Access报表制作课件.ppt

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1、Access报表制作,Access报表制作,联系方式：,Access报表制作,教学安排,教学目标 掌握报表的定义与组成 、报表的分类 掌握创建报表、编辑报表、报表中的排序和分组 使用计算控件 、创建子报表 重点分析 报表中的排序和分组 、使用计算控件 学时安排 4学时,Access报表制作,本章内容,报表是Access中专门用来统计、汇总和打印特定格式数据的对象。,Access报表制作,5.1 报表的定义与组成,Access报表制作,报表对象的作用如下： 打印输出格式化的数据。 对数据进行统计、汇总。 可以包含子报表及图表数据。 可以打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表。 可以嵌入图像

2、或图片来丰富数据显示。,5.1.1 报表的概念和作用,5.1 报表的定义与组成,报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。利用Access数据库中的报表对象，可以根据指定规则打印输出格式化的数据信息。例如，学生信息表、学生成绩表等。,Access报表制作,用于创建和编辑报表的结构，如图5.1所示。,5.1.2 报表的视图,5.1 报表的定义与组成,报表提供了3种视图,设计视图,打印预览视图,版面预览视图,版面预览视图：用于查看报表的版面设置。,打印预览视图：用于查看报表的页面数据输出形态，如图5.2所示。,Access报表制作,5.1.2 报表的视图,5.1 报表的定义与组成,图5.1 报

3、表的“设计视图”,Access报表制作,5.1.2 报表的视图,5.1 报表的定义与组成,图5.2 报表的“打印预览视图”,Access报表制作,5.1.2 报表的视图,5.1 报表的定义与组成,3种视图之间的切换方式是： 单击“报表设计”工具栏中“视图”工具按钮来进行切换操作。 执行“视图”菜单中的“设计视图”、“打印预览”和“版面预览”命令进行切换。,Access报表制作,5.1.3 报表的组成,5.1 报表的定义与组成,报表和窗体类似，也是由5个部分组成，每个部分称为一个“节”。,分别是: 报表页眉 页面页眉 主体 页面页脚 报表页脚 如右图5.3,Access报表制作,5.1.3 报表

4、的组成,5.1 报表的定义与组成,如果在报表中设计了分组，在“设计视图”中还可以有组页眉和组页脚。可以通过“视图”菜单中的“页面页眉/页脚”和“报表页眉/页脚”命令来显示和隐藏报表“设计视图”中的“页面页眉/页脚”和“报表页眉/页脚”。 在报表的“设计视图”中，字段信息和控件信息可以放置在多个节中，同一信息放在不同节中的效果是不同的。,Access报表制作,5.1.3 报表的组成,5.1 报表的定义与组成,报表页眉位于报表的开始处，一般用于设置报表的标题、使用说明等信息，整个报表只有一个报表页眉，并且只在报表的第一页顶端打印一次。可以在单独的报表页眉中输入任何内容，通过设置控件“格式”属性特殊

5、显示标题文字。一般来说，报表页眉主要用在封面。,1,报表页眉,页面页眉中的内容一般在每页的顶端都显示一次。通常，用它作为显示数据的列标题。 一般来说，把报表的标题放在报表页眉中，该标题打印时仅在第一页的开始位置出现。如果将标题移动到页面页眉中，则该标题在每一页上都显示。,2,页面页眉,Access报表制作,5.1.3 报表的组成,5.1 报表的定义与组成,在报表中执行了“视图”菜单中的“排序与分组”命令，可以设置“组页眉/组页脚”，以实现报表的分组输出和分组统计。组页眉节内主要安排文本框或其他类型控件显示分组字段等数据信息。打印输出时，其数据仅在每组开始位置显示一次。可以根据需要建立具有多层次

6、的组页眉及组页脚。,3,组页眉,主体节是报表中显示数据的主要区域，根据字段类型不同，字段数据要使用不同类型控件进行显示，其字段数据均须通过文本框或其他控件（主要是复选框和绑定对象框）绑定显示，也可以包含字段的计算结果。,4,主体,Access报表制作,5.1.3 报表的组成,5.1 报表的定义与组成,组页脚节中主要显示分组统计数据，通过文本框实现。打印输出时，其数据显示在每组结束位置。在实际操作中，组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。,5,组页脚,页面页脚出现在每页的底端，每页中只有一个页面页脚，用来设置本页的汇总说明、插入日期或页码等，数据显示安排在文本框和其他一些类型控件中。,6,页面

