[PPT模板]常用公文写作.ppt

《[PPT模板]常用公文写作.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《[PPT模板]常用公文写作.ppt（50页珍藏版）》请在三一文库上搜索。

1、1,常用公文及写作技巧,2,3,什么是公文,* 在日常公务活动和内部管理工作中 形成的、依照规定格式制作的文书 或文件皆称为公文。,4,哪些是公文 文书,* 文书包括： 令、公告、通知 由上至下 签呈、报告、出差报告 由下至上 联络/备忘单(FAX/MEMO)、会议记录,5,哪些是公文 文件,* 文件也称为制度，包括： 集团/事业群/公司制定的各种 管理规章 制度流程 操作规程,6,怎样写公文基本要求,对公文制定者的基本要求： 应该具有工作实践的基础，懂得处理工作中各个相关环节， 同时需要具备一定的文字语言能力。,对公文语言上的基本要求： 简明准确 简单清晰，不被误解 庄重朴实 自然严肃，恰如

2、其分 概括规范 符合语法与逻辑习惯,7,怎样写公文基本要求,日常公文的制定应当根据使用需求， 选定相应格式进行撰写。 对外发文之公文，一律以打字为准。,8,怎样写公文公文语言的选词,公文语言的核心环节是选词,一、要反映客观实际的需要 二、要符合明晰、确切、简练的标准 三、要根据具体的语言环境，为避免上下文重复应选择不同 的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。 四、多使用书面用语和文书用语，少用形象和描绘性词语和 口语，不用方言及土语。,9,怎样写公文公文结构用语之1,公文结构用语包括：,开头用语 称谓用语 过渡用语 经办用语 结尾用语,10,怎样写公文公文结构用语之2,开头用语 如：为（了）、

3、关于、由于、根据、按照、查、奉、兹等 称谓用语 如：我、本；你、贵；该等 过渡用语 如：为此、因此、鉴于、总之、综上所述等 经办用语 如：经、现经、办理、责成、执行、切实落实等 结尾用语 如：为盼、是荷、特此通知、以上报告等,11,怎样写公文公文的制定步骤之1,一、明确公文的主题与目的,1 确定公文的中心内容,2 根据中心内容，确定采用公文之类型,3 确定公文发送范围和对象,4 确定公文的具体要求,12,怎样写公文公文的制定步骤之2,二、收集资料、调查研究,13,怎样写公文公文的制定步骤之3,三、拟订提纲、安排结构,14,怎样写公文公文的制定步骤之4,四、制定正文,15,怎样写公文公文的制定步

4、骤之5,五、认真修改、通过发布,16,17,公文的内容文书的基本属性之1,一、日期 以公历方式进行编定，顺序为年、月、日，年4位、月2位、日2位。,二、文号 纸型方式：以“年度-组织编码-流水号”方式进行编定。 年度4位，组织编码4位，流水号4位，以阿拉伯数字表示。 OA系统中：以“OA年度-组织编码-流水号”方式进行编定。 年度2位，组织编码4位，流水号5位，以阿拉伯数字表示。 制定人提交时系统自动产生文号。 组织编码依总部制度组发布为准。 组织编码根据总部及事业群人资发布之“组织运作图”进行随时修订， 并登录于“集团网页-制度管理-组织编码表”及时予以更新。 流水号为该年度部门公文流水号。

5、,18,公文的内容文书的基本属性之2,三、机密等级（一般、机密）,四、紧急程度（一般、紧急）,五、重要程度（A级/很重要、B级/重要、C级/一般）,六、允许代理人代理（是、否）（OA系统中）,七、允许部门联络人处理（是、否）（OA系统中）,八、开放目录查询（是、否）（OA系统中）,九、附件 文书如有附件，应在行文中或在正文末尾处注明附件顺序和名称。,19,公文的内容文书之“令”,令 用于发布重大的强制性行政措施、撤消下级单位的不当 决定、任免有关人员时使用的一种文书格式。,20,公文的内容文书之“公告”,公告 用于向集团内外宣布重大事项时使用的一种文书格式。,21,公文的内容文书之“通知”,通

