公司物流管理制度1.pdf

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1、物流管理制度 第一章总则 第一条物流部是公司实现商品、包装物、宣传促销品等实物资源向 销售终端合理配送的功能性、服务性部门。 第二条为保障公司在途、库存商品的管理，及时了解公司经营商品 的情况及防范风险，特制定本制度。 第三条公司从事商品经营的各业务部在销售活动过程中均要严格执 行本制度。所称业务部为参与公司商品经营活动所涉及到的部门。 第二章物流部职能及物流管理范围 第一条物流部要保障物流体系运作的高效率，与营销部门紧密协 调，对前台网站销售的客户订单进行处理并提供配送服务与监控。 第二条保障在途、库存商品的完整性。使商品从入库到销售完毕的 过程中，商品质量及实质形态无任何改变，尽量确保商品

2、在存储及运 输过程中无损耗。 第三条科学合理地进行商品的调配、储存、运输，不断降低运营成 本，减少货损。 第四条组织商品售后逆向物流过程， 辅助协调售后服务。 辅助协调 营销部做好退 /换货、物品缺失等异常情况的处理。 第五条物流体系指与商品经营相关的业务活动流程，包括商品的入 库、储存、发货、配送、订单查询等相关信息的处理。 第六条物流管理包括物流过程管理和公司内部物流单据管理。物流 过程管理是指对入库商品至销售商品的过程进行全程控制，即对实物 的流动过程及其数量、 质量进行实时监控； 内部物流单据管理是对物 流单据的具体要求以及内部流转进行规范。 第三章物流部组织架构及岗位描述 第一条物流

3、部组织架构图 物流经理 配送主管 （客服、包装、配送） 配送专员 账务主管 ( 进销存账务) 仓储主管 ( 仓储、分拣) 账务专员仓储专员 第二条岗位职责描述： 1、物流经理 1) 物流管理工作计划与预算的制定、审批与实施。 2) 物流系统的设计、 调整、制度的建立，协助相关部门对商品储 存、运输、调配等工作进行管理。 3) 保障物流部正常运作的同时具产生有高标准、高效率的业绩， 对相关业务信息及时向营销部、财务部等接口部门进行反馈与沟 通。 4) 对物流仓储工作进行指导和检查。 5) 掌握发货与库存的动态变化，协助采购部门做好订货计划。 6) 负责物流部员工的管理与考核。 2、仓储主管 1)

4、 对于公司商品的入库、存货、提货过程进行全面的管理，并附 有领导职责。 2) 做到出、入库准确高效，日清日结，保证商品的安全与记录的 正确、清晰。 3) 做好订单处理的协调安排， 持续改进操作流程与方法， 不断提 升库存内运营效率与质量。 4) 与采购部门对接好入库商品， 组织好入库商品的质检工作，保 持与相关部门的沟通，确保入库、存库商品的质量。 5) 熟悉商品摆放原则，快速、高效完成订单分拣工作。 6) 各项进出库单据的保存与留档。 7) 完成上级领导安排的其他临时工作。 3、配送主管 1) 了解商品属性， 对打包商品的包装安全负责，持续改进包装过 程中的流程和安全质量，不断提升工作效率和

5、标准。 2) 按照公司客户服务标准对客户涉及物流部门的投诉、建议进行 处理与跟踪。 3) 负责第三方物流配送商的开发工作及配送商绩效考核。 4) 收集客户投诉及建议， 协助物流部门持续改进操作模式与客户 服务手段。 5) 订单的分单、合单处理，合理有效的控制物流配送成本。 6) 与仓储协调沟通，保证订单处理及配送的高效率及准确。 7) 订单配送异常的处理流程设计及实施，保证部门工作的顺利进 行和有序开展。 8) 物流配送成本的核算及运费结算工作，确保财务工作的准确 性。 9) 完成上级领导安排的其他临时工作。 4、账务主管 1）掌握库房帐务管理的流程，全面负责指导系统帐手工帐的建 立和维护。

6、2）监督完成库房帐务的日常管理工作，能够开展技术培训并指导 开展活动。 3）掌握盘点、出入库、不合格品、仓库相关帐务的管理工作。 4）各项进出库单据的保存与留档。 5）完成上级领导安排的其他临时工作。 第三条物流部门岗位设置原则及考核宗旨 1、物流部门组织机构按照定岗不定人的原则进行，对主管以下的工 作人员采取一人多岗进行分配，如工作量持续增加， 导致该人员工作 完全饱和，进行增员，岗位剥离，以增加人员利用效率、降低成本。 2、对于人员绩效考核指标的设定，只设置岗位操作指标，采取“谁 操作、谁负责”的方式对员工进行绩效考核。 第四章物流过程管理 第一条商品在入库前，商品本身粘贴的标签必须有与采

