档案馆搬迁方案.docx

1、XX县档案馆搬迁方案我县新档案馆即将竣工验收，为实现“安全、保密、规范、高效”的搬迁目标， 根据中央下发的关于加强和改进新形势下档案工作的意见和省“两办”实施意 见、浙江省档案事业发展“十三五”规划等 文件精神，为确保档案馆搬迁各项准 备工作顺利有序进行，特制定本方案。一、档案搬迁项目内容1、对现有馆藏档案进行细致的清点、标记、编号、核对、登记及卫 生清理工 作；2、对馆藏档案进行安全移库，包括下架、装箱、贴封、核对、运输、搬运等；3、对入库档案进行全面消毒；4、对新馆库房档案排架进行科学规划；5、对新馆库房所移库的档案进行上架、排列；6、对新馆内的实体档案进行张贴规定标签。二、档案搬迁项目工

2、作要求(-)工作要求1、档案清点细致，做统计客观、准确、全面；2、档案移库安全，做到档案不丢失、不损坏、不泄密；3、档案排架科学，做到全宗有序、排列合理、空间充裕。(二)馆内工作人员要求1、监督检查人员对清点、核查、登记、装箱、搬运过程进行全程监管；2、清点统计人员与监督检查人员对统计结果再核对，发现问题及时解决；3、在各工作阶段要严禁烟火，并监督项目实施方人员做好禁烟工作。三、档案移库总体工作内容（一）县档案馆向各部门和乡镇（街道）发出书面通知，公告县档案馆搬迁事项，项目结束期间停止实体档案的查阅、借调；（-）准备好档案搬迁工作用的所有清单装订成册，封条打印盖章，备用，并对新库房应统筹规划，

3、按档案全宗进行布局分区；（三）档案移库前馆藏档案的清点盘库，进行一次系统全面的清点、核 查、登记、装箱，并按出库顺序分类摆放；（四）档案移库，按工作人员、运输车辆确定当日搬运工作量，做到 稳妥 有序；出库运输，装箱上车后，按既定路线将档案安全运输至新档案馆指定位置；移库运输路线设计如下：0A=0A0A0A0（五）档案入库进入新馆，搬运人员按序将档案箱下车，并依次搬运 到指定库房逐箱清点统计后，至与原出库上车档案箱数一致后， 由搬运人员 上架；四、组织领导、工作机构及工作职责成立县档案馆搬迁工作领导小组，统一领导本馆档案搬迁工作：组长：副组长：成员：相关工作组及工作职责：（一）移库准备工作组组长

4、副组长：组员：工作职责：1、准备好各类表格单据，装订成册，备用。2、馆藏档案的清点盘库，进行一次系统全面的核查、登记，具体方案经与搬迁 公司双方（以下称双方）协商、讨论后，根据实际情况，另行制订；清点盘存应做 好各种服务记录和填写各类工作表单，清点统计工作结束后，应编制最新统计表册， 对清点盘存工作进行专项汇报，对存在的问题进行分析，提出管理改进的详细方案；3、根据清点统计情况对特殊尺寸档案、实物档案、特种载体档案应特别订制适 宜的装具，包括标签、封条、出库登记本、登记表格等，确定档 案移库编号规则，避 免混乱；4、由两人负责清点下架，并登记、监督装箱，并粘贴标签、封条，考虑时 间因素，可分

5、组（批）进行；5、做好打包封存工作，确定档案搬运次序，在搬运期间如遇雨天，应有应 急措施，尽量做到搬运时间不能过长；6、人员准备和培训，包括库房清点人员、核对人员、登记人员、搬运人 员、押车人员、上下架人员、司机等；7、同步对新库房应统筹规划，按档案全宗进行布局，对每一全宗根据年产生 的档案数量、增长率及存放时间等因素，较准确预测档案的预留空间，做好档案排列 上架的总体规划。（二）出库管理工作组组长：组员：工作职责：1、根据前期移库准备工作组清点、装箱、放置的搬运顺序要求，（按类别、全宗、年度、案卷流水号）依次排序下架、搬运出库、装车；2、由一人在上车处登记、监督，其登记数量应与平架出库登记核

