《华润燃气集团集中式物资采购系统实施项目 最终用户操作手册-成本核算员.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《华润燃气集团集中式物资采购系统实施项目 最终用户操作手册-成本核算员.doc（37页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、 华润燃气集团集中式物资采购系统实施项目最终用户操作手册成本核算员埃森哲（中国）有限公司2010年11月12日目录目录21.概述32.发票匹配工作42.1.管理模式42.1.1.业务范围42.1.2.信息传递方式42.1.3.工作要求42.2.方案流程52.2.1.方案要点52.2.2.方案流程图52.3.操作步骤62.3.1.具体操作步骤62.4.系统操作72.4.1.EXCEL数据整理72.4.2.发票导入92.4.3.导入查询(仅作验证，非必须步骤)133.月结工作173.1.管理模式173.1.1.业务范围173.1.2.工作重点173.2.月结介绍183.2.1.月结流程图183.2
2、.2.采购月结步骤193.2.3.库存月结步骤193.2.4.应付月结步骤193.2.5.集成月结步骤203.2.6.其他月结步骤213.3.具体操作步骤213.3.1.采购部分具体操作步骤213.3.2.库存部分具体操作步骤223.3.3.成本部分具体操作步骤223.3.4.应付部分具体操作步骤233.3.5.总账部分具体操作步骤233.4.系统操作243.4.1.采购部分具体系统操作243.4.2.库存部分具体系统操作243.4.4.成本部分具体系统操作263.4.5.应付部分具体系统操作343.4.6.总账部分具体系统操作371. 概述本文档是华润燃气集团集中式物资采购系统实施项目所规范
3、的“成本核算员”角色对应的最终用户操作手册，对该角色在Oracle系统内的业务操作进行了详细描述，用于指导Oracle系统采购最终用户未来的日常业务操作。此文档仅适用于华润燃气集团未来财务成本核算相关工作的操作。2. 发票匹配工作此流程适用的业务有： 发票匹配1.2.2.1. 管理模式2.1.1. 业务范围 部门范围目前发票匹配部门包括有：财务部。 物资范围a) 对于无锡、武汉、淄博、遂宁四家试点单位原先K3系统管理的物资均需在ORACLE系统中处理发票。(不包括燃气具零配件、CNG等设备配件)b) 对于其他上线单位仅针对三大部分：集中(联合)采购物资，OEM品牌燃气具，LNG气源。2.1.2
4、. 信息传递方式 目前开票的实际业务照旧，但是需要将供应商发票匹配至对应的接收行，整理成规定的EXCEL文档后，手工导入系统。2.1.3. 工作要求 业务要求未来所有在采购系统做接收的行，均必须对应到实际开票数量，并将此数量导回至财务系统。当财务系统上线后，此步操作则无需操作，两系统将无缝集成。 数据要求a) 匹配数量填入需匹配的接收数量。此数量必须是按照该物料的主单位维护b) 匹配金额填入该接收行，实际对应的发票总金额。 操作时间要求这里要求每月的系统操作在月结前完成。2.2. 方案流程2.2.1. 方案要点 采购部提交采购订单、入库单、质检报告、供应商提供的发票、付款申请给财务部；气源不存
5、在质检报告； 财务部在系统中录入发票，与以上单据进行匹配；2.2.2. 方案流程图a. 流程说明编号活动名称活动描述角色相关单据10.提交付款申请采购员提出付款申请，并将采购订单、入库单、质检报告、供应商提供的发票附在一起，交给财务。成员公司及其下属单位-采购员采购订单入库单质检报告发票20.录入发票财务人员在系统中录入发票，与采购订单，入库单，质检报告，发票进行匹配。此处在财务未上线前，需要手工处理发票的匹配，并导入物资系统。成员公司及其下属单位-财务人员采购订单入库单质检报告发票30.付款根据合同的付款条款以及金额向供应商付款，并核销发票。成员公司及其下属单位-财务人员2.3. 操作步骤2