7、购申请单、 销售网站上同样的商品名称、条形码、保质期至等等相关商品信息。 第二条商品在入库前，必须经过相关采购人员对质量、规格、数量 等商品信息与供货商进行确认后入库存储。对于特殊存储条件的商品 需与采购质检人员做好保存要求记录，并按要求进行存储。 第三条商品存入仓库后，应及时将商品信息输入到后台管理系统 中，使客服人员快速查询到商品库存情况。 第四条商品出库，客服应当出具客户订单， 物流人员应严格按照商 品发货流程进行操作。 第五章内部物流单据管理 第一条客服部负责对商品的发运过程进行监督，物流部负责在客户 确认收到商品的当天，将商品派送完毕后的信息输入后台数据库中。 以便客服部及时了解客户

8、订单状态。 第二条商品入库时， 采购部质检人员需要填制入库单，入库单所陈 列内容需与采购单相符， 由物流部仓储主管签字确认、物流经理对照 采购单签字确认后生效。 第三条销售商品时， 由客服部对订单进行确认， 需审核订单信息是 否正确，确认可正常发货后提交到物流部，物流部根据生效的订单进 行商品发货和配送，将其中订货单与第三方物流交接单存放到一起。 第四条物流部每天需将不同第三方配送完毕的配送信息汇总 单 到财务部。财务部根据客服部提供的客户订单和配送信息汇总单 （代收货款情况）进行对账，财务部需监控每笔货单账款及时到账。 第五条物流仓库管理人员定期制作库存商品明细表，以便客服 部、财务部对货物

9、发票数量、实际入库数量、实际出库数量、提单数 量进行查询，对其差异进行分析使用。 第六章库存商品的盘存管理 第一条为确保公司账面存货与实际相符，避免公司资产流失， 公司 对库存商品实行不定期盘存管理。物流账务与仓储需每月进行一次库 存盘点，将盘点情况上报物流负责人。 第二条盘点当天停止一切商品进出库操作，直至账务系统开帐； 第三条盘存管理主要为确定存货是否存在，仓库出入库数量与公司 账面是否一致，存货的实际品质等。 第四条库存商品盘存管理由物流部负责人、仓库管理员、 财务部负 责。 第五条盘存前，通过财务部取得上月报表日商品帐面数据，作为实 际盘存基础。 第六条在实际盘存商品时， 要注意观察存

10、货的品质状况，要征询仓 库管理人员、采购人员等意见，以了解和确定存货中属于残次、毁损 状况。 第七条在盘存时，应清点库存商品实际数量， 应从仓库取得盘点日 前商品的出入库记录，并将盘存结果逐项记录在库存盘存情况表 中进行现场所有人员签字确认后留存，通过倒推法计算出上月报表日 的存货数量。对正常损耗部分应取得相关单据并留存。 第八条根据抽查取得的相关数据， 如出现异常情况， 物流部应填制 存货异常情况表，对盘点前帐面数据、尚未入帐数、帐面应库存 数、实际盘点数、盘点差异、品质状况一一列示，并对盘存情况予以 说明。 第九条如账面数据与实际库存不符， 物流部应会同各部门对差异原 因进行分析， 差异如

11、属于正常损耗应直接进行账务处理；如差异系非 正常原因形成， 应向上级主管汇报， 由公司临时审核小组组织进行清 查，按清查结果进行处理。 第七章物流管理的责任 第一条公司物流过程必须严格执行本规定，各部门应承担相应的职 责。 第二条物流部没有擅自将商品进行出入操作权限，任何出入库操作 必须根据各相关部门的申请单办理出入库手续。 第三条物流部负责审核相关单据，在授权范围内进行出库单、发运 单据的审批，对审批结果负责。 第四条财务部负责对物流部提供的单据进行检查、对账，负责监控 物流部对库存商品进行实地盘点。 第五条物流部作为公司物流管理的具体负责部门，对公司物流进行 协调和组织， 并负责对公司库存

12、商品进行实地盘点，并对实地盘点的 真实性负责。 第六条公司总裁根据物流部提供的 存货异常情况表 中非正常损 耗有最终处理权。 第八章 物流部门工作流程 第一条采购入库： 涉及部门：采购部（采购助理、QC 质检员）物流部、（仓储、账 务） 、财务部 采购入库 财务部账务/ 物流部仓储/ 物流部质检/采购部供应商 /采购部 不符合入库规则 符合入库规则 入库单与采购单一起留 存、进行财务账务处理 一联供应商/ 采购 部留档 一联财务留档 与仓储人员交接，由仓 储人员对入库商品进行 数量核对 质检员根据采购申请 单对送货商品质量进 行现场盘定 确认审核后，系统自动 生成入库单编号以及入 库确认单，入

