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1、第5章 PowerPoint 2010 演示文稿 PowerPoint主要用于演示文稿的创建，即幻灯片的制作，简称PPT，也称为幻灯片制作演示软件，能够制作出集文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿。 Microsoft PowerPoint 2010使用比以往更多的方式创建动态演示文稿，新增音频和可视化功能。5.1 PowerPoint 2010 简介5.1.1 PowerPoint 2010概述Microsoft PowerPoint，是微软公司的演示文稿软件，属于 Microsoft Office 2010办公组件之一。用户可以在投影仪或者计算机上进行演示，也可以
2、将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。利用Microsoft PowerPoint不仅可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在网上给观众展示演示文稿。PowerPoint 的主要版本有：1990年推出的PowerPoint 2.0、1992年推出PowerPoint 3.0、1993年推出的PowerPoint 4.0、 1995年推出的PowerPoint 95版、 1995年推出的PowerPoint 97版 、1999年推出的PowerPoint 2000版、2001年推出的PowerPoint 2002也即Office XP版、 2003年推出
3、的PowerPoint 2003 版 、2007年推出的PowerPoint 2007 版、2010年推出的PowerPoint 2010 版，最新版本为2012年推出的PowerPoint 2013 版。5.1.2 PowerPoint 2010功能改进1.使用 Microsoft Office Fluent 用户界面更快地获得更好的结果。PowerPoint 2010中重新设计的 Office Fluent 用户界面外观使创建、演示和共享演示文稿成为一种更简单、更直观的体验。丰富的特性和功能都集中在一个经过改进的、整齐有序的工作区中，不仅可以最大程度地防止干扰，还有助于用户更加快速、轻松地
4、获得所需的结果。2. 创建功能强大的动态 SmartArt 图示。可以在 PowerPoint 2010中轻松创建极具感染力的动态工作流、关系或层次结构图。甚至可以将项目符号列表转换为 SmartArt 图示，或修改和更新现有图示。借助新的上下文图示菜单，用户可以方便地使用丰富的格式设置选项。3. 通过 PowerPoint幻灯片库轻松重用内容。通过 PowerPoint幻灯片库，可以在Microsoft Office SharePoint Server 2010所支持的网站上将演示文稿存储为单个幻灯片，以后便可从PowerPoint 2010中轻松重用该内容。不仅可以缩短创建演示文稿所用的时
5、间，而且插入的所有幻灯片都可与服务器版本保持同步，从而确保内容始终是最新的。4. 与使用不同平台和设备的用户进行交流。通过将文件转换为 XPS 和 PDF 文件以便与任何平台上的用户共享，有助于确保利用 PowerPoint 演示文稿进行广泛交流。5. 使用自定义版式更快地创建演示文稿。在PowerPoint 2010中，可以定义并保存自己的自定义幻灯片版式，无需浪费宝贵的时间将版式剪切并粘贴到新幻灯片中，也无需从具有所需版式的幻灯片中删除内容。借助PowerPoint 2010幻灯片库，可以轻松地与其他人共享这些自定义幻灯片，以使演示文稿具有一致而专业的外观。6. 使用 Office Pow