6、.3.1. 具体操作步骤 入库在金蝶/用友中(非物资系统上线范围物资以及历史遗留上线物资)依然按照原操作方式，在金蝶中输入发票并勾稽入库单。 入库在物资系统中a) 金蝶/用友中录入发票，不勾稽入库单。b) 在金蝶/用友系统的应付模块或总账模块中录入分录：借：应付暂估中转 借：应交税金-增值税-进项税 贷：应付账款c) 在集采系统中打印暂估报表(详见以下的系统操作部分)d) 将供应商开票的数量及金额，对应到集采系统的订单行上，并记录在暂估报表中。e) 通过系统的导入功能，将已录入的开票数量和金额导入物资系统(详见以下的系统操作部分)注：此导入功能具有累加功能，如果重复导入会导致物资系统开票量的错
7、误，故需要注意。2.4. 系统操作2.4.1. EXCEL数据整理 进入“B01_XXX_财务成本核算员”职责 打开“应付暂估明细导出表” 选择需要匹配发票的供应商(可按供应商显示暂估结果)，点击“确定” 点击“提交”，提交该请求 如在不需要提交另外请求的情况下，点击“否”，如有新请求，则点击“是” 选择“查看”下， “请求” 将鼠标明确在已提交的请求的行， 点击“查看输出” 查看输出的“应付暂估明细报表”，明确需匹配的行，导出数据 将导出的“应付暂估明细报表”另存为CSV格式 填写对应的“发票匹配数量”，“发票匹配金额”(未匹配部分依然留空，系统不会做任何处理)说明：这里的发票匹配金额是发票
8、的不含税金额。此部分在物资系统上线物资，开票业务在金蝶中需要手工做账：借：应付暂估中转 借：应交税金-增值税-进项税贷：应付账款这里的发票匹配金额即此处的应付暂估中转金额。2.4.2. 发票导入 进入“B01_XXX_财务成本核算员”职责 点击“发票匹配结果导入” 点击“上传文件” 点击“浏览” 在弹出的网页中，选择本地文件夹下需要导入的CSV格式文件，然后打开 点击“提交” 系统提示文件是否已经成功加载，点击“是” 点击“数据验证”，如验证通过，则显示数据验证通过，点击“确定” 然后点击“导入需求”，系统会提示导入成功 2.4.3. 导入查询(仅作验证，非必须步骤) 进入“B01_XXX_财
9、务成本核算员”职责 打开“应付暂估明细报表” 按查找需求，填写“供应商”、“日期至”、“是否显示零暂估行” a) 供应商：不填写，则显示所有暂估条目。填写供应商则只会显示该供应商的暂估。b) 日期至：指暂估的截止时间，当结账跨月，则可能需要将该日期改为上月末，这样才是准确的上月末的暂估数据。c) 是否显示零暂估行：是否将已匹配完的暂估也显示出来，不输入则默认为否。 点击“确定” 点击“提交”，提交该请求 如在不需要提交另外请求的情况下，点击“否”，如有新请求，则点击“是” 选择“查看”下， “请求” 点击“查找” 选中已提交的请求行， 点击“查看输出” 查看已导入发票明细是否已匹配3. 月结工
10、作此流程适用的业务有： 月结业务3.3.1. 管理模式3.1.1. 业务范围 部门范围目前月结部门包括有：财务部。 物资范围d) 对于无锡、武汉、淄博、遂宁四家试点单位原先K3系统管理的物资均需在ORACLE系统中处理发票。(不包括燃气具零配件、CNG等设备配件)e) 对于其他上线单位仅针对三大部分：集中(联合)采购物资，OEM品牌燃气具，LNG气源。3.1.2. 工作重点 业务难点未来财务月结时，需要分两部分业务数据进行月结。集采系统相关业务数据月结与原系统相关业务数据月结。本文档主要描述的是集采系统相关业务数据对应的科目的月结过程。集采系统相关业务数据包括：采购接收数据材料采购-分类科目采