7、页脚,Access报表制作,5.1.3 报表的组成,5.1 报表的定义与组成,一般在所有的主体和组页脚被输出完成后才会打印在报表的最后面。通过在报表页脚区域安排文本框或其他一些类型控件，可以显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。,7,报表页脚,Access报表制作,5.2 报表的分类,Access报表制作,5.2.1 纵栏式报表,5.2 报表的分类,纵栏式报表类似前面讲过的纵栏式窗体，以垂直方式显示一条记录。在主体节中可以显示一条或多条记录，每行显示一个字段，行的左侧显示字段名称，行的右侧显示字段值，如下图5.4所示。,Access报表制作,5.2.2 表格式报表,5.2 报表的分类,表

8、格式报表是以行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多行记录。表格式报表的字段名称不是在每页的主体节内显示，而是放在页面页眉节中显示。输出报表时，各字段名称只在报表的每页上方出现一次，如下图5.5所示。,Access报表制作,5.2.3 图表报表,5.2 报表的分类,图表报表是以图表方式显示的数据报表类型。图标报表可以更直观地表示出数据之间的关系，如下图5.6所示,Access报表制作,5.2.4 标签报表,5.2 报表的分类,标签报表是一种特殊类型的报表，主要用于制作物品标签、客户标签等，如图5.7所示。,Access报表制作,5.3 创建报表,Access报表制作,5.3.1

9、 使用自动创建报表,5.3 创建报表,Access提供了3种创建报表的方法：自动创建报表、报表向导和设计视图。一般情况下，在创建报表时，可以先使用“自动创建报表”或“报表向导”功能自动生成报表，然后在“设计视图”中对已创建报表的功能及外观进行修改和完善，这样可提高报表设计的效率。,“自动创建报表”是一种可以由系统自动生成包含指定数据源所有记录数据的报表，Access提供了“纵栏式”和“表格式”两种类型的自动创建报表。创建报表时，首先指定报表的数据源，然后选择报表类型，最后系统会自动生成显示数据源所有记录数据的报表。,Access报表制作,5.3.1 使用自动创建报表,5.3 创建报表,例5-1

10、：使用“自动创建报表”向导创建“纵栏式”报表，报表名称为“学生信息报表”，数据源为“学生信息表”。,. 在数据库窗口中，单击“报表”对象。 . 单击工具栏上中的“新建”按钮，打开“新建报表”对话框，如下图5.8所示。,Access报表制作,5.3.1 使用自动创建报表,5.3 创建报表,. 在“新建报表”对话框中，选择“自动创建报表：纵栏式”列表项。 . 在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表框中选择“学生信息表”。 .单击“确定”按钮，系统自动生成一个“学生信息表”的报表，如下图5.9所示。,Access报表制作,5.3.1 使用自动创建报表,5.3 创建报表,. 单击工具栏上的“保存

11、”按钮，打开“另存为”对话框，在对话框中输入报表名称为“学生信息报表”。 . 单击“确定”按钮，“纵栏式”报表创建完毕。,如果要创建“表格式”报表，应该在“新建”对话框中选择“自动创建报表：表格式”列表项，其他的步骤与创建“纵栏式”报表是一样的。用这种方法只能创建基于一个数据源的报表，而且也不能对数据源进行字段选择。 当“数据库”窗口中指定了一个表或查询作为数据源时，可以执行“插入”菜单中的“自动报表”命令创建“纵栏式”报表，如图5.10所示。这种方法创建出的报表只有主体区，报表页眉/页脚和页面页眉/页脚区域中没有内容。,Access报表制作,5.3.1 使用自动创建报表,5.3 创建报表,图

12、5.10 “插入”菜单中的“自动报表”命令,Access报表制作,5.3.2 使用“报表向导”创建报表,5.3 创建报表,例5-2：使用“报表向导”创建“学生选课成绩报表”。,当使用“报表向导”创建报表时，“报表向导”会提示指定相关的数据源、选择字段和报表版式等。根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，加快了创建报表的过程。,. 在数据库窗口中，单击“报表”对象。 . 单击工具栏上中的“新建”按钮，打开“新建报表”对话框，如下图5.8所示。 . 在“新建报表”对话框中，选择“报表向导”列表项。,Access报表制作,5.3.2 使用“报表向导”创建报表,5.3 创建报表,. 单击“确定”按