13、库信息自 动进入系统库存 打印一式三联入库确认 单，由仓仓储专员、供 应商双方签字确认 仓储人员核对入库商品 数量 一联账务留档 仓储人员根据实际送货 量登记入库商品，转交 账务专员 将不合格商品退 回供应商带回 供应商按照采购指示送 货到采购部指定地点 按照采购流程在系 统中创建采购申请 单，并通知供应商 送货 商品入库 账务根据采购单编号系统 中查找该采购单，并在采 购数量后面录入实际收货 数量 供应商在送货前提前 与物流部约定送货日 期 备注： 项目详细描述责任部门 商品编码 /条 形码 由销售部和采购部提供组合完成后的商品编码再 加商品入库日期合并为商品统一条形码。 同一类型的商品（如

14、：商品类别、商品名称、商品 规格、销售价格、供应商进货渠道等等一样的商品）固 定为同一组条形码，任何不一样类别的商品，其所属的 条形码也相应的变化； 采购部 商品编码 每一组条形码对应一个商品编码，此编码为各部门之间 的对接依据。 采购部 商品名称 按照官网的上统一商品名称采购进货商品，要求同 一款商品在官网、采购单、商品本身的商品名称必须一 致，避免因为采购货物的商品名称和官网上不一致而造 成物流部在发货时出现发错货现象。 采购部 保质期 因有一些采购商品上没有显示保质期以及生产日期，为 有效对商品保质期的控制，由质检部负责对采购商品进 行管控。 采购部 采购申请 按照采购流程在系统中创建采

15、购申请单，并通知供应商 携带采购申请单送货到采购指定地址，供应商在送货时 与物流部送货约定送货时间，采购单上必须注明“超过 保质期（例如：1年）拒绝入库” 采购部 标签 标签在商品入库前全部贴在进货商品上面（标签内容： 商品名称条形码等详细内容，如商品本身没有保质期 的，商品在入库前必须在标签注明保质期），没贴标签 的商品物流部有权拒收。 采购部 /供应商 商品质检 供应商按照约定的时间送货到仓库后，由质检员对商品 进行质量检验 由于物流部人员不能详细对采购商品的质量做到深刻 了解，需要采购部质检员在仓库现场对入库商品进行质 检（包括质量、商品真伪、进货渠道、 规格、 商品名称、 商品类别、保

16、质期、条形码等等） 采购部 /质检员 数量核对 仓储专员根据采购单信息中商品编号与采购商品进行 数量核对，并填写商品入库货位号。 物流部 /仓储专员 系统录入 账务专员根据仓储专员的收货信息录入系统 物流部 /账务专员 打印确认单 入库确认后打印一式三联确认单，由供应商、财务、物 流部各自保留 物流部 /账务专员 第二条退回供应商： 涉及部门：采购部、物流部（账务、仓储） 退回供应商 供应商财务部物流部/ 仓储物流部 /账务采购部 按照退回供应商流程 在系统中创建退货申 请单 通知供应商按照按照退 货申请单及时到仓库办 理退货 供应商在办理退货前提前 与物流部约定办理退货日 期 账务专员根据退

17、货申请单 编号在系统中查询退货申 请单 在退货商品后备注货位 号，转交仓储专员备货 仓储专员根据退货申请 单开始取货 与供应商双方核对退货 数量 账务专员在系统根据实际 退货信息修改退货申请 单，确认审核后系统自动 生成退货确认单以及编号 打印一式三联确认 单，双方签字确认 财务留档 单据留档备案 供应商带回 备注： 项目详细描述责任人 退货标准 商品质量有问题的商品；临近保质期限的商品；库存积压 的商品，向供应商沟通办理退换货操作。 采购部 退货申请 采购部根据退货流程在系统中创建退货申请单，通知供应 商按照退货申请单及时到仓库办理退货 采购部 退货查询账务专员根据退货单信息在系统中查询货物

