物流TMS系统操作说明.doc

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1、上海博科资讯股份有限公司运输管理信息系统2013/5/17上海博科资讯股份有限公司 版权所有1 系统管理模块：为维护系统的正常运行而进行的系统管理操作， 包括基础数据的维护、 字典类数据管理、 系统配置管理等功能。1.1 基础数据基础数据维护主要用于维护运行本系统会用到的与托运商、 承运商、 货物、路线、 地点、 计费等有关的基本资料， 这些基本资料在进行具体的作业流程操作时， 会在不同的场合中被 调用。 基本资料信息一定要输入完全， 否则会出现找不到您所要的数据的现象， 严重地会导 致无法进行后续作业的结果。? 托运商 / 货主基本信息? 托运商的收货人基本信息? 货主商品信息? 承运商基本

2、信息? 车辆基本信息? 驾驶员基本信息? 业务员基本信息? 银行基本信息? 保险公司基本信息? 行车线路信息? 区域信息 ? 省份信息? 城市信息? 分公司信息 ? 部门信息? 人员信息1.2 字典类数据字典类的设定是系统正常运行的前提， 其实就是本系统的一个数据字典， 它把所有在系 统中所要使用到的选择项 （就是软件中常用的下拉框中） 的内容以数字的方式来描述， 并设 置每一个类型都有一个系统能识别的在系统中是惟一的序列号， 为系统的处理提供方便。 简 单说来，字典类，即是一些只有代号和名称的简单基本资料1.3 系统配置对系统初始化和系统运行时的一些重要数据的设定和对系统运行中积累的历史数据

3、做备份和删除处理。同时可对企业门户网站子系统进行管理和维护。具体可分为对加入会员的审核和管理、 对登录的客户信息的审核和管理，以及对在线订单的格式、内容的审核和管理等。对于录入表单可以灵活设置，各个表单提供不涉及业务逻辑计算的可自定义的备用字 段，系统配置管理可对备用字段进行定义和修改。1.4 日志管理出于安全起见， 对于每个用户每次进入系统所进行的每次操作， 系统都有详细记录。 包 括查询操作日志、清除操作日志、参数设置。此模块独立运行，且只能由系统管理员使用。日志中记录了每天每个用户在本系统中进行的每一个详细操作。 包括在打开的操作窗口 中所做的新增、修改、删除等操作以及打印报表的操作等。

4、查看日志用于查看某一时间段内指定用户对某一程序资料进行的操作。2 权限管理用户权限管理是供系统管理员维护本系统的用户使用的。 主要为系统模块清单、 程序清 单、用户组设置和用户设置。 其中系统模块清单显示了本系统的三大模块； 程序清单描述本 系统所有可进行权限控制的菜单资料， 用户组程序权限、 用户程序权限将引用此资料。 用户 组、用户设置用于维护可使用本系统的用户及其程序权限。2.1 系统模块系统模块是可被分配权限的功能模块。本系统有订单管理、运输作业管理、物流计费、 财务结算、运输资源管理、商业智能、系统管理七大模块。2.2 程序资料程序资料系统每个模块的细小的功能点，例如订单管理模块中的

5、程序资料包括订单录 入、订单修改、 订单审核、 订单打印等等。 本系统的功能点可以细化到程序界面的功能按钮， 以方便系统管理员精确的划分系统权限。2.3 用户组设置用户组是指具有同样功能的用户的集合。 在本系统中放入组的概念主要是为了方便管理 员对具有相同权限的用户进行统一管理。 用户组所具有的所有程序权限， 该组中的用户都可 以直接继承。您可以在组设置窗口中新增组、 删除已有的组、 修改组权限属性。 对于在组中设置的属 性，对该组中的所有用户起作用。2.4 用户设置用于给每个用户设置用户名， 只有具有用户名的用户才能登录、 使用本系统。 您可以在 用户设置窗口中新增用户、删除已有用户、修改用

6、户权限属性。对用户设置的属性，只对该 用户起作用。一个用户可以同时存在于多个组中； 一个组中包含有多个用户； 用户和组都可以直接设 置程序权限。3客户关系管理模块:3.1基本资料管理负责对客户（供应商）资料的维护与更新，具有新增客户、删除客户、查看客户资料、修改客户资料等功能。客户资料包括客户的名称、地址、联系人、电话、传真、Ema、简要情况、信用等级、重要程度等等。3.2合同管理记录公司与客户（供应商）签订的服务合同。具体功能包括合同的录入、合同审批、历史合同查询等。在作业流程中，合同可作为订单执行的依据。每次订单执行的计费可选择参 照合同，系统将按照合同中的计费方式自动计算每张订单发生的费