13、钮，这时屏幕显示“报表向导”的第1个对话框。在“表/查询”下拉列表框中指定报表数据源，这里选择“学生选课表”作为数据源，如下图5.11所示。,图5.11 “报表向导”第1个对话框,Access报表制作,5.3.2 使用“报表向导”创建报表,5.3 创建报表,. 在对话框左侧“可用字段”列表框中，列出了所有可用字段，选择需要的报表字段，单击按钮，所选字段就会加到右侧的“选定的字段”列表框中，如图5.11所示。如果要把“可用字段”列表框中的所有字段移到“选定的字段”列表框中，可以单击按钮。 . 单击“下一步”按钮，打开“报表向导”的第2个对话框，在该对话框中指定分组级别。在该对话框左侧的列表框中选

14、择“学号”字段，单击按钮，效果如图5.12所示。,Access报表制作,5.3.2 使用“报表向导”创建报表,5.3 创建报表,图5.12“报表向导”第2个对话框,Access报表制作,5.3.2 使用“报表向导”创建报表,5.3 创建报表,. 单击“下一步”按钮，屏幕显示“报表向导”的第3个对话框，在该对话框中指定记录的排序次序。在第1个下拉列表框中选择“课程编号”作为记录排序字段，如图5.13所示。,图5.13 “报表向导”第3个对话框,Access报表制作,5.3.2 使用“报表向导”创建报表,5.3 创建报表,图5.14 “报表向导”第4个对话框,. 单击“下一步”按钮，屏幕显示“报表

15、向导”的第4个对话框，在该对话框中指定选择报表的布局样式和方向，这里布局选择“递阶”，方向选为“纵向”，如图5.14所示。,Access报表制作,5.3.2 使用“报表向导”创建报表,5.3 创建报表,图5.15 “报表向导”第5个对话框,. 单击“下一步”按钮，屏幕显示“报表向导”的第5个对话框，在该对话框中指定报表的样式，这里选择“正式”，如图5.15所示。,Access报表制作,5.3.2 使用“报表向导”创建报表,5.3 创建报表,图5.16 “报表向导”第6个对话框,. 单击“下一步”按钮，屏幕显示“报表向导”的第6对话框，在该对话框中设置报表的标题名称，这里输入报表名称为“学生选课

16、表”，如图5.16所示。,Access报表制作,5.3.2 使用自动创建报表,5.3 创建报表,图5.17 “报表向导”生成的报表,(11).单击“完成”按钮，屏幕显示由“报表向导”生成的报表，用户可以使用垂直和水平滚动条来调整预览窗体，如图5.17所示。,Access报表制作,5.3.3 使用“图表向导”创建报表,5.3 创建报表,例5-3：使用“图表向导”创建“学生成绩信息”图表报表，效果如图5.6所示。,“图表报表”可以将数据以图表的形式形象直观地反映出来，Access利用“图表向导”来创建图表报表。,. 在数据库窗口中，单击“报表”对象。 . 单击“新建”按钮，在“新建报表”对话框中，

17、选择“图表向导”列表项，选择“学生成绩表”作为数据源。 . 单击“确定”按钮，屏幕显示“图表向导”的第1个对话框。在该对话框中指定用于图表的字段数据，这里选择“姓名”、“数学”、“英语”和“计算机”4个字段，如图5.18所示。,Access报表制作,5.3.3 使用“图表向导”创建报表,5.3 创建报表,图5.18 “图表向导”第1个对话框,Access报表制作,5.3.3 使用“图表向导”创建报表,5.3 创建报表,. 单击“下一步”按钮，屏幕显示“图表向导”的第2个对话框。在该对话框中合适选择图表的类型，这里选择“柱形图”，如图5.19所示。,图5.19 “图表向导”第2个对话框,Acce

18、ss报表制作,5.3.3 使用“图表向导”创建报表,5.3 创建报表,. 单击“下一步”按钮，屏幕显示“图表向导”的第3个对话框。 在该对话框中指定图表数据的布局方式，这里图表的横坐标指定为“姓名”字段，纵坐标指定为“数学、英语和计算机”3门课程的成绩，将“英语”和“计算机”按钮分别拖动到纵坐标中，将“姓名”按钮拖动到横坐标中，如图5.20所示。 然后双击纵坐标中的“求和数学”按钮，打开“汇总”对话框，修改汇总依据为“无”，如图5.21所示。用同样的方法修改“求和英语”按钮和“求和计算机”按钮的汇总依据为“无”，最后效果如图5.22所示。,Access报表制作,5.3.3 使用“图表向导”创建