6、erPoint和 Office SharePoint Server 加速审阅过程。通过 Office SharePoint Server中内置的工作流功能，可以在PowerPoint 2010中启动、管理和跟踪审阅和审批过程，使用户可以加速整个组织的演示文稿审阅周期，而无需用户学习新工具。7. 使用文档主题统一设置演示文稿格式。文档主题使您只需单击一下即可更改整个演示文稿的外观。更改演示文稿的主题不仅可以更改背景色，而且可以更改演示文稿中图示、表格、图表、形状和文本的颜色、样式及字体。通过应用主题，可以确保整个演示文稿具有专业而一致的外观。8. 使用新的 SmartArt 图形工具和效果显著修
7、改形状、文本和图形。可以通过比以前更多的方式来处理和使用文本、表格、图表和其他演示文稿元素。9. 进一步提高 PowerPoint 演示文稿的安全性。可以为PowerPoint演示文稿添加数字签名，以帮助确保分发出去的演示文稿的内容不会被更改，或者将演示文稿标记为“最终”以防止不经意的更改。使用内容控件，可以创建和部署结构化的 PowerPoint 模板，以指导用户输入正确信息，同时帮助保护和保留演示文稿中不应被更改的信息。10. 同时减小文档大小和提高文件恢复能力。新的 Microsoft Office PowerPoint XML 压缩格式可使文件大小显著减小，同时还能够提高受损文件的数据
8、恢复能力。这种新格式可以大大节省存储和带宽要求，并可降低 IT 成本负担。5.1.3 PowerPoint 2010的启动与退出1. PowerPoint 2010的启动PowerPoint 2010的启动和打开其他窗口的方法是一样的，一般有以下3种方式。(1) 选择“开始”“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft PowerPoint 2010”命令，打开了PowerPoint 2010窗口。(2) 双击已经建立的PowerPoint 2010的快捷方式，打开了PowerPoint 2010窗口。(3) 选择需要编辑的PowerPoint文档，然后双击该文档图标，
9、即可打开了PowerPoint 2010窗口并打开该文档。2. PowerPoint 2010的退出PowerPoint 2010的退出和关闭其他窗口的方法是一样的，一般有以下6种方式。（1） 单击PowerPoint 2010窗口右上角的“关闭”按钮。（2） 单击PowerPoint 2010窗口左上角“控制菜单”按钮，打开“控制菜单”，再单击“关闭”命令。（3） 双击PowerPoint 2010窗口左上角的“控制菜单”按钮。（4） 选择PowerPoint 2010窗口的“文件”菜单中“关闭”命令。（5） 将鼠标指针指向任务栏中的该PowerPoint 2010窗口的图标按钮并单击右键，
10、在弹出的快捷菜单中单击“关闭”命令。（6） 在当前PowerPoint 2010窗口下按Alt+F4键。在退出PowerPoint 2010时，如果正在编辑的文档还未保存过或者虽然之前保存过但又做了修改，PowerPoint 2010会提示用户是否将更改保存到该文档中，用户可以根据需要来选择“保存”、“不保存”、或“取消”。5.1.4 PowerPoint的窗口当PowerPoint 2010启动之后，其窗口如图5-1所示。图5- 1 PowerPoint 2010窗口PowerPoint 2010窗口除了具有Windows 7窗口的基本元素外，还包括有别于一般窗口的元素。1. 自定义“快速访
11、问”工具栏自定义“快速访问”工具栏用于放置一些在制作演示文稿时使用频率较高的命令按钮。默认情况下，该工具栏包含了“保存”、“撤销”和“重复”按钮。如需要在快速访问工具栏中添加其他按钮，可以单击其右侧的三角按钮，在展开的列表中选择所需选项即可，如图5-2所示。此外，通过该列表，可以设置快速访问工具栏的显示位置。图5- 2 自定义快速访问工具栏2. “文件”按钮“文件”按钮位于PowerPoint 2010窗口菜单栏的左侧，它代替了以往版本的“文件”菜单。3. 选项卡和功能区功能区位于标题栏的下方，是一个由多个选项卡组成的带形区域。PowerPoint 2010将大部分命令分类组织在功能区的不同选