6、对一致后，方可发车；3、出库档案箱（盒）应进行编号，依次装车排列； 4、档案出库应办理出库手续； 5、搬运人员应在所负责搬运的档案箱（盒）上或登记本上签字，以明确责任；6、盘点人员应随车至新馆，同样做好入库工作；7、对盘点或出库过程中出现的问题应及时汇报领导。（三）运输过程管理工作组组长：组员：工作职责： 1、档案箱上车前应与出库管理人员交接，并履行登记手续。2、向气象台咨询天气情况，确定移库日期，选择连续多晴日的时间，避免雨天；3、搬运车辆按指定路线进行，不得随意变更；4、搬运人员、押车人员、盘点登记人员共同随车；5、运输过程中，工作人员应严禁烟火；6、如遇堵车或其他原因，须改变运输路线的，

7、应及时向档案馆领导汇报，并征 得同意，此内容应在搬运合同中体现。（四）入库管理工作组组长：组员：工作职责：1、搬运人员应按序将档案箱（盒）下车，并由原登记、监督人员进行登记；2、搬运人员同样在搬运箱（盒）或登记本上签字，明确责任；3、由原盘点人员在库房登记、盘点到库档案；54、安排档案上架排列人员，按全宗、案卷号重新将档案排列到新的密集架上， 如遇空号，应预留空间；5、对新库房应统筹规划，按档案全宗进行布局，每一全宗根据年产生的档案 数量、增长率及存放时间等因素，较准确预测档案的预留空间，做好档案排列上架 的总体规划；6、排列上架后，再由盘点人员进行检查、核实；7、盘点人员、上下车登记人员、上

8、架排列人员、搬运人员将档案数量核对无误后， 办理签字手续后，方可离开，并办理好入库手续；8、对入库过程中出现的问题及时汇报领导。（五）档案查阅服务工作组组长：组员：工作职责：负责搬馆移库期间的档案查阅工作。（六）机动组组长：组员：工作职责：做好各组工作人员的后勤服务工作，视各组工作完成情 况，及时增援补充。五、搬迁移库过程中注意事项（一）档案出库整理管理工作 部分档案需要整理时，还需办理出库手续，应做好以下工作：1、根据工作计划安排，分批从库房移出所需要整理的档案，每次移出的档案一般以一周的工作量为宜，即每周一般出库一次，特殊情况，例外处 理；2、档案出库应按年度、案卷号顺序清点核对无误后进行

9、出库，并办理出库手 续；3、在档案整理过程中应按序开箱整理，加强档案整理流程管理和分工 管理， 做好档案服务记录，随时监督、检查档案所处状态，把握档案流向，发现问题及时 处理。（二）档案整理后再入库管理工作1、档案整理全部结束后，应进行全面排查统计，办理最终的交接手续；2、整理后的档案应按分类方案，确定上架规划、规则，并按年度、类另【J、案卷 号等依次排列上架入库，入库的档案排列应符合档案达标要求以及档案馆今后使用、 保管要求，并具有一定的前瞻性；入库周期根据档案整 理的实际情况确定；3、入库后的档案统计、登记情况应与出库统计、登记进行核对，确定是否一 致。排列入库后，应在检索工具中加以著录，

10、在全宗介绍中加以说明，并编制档案存放 分布图；4、最终对档案入库分阶段进行交接，双方办理交接手续；六、移库总体工作与流程1、确定当日搬运档案数量或范围，共同清点当日需搬运档案，并对 清点过程中 存在的问题及清点统计结果进行记录；2、清点统计人员与监督检查人员对清点情况进行核对；3、清点统计与监督检查不一致时清点人员与检查人员共同进行分析检查，并解决 问题；检查一致的情况下，由装箱人员进行装箱；4、装箱无误后，由清点统计人员将档案箱上锁，并加贴标签、封条，按搬运顺 序及搬运量依次分类存放；5、移库开始后，搬运人员依次搬运上车随押车到新馆。七、搬迁公司人员安排J-u/A冈位人数要求项目负责人1人熟

11、悉档案移库流程和方法，熟悉档案管埋规 范， 有组织协调能力。协调管埋员1人负责现场管理、监督及各方面关系的协调。档案清点统计人 员5-6人有档案专业知识和经验，从事档案的清点与统计，并进行档案标识、上下架、装箱和包 装。监督检杳人员1-2人对档案清点、统计、装箱等工作进行监督、检 杳、核对并负责贴标签等工作。档案专业人员2-3人有多年从事档案组卷经验，熟悉行业整理规 范， 负责分类、鉴定及案卷规范和质量。驾驶人员1-2人有丰富的驾驶经验，工作认真负责。搬运人员6-7人有熟练的搬运经验，工作负责。辅助人员1-2人档案整理过程中负责卷内目录的电脑输入、打 印、敲页码、装订或装盒、去金属杂物、校对及 其它辅助工作。XX县档案馆年 月日8