19、报表,5.3 创建报表,图5.20“图表向导”第3个对话框,Access报表制作,5.3.3 使用“图表向导”创建报表,5.3 创建报表,图5.21“汇总”对话框,Access报表制作,5.3.3 使用“图表向导”创建报表,5.3 创建报表,图5.22 “图表向导”第3个对话框的最后效果,Access报表制作,5.3.3 使用“图表向导”创建报表,5.3 创建报表,. 单击“下一步”按钮，屏幕显示“图表向导”的第4个对话框。在该对话框中指定图表的标题，这里输入“学生成绩信息”，如图5.23所示。,图5.23 “图表向导”第4个对话框,Access报表制作,5.3.3 使用“图表向导”创建报表,

20、5.3 创建报表,. 单击“完成”按钮，由“图表向导”设计的图表报表创建完毕，如图5.24所示。,图5.24 设计完成的图表报表,Access报表制作,5.3.4 使用“标签向导”创建报表,5.3 创建报表,例5-4：为参加某会议的学生制作工作标签，要求标签中应含有学号、姓名、性别、所在学院和专业等信息。,. 在数据库窗口中，单击“报表”对象。 . 单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框，从中选择“标签向导”列表项，并选择“学生信息表”作为标签报表的数据源。,在生活和工作中，经常需要制作各种类型的标签，如“物品标签”、“考生信息标签”等。在Access中，可以利用“标签向导”来创建标签报表。

21、,Access报表制作,5.3.4 使用“标签向导”创建报表,5.3 创建报表,. 单击“确定”按钮，屏幕显示“标签向导”的第1个对话框。在该对话框中可以指定标签的型号，也可以自定义标签的大小。这里选择“C6104”标签型号，度量单位为“公制”，标签类型为“送纸”，如图5.25所示。,图5.25 “标签向导”第1个对话框,Access报表制作,5.3.4 使用“标签向导”创建报表,5.3 创建报表,. 单击“下一步”按钮，屏幕显示“标签向导”的第2个对话框。在该对话框中可以指定字体及字体的大小、粗细和颜色，这里选择字体为“宋体”，字号为9，字体粗细为“细”，文本颜色为“黑色”，如图5.26所示

22、。,图5.26 “标签向导”第2个对话框,Access报表制作,5.3.4 使用“标签向导”创建报表,5.3 创建报表,. 单击“下一步”按钮，屏幕显示“标签向导”的第3个对话框。在该对话框中可以指定创建标签要使用的字段，这里选择学号、姓名、性别、所在学院和专业5个字段，效果如图5.27所示。,图5.27 “标签向导”第3个对话框,Access报表制作,5.3.4 使用“标签向导”创建报表,5.3 创建报表,. 单击“下一步”按钮，屏幕显示“标签向导”的第4个对话框。在该对话框中指定标签的排序字段，这里选择“学号”字段，如图5.28所示。,图5.28 “标签向导”第4个对话框,Access报表

23、制作,5.3.4 使用“标签向导”创建报表,5.3 创建报表,. 单击“下一步”按钮，屏幕显示“标签向导”的第5个对话框。在该对话框中可以指定标签报表的名称，这里输入“学生信息标签”， 如图5.29所示。,图5.29 “标签向导”第5个对话框,Access报表制作,5.3.4 使用“标签向导”创建报表,5.3 创建报表,. 单击“完成”按钮，“学生信息标签”标签报表创建完毕，如图5.30所示。,图5.30 “学生信息标签”报表,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,例5-5：使用“设计视图”创建“学生成绩表”表格式报表，如图5.31所示。,在Acces

24、s中，除了可以使用“自动创建报表”和“报表向导”等功能创建报表外，还可以使用“设计视图”创建新的报表。,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,. 在“数据库”窗口中，单击“报表”对象。 . 单击工具栏上的“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。在“新建报表”对话框中选择“设计视图”列表项，如下图5.32所示。单击“确定”按钮，在“设计视图”中打开一个空白报表，如图5.33所示。,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,图5.33 “设计视图”中的空白报表,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表

25、,5.3 创建报表,. 双击“报表选择器”打开报表的“属性”对话框，如图5.34所示。,图5.34 报表的“属性”对话框,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,. 在报表“属性”对话框中，单击“数据”选项卡，可以在“记录源”属性后面的下拉列表框中选择已有的表或查询作为报表的记录源，也可以单击下拉列表框后面的按钮，在打开的“查询生成器”窗口中创建新的查询作为报表的记录源。这里单击按钮，创建一个新查询作为报表的记录源。,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,图5.35 “查询生成器”窗口和“显示表”对话框,. 单击