12、项卡中，大致分为“开始”、“插入”、“设计”、“切换”、“动画”、“幻灯片放映”、“审阅”、“视图”等选项卡，单击不同的选项卡标签，可切换功能区中显示的命令。在每一个选项卡中，命令又被分类放置在不同的组中。通过这6个选项卡的功能区可以完成PowerPoint 2010的主要功能，如图5-3所示。图5- 3成PowerPoint 2010的主要功能区4. 幻灯片编辑区是编辑幻灯片的主要区域，在其中可以为当前幻灯片添加文本、图片、图形、声音和影片等，还可以创建超链接或设置动画。幻灯片编辑区有一些带有虚线边框的编辑框被称为占位符，用于指示可在其中输入标题文本（标题占位符）、正文文本（文本占位符），或
13、者插入图表、表格和图片（内容占位符）等对象。幻灯片版式不同，占位符的类型和位置也不同，图5- 4幻灯片中占位符示例如图5-4所示。5. 幻灯片/大纲窗格利用“幻灯片”窗格或“大纲”窗格可以快速查看和选择演示文稿中的幻灯片。其中，“幻灯片”窗格显示了幻灯片的缩略图，单击某张幻灯片的缩略图可选中该幻灯片，此时即可在右侧的幻灯片编辑区编辑该幻灯片内容；“大纲”窗格显示了幻灯片的文本大纲。6. 备注区在“普通”视图中使用备注窗格可编写关于幻灯片的备注。备注指在演示时演示者所需要的文章内容、提示注解和备用信息等。键入备注并为其设置格式，但是，若要查看备注页的打印样式并查看任何文本格式（如字体颜色）的全部
14、效果，请切换到“备注页”视图。7. 状态栏位于程序窗口的最底部，用于显示当前演示文稿的一些信息，如当前幻灯片及总幻灯片数、主题名称、语言类型等，如图5-5所示。此外，还提供了用于切换视图模式的视图按钮，以及用于调整视图显示比例的缩放级别按钮和显示比例调整滑块等。图5- 5PowerPoint 2010 状态栏此外，单击状态栏右侧的 按钮，可按当前窗口大小自动调整幻灯片的显示比例，使其在当前窗口中可以显示全局效果。5.1.5 PowerPoint 2010 的基本概念1.演示文稿与幻灯片由PowerPoint创建的文档称为演示文稿，一般包括为某一演示目的而制作的所有幻灯片、演讲者备注和旁白等内容
15、。PowerPoint 2010文件扩展名为.pptx。演示文稿中的每一单页称为一张幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容，其大小统一、风格各异，可以通过页面设置和母版的设计来确定。每张幻灯片一般由编号、标题、占位符等几部分组成。（1） 编号：顺序号，决定各幻灯片的排列次序和播放顺序。（2） 标题：通常每一张幻灯片都需加入一个标题。（3） 占位符：占位符是版式中的容器，可容纳如文本（包括正文文本、项目符号列表和标题）、表格、图表、SmartArt图形、影片、声音、图片及剪贴画等内容。占位符是指应用版式创建新幻灯片时出现的虚线方框。（4） 版式：幻灯片版式包含要在幻灯片上显示
16、的全部内容的格式设置、位置和占位符。（5） 母版：母版中的信息一般是共有的信息，改变母版中的信息可统一改变演示文稿的外观。（6） 模板：模板是指预先定义好格式、版式和配色方案的演示文稿。PowerPoint 2010模板是扩展名为.potx 的一张幻灯片或一组幻灯片的图案或蓝图。模板可以包含版式、主题颜色、主题字体、主题效果和背景样式，甚至还可以包含内容等（7） 设计模板：设计模板是配色方案、母版等外观设计的集成，每一种应用设计模板都由一个模板文件进行保存，PowerPoint本身自带有大量的设计模板。2.常用视图介绍视图是工作的环境，每种视图按自己不同的方式显示和加工文稿，进行修改，会自动反
