合同信息和合 同标的信息后，点击完成 进入销售管理的销售发 货模块，点击退货单 点击表头“新增”按钮，在弹 出的“选择订单”列表中输入 客户和销售订单号，点击显示 在列表中选择所要退货 的物料后点击确定 仓库选机械不良品仓，核对数 量、名称、价格无误后点击保 存、审核并打印退货单 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 13 页 共 28 页ERP 咨询实施部 2.2.3.3 销售发货 销售发货流

27、程为：先从机械成品二仓中将产品调拔到机械成品仓，然后再从机械成品 仓中将产品发出。 进入库存管理模块，点击 调拔业务中的调拔单 点击表头的新 增按钮 转出部门选物料部，转入部门选市场部， 转出仓库选机械成品二仓，转入仓库选机 械成品仓，出库类别为调拔出库，入库类 别为调拔入库 在表体中输入所要调拔的物料对应的 编码、数量 核对数量、名称、价格无 误后点击保存并审核，系 统将自动生成其他入库单 和其他出库单 进 入 库 存 管 理入库业务， 点 击 其 他 入 库单，对上一 步 审 核 调 拔 单 时 自 动 产 生 的 其 他 入 库 单 进 行 审 核 按照类似步骤对其他 出库单进行审核 进

28、入销售管理的销售发 货模块，点击发货单 点击表头“新增”按钮，在弹 出的“选择订单”列表中输入 客户和销售订单号，点击显示 在列表中选择所要发货 的物料后点击确定 核对数量、名称、价格 无误后点击保存、审核 并打印发货单 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 14 页 共 28 页ERP 咨询实施部 2.2.6 财务操作流程 2.2.6.1 财务存货核算管理应用方案 基于业务的应用方案 应用方案业务流程图 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 15 页 共 28 页ERP 咨询实施部 财务存货核算处理流程 采购 /委外 成

29、本处理 程序财务 -存货仓库 当月入出库 单据审核 完成否 N 完成 确认入库单价- 材料 材料采购入库 计算出库成本- 材料 期末处理-其他业务 所有业务单据完成记帐之后 并将采购 /销售 /委外 /库存模块 月结之后 采购结算-自动 / 手工结算 存货账调整 正常单据记账- 委外原材料仓 委外完工入库 正常单据记帐 材料出库单 期末处理 - 所有仓库 入 / 出库调整单-金额 期末处理后, 自动记帐 确认入库成本 采购管理 采购发票与入库单进行结算 存货核算 特殊单据记账- 调拨单 车间现场仓 调拨单据处理 采购入库单- 修改单价 或进行暂估成本录入 存货核算 单月没有收到发票的确定暂估单

30、价 确认入库单价- 委外 委外完工入库入库 存货核算 正常单据记账-正常原材料仓 采购入库 当月发货单记账 发出商品记账- 业务类型分期 收款发货单 会计分录: 借: 库存商品1 贷 : 库存商品 委外核销-手工核销 委外管理 委外结算-手工结算 委外管理 计算出库成本- 委外材料 正常单据记帐- 委外原材料仓 其他出库单( 委外材料调 出 ) 月末结账业务核算 - 月末结账 委外核销 委外核销 计算销售成本 发出商品记账- 业务类型分期 收款发票 会计分录: 借 : 主营业务成本 贷 : 库存商品1 流程说明： 当月收到委外发票，在委外管理录入，在应付系统审核。先做核销再结算； 跨月结算时，

31、选择入库单日期范围注意更改； 存货科目设置时，设置相对应发出商品科目； 可先核销操作，再记账，当存货系统对委外材料出库单记账并能获取价时， 系统自动寻找这些出库单所关联的委外核销单，并回写核销单中出库单行的单价 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 16 页 共 28 页ERP 咨询实施部 及核销金额 =核销数量 *单价。 特殊业务处理办法 销售分期收款业务处理流程说明： （1）科目设置：库存商品科目分两个下级科目公司仓库和客户仓库； （2）销售选项选择“分期收款业务”如下图所示： 销售订单及发货单“业务类型”选择分期收款业务 存货科目设置如下所示： ERP