26、按钮，打开“查询生成器”窗口和“显示表”对话框，如图5.35所示。在“显示表”对话框中，添加“学生信息表”和“学生成绩表”到查询生成器窗口中。,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,图5.36 “查询生成器”窗口,双击“学生信息表”字段列表中的“学号”和“姓名”2个字段，将其添加到“查询生成器”窗口的设计网格中。双击“学生成绩表”字段列表中的“数学”、“英语”和“计算机”3个字段，也将其添加到“查询生成器”窗口的设计网格中， 如图5.36所示。,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,图5.37 保存提示对话框,

27、. 单击“查询生成器”窗口的按钮，弹出保存提示对话框，如图5.37所示。单击“是”按钮，保存对SQL查询语句的修改，生成了“记录源”的属性值，如图5.38所示。,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,图5.38 报表“属性”对话框,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,通过查询生成器生成记录源属性值内容如下： SELECT 学生信息表.学号, 学生信息表.姓名, 学生成绩表.数学, 学生成绩表.英语, 学生成绩表.计算机 FROM 学生成绩表 INNER JOIN 学生信息表 ON 学生成绩表.学号 = 学生信

28、息表.学号; 此外，生成查询中的字段列表如图5.39所示。,图5.39 查询中的字段列表,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,. 执行“视图”菜单中的“报表页眉页脚”命令，或在报表设计区单击右键弹出快捷菜单，如图5.40所示。从中选择“报表页眉页脚”选项，报表中会添加报表的页眉和页脚节区，如图5.41所示。,图5.40 报表设计区右键快捷菜单,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,图5.41 添加了“报表页眉/页脚”的设计视图,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,.

29、在报表页眉节中添加一个矩形控件和一个标签控件，插入系统日期，调整矩形控件、标签控件和日期的位置，如图5.42所示。,图5.42 报表的“设计视图”,设置标签格式属性： “标题”为学生成绩表，“字体名称”为黑体，“字号”为26，“文字对齐”为左。 设置矩形格式属性： “高度”为1.6cm，“宽度”为12cm，“背景色”为12632256，“边框样式”为透明。,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,. 从工具箱向页面页眉中添加4个标签控件，标签标题属性分别输入为“学号”、“姓名”、“课程名称”和“成绩”，再向页面页眉中添加2个直线控件，并调整标签控件和直线

30、控件的位置，效果如图5.42所示。,图5.42 报表的“设计视图”,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,.将图5.39所示字段列表中所有字段拖动到主体节中，在主体节中添加了5个文本框控件，同时产生了5个附加标签。将产生的“学号”和“姓名”2个标签删除，然后调整主体节中的标签控件和文本框控件的位置，如图5.42所示。 (11). 在主体节底部添加一个直线控件，作为每条记录的分界线，如图5.42所示。 (12). 调整报表页面页眉节和主体节的高度，以合适的尺寸容纳其中的控件，如图5.42所示。 (13). 单击工具栏上“打印预览”按钮显示报表，如图5.3

31、1所示。然后以“学生成绩表”命名保存该报表。,Access报表制作,5.3.5 使用“设计视图 ”创建报表,5.3 创建报表,图5.31 利用“设计视图”创建的报表,Access报表制作,5.4 编辑报表,Access报表制作,5.4.1 设置报表格式,5.4 编辑报表,Access提供了6种预定义报表格式,1.大胆,2.正式,3.浅灰,4.紧凑,5.组织,6.随意,设置报表格式操作步骤如下： . 在“设计视图”中打开报表。 .单击工具栏上的“自动套用格式”按钮 或执行“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，如图5.43所示。在“报表自动套用格式”列表框中选择一项作为

32、报表格式。,Access报表制作,5.4.1 设置报表格式,5.4 编辑报表,图5.43 “自动套用格式”对话框,Access报表制作,5.4.1 设置报表格式,5.4 编辑报表,.在对话框中单击“选项”按钮展开该对话框，对话框下方多了“应用属性”选项区域，可以从中选取需要更改的属性，如图5.44所示,图5.44 展开选项的“自动套用格式”对话框,Access报表制作,5.4.1 设置报表格式,5.4 编辑报表,.单击“自定义”按钮，打开“自定义自动套用格式”对话框，如图5.45所示。该对话框中3个选项按钮的含义如下： 基于当前打开的报表的格式来新建一个自动套用格式。 使用当前打开的报表的格式

