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1、账务系统的初始设置账务系统的初始设置也称初始化，是指将一个通用账务处理系统转化为满足企业实际需 求的专用系统的过程。包括建立和设置账套、设置会计科目、设置辅助核算项目、设置货币 与汇率、录入初始数据、用户管理及其他设置等。（一）建立和设置账套账套是用于存放核算单位会计数据的实体，一个账套代表一个核算单位，一个会计软件通常允许同时建立多套账，分别代表不同的会计核算单位。一、账套基本信息建立账套时一般需要指定账套编号、账套名称、所属行业、记账本位币、科目编码规则、账套存储路径、会计分期、会计年度开始日期、账套启用期间、账套主管、核算单位信息等 等。（请回忆一下你在建账时的账套号是168吗？账套名称
2、是东莞市华联电子有限公司吗？所属行业是什么？行业性质是新会计科目制度吗？记账本位币是人民币吗？科目编码规则 是4222吗？该账套存储在是 C盘还是D盘？会计分期是多少？会计年度开始日期是哪年哪 月哪日？账套启用期间又是多少？还记得账套主管是谁吗？）其中：1 .账套代码与名称每一个账套都有相应的账套代码和账套名称。账套代码一般可设置为数字码，账套名称一般为使用该账套的单位名称。2 .所属行业每个企业都属于一个特定的行业，而不同行业都有一些特定的核算方式，所以不少会计软件为不同行业预设一套会计科目和报表模板，以供建账时选择。3 .记账本位币每个会计账套都必须指定一种货币为记账本位币。如果发生外币业
3、务则需要将外币折算为本位币，然后再进行账务处理。4 .科目编码规则会计科目编码规则指代码分多少级以及各级代码的长度。不同账套的科目编码规则可以不同，如早期一般企业单位会计科目编码的首级为3,而股份制企业的首级编码则必须为4,这就需要我们根据实际情况进行设置。在设置会计科目编码时， 一级科目用财政部规定的代码体系， 二级及以下各级科目可由 企业单位根据实际需要及软件本身的限制进行设置。但大家必须注意，科目代码结构一经设定，在账套正式启用之后即不允许修改，所以代码结构必须慎重决定。5 .会计分期在目前主流的会计软件中， 可以按照自然年度的自然月份划分会计期间，也可以将自然年度划分为12个以上或以下
4、的会计期间，还可以根据需要自定义任意的会计期间。因此在 建账时，需要根据企业的实际情况进行定义。小提示：“根据需要自定义任意的会计期间”只是某些会计软件为适应实际需要而设置的功能， 不是现行法律法规的观点。像这样的“悖论”还有很多，如“成批审核”、“反记账”、“反结账”等，请大家结合第三章的内容进行学习。在考试时，一定要按照有关法规的规定做出正确的回答。请大家比较以下两个题目：1 .会判断）会计核算软件可以任意划分会计期间，分期结算帐目，这是会计核算软件灵 活性的表现。（）2 .（判断）会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间。（）显然，第一个题目的答案是“错误”，第二个题目的
5、答案是“正确”。二、设置系统参数系统参数又称账套选项， 用以规定如何使用账务系统。账套选项一般包括基本参数、凭证规则、账簿规则、会计日历等多方面的内容。其中，凭证规则主要包括：(1)制单控制。主要包括资金及往来赤字控制、预算控制、支票控制、现金流量控制 等。(2)内容控制。例如规定凭证是否自动编号、是否允许修改他人填制的凭证等。(3)审核控制。规定凭证是否需要审核、是否允许成批审核、出纳是否需要签字等。(4)输出控制。例如规定凭证显示或打印时科目、核算项目的输出格式等。(二)设置会计科目会计科目的设置一般要满足会计核算的要求、报表编制的要求、会计管理的需要以及便于计算机的分类、合并、更新等处理
