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1、浅谈如何利用 Excel 提高教学管理的办公效率陈京( 中央民族大学 数学与计算机科学学院 ,北京 100081)摘 要 : 在制定学生培养方案和统计教师工作量上妙用 Excel ,提高办公效率.关键词 : 教学管理 ; 教学档案 ; 数据筛选文章编号 :100528036 (2005) 0320284205中图分类号 : G434文献标识码 :A随着现代化教学管理模式的深入 ,教学档案的形式越来越现代化 ,处理教学档案的工作变得日益繁重 . 面对如此繁杂而简单的工作需要科学的工作方式 ,从事教学管理工作的人员必须掌握现代化办公技 术 ,才能提高办公效率.数学与计算机科学学院于 2004 年
2、3 月成立 ,由原来的信息与计算机科学系和计算机科学与技术系 合并而成. 学院现有本科专业 5 个 :数学与应用数学专业 、信息与计算科学专业 、统计学专业 、计算机科 学与技术专业 、自动化专业 ;基础数学硕士点 1 个 . 我院现有教职工 55 人 ,其中专 ( 兼) 任教师 47 人 ,教 授 7 人 ,副教授 15 人 ,博士 9 人 (其中博士后 3 人) ,硕士 15 人 ,在校本科学生 934 名 ,由于学生多 、教师 多 、课程多 ,教学秘书的工作非常繁忙 ,在紧张忙碌的工作中 ,熟练运用 Excel 能起到事半功倍的效果 . 学院每个学期要向教务处提交开课申请表 ,年底需要统
3、计教师的工作量 ,因此建立一个全面的信息库是 非常必要的工作 ,笔者认为 ,将学生培养方案 、教师的情况以及教师工作量计算方法等信息同时存放在一个信息库中 ,可以一表多用 ,提高办公效率 .1在制定学生培养方案上妙用 ExcelMicrosoft Office 是一个程序集合 ,通常被称为“软件套件”,它支持综合性项目开发 、管理自动化的集成化多功能办公软件. Office 主要包括 6 个功能组件 , Excel 是其中之一 . Excel 主要用于建立和管理电子 表格 ,同时可以通过公式和函数自动完成各种计算 、分析和数据的管理工作 . 它不仅可以在一个工作表 中高效地输入并编辑数据 ,还
4、可以放入图形 、图表和其他多媒体对象来生动地展示财务数据 ,使用 Excel 可以轻松地进行财务 、统计 、数据汇总等繁重的计算工作.在此 ,笔者说明如何运用它的筛选功能去制定学生的培养方案.制定本科生的培养方案 ,需要确定每学期各个专业开哪些课程 ,每一门课程所对应的学分 、学时等 等 . 一般来说 ,一个专业要开几十门课程 ,各个学期课程门数不同 ,学分数也不同 . 制定好一份档案后 ,院 领导和师生经常要查询哪个学期有哪些课程 ,如果只是普通的查看方式 ,很耗时耗力 ,现代办公软件为我们提供了方便 ,Office 套件的 Excel 有数据筛选功能1 ,可以轻松地从琐碎的数据中找到想要的
5、数据.筛选就是从一个数据表中 ,查找出满足特定条件的记录. Excel 提供了自动筛选方法 ,适用于简单条收稿日期 :2005204217作者简介 :陈京 (19632) ,女 (高山族) ,台湾省人 ,中央民族大学数学与计算机学院教学秘书 .285第 3 期陈京 :浅谈如何利用 Excel 提高教学管理的办公效率件 ,自动筛选法是一种非常快捷有效的数据查询方法 ,能够为我们从包含大量数据记录的数据表中迅速的查找出符合多重条件的记录.图 1 是一份培养方案的样例表 ,录入时我们并没有按照学期或学分排列.图 1 培养方案Fig. 1 Table of education project下面举例说
6、明如何运用 Excel 筛选数据 ,我们以查找第三学年 、第一学期的所有科目为例说明. 首先把光标定在有数据的某单元格中 ,点击的【】菜单 ,选择命令 ,在其子菜单中选择命令 ,之后将会看到在每列最顶端的专业 、编号 、课程名称等字段名的右面各有一个小箭头(如下图所示) ,点击这个箭头可以看见在弹出的下拉列表里 ,有当前列里记录的所有的数据. 点击右面的箭头 ,在弹出的列表中选择“结果如图 2 所示.”,表中所有的当前列记录为“”的全部记录被筛选出来 ,图 2 筛选“学期”为三上的所有科目Fig. 2 Pick up the data whose semester is“third ”三上三上