33、来更新所选定的自动套用格式。 删除所选定的自动套用格式。 . 单击“确定”按钮，关闭“自定义自动套用格式”对话框。再次单击“确定按钮，关闭“自动套用格式”对话框。,Access报表制作,5.4.1 设置报表格式,5.4 编辑报表,图5.45 “自定义自动套用格式”对话框,Access报表制作,5.4.2 添加背景图案,5.4 编辑报表,将指定图片作为报表背景的具体操作步骤如下： . 在“设计视图”中打开报表“学生”。 . 双击报表“设计视图”左上角的报表选择器，打开报表的“属性”对话框。 . 在报表“属性”对话框中，单击“格式”选项卡，可以使用“图片”相关属性设置报表背景效果，如下图5.46所

34、示,Access报表制作,5.4.2 添加背景图案,5.4 编辑报表,. 单击“图片”属性右侧的按钮，屏幕显示“插入图片”对话框，如图5.47所示。在该对话框中，选择要作为报表背景的图片文件，然后单击“确定”按钮，将选择图片文件加入到报表中，如下图5.48所示。,Access报表制作,5.4.2 添加背景图案,5.4 编辑报表,与背景图片相关的其他属性说明如下： 图片类型：可以选择“嵌入”或“链接”图片方式。 图片缩放模式：可以选择“剪裁”、“拉伸”或“缩放”来调整图片大小。 图片对齐方式：可以选择“左上”、“右上”、“中心”、“左下”或“右下”来确定图片的对齐方式。 图片平铺：选择是否平铺背

35、景图片。 图片出现的页：可以设置显示背景图片的报表页，如“所有页”、“第一页”和“无”。,Access报表制作,5.4.2 添加背景图案,5.4 编辑报表,Access报表制作,5.4.3 添加日期和时间,5.4 编辑报表,在报表“设计视图”中，使用菜单命令为报表添加日期或时间的具体操作步骤如下： . 在“设计视图”中打开报表。 . 执行“插入”菜单中的“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，如图5.49所示。 . 在“日期和时间”对话框中，可以选择添加“日期”或“时间”，或两者同时添加。还可以在对话框中设置日期或时间的显示格式，最后单击“确定”按钮，在报表页眉节中添加系统日期或时间。,

36、1,使用菜单命令添加日期和时间,Access报表制作,5.4.3 添加日期和时间,5.4 编辑报表,图5.49 “日期和时间”对话框,Access报表制作,5.4.3 添加日期和时间,5.4 编辑报表,在报表“设计视图”中，使用文本框添加日期或时间的具体操作步骤如下： . 在“设计视图”中打开报表。 . 可以在报表的任意一个节中添加一个文本框控件，并删除与文本框控件同时添加的标签控件。 .双击“文本框”控件，打开其“属性”对话框，并选择“数据”选项卡。 . 如果要添加日期，可以在“控件来源”属性行中输入“=Date( )”。如果要添加时间，则要在“控件来源”属性行中输入“=Time( )或=N

37、ow( )”，如图5.50所示。,2,使用文本框添加日期和时间,Access报表制作,5.4.3 添加日期和时间,5.4 编辑报表,图5.50 “文本框”属性对话框,Access报表制作,5.4.3 添加日期和时间,5.4 编辑报表,在报表中添加页码的具体操作步骤如下： . 在“设计视图”中打开报表。 .执行“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”。对话框，如图5.51所示。 .双击“文本框”控件，打开其“属性”对话框，并选择“数据”选项卡。 . 如果要添加日期，可以在“控件来源”属性行中输入“=Date( )”。如果要添加时间，则要在“控件来源”属性行中输入“=Time( )或=Now(

38、)”，如图5.50所示。,3,添加页码和分页符,Access报表制作,5.4.3 添加日期和时间,5.4 编辑报表,图5.50 “文本框”属性对话框,Access报表制作,5.4.4 添加页码和分页符,5.4 编辑报表,在报表中添加页码的具体操作步骤如下： . 在报表的“设计视图”中打开报表。 . 执行“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”。对话框，如下图5.51所示。,1,在报表中添加页码,Access报表制作,5.4.4 添加页码和分页符,5.4 编辑报表,. “页码”对话框中可以根据需要设置页码的格式、位置和对齐方式。 对齐方式有下列5种： 左：在左页边距添加文本框。 中：在左右页边