11、购接收数据应付暂估科目采购入库数据库存价值-分类科目物资出库数据账户中转科目 新增的科目为配合未来财务系统的上线以及本次集采系统的账务过渡，在原金蝶/用友系统中，需要新增以下科目。账户中转科目应付暂估应付暂估中转 发票价格差异 记录集采系统总的出库金额所有集采系统欠款 金蝶/用友系统已核销的暂估(针对集采系统的暂估) 已核销部分的发票价差 注意：此处的应付暂估需要与金蝶/用友系统中用到的暂估科目有所区分。材料采购-分类科目库存价值-分类按财务核算要求设置各物资分类的材料采购科目按财务核算要求设置各物资分类的库存价值科目注意：此处的库存价值-分类科目设置时应与原系统的原材料科目有所区别，这里的库
12、存价值-分类是财务核算的库存科目的统一标准。在物资上线财务未上线阶段，月结统计需要分别汇总该部分余额与原系统原材料余额，确定库存价值。3.2. 月结介绍3.2.1. 月结流程图3.2.2. 采购月结步骤a. 业务上确认本期采购订单是否产生完毕业务上，需要计划员确认当月需接收或入库的采购订单是否在系统中已录入完毕。责任人：计划员b. 业务上关闭本月已处理的采购计划业务上，需要计划员关闭当月已处理的采购计划单。责任人：计划员c. 业务上确认本期已到货采购订单是否均已接收业务上，需确认本期已到货采购订单均已录入完毕。责任人：仓管员d. 检查是否存在已接收但未入库的物资在接收事务处理(Receivin
13、g Transactions) 界面查找已接收但未入库的物料。可通过报表“材料采购明细报表”，查询是否含有已接收未入库的物资。责任人：仓管员路径：PO：接收接收事务处理3.2.3. 库存月结步骤a. 核对存货的事务处理接口检查库存事务处理开放接口、待定库存事务处理，未核算成本事务处理等。责任人：运维人员b. 输入所有的库存事务处理确保所有出库、接收和调整均已输入，并将当月的入库、出库凭证装订成册，以便日后复查。责任人：仓管员c. 进行期末盘点调整确保当期所有的库存事务都已正确并无一遗漏地录入进系统后，对仓库进行盘点并根据盘点结果在系统中作相应数量调整。由仓管人员打印收发存报表。责任人：仓管员、
14、成本核算员3.2.4. 应付月结步骤a. 业务上确认本期所有采购发票及费用发票已在系统中处理完毕确保所有发票匹配工作均已完成(匹配方式见1.1.1章节中介绍的发票价格差异方案的方法)，并将当月发票、订单合同、入库单装订成册，以便日后复查。责任人：应付会计b. 业务上确认本期所有付款业务已在系统中处理完毕从业务上检查并确认本期所有的付款业务已在系统中处理完毕，并将当月付款单据装订成册，以便日后复查。责任人：应付会计3.2.5. 集成月结步骤a. 将物资系统产生的大凭证的分录全部录入到原财务系统中确保当期所有分录都已正确并无一遗漏地录入进系统。其中，对于库存估价科目，需要与原财务系统的原材料，库存
15、科目做匹配表，对应得录入系统。材料采购、应付暂估建议均在原系统中新建科目，并全部录入。其中账户别名的中转科目按照出入库汇总报表的数据，并结合科目匹配表，由财务自行整理后导入原财务系统。责任人：成本核算员b. 如有必要，检查所有材料采购的账是否已在系统中录入根据物资系统提供的大凭证，核对大凭证的材料采购借项发生额与贷项发生额，是否与原财务系统的材料采购科目的发生额相同。若有差异，核对大凭证明细记录，找到未录入的分录并补录入原财务系统。责任人：成本核算员c. 关闭采购期间(总部控制)如果当前的采购及接收业务已经完成，总部会关闭相应的采购会计期，以防止在已关闭期间内继续采购订单和接收的业务。在成本管
16、理职责下控制采购期间界面中关闭采购期间，选择需关闭的期间，将状态修改为“关闭”。关闭前，必须确认采购接收业务是否已结算完成，此操作是不可逆的。责任人：总部成本核算员路径：CST：期间管理采购期间d. 打开下一个采购期间(总部控制)当需要在下一个采购期间内处理采购订单和接收业务时，总部会打开下一个采购会计期。在成本管理职责下控制采购期间界面中打开下一个采购期间，选择需要打开的期间，将状态修改为“打开”。责任人：总部成本核算员路径：CST：期间管理采购期间e. 如有必要，检查所有应付暂估的账是否已在系统中录入根据物资系统提供的大凭证，核对大凭证的应付暂估贷项发生额，是否与原财务系统的应付暂估科目的
