《商务信函的写作特点.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务信函的写作特点.doc（13页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、-范文最新推荐- 商务信函的写作特点 写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。 口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is bei
2、ng looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话
3、中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。 语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什
4、么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。 直接跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 礼貌我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本
5、着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的
6、单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如”forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 针对性请在邮件中
7、写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。 语言朴实前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have
8、 the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。 回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。 标题这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work
9、 together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports-Zhejiang Textiles Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。 校对写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。 一、报告的定义和类别 报告是机关
10、向上级机关或业务主管部门反映情况、汇报工作、报送文件、报告查询事宜时所写的汇报性文件。 在机关中，报告的使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项重要工作，一般都要向上级机关写报告，用以反映工作的基本情况、工作中所取得的经验教训、工作中存在的主要问题，以及今后工作的设想，以取得上级领导部门的指导。报送、报批文件，回答上级查询的问题等，有时也使用报告。 报告一般可分为下面几类： 1.呈报报告 这是直接向上级机关汇报工作、反映情况的报告。根据具体内容和性质又可分为综合报告与专题报告两种。 综合报告用来向上级汇报本单位、本部门一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况，往往有一文数事的特点，例
11、如关于市九五规划执行情况的报告。 专题报告是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，往往有一事一报、迅速及时的特点，例如关于元旦春节市场安排情况的报告。 2.呈转报告 向上级机关汇报工作、提出意见或建议，并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告叫作呈转报告，例如林业部关于加强野生动物保护管理工作的报告。 3.回复报告 用于答复上级询问或汇报所交办事情办理结果的报告，称作回复报告。回复报告往往是对一些重大事项的答复，对一般性事项用函作答即可，例如市民政局关于拥军优属情况的报告。 二、报告的主要特点 1.汇报性。凡报告都是下级机关向上级机关或业务主管部门汇报工作，一般都是将做过的事情报