17、映在其他视图中。PowerPoint 2010提供了普通视图、幻灯片浏览视图、备注页视图和阅读视图4种视图方式。通过单击状态栏或“视图”选项卡“演示文稿视图”组中的相应按钮，可切换不同的视图模式。以不同的视图方式来显示演示文稿内容，使演示起来较方便，容易编辑。1) 普通视图普通视图是默认的视图模式，主要用于制作演示文稿；该视图包括4个工作区域。大纲窗格、幻灯片窗格、幻灯片编辑窗格、备注窗格。在普通视图能完成的功能有：输入，查看幻灯片的主题、小标题以及备注，并且可以移动幻灯片图像位置和备注页方框，或是改变其大小。2) 幻灯片浏览视图 在幻灯片浏览视图中，幻灯片以缩略图的形式显示，从而方便用户浏览
18、所有幻灯片的整体效果；该视图能完成的功能有：同时显示多张幻灯片，可添加、删除、复制和移动幻灯片页，还可使用“幻灯片浏览”工具栏中的按钮来设置幻灯片的播放（放映）时间，选择其动画切换方式。3) 备注页视图备注页视图以上下结构显示幻灯片和备注页面，主要用于编写备注内容；在该视图下，可以完成输入演讲者的备注，其中，幻灯片缩图下方带有备注页方框，可以通过单击方框来输入备注文字，用户也可以再普通视图中输入备注文字。还可在“备注页”视图中检查并更改备注的页眉和页脚。每个备注页均会显示幻灯片缩略图以及该幻灯片附带的备注。在“备注页”视图中，可以用图表、图片、表格或其他插图来丰富备注内容。可以打印包含幻灯片缩
19、略图的备注页4) 阅读视图阅读视图是以窗口的形式来查看演示文稿的放映效果。在该视图下，就会进入放映视图，只是其放映方式不同。5.2 创建与编辑演示文稿5.2.1创建演示文稿PowerPoint 2010提供的以下3种方式创建演示文稿。1. 创建空白演示文稿启动PowerPoint 2010组件，即可自动创建一个名为“演示文稿1”的空白演示文稿。也可选择“文件”“新建”命令，单击右边“空白演示文稿”创建了一个基于默认模板的名为“演示文稿x”（x位数字）的空白演示文稿，如图5-6所示。同Word 2010一样，可以利用“快速访问”工具栏创建新文档、利用 “Ctrl键+N”组合键创建文档、在“计算机
20、”窗口中创建新文档，可参见3.2.1节内容。图5- 6创建新演示文稿2. 使用样本模板或主题创建文稿利用模板和主题都可以创建具有漂亮格式的演示文稿。二者的不同之处是，利用模板创建的演示文稿通常还带有相应的内容，用户只需对这些内容进行修改，便可快速设计出专业的演示文稿；而主题则是幻灯片背景、版式和字体等格式的集合，包括主题颜色、字体格式和图形效果等内容。利用设计主题，可快速对演示文稿进行外观效果的设置。要利用系统内置的模板或主题创建演示文稿，只需在新建界面中单击“样本模板”或“主题”选项，然后在打开列表中选择需要的模板或主题，单击“创建”按钮即可，如图5-7所示。例如，单击“主题”选项，在打开的
21、列表中选择“聚合”主题，再单击“创建”按钮，使用该主题创建演示文稿。图5- 7使用模板和主题创建演示文稿1. 根据现有演示文稿创建如果用户想在以前编辑的演示文稿的基础上创建新的演示文稿，可以在“母版视图”中单击“主题”下拉按钮，选择“浏览主题”对话框，从中选择要使用的演示文稿。也可使用O在线模板创建新演示文稿，如图5-8所示。图5- 8 O 常见模板3. 根据现有演示文稿创建如果用户想在以前编辑的演示文稿的基础上创建新的演示文稿，可以在“母版视图”中单击“主题”下拉按钮，选择“浏览主题”对话框，从中选择要使用的演示文稿。5.2.2演示文稿的保存与关闭用户在制作演示文稿时，要养成随时保存演示文稿
22、的习惯，以防止发生意外而使正在编辑的内容丢失。编辑完毕并保存演示文稿后，还需要将其关闭。1. 演示文稿的保存选择“文件”“保存”命令，可对演示文稿进行保存。若是新建演示文稿的第一次存盘，系统会弹出“另存为”对话框。在该对话框的“保存位置”下拉列表中选择保存演示文稿的文件夹范围（如某个磁盘），在中间的列表中双击选择保存演示文稿的文件夹，在“文件名”编辑框中输入演示文稿名称，然后单击“保存”按钮即可保存演示文稿默认的保存类型是“*.pptx”。对演示文稿执行第二次保存操作时，不会再打开“另存为”对话框，若希望将文档另存一份，可在“文件”选项卡界面中选择“另存为”项，在打开的“另存为”对话框中进行设