6、知 用于转发上级机关或同级机关或不相隶属机关的公文、传达上级主管的 指示、需要有关单位周知或配合办理或要求下级单位执行事项时使用的 一种文书格式。,受文者、副本、发文者应写全称或者规范化简称。 文内如果使用简称，一般先用全称，并注明简称。 受文者与副本为文书的发文与抄送对象，发文者为文书的签办基本单位。 正文以“主旨”、“说明”二段式斟酌考虑。,22,公文的内容文书之“签呈、报告”,签呈 用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种文书格式。 报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况或问题、提出意见或者建议、答复 上级领导的询问或要求时使用的一种文书格式。,签呈以“主旨”、“说明”、“拟办”三段式斟

7、酌使用。 报告以“主旨”、“说明”两段式斟酌使用。 如需会办或转知其他非直属单位，应于“拟办”文末，以“会办”标明所需 会办或转知的相关单位。,23,公文的内容文书之“出差报告”,出差报告 用于出差人汇报出差目的达成结果时使用的一种文书格式。,* 出差目的 * 结论收获 * 详细工作说明 * 问题发现与解决,24,公文的内容文书之“FAX/MEMO”,联络/备忘单(FAX/MEMO) 用于上下级单位、平级单位、不相隶属单位或与外界之间，询问、商洽和答复问题时使用 的一种简便联络性文书格式。,* 部门间的联络除正式行文、会议与电话协调沟通外，得以联络/备忘单为辅助工具。 * “TO”为受文者，“

8、CC”为副本，“FM”为发文者，“RE”为主旨。 * 联络/备忘单一般以各制定单位主管签核为准。 内容重要者，由部门主管转呈集团总裁/事业群总经理/公司总经理签核后，得发出。,25,公文的内容文书之“会议记录”,会议记录 用于记载、传达会议情况和议定事项的一种文书格式。,* 总部/事业群/公司各项例行会议以及部门内、部门间工作会议，一般由会议召集单位 或指定专人负责会议记录工作，以利会后备查或呈报。 * 会议记录的内容要求真实、准确、全面、重点突出。 会议内容可以以摘要或结论方式条列，并要尽快整理完成。 * 会议记录经会议主席核准后，分发给与会人员。 * 会议记录如需呈报或会签，应另以签呈说明

9、并附于会议记录之上。,26,公文的呈核文书的签核之1,* 文书签办的基本单位 *总部为各部（组）、事业群为各本部、公司为各部（处、科），以组织运作图为准。 *基本单位（含）以上单位皆可作为文书制定单位；基本单位以下单位，需以直属之 基本单位作为文书签办单位，经主管签核过方可呈核或发行文书。,* 签办单位以上之直线主管（组织架构中具直接指挥及考核权的主管），为文书的核决 者，若超出其核决权限则该主管为审核者。 主管处理公文时应态度明确，当拟有两种以上意见供以选择时，应明确择定一种或另行 批示处理方式，不能模棱两可。,* 拟办、会办（用于签呈、报告文书格式中，非必须项目，一般用一句话概括之） 拟办

10、，指制定单位对所说明事项的处理方式。 会办，如需会办或转知其他非直属单位，应于“拟办”文末，以“会办”标明所需会办或 转知的相关单位。,27,公文的呈核文书的签核之2,* 会签的原则 *涉及各功能事宜，由事业群总经理/集团总裁核准的需先会事业群 本部/总部幕僚单位；由公司总经理核准的需先会公司相关部门。 *涉及跨部门事宜，需会相关单位意见时以会平级单位为原则。,* 会签核决顺序 部门内平行单位会签部门主管审核或核决部门主管平行单位会签 公司总经理审核或核决事业群本部/总部幕僚单位会签事业群总经理 审核或核决集团总裁/集团董事长裁示,28,公文的使用文书的使用,* 文书的传递 *各部门应制定一名