6、。会计科目设置一般涉及以下内容：1 .科目代码与助记码科目代码一般应该使用数字进行编码。助记码用于帮助记忆会计科目，可以设置也可以不设置。2 .科目名称科目名称一般用汉字或英文字符表示，系统只在输出时使用。3 .科目类另科目类别是对科目的经济性质进行的分类，有些业务处理可能要涉及到科目类别。4 .余额方向：余额方向用于指科目余额的计算方法，其中：(1)借方余额二期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额(2)贷方余额二期初余额-本期借方发生额 +本期贷方发生额小提示：请大家结合会计基础的内容来理解和熟练掌握上述两个余额公式。5 .核算外币指定科目核算的货币类型。6 .数量核算指定科目是否核算数量
7、，如果核算，则应给出计量单位。7 .辅助核算大多数账务处理软件都提供辅助核算功能。8 .现金流量指是否为现金流量科目。如果在账务系统中处理现金流量表，则该项设置是不可缺少的。(三)设置辅助核算项目1 .什么是辅助核算辅助核算是对账务处理的一种补充，即实现更广泛的账务处理， 以适应企业管理和决策的需要。辅助核算一般通过核算项目来实现。核算项目是会计科目的一种延伸，但它又不同于一般的明细科目。 一个核算项目可以在多个科目下挂接，同时，一个会计科目既可以设置单一核算项目，也可以选择多个核算项目。 即核算项目与科目是多对多的关系，而明细科目与其上级科目只能是多对一的关系。2 .主要辅助核算项目常用的核
8、算项目包括往来单位、部门、职员等类项目。3 .设置内容辅助核算的设置包括两个方面，一是辅助核算种类，一是具体的核算项目。（四）设置货币与汇率系统一般提供用户输入货币代码、名称及汇率等。用户设置的每一种外币，除了给出货币代码、名称、折算方式、小数位数之外，还应选 定是固定汇率还是浮动汇率，并至少给出本期期初汇率。（五）录入初始数据1 .需要输入系统的主要数据在系统启用之前必须将各种初始数据输入计算机，而且这项工作应在会计科目、 核算项目、货币的初始设置完成之后进行。需要输入系统的初始数据主要包括：（1）科目本位币、外币、数量的年初余额与本年累计发生额。如果系统在年初第一期 启用，则只需输入年初余
9、额。（2）辅助核算项目的年初余额与本年累计发生额。用户一般只需要输入最明细级科目的数据。（请注意“最明细级科目”与“明细科目”的区别。前者是指最底级科目，即其下再也没有其他科目的科目，后者泛指总账科目以外的科目。）2 .初始数据的正确性检验在系统正式启用之后初始数据（如年初余额）将不允许修改。为此，系统提供有正确性 检验的功能，例如，初始数据录入之后通过“试算平衡”检验是否满足以下两个平衡等式：资产=负债+ 所有者权益总账科目的借方或贷方余额与发生额=下属明细科目的借方或贷方余额与发生额小提示：请大家结合会计基础的内容来理解第二个平衡等式。（六）用户管理账务处理系统都具有用户管理功能，包括设置
10、操作员、为操作员分配操作权限和设置与更改密码等。设置操作员必须而且只能由担当系统管理员的电算主管进行，一般操作员无权也无法进 行更改。电算主管在初始化时要逐一为每一个操作员进行权限分配，进入日常处理之后如果工作发生变化也可以随时对操作员增加权限或取消某些权限。电算主管在设置操作员时一般没有为其设置密码，而且其后也无权设置或更改操作员的密码。（这一点与实际操作不同，请大家务必注意。）密码是操作员进入计算机系统的通行证， 操作员本人要尽早为自己设置密码， 并且为了 安全要经常更改自己的密码。 密码一般由字母、 数字或字母数字混合组成， 在长度相同的情 况下，使用字母数字混合编成，比单一使用数字能增加破译的难度。（七）其他设置除上述设置内容之外，一般还需要设置编码方案、结算方式、账簿格式、凭证类型、常 用摘要等。1 .设置凭证类型账务处理系统为满足分类管理的需求提供有设置凭证类型即俗称凭证字的功能。企业可以根据需要自行设置， 即可设置成收付转凭证， 也可不分类即设置成通用记账凭证。 但无论 如何设置，都必须在初始化时完成。小提示：估计大家会有 所体会：如果没有事先设置凭证类型，能完成带有往来辅助核算的初始数据的录入吗？2 .设置常用摘要为了提高凭证录入的速度， 会计软件一般都提供有常用摘要库。当然，这要求在系统初始设置时，从以往凭证中整理出若干个所谓常用摘要，并将它们输入系统。