32、 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 17 页 共 28 页ERP 咨询实施部 存货对方科目设置如下所示： 发货单及发票生成凭证记录如下所示： 暂估业务处理 业务类型业务描述模块处理 暂估业务 采购业务先到货， 发票未到， 本月处 理 存货 在存货中进行 业务核算 -暂估成本录入 暂估入库单（未报销）记账，生成凭证 借：存货 贷：应付账款 - 暂估应付款 下月 1 种情况 采购业务先到货， 发票未到 存货不需处理 下月 2 种情况 发票到， 与采购入 库单完全结算 采购 采购结算： 本月的采购发票余上月的采购入库单结算，处理时，结算的 日期范围默认为本月日期范围，

33、需要手工调整为暂估月份至 到票月份。 存货 进行暂估处理，生成红字回冲单制单 借：存货红字 贷：应付账款 - 暂估应付款红字 生成蓝字回冲（报销）单制单 借：存货 贷：应付账款 下月 3 种情况 发票到， 与采购入 库单部分结算 存货 暂估处理时，如果结算单对应的暂估入库单本月已生成红字 回冲单，则根据结算数量、结算单价、结算金额生成已结算 的蓝字回冲单。 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 18 页 共 28 页ERP 咨询实施部 期末处理时，根据暂估入库数与结算数的差额生成未结算的 蓝字回冲单，即作为暂估入库单。 系统配置方案 相关基本档案 存货科目

34、/ 对方科目：财务资料。需要维护。 存货科目设置建议（可修改） 仓库名称科目 材料仓 原材料 半成品仓半成品 成品仓库存商品 对方科目设置建议（可修改） 类别名称对方科目暂估科目 入库 采购入库在应付中生成凭证应付暂估款 采购退货在应付中生成凭证 委外完工入库委托加工物资 委外退货在应付中生成凭证 半 成 品入库生产成本 产品完工入库生产成本 样品入库生产成本 商品采购入库在应付中生成凭证 委外发料调入不生成凭证 委外退料调入不生成凭证 盘盈入库待处理 出库 材料领料生产成本 委外发料委托加工物资 非生产材料领料制造费用 销售出库主营业务成本 盘亏出库待处理 参数配置 参数设置 核算方式核算方

35、式按仓库核算 -不可修改 暂估方式单到回冲 - 不可修改 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 19 页 共 28 页ERP 咨询实施部 销售成本核算方式销售出库单 -有条件修改 零成本出库选择手工输入 - 可修改 入库单成本选择手工输入 - 可修改 红字出库单成本手工输入 - 可修改 控制方式仓库是否检查权限不选择 -可修改 部门是否检查权限不选择 -可修改 操作员是否检查权限不选择 -可修改 说明：其他没有说明的选项，按系统默认选择。 期初数据 录入每个仓库每个存货的期初数量和金额（包括现场仓/ 委外仓的期初数），先 设置好存货科目，系统会自动带出来对应

36、科目。 * 录入完成后先进行记账，然后再单击 对帐 与库存系统对帐，在单击财务核算 中的 与总账系统对帐 * ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 20 页 共 28 页ERP 咨询实施部 2.2.6.2 财务应收 / 应付应用方案 基于业务的应用方案 应用方案业务流程图 财务应收 /应付处理流程 程序财务 -应收应付财务 客户 供应商 单据检查 退货 退货 销售退货 (收款前 ) 应收应付 其他应收 / 付单 - 录入 收/ 付款单据 - 录入 冲销应收 / 付账 运费发票 销售发票列表- 按客户过滤 采购发票生成- 根据蓝字采购入库单 采购退货 (付款前

37、 ) 红字采购发票 应收应付 其他应收 / 付业务 （非货款应收/ 应付） 红字销售发票生成- 根据退货单 采购管理 收/ 付款 （根据实际收/ 付款） 采购管理 应收对帐单 采购发票列表- 按供应商过滤 销售红字发票 ( 复核 ) 销售管理 预收 / 付冲应收 / 付 采购发票 应付对帐单 销售管理 销售发票生成- 根据发货单/ 复核 应收 / 付单据 - 审核 运费发票- 手工录入 核销处理 ( 自动 / 手动 ) 红字采购发票生成- 根据红字采购入库单 销售管理 采购管理 转账 - 红票对冲 制单处理（详见流程说明）生成凭证 冲销应收 / 应付款 收/ 付款单据 - 审核 销售发票 应收

