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1、第 1 页 秘书会议礼仪：基本会议礼仪 特征码 quMmgXIQxoXveqEzlSgo 秘书会议礼仪：基本会议礼仪 请你回顾一下自己的工作状态，除了在自己工位上的时间、 电话沟通的时间会多一些，还有哪种沟通方式多一些？这就是 会议沟通。下面我们就来谈在会议当中应该注意哪些礼仪。 按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部 会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、 研讨会、座谈会等。 内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、 表彰会，以及计划会等等。 我们以外部会议为例，讲一讲商务礼仪中需要关注的一些 细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。 第 2 页
2、会议前： 在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面： 会议开始时间、持续时间 会议地点确认 会议出席人 会议议题 接送服务、会议设备及资料、公司纪念 品等 时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的 时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安 排自己的工作。 地点，是指会议在什么地点进行，要注意会 议室的布局是不是适合这个会议的进行。 第 3 页 人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会 议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了 适合外部的嘉宾来出席这个会议。 会议的议题，就是要讨论哪些问题。 会议物品的准备，就是根据这次会议的类 型、目的，需要哪些物品。比如纸
3、、笔、笔记本、投影仪等等 是不是需要用咖啡、小点心等。 会议中： 在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面： （）会议主持人 主持会议要注意介绍参会人员控制会议进程避免跑 题或议而不决控制会议时间 （）会议座次的安排 第 4 页 一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌 会议。 一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是 所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。 在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领 导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠 里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位 置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主 人
4、坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。 还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为 布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多 的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较 主要的座位，就可以了。 会议后： 在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出 良好的商务礼仪。主要包括： 第 5 页 会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶 段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟 进； 赠送公司的纪念品； 参观，如参观公司，或厂房等。 如果必要，合影留念。 会议发言人的礼仪： 会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报 告，后者一
5、般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主 席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的 风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果 是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若 无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。 自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序， 不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应 以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。 第 6 页 如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回 答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见 应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。 主持人的礼
6、仪： 各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其 礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。 1主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边 幅，邋里邋遢。 2走上主席台应步代稳健有力，行走的速度因会议的性质 而定，一般地说，对快、热烈的会议步频应较慢。 3入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持 稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿 时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手 轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅 动作。 第 7 页 4主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。 5主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或
7、幽默， 或沉稳，或活泼。 6主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈， 会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。 会议就座礼仪： 如果受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等着将自己 引导到座位上去。通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末 端。主席两边是为参加公司会议的客人和拜访者的座位，或是 给高级管理人员、助理坐的，以便能帮助主席分发有关材料、 接受指示或完成主席在会议中需要做的事情。 如果会议中有很特殊的规定，例如，如果有从其他国家的 其他公司来的代表，座位总是包括那个公司的高级代表，坐在 长会议桌的中间，您的公司的高级管理人员坐在他们的对面， 都在自己的身边坐着自己公司的职员，而会议桌的两端则空着。 第 8 页 通常客人坐在面对门口的座位上。 尽管座位的次序不像正式宴会上男女交叉着坐那样安排， 业务会议不应区分性别，不应男女坐对面。