17、发生额相同。若有差异，核对大凭证明细记录，找到未录入的分录并补录入原财务系统。责任人：应付会计f. 确认发票价格差异月结时，整理了应付暂估账务后，通过物资组提供的“发票价格差异明细报表”，在原财务系统中将差异部分结转至价格差异科目中。责任人：成本核算员g. 如有必要，检查所有库存估价的账是否已在系统中录入根据物资系统提供的大凭证，核对大凭证的库存估价借项发生额与贷项发生额，是否与原财务系统的原材料、库存科目的发生额相同。若有差异，核对大凭证明细记录，找到未录入的分录并补录入原财务系统。责任人：成本核算员h. 关闭库存期间并打开下一期间当需要在下一个库存期间内进行采购接收的事务处理时，需要将下一
18、个库存期间打开。在打开下一个会计期前，需要先将当期的库存会计期关闭，以免事务处理会计期间错误。库存会计期的控制是按库存组织控制的，要分别按库存组织进行关闭和打开。在关闭库存会计期前需要确认当期的库存事务处理已全部完成，然后进行关闭。关闭库存期间的操作是不可逆的。责任人：成本核算员路径：成本会计期间管理库存会计期3.2.6. 其他月结步骤其他科目的月结核对工作以及财务结账报表等的业务操作照旧，各成员公司按照原业务流程继续执行。3.3. 具体操作步骤以上流程图中，财务需要操作的是应付会计与成本会计角色需要完成的所有步骤。3.3.1. 采购部分具体操作步骤a) 关闭采购会计期并打开采购会计期(总部控
19、制)确认已将需要关闭的采购计划全部关闭；需要关闭的采购订单全部关闭；确认已录入所有接收、入库记录；不存在已接收未入库的事务；3.3.2. 库存部分具体操作步骤a) 关闭库存会计期并打开库存会计期需确认仓管员是否盘点结束并调整完毕；3.3.3. 成本部分具体操作步骤a) 导出物资系统大凭证采购接收：借：材料采购-分类 贷：应付暂估采购入库：借：原材料-分类 贷：材料采购-分类领退料：借：账户中转科目 贷：原材料-分类b) 按物资系统的出入库汇总报表，将账户中转科目结转至具体出库科目借：具体发生科目 贷：账户中转科目c) 按物资系统的出入库明细报表，将不可抵税部分手工进项税转出，这里的每个物资的税
20、率需要人为判定。借：具体发生科目 贷：应交税金-增值税-进项税以上分录均在金蝶/用友的总账系统中手工录入。3.3.4. 应付部分具体操作步骤a) 在物资系统打印发票价差报表由于每张发票到来，财务按照发票匹配的要求，会将已开票量及已开票金额导入到物资系统中，故对于物资系统可以通过一定的逻辑计算出，每个订单行对应的发票价格差异值，并汇总至整个月度发生的发票价格差异；b) 在金蝶/用友系统调整发票价差根据物资系统报表得到的发票价差，可以将这部分差异从应付暂估中转中剥离出来。分录为：借/贷：发票价格差异 贷/借：应付暂估中转通过此操作，可结转出发票价差。*注意，此步操作，也可在日常处理应付暂估时，将每
21、笔匹配量和匹配金额均计算出对应的发票价差，在开票凭证录入：借：应付暂估中转 借：应交税金-增值税-进项税 借/贷：发票价格差异 贷：应付账款这样，月末可以不用统一处理发票价格差异金额。c) 结算应付暂估通过月末导入的物资大凭证，可取得物资系统的贷项应付暂估金额；通过每张发票手工做账的凭证，可取得物资系统的借项应付暂估中转金额；通过发票价格差异的结算，可计算出物资系统的应付暂估：物资系统应付暂估 = 应付暂估 应付暂估中转 + 发票价格差异所以未来各成员公司的应付暂估总金额为物资的应付暂估总金额与原系统应付暂估金额之和。3.3.5. 总账部分具体操作步骤其余月结工作与原工作方式完全一致。3.4.