39、距的正中添加文本框。 右：在右页边距添加文本框。 内：在左、右页边距之间添加文本框，奇数页打印在左侧，而偶数页打印在右侧。 外：在左、右页边距之间添加文本框，偶数页打印在左侧，而奇数页打印在右侧。 . 单击“确定”按钮，完成添加页码。,Access报表制作,5.4.4 添加页码和分页符,5.4 编辑报表,在打印输出报表时，默认情况下，一页打完之后会自动将余下内容打印在下一页上。也可以在一页未打完时将后面内容打印到新的页上，这时需要在报表中添加分页符。 . 在“设计视图”中打开报表。 . 单击工具箱中的“分页符”按钮。 . 单击报表中需要设置分页符的位置，添加的分页符会以短虚线标志显示在报表的左

40、边界上。 分页符应设置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的数据。如果要将报表中的每个记录或记录组都另起一页，可以通过设置组标头、组注脚或主体节的“强制分页”属性来实现。,2,在报表中添加分页符,Access报表制作,5.4.5 使用节,5.4 编辑报表,执行“视图”菜单中的“报表页眉页脚”命令或“页面页眉页脚”命令，可以实现添加或删除“报表页眉页脚”或“页面页眉页脚”。 如果删除页眉和页脚，Access将同时删除页眉、页脚中的控件。页眉和页脚只能同时添加或删除，如果不需要页眉或页脚，可以将其“可见性”属性设置为“否”，或者删除该节的所有控件，然后将其大小设置为“0”或将其“高度”属性设为“

41、0”。,1,添加或删除节,Access报表制作,5.4.5 使用节,5.4 编辑报表,报表中所有节的宽度是一样的，改变一个节的宽度将改变整个报表的宽度。要改变报表的宽度，可以在报表的“属性”对话框中设置“宽度”属性，也可以用鼠标拖动某个节的右边界。 每个节的高度是可以分别改变的，可以将鼠标放在节的底边上，上下拖动鼠标改变节的高度。也可以将鼠标放在节的右下角上，然后沿对角线的方向拖动鼠标，同时改变高度和宽度。,2,改变节的大小,Access报表制作,5.4.5 使用节,5.4 编辑报表,可以利用节或控件的属性表中的“前景颜色”、“背景颜色”或“边框颜色”等属性框并配合使用“颜色”对话框来进行相应

42、属性的颜色设置。,3,为节或控件指定颜色,Access报表制作,5.4.6 添加线条和矩形,5.4 编辑报表,在报表上添加线条的具体操作步骤如下： （1）在“设计视图”中打开报表。 （2）单击工具箱中的“线条”工具按钮。 （3）单击报表中合适位置可以创建默认大小的线条，或通过单击并拖动的方式可以创建自定义大小的线条。 （4）利用“格式”工具栏中的“线条边框宽度”按钮和“属性”按钮，可以分别修改线条样式和边框样式。 如果要细微调整线条的长度或角度，可单击线条，然后同时按下Shift键和方向键中的任意一个。如果要细微调整线条的位置，则同时按下Ctrl键和方向键中的一个。,1,添加线条,Access

43、报表制作,5.4 编辑报表,在报表上添加矩形的具体操作步骤如下： （1）在“设计视图”中打开报表。 （2）单击工具箱中的“矩形”工具按钮。 （3）在报表中拖动鼠标可以绘制出自定义大小的矩形。 （4）利用“格式”工具栏中的“线条边框宽度”按钮和“属性”按钮，可以分别修改线条样式和边框样式。 如果要细微调整矩形的大小和位置，可以通过按住Shift键或Ctrl键，结合4个方向键进行调整。,2,添加矩形,5.4.6 添加线条和矩形,Access报表制作,5.5 报表中的排序和分组,Access报表制作,5.5.1 记录排序,5.5 报表中的排序和分组,例5-6：在“学生成绩表”报表设计中按照“计算机”

44、成绩由高到低进行排序输出。 . 在“设计视图”中打开“学生成绩表”报表。 .执行“视图”菜单中的“排序与分组”命令，或单击工具栏上的“排序与分组”按钮，打开“排序与分组”对话框，如图5.52所示。,报表中的记录是按照数据输入的先后顺序进行显示的。但在具体应用中，经常要求输出的记录要按照某个指定的顺序来排列。 设置记录排序，可以在“报表向导”或“设计视图”中进行。在“报表向导”中最多只能设置4个排序字段，并且排序只能是字段，不能是表达式。在“设计视图”中，最多可以设置10个字段或字段表达式。,Access报表制作,5.5.1 记录排序,5.5 报表中的排序和分组,图5.52 “排序与分组”对话框

