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1、高校学生档案管理机构设置问题及对策研究 本文对高校学生档案管理机构的隶属部门、建制和人员配置情况进行调查分析，针对其存在的问题，提出高校要明确学生档案管理机构的隶属关系、合理设置高校学生档案管理机构的建制、配备专职的学生档案管理人员等措施。 学生档案档案管理机构设置 学生档案是在学生管理活动中形成的反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的重要记录，是学生就业、升学、出国的重要依据。高校学生档案管理机构的设置直接关系到学生档案管理质量的优劣，体现了高校对学生档案管理水平的高低。高等学校档案管理办法对高校档案机构的设置及其管理人员作出明确规定，但对学生档案管理机构的设置并未统一规定。基于此，笔
2、者在针对高校学生档案管理机构的设置、人员定编等进行调研的基础上，展开问题与对策研究，以促进学生档案管理的科学化和规范化。 一、高校学生档案管理机构的调查方案设计 自2018年1月5日至1月20日，主要采用电话调查并辅之实地考察的方式，对江苏省50所本科院校学生档案管理机构设置情况进行调研，调查内容涵盖学生档案管理机构隶属部门、管理机构的建制和管理人员的数量三个方面。目前江苏省共有52所本科院校，其中部属院校10所，省?僭盒?31所，市属院校5所，民办院校4所，中外合作办学2所。为保证调查结果的科学性，调研范围包括了专科、本科、研究生各层次学历学生的档案管理情况。需要说明的是，本次调查中，由于南
3、京特殊教育师范学院和昆山杜克大学成立时间较短，故未纳入本次调研。 二、高校学生档案管理机构设置现状及问题分析 （一）职能部门管理高校学生档案占比六成 1.由职能部门（档案部门、学生部门、教学部门）管理学生档案的高校数量较多、占比较高，共有30所，占总数的60%。在各职能部门中，隶属于学生部门的数量最多，共有22所。隶属于档案部门的仅7所，分别为东南大学、南京农业大学、南京工业大学、南京师范大学、江南大学、盐城师范学院和三江学院。隶属于教学部门的仅常州工学院1所。 2.由学院（系）管理学生档案的高校有11所，占总数的22%。分别为南京大学、河海大学、中国矿业大学、中国药科大学、南京财经大学、南京
4、信息工程大学、江苏师范大学、南通大学、常州大学、南京工程学院、泰州学院。 3.由职能部门和学院共管的高校（学生档案平时由学院管理，毕业由学生工作处或招生就业处负责转寄的）有9所，占总数的18%。如由学生工作处负责转寄毕业生档案的南京航空航天大学，由招生就业处负责转寄毕业生档案的苏州大学、扬州大学、江苏科技大学、徐州工程学院、南京晓庄学院、苏州科技大学、常熟理工学院、南通理工学院8所高校。 （二）高校学生档案管理机构的建制受限 江苏省50所本科院校中，无任何职务级别的学生档案管理机构有39所高校，占总数的78%。正科级建制的有6所高校，分别为东南大学、江南大学、南京工业大学、南京农业大学、南京师
5、范大学和南京理工大学，占总数的12%。副科级建制的有5所，分别为南京林业大学、南京邮电大学、江苏大学、徐州医科大学和苏州科技大学，占总数的10%。 （三）高校学生档案管理机构人员配置不均衡 在江苏省高校学生档案管理机构中，无专职档案管理人员的有20所高校，占总数的40%。配置1人的有16所高校，占总数的32%。配置2人的有8所高校，占总量的16%。配置3人的有4所高校，分别是南京农业大学、南京工业大学、江苏大学和南京理工大学，仅占总数的8%；人员配置最多的是4人，有2所高校，分别是东南大学和南京师范大学，仅占总数的4%。 三、高校学生档案管理机构设置的建议 （一）明确高校学生档案管理机构的隶属
6、关系 由调查可知，上述几种学生档案管理的方式存在各自缺陷。隶属二级学院管理的学生档案，由于人员变动频繁，毕业生查询档案去向是最大问题；隶属非档案部门、由其他职能部门（教务处、学生处等）管理的学生档案，主要是兼职人员负责管理，档案业务技能缺乏，管理不够规范，材料归档不全；隶属二级学院和档案部门共管的学生档案，双方责任界定不清，容易出现责任推诿的问题。综上可见，笔者认为较为理想的学生档案管理方式应由高校档案部门统一管理。理由有二一是中共中央办公厅、国务院办公厅在关于加强和改进新形势下档案工作的意见中提出“坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各
7、司其职、密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展”，并进一步要求，“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。”1二是全国几乎所有高校都成立了档案馆或综合档案室等档案机构保管档案并提供利用。高校档案馆（室）作为学校档案管理的专门机构，具备符合要求的档案库房和管理设施。 对于无法实现档案部门统一管理，由非档案部门管理的高校，应将学生档案管理职责纳入相关部门、二级学院档案工作计划，纳入档案人员的绩效考核，强化相关人员的档案责任意识。同时，高校档案部门应加强学生档案业务指导，及时向相关部门、二级学院传达学生档案工作的方针政策，并加强学生档案管理人员的业务培训，