7、用。3.3 订单管理此处的订单管理是针对客户从El P中下达的销售订单而设计的，由客服部实现对销售订单的审核、拆分、下达等功能。工作原理举例如下：EIP销售订单订单接收订单审批订单分解采购作业库存作业配送作业订单下达到各自业务管理系统对于单一的销售订单需求， 系统提供两种方式， 既可以按照上述订单的模式运作， 也可 以直接进入相关业务系统进行操作。 即系统默认为是已经经过订单分拆 （单一分拆） 后的具 体业务订单。订单管理模块主要功能有：3.3.1 订单接收订单接收一般有三个数据来源：A. 客户通过 EIP 企业门户网站录入物流订单B.通过ERP接口导入的订单数据 C.操作员手工录入订单 对于

8、前两种订单来源，系统会 提供数据接口， 通过数据自动倒入功能进入订单接收平台， 对于最后一种订单，系统提供不同类型订单的录入界面。3.3.2 订单审核主要提供审核订单内容，确认、撤销订单。订单审核的内容包含两部分内容：订单信息是否完整、有效；是否有完成订单的能力。在订单的审核过程中， 需要审单员充分和客户进行沟通， 及时补充完整订单信息。 对于 无法补充或没有能力完成的订单， 审单员在征得客户确认后， 在系统中根据订单类型、 订单 头信息选定后将订单放弃（作废） 、并说明作废原因。所有订单均有有效期限，超出有效期限的订单系统将作自动放弃处理（并阐明放弃原因）。3.3.3 订单调整订单本身调整包

9、含三个层次含义，一是销售订单本身由于客户需求改变导致的订单调整；二是作业计划的调整；三是具体作业单的调整。订单调整若是因为客户需求发生变化 （不涉及到销售类型的变化） ，直接对订单作修改。 作业计划的调整， 则对原作业安排计划做作废处理， 再直接生成新作业安排计划。 在生成新 的作业安排计划时需要将原作业安排计划中已经完成或部分完成的作业计划安排进新的作 业安排计划。作业计划下达给作业部门生成相应的作业单后， 若发生数量等变化， 则直接在相应的实 际作业单上作记录。3.3.4 订单分解作业单的分拆过程，原理如上图所示。3.3.5 订单下达经过统一调度后， 形成各个业务板块的任务单， 并定义各项

10、任务的先后顺序， 确认后系 统将自动将任务单转到相关业务板块中。3.3.6 订单跟踪通过作业监控查询可以查看各业务板块和各分支机构所有订单的作业进度、 详细作业情 况。客服部拥有所有的作业数据，为统一对外服务、提供“ 一站式” 奠定了基础。如果没有 全部作业数据，将不可避免地陷入“ 电话大战”，延误客户服务时间，降低客户服务品质。 4 订单管理模块：本系统订单管理的最重要的功能在于能作好月度和年度的预测， 让市场需求与生产需求 和谐对接。 其具体功能除能根据一定的模式产生相关预测订单外， 还能对商户下达的各种指 令进行管理、查询、修改、打印等功能，同时将业务部门处理信息反馈至商户。主要包括订

11、单订单类型、订单分配、订单确认、订单打印、订单查询等。系统功能如下：4.1 订单类型将商户发来的指令生成各子系统对应的订单，类型举例如下：接货订单入库订单? 出库订单? 运输配送订单? 流通加工订单? 退货入库订单? 退厂出库订单? ?4.2 订单分配对业务订单进行汇总分配和管理，同时下达任务单给相应的业务部门子系统。4.3 订单处理调度将订单调度为具体业务的作业单据。4.4 订单确认对已完成的订单作最终确认， 确认内容包括订单数量、 实收实发数量、 业务部门完成确认、商户确认等，以便能更准确的对每笔业务进行费用结算。4.5 订单打印根据客户需要设计不同打印单据进行打印。4.6 订单跟踪查询可

12、按日期、订单号、订单类型、业务部门、消费者信息、配送区域等条件对订单进行查询、并可对未确认的订单进行修改。订单跟踪可反馈订单所在作业环节。4.7 车辆需求单根据订单的货量统计（含重量、体积、长度）及订单计划运输车辆种类，系统生成当日 车辆需求单。为运输作业管理中车辆调度时参考使用。5 计划与调度管理模块：5.1 计划管理5.2 调度管理 车辆调度的目的是确定订单应当由哪一辆车运输、出发的日期及车次。 有两种方式的 调度：依据预先制订的路线计划的调度 （ 类似于车辆行驶的路线是相对固定的 ） 、无预先指定的路线计划的调度。 后者又可以人工方式调度和系统自动调度方式 （ 此时 需要GPS和自动配载