11、人员负责文书管理,负责本部门日常文书的收发、 登记、归档工作以及文书送审过程中的传递工作 *需审核、会签之文书，应以签呈夹进行递送，避免污损、撕毁或被 他人翻阅,* 文书的归档 *具有查考利用价值的文书，一经办理完毕，由各部门负责文书管理的 人员及时整理归档（电子档案+书面档案） *文书保管年限一般为三年，重要文书则依档案管理程序规定执行,29,公文的使用文书的使用,* OA系统,30,公文的内容完善的制度的标准,权责清晰 流程合理 管控突出 运作便利,完善的制度的标准,31,公文的内容制度的基本属性1,一、概念 1 封面用纸：文件封面书写标准格式之用纸 2 文件修正履历表：用以记录文件修订情

12、况的表单 3 文件标准用纸：文件书写标准格式之用纸 4 文件版本：以数字1,2,3顺序排列，版本1表示第一版； 当版本变更10次后，若再做版本变更，则原文编号作废， 另行订定文件编号，版本重新定为1版，版序均为A 5 文件页序：以字母A表示,32,公文的内容制度的基本属性2,二、文号 文件编码依照： 第1位为文件类别 M手册文件；P程序文件；W作业文件 第2位为文件功能 JN境内人事；XS销售功能；SC生产功能 第3位为组织编码 制定单位组织编码，依总部制度组发布为准 第4为为流水号码 该制定单位撰写文件的流水号码,33,公文的内容制度的基本属性3,三、表号 表单号码编制原则依照： 第1位为表

13、单类别 R表单文件 第2位为组织编码 制定单位组织编码，依总部制度组发布为准 第3位为流水号码 该制定单位撰写表单的流水号码 第4位为表单版本 第1个为数字，第2个为字母,34,公文的内容完整制度涵盖的项目,完整制度涵盖的项目,1 目的 2 范围 3 名词解释 4 职责 5 作业内容（含流程图） 6 注意事项 7 相关文件与表单 8 附件,35,公文的内容制度章节叙述的要求,制度的章节叙述，条文必须依据下列数字排列方式,1 * 1.1 * 1.2 * 1.2.1 * 1.2.2 * A * B * a * b *,36,公文的内容制度的分类,制 度 的 分 类,37,公文的内容集团各功能制度1

14、,集团管理手册（275个文件）,8个 26个 48个 11个 5个 7个 32个 13个 4个 26个 56个 33个 6个,38,公文的内容集团各功能制度2,事业群R3系统细则（159个文件）,方便群R3功能细则 财会11个、营业21个、生产23个三大功能共计55个文件 糕饼群R3功能细则 财会9个、营业15个、生产25个三大功能共计49个文件 饮品群R3功能细则 财会11个、营业21个、生产23个三大功能共计55个文件,39,公文的内容境内人事功能制度,40,公文的内容销售功能制度,41,公文的内容营业功能制度,42,公文的内容企划功能制度,43,公文的内容生产功能制度,44,公文的内容经

15、营功能制度,45,公文的内容饮品R3细则,46,公文的呈核制度的呈核1,标准文件的制定：集团总部与事业群本部负责标准文件的制定； 集团各单位皆负有撰写标准文件的责任。 标准文件的审核：由审议委员依审议委员会运作办法审核。 标准文件的核准：集团发行的标准文件由集团总裁核准； 事业群内部发行的标准文件由事业群总经理核准。 标准文件的发行：新订及修订文件的发行由档案管理单位负责。 标准文件的保管：集团各部门皆应对本单位的标准文件妥善保管。,制 度 管 理 的 职 责,47,公文的呈核制度的呈核2,48,公文的呈核制度的呈核3,职责： 集团总裁：审议康师傅控股发行的涉及重大策略调整与规范之文件 核准康控股有限公司发行的文件与集团直属子公司制定并 发行的文件 事业群总经理：审议康控股发行的涉及重大策略调整与规范之文件 核准事业群内部发行的文件 审议委员会：审议新订、修订与作废的文件 制度管理组：审议委员会的召集、审议与文件的签核作业,审议委员会运作办法,审议方式： 会议审议：视需要随时召开 书面审议：视需要随时进行,49,公文的使用制度的使用,发行 自2006年03月起，全部制度于OA系统发行 自2007年01月起，制度发行通知同时于OA系统中发布,网上管理 提高效率 信息共享 安全经济,50,公文的使用制度的使用,* OA系统,