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1、第 1 页 准备会议通知须知 特征码 ZOAYNdgmmYLpiTQyQZoK 会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的 行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、 墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。 书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知 和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通 知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。 书面通知 以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会 议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议 入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会 人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便
2、于会务 人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时 间，如人大常委会议的通知要在报到前 1 周至 2 周发出。当然， 一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会 期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一 些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、 工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。机关单位 内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人 第 2 页 代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。 电报通知 写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该 压缩的文字不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩，各项内 容都要写得明确具体，不能让对方猜测。在不能确认被通知单 位或个人是否参会时，应要求对方接到通知后回电。 传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知，收 到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰，可以通过电话 方式告诉对方。如果整页模糊不清，就要重新发送一次。如果 仍然模糊不清，就要考虑采取电话方式了，让对方做好电话通 知的记录。 墙报通知 墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这 几个要素。如果参会对象无法预计（比如一些自由参会的演讲 会、报告会） ，要安排大一点的会场才行，以免到会人数太多， 会场容纳不下，造成不好的效果。