12、告给上级，让上级掌握基本情况，以利于心中有数或对工作进行指导。所以，汇报性是报告的一大特点，这是报告同请示的根本区别。这一特征决定了报告一般事后行文。 2.陈述性。因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，这项工作是怎样做的，有些什么情况、经验体会、存在问题和今后打算等，所以在行文上一般都用叙述的笔法，即向上级机关或业务主管部门陈述其事，而不是象请示那样祈使、请求。陈述性是报告区别于请示的又一大特点。 三、报告的结构和写作要领 报告一般由标题、主送机关、正文和落款四个部分组成。 1.标题 报告标题通常由事由和文种组成。事由就是报告所针对的问题，也就是报告的内容；文种即“报告”。 2.主送机
13、关 主送机关就是受文机关，报告的主送机关一般是发文机关的直属上级机关。 3.正文 正文由报告缘由、报告事项、报告尾语三部分组成。报告缘由主要交待报告的起因、理由或注明目的、意义等，是正文的开头；报告事项即正文的主体内容，如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与设想等；报告尾语根据类别而定，呈报性报告往往以“特此报告”或“以上报告如有不妥，请指正”等语作结。呈转性报告则会提出“以上报告如无不妥，请批转各地各部门执行”的要求。 4.落款 正文结束，在右下方署名署时并盖公章。 在报告的写作中，经常犯的毛病是：事实不具体，言之无物；表述不清晰，缺乏对材料的认真组织与安排；
14、综合性报告常犯堆砌材料的毛病，重点不突出；例行报告往往千篇一律，写不出新意来；有时在报告中带请示内容；请示性报告，所报请审批意见，有的缺乏可行性。这些常犯的毛病，在写作时应注意避免。 毕业论文答辩前的准备毕业论文答辩是一种有组织、有准备、有计划、有鉴定的比较正规的审查论文的重要形式。为了搞好毕业论文答辩，在举行答辩会前，校方、答辩委员会、答辩者(撰写毕业论文的作者)三方都要作好充分的准备。一、校方要做的准备工作答辩前的准备，对于校方来说，主要是做好答辩前的组织工作。这些组织工作主要有：审定学员参加毕业论文答辩的资格，组织答辩委员会，拟订毕业论文成绩标准，布置答辩会场等。(一)审查学员参加毕业论
15、文答辩的资格参加毕业论文答辩的学生，要具备一定的条件。这些条件是：1必须是已修完高等学校规定的全部课程的应届毕业生和符合有关规定并经过校方批准同意的上一届学生。2学员所学课程必须是全部考试、考查及格；实行学分制的学校，学员必须获得学校准许毕业的学分。3学员所写的毕业论文必须经过导师指导并有指导老师签署同意参加答辩的意见。以上三个条件必须同时具备，缺一不可，只有同时具备了上述三个条件的大学生，才有资格参加毕业论文答辩。另一方面，具备了上述三个条件的大学生，规定要进行论文答辩的除了个别有特殊情况经过批准者外，只有经过答辩并获得通过才准予毕业。(二)组织答辩委员会或答辩小组毕业论文的答辩，必须成立答
16、辩委员会或答辩小组。答辩委员会是审查和公正评价毕业论文、评定毕业论文成绩的重要组织保证。答辩委员会由学校和学校委托下属有关部门统一组织。答辩委员会一般由三至五人组成，其中应有两人或两人以上具有高级或中级职称，从中确定一位学术水平较高的委员为主任委员，负责答辩委员会会议的召集工作。(三)拟订毕业论文成绩标准毕业论文答辩以后，答辩委员会要根据毕业论文以及作者的答辩情况，评定论文成绩。为了使评分宽严适度，大体平衡，学校应事先制定一个共同遵循的评分原则或评分标准。毕业论文的成绩，一般分为优秀(90100分)、良好(8089分)、中等(7079分)、及格(6069)分、不及格(60分以下)五个档次。而中
17、共中央党校函授学院是采用四级打分制，即优秀(相当于90100分)、良好(相当于7589分)、及格(相当于6074分)、不及格(60分以下)。四级的具体评分标准见本书第10章。(四)布置答辩会场毕业论文答辩会场地的布置会影响论文答辩会的气氛和答辩者的情绪，进而影响到答辩会的质量和效果。因此，学校应该重视答辩会场的设计和布置，尽量创造一个良好的答辩环境。二、答辩委员会成员的准备答辩委员会成员确定以后，一般要在答辩会举行前半个月把要答辩的论文分送到答辩委员会成员手里，答辩委员会成员接到论文后，就要认真仔细地审读每一篇要进行答辩的论文，找出论文中论述不清楚、不详细、不确切、不周全之处以及自相矛盾和有值
18、得探讨之处，并拟定在论文答辩会上需要论文作者回答或进一步阐述的问题。在答辩时，答辩老师会提出多少问题，提些什么问题?这是每一个需要参加答辩的学员都十分关心的问题，同时这又是一个十分复杂，很难把握的问题。因为，每一篇论文各有自己的内容、形式、特点和不足。根据论文的不同情况，答辩老师拟出提问的问题也就必然是干差万别的。另一方面。即使是同一篇论文，不同的答辩老师所要提问的重点也会有所不同。所以说，就某一篇论文来说，主答辩老师会提什么问题，是很难说得准，猜得到的。论文作者在准备答辩时，猜题是没有必要，也没有益处的。但这并不等于说答辩老师出题是任意的、毫无规律可循的，学员没有必要准备了。事实上，答辩老师