8、推动学生档案管理走向规范化。 （二）合理设置高校学生档案管理机构的建制 调查显示，非档案部门管理的学生档案管理人员，因受限于机构建制，在职务晋升、职称评聘上受阻较大。在调查的50所本科院校中，档案管理人员为副处级及其以上职务的，极少数享受正科或副科的待遇；教务处、学生处等职能机构的学生档案管理人员，属行政管理人员，不能评聘职称；隶属二级学院管理学生档案的人员，绝大部分是辅导员或秘书兼任，人员变动频繁，如岗位调整、职务晋升后不再兼管学生档案；即使岗位无变动，由于职务晋升、职称评审受限，管理学生档案的积极性不高。据此，笔者建议由高校档案部门统一管理学生档案，并设立学生档案管理科，与综合档案管理科、
9、档案利用科、档案编研科等科室同为科级建制。2018年教育部和国家档案局联合颁布的高等学校档案管理办法第十二条规定“高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”2高校应制定政策，为学生管理人员在职务晋升、职称评聘上提供晋升空间，保障他们“能享有同其他行业档案工作人员一样的权利、义务和待遇”3；为学生档案管理人员提供相应的培训，调动学生档案管理人员工作积极性，全面促进高校学生档案管理水平的提升。 （三）配备专职的学生档案管理人员 2018年9月27日，由中央机构编制委员会办公室、教育部、财政部共同颁布的普通高等学校编制管理规程（草
10、案），明确档案人员为“教学辅助人员”，规定“学校教学科研人员和教育教学辅助人员应占学校人员总数的80%以上”。其中并未规定档案人员所占具体比例，但可为高校档案部门提供“设岗定编的基本依据”。4与此相联系，高等学校档案管理办法第十条规定“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。高校专职档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定”。5该办法为高校学生档案管理人员定编提供了主要依据。为此，笔者建议应按学生数量比配备专职的学生档案管理人员，并构建学生档案工作网络。该网络不属于常设性机构，可由相关部门、二级学院分管学生工作的负责人和兼职档案员（一般为辅
11、导员、班主任和教务秘书）组成。学生档案工作网络是为弥补学生档案工作人员不足而设置的，其主要职责是根据学生档案的归档范围，协助档案馆（室）做好学生档案的收集工作并及时移交，配合档案馆（室）做好毕业生档案转递后的去向查询工作。 *本文为2018年度江苏省档案局科技项目“就业视角下高校学生档案服务体系建设研究”（项目编号2018-12）；2018年江苏省高校档案研究会科研课题“加强高校学生档案服务功能的研究”（项目编号JS？ GDF2018-21）的阶段性研究成果。 注释及 1中共中央办公厅、国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见J.中国档案，2018（5）12-14. 观察内容的选择，
12、我本着先静后动，由近及远的原则，有目的、有计划的先安排与幼儿生活接近的，能理解的观察内容。随机观察也是不可少的，是相当有趣的，如蜻蜓、蚯蚓、毛毛虫等，孩子一边观察，一边提问，兴趣很浓。我提供的观察对象，注意形象逼真，色彩鲜明，大小适中，引导幼儿多角度多层面地进行观察，保证每个幼儿看得到，看得清。看得清才能说得正确。在观察过程中指导。我注意帮助幼儿学习正确的观察方法，即按顺序观察和抓住事物的不同特征重点观察，观察与说话相结合，在观察中积累词汇，理解词汇，如一次我抓住时机，引导幼儿观察雷雨，雷雨前天空急剧变化，乌云密布，我问幼儿乌云是什么样子的，有的孩子说乌云像大海的波浪。有的孩子说“乌云跑得飞快
13、。”我加以肯定说“这是乌云滚滚。”当幼儿看到闪电时，我告诉他“这叫电光闪闪。”接着幼儿听到雷声惊叫起来，我抓住时机说“这就是雷声隆隆。”一会儿下起了大雨，我问“雨下得怎样?”幼儿说大极了，我就舀一盆水往下一倒，作比较观察，让幼儿掌握“倾盆大雨”这个词。雨后，我又带幼儿观察晴朗的天空，朗诵自编的一首儿歌“蓝天高，白云飘，鸟儿飞，树儿摇，太阳公公咪咪笑。”这样抓住特征见景生情，幼儿不仅印象深刻，对雷雨前后气象变化的词语学得快，记得牢，而且会应用。我还在观察的基础上，引导幼儿联想，让他们与以往学的词语、生活经验联系起来，在发展想象力中发展语言。如啄木鸟的嘴是长长的，尖尖的，硬硬的，像医生用的手术刀样
14、，给大树开刀治病。通过联想，幼儿能够生动形象地描述观察对象。25高等学校档案管理办法J.司法业务文选，2018（38）38-45. 3徐莉，安静.高校人事档案应纳入档案综合管理机制J.兰台世界，2018（16）33-34. 家庭是幼儿语言活动的重要环境，为了与家长配合做好幼儿阅读训练工作，孩子一入园就召开家长会，给家长提出早期抓好幼儿阅读的要求。我把幼儿在园里的阅读活动及阅读情况及时传递给家长，要求孩子回家向家长朗诵儿歌，表演故事。我和家长共同配合，一道训练，幼儿的阅读能力提高很快。4陈永生.论高校档案机构人员编制依据J.城建档案，2018（2）81-82. 盐城师范学院档案馆宋以后，京师所设小学馆和武学堂中的教师称谓皆称之为“教谕”。至元明清之县学一律循之不变。明朝入选翰林院的进士之师称“教习”。到清末，学堂兴起，各科教师仍沿用“教习”一称。其实“教谕”在明清时还有学官一意，即主管县一级的教育生员。而相应府和州掌管教育生员者则谓“教授”和“学正”。“教授”“学正”和“教谕”的副手一律称“训导”。于民间，特别是汉代以后，对于在“校”或“学”中传授经学者也称为“经师”。在一些特定的讲学场合，比如书院、皇室，也称教师为“院长、西席、讲席”等。