23、置。2. 演示文稿的关闭要关闭演示文稿，可在“文件”选项卡界面中选择“关闭”项；若希望退出PowerPoint 2010程序，可在该界面中单击“退出”按钮，或双击程序窗口左上角的程序标志按钮，或按【Alt+F4】组合键。关闭演示文稿或退出PowerPoint 2010时，若文件尚未保存，系统将弹出提示对话框，如图5-9所示，提醒用户保存文件图5- 9关闭未保存文件时显示提醒用户保存文件窗口5.2.3幻灯片基本操作1. 添加新幻灯片 启动PowerPoint 2010后，系统将自动创建一个仅包含一张幻灯片的演示文稿，而大多数演示文稿需要更多的幻灯片来表达主题，这时就需要添加幻灯片。添加幻灯片主要
24、有以下几种方式：（1） 单击“开始”选项卡“幻灯片组”“新建幻灯片“按钮。（2） 在普通视图的大纲或幻灯片窗格中右击，在弹出的快捷菜单中选择“新建幻灯片”命令。要按一定的版式添加新的幻灯片，可在选中幻灯片后单击 “新建幻灯片”按钮下方的三角按钮，在展开的幻灯片版式列表中选择新建幻灯片的版式，如图5-10所示。（3） 在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”），同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。（4） 按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。图5- 10 新建幻灯片窗口2. 选定幻灯片要选择单张幻灯片，直接在“幻灯片”窗格中单击该幻灯片即可；要选择
25、连续的多张幻灯片，可按住【Shift】键单击前后两张幻灯片；要选择不连续的多张幻灯片，可按住【Ctrl】键依次单击要选择的幻灯片。3. 复制幻灯片（1） 在“幻灯片”窗格中右击要复制的幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，然后在“幻灯片”窗格中要插入复制的幻灯片的位置右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择某一种“粘贴选项”，如“使用目标主题”项（表示复制过来的幻灯片格式与目标位置的格式一致），即可将复制的幻灯片插入到该位置。（2） 选定需要复制的幻灯片，选择“开始”选项卡“剪贴板”组“复制”按钮，并将光标定位在要粘贴的位置，然后选择“开始”选项卡“剪贴板”组“粘贴”按钮。（3） 在普通视图或幻
26、灯片浏览视图中，按下Ctrl键然后拖动要复制的幻灯片至目标位置即可。（4） 选择某张幻灯片，按“Ctrl+D”快捷键可在当前幻灯片后复制一张幻灯片4. 移动幻灯片演示文稿制作好后，在播放演示文稿时，将按照幻灯片在“幻灯片”窗格中的排列顺序进行播放。若要调整幻灯片的排列顺序，可用以下三种方法：（1） 右击需要移动的幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，然后右击要移到的位置，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令即可。（2） 选定要移动的幻灯片，选择“开始”选项卡“剪贴板组”“剪切”按钮，并将光标定位在要粘贴的位置，然后选择“粘贴”按钮。（3） 在普通视图或幻灯片浏览视图中，直接拖动要调整顺序的
27、幻灯片到新的位置，拖动过程中有一条水平的直线指出当前移到的位置。5. 删除幻灯片要将不需要的幻灯片删除，删除幻灯片后，系统将自动调整幻灯片的编号。（1） 在“幻灯片”窗格中选中要删除的幻灯片，然后按“Delete”键；（2） 右击要删除的幻灯片，在弹出的快捷菜单中选择“删除幻灯片”项。（3） 选定要删除的幻灯片，选择“开始”选项卡“幻灯片组”“删除”按钮。6. 隐藏幻灯片有时根据需要不能播放所有幻灯片，用户可将某几张幻灯片隐藏起来，而不必将这些幻灯片删除，被影藏的幻灯片在放映时不播放。(1) 隐藏幻灯片：选定要隐藏的幻灯片，选择“幻灯片放映”选项卡“设置”组“隐藏幻灯片”按钮。此时，在普通视图