38、 / 付挂账 其他转账处理 委外销发票 委外管理 委外发票生成/( 红字委外发 票票 )-根据委外订单 运费发票 运费发票- 手工录入 应收应付系统： 录入每个客户 / 供应商的期初余额，通过系统中的应收单操作。 先发货后开票， 分期的必须开发票才结算成本。发票一般是待货款全部收齐 后再开。 整机方面才有订单，配件等方面没有做订单，售后等做无订单销售。很少开 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 21 页 共 28 页ERP 咨询实施部 普票。 折扣很少用，除非一些收不回来的货款，财务做折扣处理。 特殊业务处理办法： 关于销售科目 ： 考虑到销售最终要跟财务

39、接口，而财务相关核算的科目包括“销 售收入、销售成本”两个科目，所以先考虑客户对科目的设置，再定义相关的销售设置。 现有的科目体系： 5101 主营业务收入 5401 主营业务成本（明细与收入对应） 5102 其他业务收入 510201 维修收入 510202 其他收入 “出库类别”：将现有的“销售出库”明细，取消“分期商品”的出库类别（该项 无意义，均为销售出库，而且仓库可能不知道是正常销售还是分期商品销售出库） 203 销售出库 20301 整机内销出库：与销售类型“ 01”对应，自动带出成本科目（54010101） 20302 配件内销出库：与销售类型“ 02”对应，自动带出成本科目（5

40、4010102） 20311 外销出库：与销售类型“ 11”对应，自动带出成本科目（540102） 20321 维修出库：与销售类型“ 21”对应 关于其他科目 暂估款项：建议将其放在“应付账款”的二级科目存在，即： 2121 应付账款 212101 应付款项 21210101 应该人民币 21210102 应付美元 212102 暂估款项 系统配置方案 应收应付 初始科目设置：财务资料。需要维护 付款条件：财务资料。需要维护 应收应付参数设置： 参数设置 常规应收帐款核销方式按单据 单据审核日期依据单据日期 汇兑损益方式月末处理 坏帐处理方式应收余额百分比 代垫费用类型其他应收单 应收帐款核

41、算类型详细核算 受控科目制单方式明细到客户 非控科目制单方式明细到客户 控制科目依据按客户 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 22 页 共 28 页ERP 咨询实施部 销售科目依据按存货 月末结账前是否全部制 单 选中 - 可修改 方向相反分录是否合并不选中 -可修改 凭证核销是否生成凭证不选中 -可修改 预收冲应收是否生成凭 证 选中 - 可修改 红票对冲是否生成凭证选中 - 可修改 是否根据单据报警不选中 -可修改 是否根据信用额度自动 报警 不选中 -可修改 是否包含信用额度为零不选中 -可修改 说明：其他没有说明的选项，按系统默认选择。 ERP

42、系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 23 页 共 28 页ERP 咨询实施部 2.2.6.3 固定资产管理应用方案 基于业务的应用方案 应用方案业务流程图 固定资产业务流程 总账程序固定资产 原始卡片录入 固定资产 卡片 - 原始卡片录入 资产增加 固定资产 卡片-资产增加 计提本月折旧 处理 - 计提本月折旧 固定资产 录入已使用过并 已计提折旧的固 定资产卡片 录入新购 进的资产 本月新购进的资 产不计提折旧 批量制单 固定资产 处理 - 批量制单 固定资产盘点 固定资产 卡片 - 资产盘点 接收凭证 审核凭证 记账 固定资产变动 操作 固定资产 卡片 - 变

43、动单 固定资产业务描述： 用户可自由设置卡片项目。 提供固定资产卡片批量打印的功能。 提供资产附属设备和辅助信息的管理。 提供按类别定义卡片样式，适用不同企业定制样式的需要。 提供固定资产卡片批量复制、批量变动及从其他账套引入的功能，极大地提高 了卡片录入效率。 提供原值变动表、启用记录、部门转移记录、大修记录、清理信息等附表。 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 24 页 共 28 页ERP 咨询实施部 可处理各种资产变动业务，包括原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调 整、折旧方法调整、净残值（率）调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调 整

