[体育]EXCEL基础及技巧.ppt

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1、（一）、excel名词解释,工作薄： 一个Excel文件（扩展名：XLS）就是一个工作薄；Excel工作簿是计算和储存数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在单个文件中管理各种类型的相关信息，每个工作薄最多能包含255张工作表，默认情况下，新建文档中包含3张工作表。,（一）、excel名词解释,工作表： 工作薄中的每一张表格称为工作表。工作薄如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸；工作表是Excel存储和处理数据的最重要的部分，其中包含排列成行和列的单元格。它是工作簿的一部分，也称电子表格。使用工作表可以对数据进行组织和分析。可以同时在多张工作表上输人并编辑数据，并且可以对来自

2、不同工作表的数据进行汇总计算。在创建图表之后，既可以将其置于源数据所在的工作表上，也可以放置在单独的图表工作表上。,（一）、excel名词解释,工作表标签： 工作簿窗口左侧底部。由工作表标签组成。底色为白色，工作表名下有下划线的工作表是活动（当前）工作表。很多有关工作表的操作，可在工作表标签上进行。例如，改变活动工作表，以及式工作表的改名、添加、删除、移动或复制等。,（一）、excel名词解释,单元格、活动单元格： 单元格是指表格中的一个格子。每张工作表最多能包含256列、65536行。行以阿拉伯数字编号、列以英文字母编号（A、BZ、AA、ABIV）；活动单元格是指当前正在编辑的单元格。每个工

3、作表中只有一个单元格为（当前）活动单元格，它的框线为粗黑线。,（一）、excel名词解释,单元格内容： 每个单元格中的内容主要为两大类：文本和数字（含时间、日期）。,（一）、excel名词解释,表格区域： 表格区域是指工作表中选定的矩形块。可以对它进行各种各样的编辑。如，拷贝、移动、删除等。引用一个区域可用它左上角单元格和右下角编号来表示，中间用冒号作分隔符。，如D：G5。与单元格一样，也可为区域命名，然后通过名字来引用它,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,Excel界面的介绍： 启动Excel后可看到它的主界面如下图。最上面的是标题栏，标题栏左边是Excel的图标，后面显示的是现

4、在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称；标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮,菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,工具栏的下面就是Excel比较特殊的东西了，左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮

5、：左边的错号是“取消”按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的对号是“输入”按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；等号是“编辑公式”按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,名称框下面灰色的小方块儿是“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。全选按钮右边的A、B、C.是列标，单击列标可以选中相应的列。全选按钮下面的1、2、3.是行标，单击行标可以选中相应的整行。中间最大的区域就是Excel的工作表区，也就是放置表格内容的地方；工作表区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看内容用的。,（二）、excel的工

6、作表基本编辑 （基础）,在工作表区的下面，左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表，如下图所示。我们把一个Excel的文档叫做工作簿，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。Sheet1，Sheet2等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿，就好像我们的帐本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。 左边是工作表标签，上面显示的是每个表的名字。单击“Sheet2”，就可以转到表Sheet2中，同样，单击“Sheet3”，“Sheet4”，都可以到相应的表中。四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置，即从Sheet2开始显示，单击带竖线的向右箭头，

7、最后一个表的标签就显露了出来；单击向左的箭头，下面的整个向左移动了一个表，单击带竖线的向左的箭头，最左边的b表就又是Sheet1了；而且这样只是改变工作表标签的显示，当前编辑的工作表是没有改变的。,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,界面的最下面是状态条。Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个Lock键的状态，右边有一个“NUM”的标记，表示现在的Num lock是打开的，按一下键盘上的“Num Lock”键，这个标记就消失了，表示不再是Num Lock状态，按一下“Cap Lock”键，就显示出CAPS，表示Caps Lock状态是

8、打开的，再按一下Cap Lock键，它就会消失。,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如下图所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面板中可以选择所需要的功能按钮。,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,多个工作簿之间切换： 编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开的