45、,. 在“排序与分组”对话框中，指定排序字段和排序次序。单击“字段/表达式”列的第一行并选择第一排序字段为“计算机”，排序次序为“降序”。如果有多个排序字段，可以依次设置多个排序字段。,Access报表制作,5.5.1 记录排序,5.5 报表中的排序和分组,. 单击工具栏上的“打印预览”按钮，预览报表中数据排序效果，如下图5.53所示。可以看到报表中显示的数据是按“计算机”字段值由高到低排列的。 . 单击工具栏上的“保存”按钮，保存排序设置。,Access报表制作,5.5.2 记录分组,5.5 报表中的排序和分组,例5-7：在“学生选课表”报表中，对学生成绩进行分组统计。 . 在“设计视图”中

46、打开“学生成绩表”报表。 . 执行“视图”菜单中的“排序与分组”命令，或单击工具栏上的“排序与分组”按钮，打开“排序与分组”对话框，如图5.52所示。,记录分组是把报表中的记录信息按某个或某几个字段值是否相等将记录分成不同的组。 报表通过分组可以实现同组数据的汇总和显示输出，增强了报表的可读性和信息的利用。一个报表中最多可以对10个字段或表达式进行分组。,Access报表制作,5.5.2 记录分组,5.5 报表中的排序和分组,. 在“排序与分组”对话框中，单击“字段与表达式”列的第一行，选择“学号”字段作为分组字段，排序次序为“升序”，如图5.54所示。,图5.54 “排序与分组”对话框,Ac

47、cess报表制作,5.5.2 记录分组,5.5 报表中的排序和分组,. 在“排序与分组”对话框下部的组属性中设置分组属性。 分组属性设置如下： 组页眉：设置为“是”，以显示组页眉节。 组页脚：设置为“是”，以显示组页脚节。 分组形式：设置为“每一个值”，以“编号”字段的不同值划分组。 组间距：设置为“1”，以指定分组的间隔值。 保持同页：设置为“不”，以指定打印时组页眉、主体和组页脚不在同页上。若设置为“整个组”，则组页眉、主体和组页脚会打印在同一页上。 此时，“排序与分组”对话框显示效果，如图5.54所示。,Access报表制作,5.5.2 记录分组,5.5 报表中的排序和分组,. 分组属性

48、设置完成后，在报表中将添加组页眉和组页脚两个节区，分别用“学号页眉”和“学号页脚”来命名。将主体节内的“学号”文本框移到“学号页眉”节中，并根据需要调整文本框控件的格式。在“编号页脚”节中添加一个“直线”控件，作为每组记录信息的分隔线，如图5.55所示。,图5.55 设置“组页眉/组页脚”节中 内容,Access报表制作,5.5.2 记录分组,5.5 报表中的排序和分组,. 单击工具栏上的“打印预览”按钮，预览报表中分组记录数据，如图5.56所示。可以看到报表中记录数据以学号字段分组显示，并且每组记录数据之间由直线分隔开来。 . 单击工具栏上的“保存”按钮，保存分组设置。,图5.56 用“学号

49、”字段分组报表记录的效果,Access报表制作,5.6 使用计算控件,在设计报表时，除了由系统自动为字段生成的文本框绑定控件显示字段数据外，有时还需要通过已有字段计算出其它结果数据，并在报表中显示出来。例如，学生成绩表中没有总分字段，但可以通过现有字段计算得到。这些保存计算结果的控件称为“计算控件”。,Access报表制作,5.6.1 报表添加计算控件,5.6 使用计算控件,例5-8：在“学生成绩表”报表中，根据各课程成绩使用计算控件来计算学生的成绩总分。 .在“设计视图”中打开“学生成绩表”报表，如下图5.57所示。,计算控件的控件源是计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出显示。文本框控件是报表中最常用的计算控件。,Access报表制作,5.6.1 报表添加计算控件,5.6 使用计算控件,. 在页面页眉节中，添加一个标签控件，标签控件的“格式”属性参照页面页眉节中其它标签设置，如图5.58所示。,图5.58 添加“总分”标签控件后的设计视图,Access报表制作,5.6.1 报表添加计算控件,5.6 使用计算控件,. 在主体节中，添加一个文本框控件，然后双击该文