18、货位号物流部 /账务专员 数量核对仓储专员与供应商双方核对退货信息，并签字确认物流部 /仓储专员 打印确认 单 出库确认后打印一式三联确认单，由供应商、 财务、 物流 部各自保留 物流部 /账务专员 第三条 订单出库： 涉及部门：客服部、物流部（仓储、账务、配送） 订单出库 财务部物流部/ 仓储物流部 /账务客服部物流部 /配送 客服部随时关注系统订 单，在客户系统中下单 同时第一时间确认订单 确认订单的信 息完整性 及时与客户联系，完善订 单的完整性，确认通过后 按照“通过确认”流程操 作 不完整 配送专员随时关注客服部 确认通过的订单，并在规 定的时间内进行二次确认 订单 通过确认 订单自

19、动转入“以确认订 单” 确认订单是否符合订 单发货规则 返回订单列表，并注明原 因，由客服部负责根据原因 有效的处理订单异常 异常 订单自动转入“待发货订 单” 无异常 财务部“在已确认订单 中”根据已付款订单与财 务确认是否收款 确认已收款的订单 账务专员根据已转入“待发 货订单”打印拣货单交由仓 储专员 仓储专员根据拣货单开始 配货、分拣等操作 拣货完成后将拣货单转交 账务专员 账务专员根据拣货单在系 统中录入实际配货信息， 确认通过后系统自动生成 出库单编号以及出库单 打印一式三联出库确认 单 财务留档 单据留档备案仓储专员留档备案 打印发货单和快递配送 单后交给仓储专员 异常 包装完成

20、后后交接配送专 员 配送专员将快递单号录 入相应的订单中，确认 后订单转入“已发货订 单” 根据第三方快递公司的反 馈修改订单的配送状态 配送专员将发货商品与第 三方交接 操作项目详细描述负责人 确认订单 客服部随时关注系统订单，客户订单生成后由客服部确 认订单是否有效（收货人信息、商品信息等），如遇订 单信息不完整的情况下，由客服部及时与客户沟通完善 订单信息，以保证物流部订单及时配送。 客服部 核对是否收款如有客户先付款的订单，财务部及时核对收款信息财务部 二次确认订单 配送专员在二次确认客户订单，确认订单信息是否完 善，已付款订单是否到账，核对无误后进行二次确认， 有异常的订单及时与相关

21、部门反馈，并将订单返回 物流部 /配送专员 打印发货单 经过二次确认的订单，配送专员打印发货单，交由仓储 专员开始分拣 物流部 /配送专员 打印拣货单 经过二次确认的订单，账务专员打印拣货单，交仓储专 员开始配货 物流部 /账务专员 配货、分拣 仓储专员根据拣货单和发货单开始配货、分拣操作，分 拣完成后将分拣商品和拣货单分别与配送专员、账务专 员交接。 物流部 /账务专员 确认拣货信息 账务专员根据拣货单在系统中录入实际配货信息，确认 通过后系统自动生成出库单编号以及出库单 物流部 /账务专员 打印出库单 将该批次的生成的出库确认单打印一式三联出库单由 财务部、账务专员、仓储专员分别保留 物流

22、部 /账务专员 商品配送 配送专员与第三方物流交接商品发货清单，由配送专员 负责追踪订单的配送状态，并根据第三方物流公司反馈 的信息及时修改系统中订单状态。 物流部 /配送专员 第四条退换货处理流程： 涉及部门：客服部、物流部、采购质检，财务部。 退换货处理 质检 / 采购部仓储专员 / 物流部账务专员 / 物流部配送专员 / 物流部客服部 客服部接收客户退换 货申请 根据退换货原则判定 是否退换货 不予办理退换 货业务 不符合 通知客户邮寄回客 服部指定地址 符合 检验商品品质是否符 合退换货，并提交书 面反馈意见 返回客服部，与客 户沟通相关工作 不符合 符合退款 商品入不良品库符合 账务

23、专员将订单做入库 操作，系统入账 与财务协调退款业务 配送发货 修改订单状态，需要换货 的订单在订单状态修改为 “换货”时，系统自动生 成一张换货出库单 备注： 项目详细描述责任人 客户投诉 客服部根据退换货原则与客户沟通，符合退换货原 则的，通知客户通过邮寄的方式寄到客服部指定地 址 客服部 商品质检 采购部质检返回商品的品质（例如：是否是仓库发 货、商品是否破坏等等）是否符合退换货原则，并 将结果反馈客服部 采购部 /质检 退换货操作 符合退换货原则的商品根据客户的要求办理退换 货业务，不符合退换货的商品与客户沟通并将商品 邮寄回客户处。 客服部 商品入库仓储专员将返回的商品办理不良品入库手续物流部 /仓储专员 系统入账账务专员根据订单做系统退货入库。物流部 /账务专员 订单状态配送专员根据订单修改订单状态。物流部 /配送专员