13、、路线选择模块的支持在调度时应当确定下列信息： 出车日期、 车次、车号、司机、押车员、 装载清单、件数、 重量、体积、使用的可回收设施 （ 例如周转箱等 ）等。调度完成后产生线路单、 出车任务单， 司机还需要携带送货单； 如果需要到第三地提货， 还需要携带相应的提货文件。调度时系统提供运力查询和装车限制，包括目前车辆位置等信息。5.2.1 空车运力登记空车运力登记用于查看空载车辆的详细信息及当前所处的状态。系统显示了所有已在本系统中进行过空车登记、状态为可用的车辆记录。 这些车辆按登记后的等待时间进 行分组排列， 各组间以红色框线进行划分。 每个组中的车辆按车辆分类进行排序。系统默认以登记时间

14、每 24 小时为分界点对所有车辆进行分组。您可根据实际需求输入 分组时间间隔，使系统对窗口中的所有车辆进行重新分组。5.2.2 安排车次安排配货车次用于设定出货车次。 这主要是针对一辆车在同一天内可能多次出车， 以不 同的车次来进行区分。同一天内，可根据需要安排多个车次，车次号不可重复。 您也可以将某一天的所有车次信息复制到另一天中。在窗口上方，“ 从某日复制到某日”框中输入要复制的日期及要复制到的日期，点击“ 车次复制” 按钮即可。5.2.3 出车安检根据运输管理的惯例， 车辆在出发前需要进行安全检查。 系统设置该功能可以强迫安全 员进行该项工作，否则系统无法进行发车确认。出车安全检查用于记

15、录处于待配车状态的车辆进行安检后安检结果， 以此来确定该车辆 是否可以出车。若该车辆已通过了所有的安检，则可直接在窗口中修改安检结果来“ 良” 若该车辆只 通过了部分的安检项目，则需要选定该车辆，点击“ 详细资料” 按钮，在打 开的“安检卡信息” 窗口中将通过安检项目的“ 安检结果” 字段改为“ 良”，再点击“ 保存” 按钮。在主窗口中该车辆的“ 安检结果” 显示的仍为“ 待定”。5.2.4 调度配货调度配货用于记录处于待配车状态的车辆进行安检后安检结果， 以此来确定该车辆是否 可以出车。选定车次后，可以安排发车日期，还可以增加同车发送的调度单，即一车多单。行车路线中， 若经过的中途地区有中途

16、装货需求， 需在这里指定车辆的途经地区， 如下 图所示明细中的“ 上海市、十堰市” 就是中途经过地区。您可以指定在这些经过地区由哪个 机构进行装货作业：在“ 分公司” 字段中指定机构，再在勾选“ 调度控制” 字段中的复选项 即可。若只指定分公司而不勾选“ 调度控制” 复选框，则该中途装货作业仍需由始发分公司 进行操作。5.2.5 单据打印保存完调度单后，可将调度单相关单据打印出来。? “打印调度单” ，用于打印该调度单；? “打印承运单” ，用于打印具体的承运商品；? “ 打印油票” ，用于打印该调度单可预支的油票。? “打印派车单” ，用于打印明细中选定作业单的派车单；? “打印发运单” ，

17、用于打印明细中选定作业单的发运单；? “打印承运协议” ，用于打印明细中选定作业单的承运协议；? “打印承运协议 （零担）”，用于打印明细中选定作业单托运商是零担的承运协 议。6 车辆跟踪管理模块：在途车辆的跟踪， 可以通过集成 GPS/GI S 来进行。可以及时了解并记录车辆位置和状况，例如正常行驶、故障、中途卸货、扣留等。可以与车辆进行双向的信息交换。 如果是卸货，还应当标明开始卸货日期 / 时间，卸货完成日期 / 时间。 如果是故障， 应 当要求司机提供排除故障的措施， 预计故障排除时间， 实际排除时间等信息。6.1 车辆跟踪记录 车辆跟踪记录用于对在途车辆， 实时记录该车辆的所在位置、