19、拟题提问是有一定的范围并遵循一定的原则的。了解答辩老师的出题范围和原则，对学员如何准备答辩是有帮助的。下面就答辩老师的出题规则作些说明。首先，答辩老师出题是有严格的界定范围的，即答辩老师在论文答辩会上所提出的问题仅仅是论文所涉及的学术范围之内的问题，一般不会也不能提出与论文内容毫无关系的问题，这是答辩老师拟题的大范围。在这个大范围内，主答辩老师一般是从检验真伪、探测能力、弥补不足三个方面提出三个问题。(1)检验真伪题，就是围绕毕业论文的真实性拟题提问。它的目的是要检查论文是否是学员自己写的。如果论文不是通过自己辛勤劳动写成，只是抄袭他人的成果，或是由他人代笔之作，就难以回答出这类问题。(2)探
20、测水平题，这是指与毕业论文主要内容相关的，探测学员水平高低、基础知识是否扎实，掌握知识的广度深度如何来提出问题的题目，主要是论文中涉及到的基本概念，基本理论以及运用基本原理等方面的问题。(3)弥补不足题，这是指围绕毕业论文中存在的薄弱环节，如对论文中论述不清楚、不详细、不周全、不确切以及相互矛盾之处拟题提问，请作者在答辩中补充阐述或提出解释。例如，在一篇题为把股份合作制引入开发农业之我见的论文中，答辩时，主答辩老师提出了如下三个问题：(1)请简要谈谈学术界对股份合作制性质方面的争议。(2)合作经济与股份制经济有何区别?(3)稳定家庭联产承包责任制与发展股份合作制有无矛盾?请简述理由。又譬如，在
21、把山区经济推向市场的思考与对策一文中，答辩时，主答辩老师提出的三个问题是：(1)你在写这篇论文时，收集了哪些方面的资料，是怎样收集的?(2)市场有几重含义?与此相联系，你是怎么理解市场经济的?(3)请你谈谈把山区经济推向市场的有利条件和不利因素。当然，在答辩过程中，根据论文的内容和答辩的具体情况，答辩老师还可以适当插问。例如，在上述第一篇论文中，答辩老师觉得学员对合作经济说得很含糊，就在学员回答完了第二个问题后，插问了“请你谈谈我国50年代农村有哪几种合作制形式，它们的性质有何区别”的问题。通过对这些问题的提问和答辩，答辩委员会就会了解毕业论文是不是学员自己通过辛勤劳动写成的，即检查了论文的真
22、实性；也大体上摸清了学员对所学知识掌握的深广度，以及学员临场的应对能力和对知识理解的透彻程度；同时也可以搞清论文中薄弱环节的原因。从而有利于对论文的质量和学员的知识能力作出合理、公平的评价。主答辩老师在具体的出题过程中，还需要遵循以下几个原则：第一，理论题与应用题相结合的原则。一般地说，在三个问题中，应该有一个是关于基础理论知识的题目，有一个是要求学员运用所学知识分析和解决现实问题的题目。第二，深浅适中，难易搭配的原则。即在三个问题中，既要有比较容易回答的问题，又要有一定深度和难度的问题。同时，对某一篇论文所提问题的深浅难易程度，应与指导老师的建议成绩联系起来。凡是指导老师建议成绩为优秀的论文
23、，答辩老师所提问题的难度就应该大一些；建议成绩为及格的论文，答辩老师应提相对浅一些，比较容易回答一些的问题。第三，点面结合，深广相联的原则。第四，形式多样，大小搭配的原则。三、答辩者(论文作者)的准备答辩前的准备，最重要的是答辩者的准备。要保证论文答辩的质量和效果，关键在答辩者一边。论文作者要顺序通过答辩，在提交了论文之后，不要有松一口气的思想，而应抓紧时间积极准备论文答辩。那么，答辩者在答辩之前应该从哪些方面去准备呢?首先，要写好毕业论文的简介，主要内容应包括论文的题目，指导教师姓名，选择该题目的动机，论文的主要论点、论据和写作体会以及本议题的理论意义和实践意义。其次，要熟悉自己所写论文的全
24、文，尤其是要熟悉主体部分和结论部分的内容，明确论文的基本观点和主论的基本依据；弄懂弄通论文中所使用的主要概念的确切涵义，所运用的基本原理的主要内容；同时还要仔细审查、反复推敲文章中有无自相矛盾、谬误、片面或模糊不清的地方，有无与党的政策方针相冲突之处等等。如发现有上述问题，就要作好充分准备补充、修正、解说等。只要认真设防，堵死一切漏洞，这样在答辩过程中，就可以做列心中有数、临阵不慌、沉着应战。第三，要了解和掌握与自己所写论文相关联的知识和材料。如自己所研究的这个论题学术界的研究已经达到了什么程度?目前，存在着哪些争议?有几种代表性观点?各有哪些代表性著作和文章?自己倾向哪种观点及理由；重要引文的出处和版本；论证材料的来源渠道等等。这些方面的知识和材料都要在答辩前做到有比较好的了解和掌握。第四，论文还有哪些应该涉及或解决，但因力所不及而未能接触的问题，还有哪些在论文中未涉及到或涉及到很少，而研究过程中确已接触到了并有一定的见解，只是由于觉得与论文表述的中心关联不大而没有写入等等。第五，对于优秀论文的作者来说，还要搞清楚哪些观点是继承或借鉴了他人的研究成果，哪些是自己的创新观点，这些新观点、新见解是怎么形成的等等。对上述内容，作者在答辩前都要很好地准备，经过思考、整理，写成提纲，记在脑中，这样在答辩时就可以做到心中有数，从容作答。 13 / 13