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1、第 1 页 文件管理制度 特征码 ptGwYNDVSjimzbbTnpRa 一、总则 第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充 分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况， 特制订本制度。 第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公 司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。 二、收文的管理 第三条 *的签收： 第 2 页 凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公 室收发员登记签收 第四条 *的编号保管： 1. 办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上 “外来文件流单“，并分类登记编号、保管。 2.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时 分别送交办公室 收
2、发员进行登记编号保管，不得个人保存。 第五条 *的阅批与分转。 1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容 和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送 公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事， 第 3 页 一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2.一般函、电、单据等，分别由办公室 收发员 直接分转处理。 3.为加速文件运转，办公室收发员应在当天将 文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门， 应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。 第六条 文件的传阅与催办。 1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不 得将有密级的文件带回家、宿舍和
3、公共场所，也不得将文件转 借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 第 4 页 2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前 将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅 后应签名以示负责。如有领导“批示“、“拟办意见“，办公室收 发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有 关事宜。 3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责 任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放 分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办 公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢 失。 三、发文的管理 第七条 发文的规定：公司上报下发正式文件由 第 5
4、 页 办公室负责。 第八条 发文的范围： 1.凡是以公司名义发出的文件、决定、决 议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 2.下发文件主要用于：(1)公布规章制度； (2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；(3)公 布体制机构变动或干部任免事项；(4)公布重大经营管理、技术、 生活福利等工作的决定；(5)发布有关奖惩决定和通报；(6)其 他有关重大事项； 第 6 页 3.上行文件主要用于：(1)对上级呈报工作 计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：(2)同相关单位 联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。 4.在日常经营管理、技术工作中，有关图 纸、
5、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项， 应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室 书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。 5.各业务部门如开专题会议所作的决 定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。 6.各业务部门与外单位发生的一般业 务联系，可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公 司名义发文。 四、发文程序与要求 第九条 发文程序规定： 第 7 页 1.各部门需要发文，应事先向办公室提出 申请；拟搞人应填写发文拟稿单 ，并详细写明文件标题、发 送范围、印刷份数、标定日期； 2.草拟文稿必须从公司角度出发，做到情 况确实、观点鲜明、条理清楚、层
6、次分明、文字简练、标点符 号正确、书写工整。 3. 办公室对文稿进行审查和修改。对涂改 不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿 部门重新拟稿； 4.经办公室审查修改后的文稿，送主管领 导核稿(对文稿内容、质量负责)； 5.对审核时修改较多，有碍打印和存档的 文稿，应由拟搞部门重新整理清楚； 6.需经会签的文稿，由办公室在交付打印 第 8 页 前送会签部门会签； 7.经领导批准签发后的文稿交办公室统一 编号打印； 8.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对 人员应在发文稿上签名； 9.文件打字后，由办公室派专人分发并检 查落实情况。 五、文件的借阅和清退 第十条 各部门有关工作人员因
7、工作需要借阅 一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。 第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看， 按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和 第 9 页 在文件上勾划等。 第十二条 各部门应指定一位责任心强的同志 负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。 六、文件的立卷与归档 第十三条 文件的归档范围： 以公司名义形成的文件统一由办公室 负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部 门负责立卷归档。 第十四条 立卷要求 1.文件立卷应按照内容、名称、作者、 时间顺序，分门别类地进行整理归档。 2.立卷时，要求把文件的批复、正本、 底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 第 10 页 3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相 结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立 卷归档。 4.上年度形成的文件材料，要求在下年度 5 月份以前整理完。6 月份正式向办公室移交，清单一式两份。 (交接部门各留存一份备查)。 七、文件的销毁 第十五条 对于多余、重复、过时和 无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。 第 11 页 办公室 XXXX 年 XX 月 XX 日