28、的幻灯片窗格中或幻灯片浏览视图状态下，幻灯片的编号上有“”标记，标志该幻灯片被隐藏。(2) 取消隐藏：选定要取消的隐藏的幻灯片，选择“幻灯片放映”选项卡“设置组”“隐藏幻灯片”按钮即可。5.2.4 幻灯片版式设计文字、图表、组织结构图及其他可插入元素，都是以对象的形式出现在幻灯片中的。通过在幻灯片中巧妙地安排各个对象的位置，能更好的表达吸引观众注意力的目的，在PowerPoint中可以利用幻灯片的版式设计来完成这些对象的布局。幻灯片版式包含要在幻灯片上显示的全部内容的格式设置、位置和占位符设置信息，也包含幻灯片的主题和背景等属性信息。用户可以在新建幻灯片时，直接选择需要的幻灯片版式，来排列幻灯
29、片上的对象和文字，如图5-11所示。PowerPoint 2010 提供了许多种版式，如标题幻灯片版式、标题和内容版式、节标题版式等。这些版式中包含了许多占位符，用虚线框表示，并且包含有提示文字。这些虚线框可以容纳标题、文字、图片、图表和表格等各种对象。对于占位符可以移动它的位置，改变大小，对于不需要的占位符可以进行删除操作。占位符在幻灯片放映时不显示。图5- 11 幻灯片版式新建的空白演示文稿通常采用“标题幻灯片”版式作为第一张幻灯片，在标题幻灯片后添加的新幻灯片，默认情况下是文字版式中的“标题和内容”版式。可以根据需要重新设置其版式，操作步骤如下：（1） 选定需要修改版式的幻灯片（2） 选
30、择“开始”选项卡“幻灯片组”“版式”，在弹出的Office主题窗格中，单击需要的版式。 当然，每次在添加新幻灯片时，可以在新建的同时选择相应版式。选择“开始”选项卡“幻灯片组”“新建幻灯片”按钮右下角的三角形图标，选定列表中相应版式，即可在新建幻灯片同时设置好版式。5.2.5文字的输入与编辑 在PowerPoint中不能直接在幻灯片中输入文字，只能通过文本占位符或文本框来添加文本。文本占位符是PowerPoint中预先设置好的具有一定格式的文本框。在许多版式中就包含有标题、正文和项目符号列表的文本框。文本框是一种可移动、可调整大小的文字或图形的容器，其特性与占位符非常相似。使用文本框，可以在幻
31、灯片中放置多个文字块，是文字按不同的方向排列，可以打破幻灯片版式的制约，实现在幻灯片中的任意位置添加文字信息。选择“插入”选项卡“文本”组“文本框”按钮，可以选择各种样式的文本框。激活文本框区域，就可在其中输入文本，进行文字编辑。在幻灯片的空白处单击，可结束文字编辑。在PowerPoint中，可以为占位符或者文本框中的文本设置段落格式。如添加项目符号和编号、设置行距、设置段落对齐方式、更改文字方向、设置分栏等，对文本进行插入、删除、复制、移动及文本格式化等操作，均与在Word中的操作方法类似。5.2.6插入元素1. 插入图片、图形、艺术字PowerPoint也可以在幻灯片中插入图片、图形和艺术
32、字，操作方法与在Word中类似。以插入图片为例：（1） 选择“插入”选项卡 “图像 ”组“图片”按钮，打开“插入图片”对话框，如图5-12所示。（2） 定位到需要插入图片所在的文件夹，选中相应的图片文件，然后按下“插入”按钮，将图片插入到幻灯片中。（3） 用拖拉的方法调整好图片的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。图5- 12“插入图片”对话框注意：以定位图片位置时，按住Ctrl键，再按动箭头键，可以实现图片的微量移动，达到精确定位图片的目的。2. 插入音频和视频在演示文稿中可以插入avi、wmv、mpg等格式视频文件，以及mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。插入音频文件和插入