7、学期自动筛选筛选数据菜单栏286中央民族大学学报 ( 自然科学版)第 14 卷点击右 面 的 箭 头 , 在 弹 出 的 列 表 中 选 择“”, 或 者 选 择 菜 单 栏 的【】,就可以回到查看全部数据的模式. 可以看出利用 Excel ,从大量的数据中筛选数据比普通的查找要快得多 ,在教学管理工作中能够充分的利用 Excel ,可以明显地提高办公效率 .2利用 Excel 完成教师课时核定在教学管理工作中 ,教师课时核定可以说是最繁琐的统计工作之一 ,数学与计算机科学学院有几十名教职员工 ,每名教师又讲授不止一门课程 ,要查询某位教师授课的年级 、班级 、课时数要求等等 ,涉及 到大量的
8、数据 ,如果依靠传统的方式 ,从开课申请表到课时核定 ,一点点地从教学档案中去统计这些数 字 ,可能会花费几天的时间 ,然而利用现代化办公方式 ,即可快速地解决这些问题 .下面的例子中用到了 Excel 中的公式 ,使用 SUM 函数 ,这里对该函数以及如何使用该函数作简单介 绍 :在 Excel 中公式主要由运算符 、单元格引用 、数值或文本和工作表函数构成.运算符 : + (加) , - (减) , 3 (乘) ,(除)公式的作用 :首先选区单元格 , 然后输入公式 , 以使用 SUM 函数为例 : 在 A13 单元格内输入 SUM (A1 :A12) ,表示区域 A1 :A12 的值相加
9、.图 3 教师工作量核定表Fig. 3 Table of teachersworkload从教师工作量核定表 (图 3) 中查某位老师完成的工作情况 ,只需点击右面的箭头 ,在弹出的列表中选择“”,如图 4 所示.有了课程名称 、班级 ,接下来就是计算教师的工作量 ,先将光标定在需计算结果的单元格中 ,输入计算公式 ,如图 5 .某位教师任课教师全部显示筛选数据全部学期287第 3 期陈京 :浅谈如何利用 Excel 提高教学管理的办公效率图 4 查某位教师工作量Fig. 4Searching a teachers workload图 5 输入计算公式Fig. 5 Input formula点
10、击确定 ,计算出结果. 按住单元格右下角的黑色十字柄向下拖 ,计算出其他所需的数据. 如图 6 .总之 ,在日常的教学工作中 ,离不开对教学档案的查询 、整理 、统计 ,这些工作简单但很花费时间. 随 着现代化教学管理模式的深入 ,作为从事教学管理工作的人员 ,有必要掌握一些现代化办公技术 ,将自 己从繁杂的资料处理工作中解脱出来 ,节省出时间做一些更重要的工作. 我们应该充分利用现代办公软 件提供的便捷 ,发挥现代化办公技术在教学管理工作中的优越性 ,以适应今天现代化教学管理的需要.288中央民族大学学报 ( 自然科学版)第 14 卷图 6 显示结果Fig. 6 Show result参考文
11、献 :1 黄燕. 计算机基础及应用教程 M .北京 :机械工业出版社 ,2004.Improvement of the Off ice Eeff iciency with ExcelCHEN J ingin Teaching Management( School of Mathematics and Computer Science , Central University f or Nationalities , Beijing 100081 , China)Abstract : It is discussed to make a teaching calendar and the teac
12、hing workload in order to improve theefficiency.Key words :teaching management ; teaching archives ; data filtration 责任编辑 :杨玉 我国建成世界海拔最高的自动气象观测站中国珠峰综合科考队的科学家们 ,日前在珠峰海拔 6520 米的东绒布冰川垭口 ,成功搭建起了一套自动气象观测站 ,这是目前世界上海拔最高的自动气象观测站.这个总价值超过 100 万元人民币的自动气象观测站分为两层 ,能够每 10 分钟获取一次大气温度 、湿度 、风向 、风速 等数据 ,其中的雪探测仪设备还可以每 10 分钟获得一次雪深的数据 ,超声探测仪可以获得三维的风速风向和二氧化碳 通量等第一手数据 . 气象站将永久性地建立 ,每 3 年进行一次设备更换 .短讯