18、 车辆的运送状态， 有无发 生故障等信息。双击记录打开调度单的“ 车辆跟踪记录” 窗口，可以新增在途记录，包括跟踪日期、时 间、行驶方向、状态、当前所处地区、位置、车辆状态、若发生故障时的故障级别等信息。6.2 车辆跟踪报表根据车辆跟踪记录可以生成车辆跟踪报表。报表可保存和打印。7 回单管理车辆回到物流中心后，应及时进行登记，以便将车辆状态变为“ 可用”。7.1 回车登记车辆任务完成是当车辆结束一项运输任务后所做的操作， 只有结束前一运输任务的车辆 状态才能转为可用，并再次登记到空车运力中排队等候下一次的运输任务。系统需要确认该车当次承运任务所带的调度单已经全部卸货完毕， 才可以执行车辆任务

19、完成确认。7.2 回单登记车辆返回物流中心进行回车确认后， 司机应当将下列文件交回： 客户签收的送货单、 客 户提供的验收证明文件 （ 例如客户的验收单， 此联一般由押运员代表供应商签收 ） 等。作业单 回单登记用于记录客户收到的实际商品数量。 此处将直接影响物流计费模块作业单是否有扣 款处理。计费管理模块：计费管理 系统 结 构如下 图：8.1 物流服务计费设定在物流计费服务设定中将确定与货主如何进行计费。计费系统提供基于作业 （ 与作业特征紧密相关 ） 的计费方法，以适应物流计费的复杂性。8.2 外包服务计费设定随着业务的发展， 将越来越多地使用外包服务， 例如使用其它承运商的承运服务，

20、与这些外包服务提供商的费用结算，也是计费管理节点之一。 外包服务计费，也按照基于作业的模型进行计费，以获得最大的灵活性。8.3 特殊物流费用存在着某些特殊的零星的费用， 无法按照作业进行量化的费用， 可以在特殊物流费用中进行输入。对系统计算出的物流费用进行的调整，也按照特殊物流费用处理。8.4 计费日结计费日结是系统日结的一部分，它依据每日的业务数据和计费设定计算出物流费 用 ，包括收入和支 出的费用。计费日结是结算模块中逻辑最 为复杂的部分 。业务数据 计费设定计费日结费用审核财务系统8.5 计费审核经日结计 算出 的物流费 用收 入部分， 经调 整和审核 后， 以凭证形 式转 入财务系统，

21、作为应收 账款。如果是支出部分，作为应付 账款。9 报表管理模块：10EIP 信息发布 /查询平台： 博科的企业物流信息门户系统既是物流公司与外界进行信息交换的窗口， 同时也是物流公司 内部操作系统的集成平台。 物流公司的内外部用户通过不同的角色进入信息门户后见到各自 工作所需的界面， 这样既大大方便了物流公司与客户的信息交换， 也满足了公司内部人员尤 其是领导者移动办公的需要。EIP 有主页功能、客户服务管理功能、会员服务、在线订单、在线查询等功能模块，下 面分别对其进行简单介绍。10.1 主页功能该功能主要应用于物流的门户网站上， 是将新闻、 信息栏目、 产品发布和业界动态等信息集中起来发

22、布、管理、 查询等的功能。 网站信息通过一个操作简单的界面加入数据库，然 后通过已有的网页模板格式与审核流程发布到主页上， 效率非常高。 手工制作发布的网页信 息每次更新内容并上传的时候都会使服务中断， 导致物流公司无法访问而使形象和服务大打 折扣。 主页管理功能使得网站内容可以实时更新而不中断服务， 使新闻的发布变成了实时的 新闻。系统还集成了图片广告管理功能。主页功能可提供信息导航、大众及行业新闻、公司及业务介绍、调查栏目等信息。10.2 会员服务此处所提会员为企事业单位（包含供应商和客户） ，并非针对个人。会员可分为一般会 员和高级会员。若要称为会员，各单位在门户网站上登录单位的详细信息

23、如名称、地址、电 话、主要联系人、营业执照号码、主要业务范围、企业简要介绍等等，并接收物流公司网站 制定的会员权利和义务； 若要称为资深会员， 各单位需与物流公司签订详细协议。 对于物流 公司的客户可进行会员管理， 并分配给每个会员相应的权限。 客户在通过会员注册以后， 即 可进行网上业务，包括下达网上订单和查询业务信息等。10.3 在线订单客户可通过 EIP 实现网上下达订单的功能； 客户通过 EIP 下达的在线订单确认后将传入ERP 系统中的销售管理模块中。10.4 在线查询当 ERP 系统中的销售订单执行跟踪情况上传至 EIP 系统中。无论订单是通过 EIP 或其 他方式下达的， 数据一经录入系统并经确认后， 客服部相关业务员即可通过网站跟踪这笔订 单，包括状态（接单、打单、换单、报检、放行、入库，出库，回单等）信息，货物具体情 况，突发事情等相关信息。