33、视频文件操作方法基本一致，下面以插入音频文件为例介绍操作方法。（1） 插入音频 选择“插入”选项卡“媒体”组“音频”按钮的下拉菜单中的“文件中的音频”命令，打开插入音频对话框，如图5-13所示。图5- 13“插入视频”命令选项 位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，单击“插入”按钮右侧的下三角按钮，选择“插入”或“链接到文件”命令，如图5-14所示。图5- 14“插入视频”对话框 选择“插入”命令会将视频文件嵌入到PowerPoint文件中，进行播放时不依赖于外部的音频文件，但会增大文件的体积。选择“连接到文件”，PowerPoint会创建一个指向音频文件当前位置的链接。如果之
34、后将该声音文件移动到其他位置，在播放演示文稿时PowerPoint将找不到文件。为防止出现类似问题，向演示文稿添加音频文件之前，最好先将音频文件复制到演示文稿所在的文件夹。音频插入完成后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，功能区上将出现“格式”和“播放”两个工具选项卡，其中“格式”用于控制小喇叭图片的外观和样式，“播放”于控制音频的播放方式，如图5-15所示。图5- 15幻灯片中音频文件的播放3. 插入Flash在幻灯片中也可插入Flash文件，在插入之前需要将待插入的Flash文件和PPT演示文稿放在同一个路径下，方便之后给Flash文件定位。插入Flash有两种方法：方法1：“插入”选项卡
35、“媒体”组“音频”按钮的下拉菜单中的“文件中的视频”命令，打开插入音频对话框。将Flash视频文件扩展名改成*.swf，然后找到该Flash文件的所在地，点击插入。方法2：首先将演示文稿保存，并将需要插入的Flash动画文件和演示文稿放在一个文件夹内。单击“文件”菜单“选项”命令，打开选项对话框。在选项对话框中选择“自定义功能区”，在右面自定义功能区先选择主要定位点，勾选下面的“开发工具选项”，按确定按钮返回，如图5-16所示。PowerPoint窗口会增加“开发工具”选项卡，如图5-17所示，选择此选项卡下的“控件”功能组中的“其它控件”，打开“其他控件对话框”，如图5-18所示。图5- 1
36、6 PowerPoint 选项对话框图5- 17“开发工具”选项卡在其他控件对话框中选择 “ShockwaveFlash Object”对象（按S键可快速定位到S开头的对象名），如图5-18所示，按确认返回，此时鼠标变成十字，在需要的位置拖出想要的大小（以后可以调）。此时的控件还是空白的，如图5-19所示在控件上右击，在弹出快捷菜单中选择“属性”命令，调出属性对话框，在movie项填上flash档的文件名（文件名要包括后缀名）关闭返回，如图5-20所示图5- 18“其他控件”对话框保存演示文稿，或调整一下控件就能看到控件的预览图，插入flash就完成。可以随便调整控件的大小和位置。图5- 19
37、 空白控件图5- 20控件属性设置窗口图5- 21空白控件图标4. 插入表格在PowerPoint中可以直接插入Word表格，也可以插入Excel工作表。有两种方法：图5- 21“插入表格”命令项（1） 在PowerPoint中选择需要放置电子表格的幻灯片，选择“插入”选项卡“表格”组“表格 ”按钮右侧的下三角按钮，如图5-21所示。“插入表格”与“绘制表格”命令操作方式与Word中类似。下面以选择“Excel电子表格”命令为例。图5- 22在幻灯片中插入“Excel电子表格”选择“Excel电子表格”，PowerPoint会在当前幻灯片中插入一个Excel工作表，并且功能区变成Excel 2
38、010的界面，如图5-22所示。拖动表格边框，将其移动到所需的位置；拖动边框四周的黑色句柄调整其大小。然后就可以在其中编辑自己所需要的表格样式，如图5-22所示然后即可在表格中输入数据并进行处理，就像在Excel中进行操作一样。表格编辑完成后单击表格外的任意位置结束编辑。要重新编辑表格，只需在表格上双击即可。（2） 在PowerPoint中选择需要放置电子表格的幻灯片，选择“插入”选项卡“文本”组“对象 ”按钮，弹出“插入对象”对话框，选择“由文件创建”，如图5-23所示。图5- 23“插入对象”对话框单击“浏览”按钮，选择所需的Excel工作簿。单击“确定”。这时就会在幻灯片中插入该工作簿，