44、等。 提供对固定资产的评估功能，包括对原值、使用年限、净残值率、折旧方法等进行 评估。 提供固定资产盘点单功能：先到“卡片管理”把卡片清单打印出来，把盘点结果往 固定资产盘点。 系统配置方案 固定资产类别编码： 2-1-1-2 固定资产编码：自动编码“类别编码+序号” ； 固定资产对帐科目： 1501 累计折旧对帐科目： 1502 对帐不平不允许月末结账不选 业务发生后立即制单 固定资产缺省入账科目： 1501 累计折旧缺省入账科目： 1502 登录系统时显示资产到期提示表：选中 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 25 页 共 28 页ERP 咨询实施部

45、 2.2.6.4财务总账系统应用方案 基于业务的应用方案 应用方案业务流程图 总帐应用流程 总账程序财务报表应收应付存货核算 生成凭证 生成凭证 所有凭证 审核 记账 生成报表 总账账务查询 制单 ( 应收付单 / 收付款 单 / 其它转账 ) 应收应付 总账 凭证录入 / （外部凭证查询） 凭证审核 总账 凭证记账 总账 UFO报表 资产负债表/ 利润表 总账 / 明细账 / 余额表等 总账 财务核算 - 生成凭证 存货核算 固定资产 生成凭证 处理 - 批量制单 固定资产 结账期末 - 结账 总账 系统配置方案 (相关基本档案 ) 会计科目：财务资料。需要维护 外币汇率：财务资料。需要维护

46、 凭证类别：财务资料。需要维护 结算方式：财务资料。需要维护 项目档案：财务资料。需要维护 2. 参数配置 参数设置 凭证制单序时控制选中 - 可修改 支票控制选中 - 可修改 赤字控制选中 - 可修改。资金及往来科目 允许修改、作废他人填 制的凭证 选中 - 可修改 凭证编号方式系统编号 - 可修改 出纳凭证必须经由出纳 签字 不选中 -可修改 凭证必须经由主管会计 签字 不选中 -可修改 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 26 页 共 28 页ERP 咨询实施部 可查询他人凭证选中 - 可修改 自动填补凭证断号选中 - 可修改 打印包含科目编码选中

47、- 可修改 汇率方式固定汇率 - 可修改 其他选项不选择 -可修改 说明：其他没有说明的选项，按系统默认选择。 总账系统： 录入每个科目的期初余额，应收账款、应付账款科目的期初余额可以通过“引 入”菜单，从应收应付系统中把期初数据引入到总账系统，录入完之后进行试算 平衡。 月末，所有业务处理完毕后，对所有业务凭证进行记账。 当发现凭证错误或者需要修改凭证时，如果凭证已经记账，需要进行反记账 处理：在总账模块的期末作业中选择对帐功能界面，点击“CTRL+H ”键，激活恢 复记账前状态功能，在凭证功能中进行反记账作业。 关于项目核算，利用系统“存货项目”的特点，让“库存商品、自制半成品、 主营业务

48、收入、主营业务成本”科目，自动带出存货项目。 2.2.6.5 系统月末处理方案 月末处理的应用方案 月末处理流程图 采购管理销售管理 应付帐款应收帐款库存管理 存货管理固定资产 总帐 说明：以从左到右，从上倒下的顺序进行结账。 委外管理 各系统月末结账流程如上图所示： 采购，销售必须先结账，其他模块才能结账。 委外管理必须先结账，库存和存货方可结账。 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 27 页 共 28 页ERP 咨询实施部 库存管理模块结账，存货核算模块才能进行期末处理，结账。 所有结账后，总账才能结账。 物料需求计划及 UFO 报表模块不需月结。 各系统反结账注意事项： 遵循上图的逆过程，即反结账要从总账开始，一直到采购，销售。 在总账中进行反结账的操作：在期末作业功能中选择结账功能，点击 “CTRL+SHIFT+F6”键。 委外管理、存货管理、固定资产模块反结账：必须在结账月下月才能进行。 其他模块在结账界面即可进行反结账。 ERP 系统岗位责任制度及操作指南 北京用友软件股份有限公司* 分公司第 28 页 共 28 页ERP 咨询实施部