22、 系统操作3.4.1. 采购部分具体系统操作(总部控制)a） 关闭采购会计期并打开采购会计期 进入“B01_XXX_财务成本核算员”职责 成本核算员职责下选择“打开关闭采购会计期” 选择要关闭的会计期间，选择“关闭”；同时选择要打开的会计期间，选择“打开”3.4.2. 库存部分具体系统操作a）关闭库存会计期并打开库存会计期 进入“B01_XXX_财务成本核算员”职责 成本核算员职责下选择“打开关闭库存会计期”3.4.3. 选择要关闭的会计期间，选择“关闭”；同时选择要打开的会计期间，选择“打开”点击“确定”即可打开会计期。3.4.4. 成本部分具体系统操作a） 导出物资系统大凭证 点击选择“财
23、务报表”下“采购项目大凭证” 选择期间及日记账来源，点击 “确定”。Purchasing指采购接收业务相关分录；INV_PO指出入库业务相关分录；INV_TRANSFER指库存调拨相关分录；INV_ACCOUNT指领用业务相关分录。 点击“提交”，提交该请求 如在不需要提交另外请求的情况下，点击“否”，如有新请求，则点击“是” 选择“查看”下， “请求” 点击“查找” 选中已提交请求的行， 点击“查看输出” 按导出的汇总凭证在原财务系统中手工录入分录b） 按物资系统的出入库汇总报表，将账户中转科目结转至具体出库科目 查看“集采项目出入库汇总报表” 选择当期期间，点击“确定” 点击“提交”，提交
24、该请求 如在不需要提交另外请求的情况下，点击“否”，如有新请求，则点击“是” 选择“查看”下， “请求” 选中已提交的请求行， 点击“查看输出” 按导出的汇总报表在原财务系统中手工录入分录c） 按物资系统的出入库明细报表，将可抵税部分手工结转进项税 查看“出入库明细_含金额” 选择“库存组织”、“起始日期”、“终止日期”、“是否可退税” 点击“确定” 点击“提交”，提交该请求 如在不需要提交另外请求的情况下，点击“否”，如有新请求，则点击“是” 选择“查看”下， “请求” 选中已提交请求的行，点击“查看输出”后续操作由财务手工通过EXCEL整理进项税转出金额。3.4.5. 应付部分具体系统操作
25、d) 在物资系统打印发票价差报表由于每张发票到来，财务按照发票匹配的要求，会将已开票量及已开票金额导入到物资系统中，故对于物资系统可以通过一定的逻辑计算出，每个订单行对应的发票价格差异值，并汇总至整个月度发生的发票价格差异； 查看“发票价格差异报表” 选择填写“供应商”、“日期至” 点击“确定” 点击“提交”，提交该请求 如在不需要提交另外请求的情况下，点击“否”，如有新请求，则点击“是” 选择“查看”下， “请求” 选择“查看”下， “请求” 核对“发票价格差异报表”是否有物料存在发票价格差异额e) 在金蝶/用友系统调整发票价差根据物资系统报表得到的发票价差，可以将这部分差异从应付暂估中转中剥离出来。分录为：借/贷：发票价格差异 贷/借：应付暂估中转通过此操作，可结转出发票价差。f) 结算应付暂估通过月末导入的物资大凭证，可取得物资系统的贷项应付暂估金额；通过每张发票手工做账的凭证，可取得物资系统的借项应付暂估中转金额；通过发票价格差异的结算，可计算出物资系统的应付暂估：物资系统应付暂估 = 应付暂估 应付暂估中转 + 发票价格差异所以未来各成员公司的应付暂估总金额为物资的应付暂估总金额与原系统应付暂估金额之和。3.4.6. 总账部分具体系统操作依照原先财务系统操作步骤执行。