39、并显示第一个工作表。要选择工作簿中的其他工作表或修改工作表，只需双击该工作簿就可以进入编辑状态，编辑完毕后单击工作簿窗口外的任意位置即可返回PowerPoint界面。5. 插入图表在幻灯片中插入图表与插入表格类似，操作方法如下：图5- 24 插入图表对话框（1） 选择“插入”选项卡“插图”组“图表”按钮，打开“插入图表对话框”，如图5-24所示。（2） 在“插入图表”对话框中，选择要创建的图表类型，单击“确定”按钮，系统将自动启动Excel，并打开系统预置的示例数据表，同时与之对应的图表出现在幻灯片编辑区内。（3） 用户可以在Excel窗口内修改或输入所需数据，幻灯片编辑区中的图表将随着输入的
40、数据内容而发生变化。（4） 数据输入完成后，关闭Excel，图表插入便完成了。图表插入后，在幻灯片中选中图表，功能区中会出现“设计”、“布局”和“格式”工具选项卡，可进一步对图表进行修改、设置，如图5-25所示。图5- 25 在幻灯片中插入图表6. 插入SmartArt图形图5- 26 “选择SmartArt图形”对话框在制作演示文稿的时候，有时需要插入一些流程图或是公司人事分布图之类的图形，如果这时选择手动输入的话，做出来的效果既不美观还有可能位置错乱，而使用SmartArt图形可以方便的帮助解决这类问题，并且可以非常方便的从整体上进行调整。可选择“插入”选项卡“插图”组“SmartArt”
41、按钮，打开SmartArt图形对话框，如图5-26所示，选择所需图形结构插入。将文字转换为SmartArt、选择SmartArt样式、修改SmartArt类型及转换SmartArt图形，与Word中的相关操作相同。7. 插入公式PowerPoint 2010中有自带的公式库，可通过单击“插入”选项卡“符号”功能组“公式”命令， 选择列表中所需公式插入，如图5-27所示。，还可通过“公式工具”选项卡里的各功能组命令完成公式的插入与修改，如图5-28所示。图5- 27 插入公式命令项图5- 28 “公式工具”选项卡另外PowerPoint 2010提供了屏幕截图，可以方面的截取桌面上的窗口，且可以
42、随意截取，此处就不再介绍。5.3设置幻灯片的外观 通常要求一个演示文稿中所有的幻灯片具有统一的外观格式，可以通过母版、设计模板和配色方案等途径来设置幻灯片外观。5.3.1 使用母版在对演示文稿中幻灯片进行编辑之前，可以通过PowerPoint中提供的母版，进行文本占位符、图表占位符格式的设置，使幻灯片具有相同标题格式、颜色或使用相同背景设置，来构建演示文稿中幻灯片的框架，使整个演示文稿具有统一的风格 。幻灯片母片就是一种套用格式，通过插入占位符来设置格式。它有两个优点：一个是节约设置格式的时间，一个是便于整体风格的修改。母版分为幻灯片母版、讲义母版和备注母版。幻灯片母版控制在幻灯片中键入的标题
43、和文本的格式与类型；讲义母版用于添加或修改幻灯片在讲义视图中每页讲义上出现的页眉或页脚信息；备注母版可以用来控制备注页的版式以及备注页文字的格式。下面以幻灯片母版应用为例，其他母版与其类似。幻灯片母版可以控制当前演示文稿的幻灯片，使它们具有相同的外观格式。选择“视图”选项卡“母版视图”功能组“幻灯片母版”按钮，打开幻灯片母版，如图5-29所示。幻灯片母版也提供了几种版式供选择，无论哪种版式，基本都包含标题区、项目类表区、日期区、页脚区和数字区等五个占位符，可进行修改文本格式、改变背景效果、绘制图形、添加公司或学校的徽标图案等操作，实现幻灯片外观方案的设计。图5- 29设置幻灯片母版1. 改变占位符的大小和位置在幻灯片母版中，单击占位符边框，以选定该占位符。拖动占位符的边框上的句柄，可改变占位符的大小。将鼠标指针指向占位符的边框，鼠标指针变成“十”字形按住鼠标左键拖动，可改变占位符的位置。2. 改变占位符的格式在幻灯片母版中，单击占位符边框，已选定该占位符，单击“格式”选项卡“形状样式”功能组“形状填充”、“形状效果”或“形状轮廓”按钮，对占位符进行填充颜色或线条颜色等设置