9、工作簿之间切换。现在我们切换到刚才打开的另外一个工作簿中去。打开“窗口”菜单，当前同时打开的文件簿列表如下图所示：,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称，而且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号，单击下面另外的工作簿名称，当前编辑的就成了这个工作簿。 如果要回到刚才的工作薄就再单击“窗口”菜单，选择原来的工作薄名称，又切换回来了。,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,关闭工作簿： 单击标题栏上的“关闭”按钮的作用是退出Excel。如果同时打开了两个工作簿，单击“关闭”按扭会同时将这两个工作簿都

10、关闭。如果要关闭的只是当前编辑的一个，可以单击菜单栏上的“关闭窗口”按钮，工作簿就被关闭了。 单击“最小化”按钮，界面中工作簿就变成了小条：我们可以用鼠标任意的拖动，改变它们的位置，这样在同时使用多个工作簿时就可以方便地选择要编辑的工作簿，切换起来也很容易。,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,新建文档：右键新建，注意不要把扩展名.XLS去掉。 另外，在Excel中还有其它的方法新建文档：按快捷键Ctrl+N，可以新建一个空的工作簿；打开“文件”菜单，单击“新建”，会打开“新建”对话框如下图：,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）

11、,多文档切换： 如果Excel窗口中同时打开了不只一个文件，在的多个文档之间切换还可以使用Windows切换程序的快捷键Alt+Tab来实现：按下Alt+Tab键，桌面上会出现下图所示窗口：,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,我们可以按住Alt键不放，多按几次Tab键，选中想要编辑的工作簿后放开键盘，就能切换到想要的文件中了。,（二）、excel的工作表基本编辑 （基础）,如果想退出Excel，打开“文件”菜单，单击“退出”命令，就可以退出Excel了；按Alt+F4键，同样可以退出Excel，如果在选择了退出时Excel中的工作簿没有

12、保存，Excel会给出未保存的提示框如上面“关闭文档”时的提示。选择“是”或“否”都会退出excel，选“取消”则不保存，回到编辑状态。如果同时打开了多个文件，Excel会把修改过的文件都问一遍是否保存。,（三）、excel中的实用技巧,调整行列宽度： 可用手动拖拉，简单的方法是双击单元格间的竖线，会自动调整到合适的宽度。,（三）、excel中的实用技巧,回车后的单元格选定： 在编辑栏或单元格中输入单元格内容后，按回车可以将输入的内容确认，同时当前选择的单元格将变成输入内容单元格下面的一个单元格。我们可以设置回车后选择的移动方向：打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编

13、辑”选项卡，在这里有一个“按Enter键后移动”复选框，我们可以从下面的下拉列表框中选择移动的方向是上、下、左还是右。如下图：如果去掉这个复选框的选择，那按回车的作用就只是确认当前的输入，而不会移动了。,（三）、excel中的实用技巧,（三）、excel中的实用技巧,调整行高和列宽： 我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这样不能达到精确的效果，下面的方法可以精确的设定行高和列宽。 行的高度设置：打开“格式”菜单，单击“行”项，从打开的子菜单中选择“行高”，可以打开“行高”对话框，设置好行高，按下“确定”按钮。 选择“格式”菜单的“行”子菜单中的“最适合的行高”命令，其效果和双击行

14、标间的横线相同。,（三）、excel中的实用技巧,选定操作区域： 选定操作区域的方法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格)可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。 如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。 如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。,（三）、excel中的实用技巧,定位的使用： 使用定位通常是批量选择一定范围内符合一定条件的单元格，尤其是不连续的单元格。如果你在工作表中对一组单元格有一个名称定义的话，可以使用名称

15、来选择单元格。如果把这一个部分单元格命名为“first”，然后打开“定位”对话框，可以看到“定位”列表中就出现了我们命名的单元格。选择刚才设置的名称，单击“确定”按钮，可以直接选中命名的单元格。如果要结合定位条件，只需要在选择了区域名称以后单击“定位条件”按钮设置定位条件就可以了。,（三）、excel中的实用技巧,对工作表的操作： 在标签栏中的任意标签上单击右键，在打开的菜单中单击“移动或复制工作表”项，出现“移动和复制工作表”对话框，将“建立副本”复选框选中，选择“下列选定工作表之前”列表中的“移到最后”项，单击“确定”按钮，我们就在最后面建立了当前选中的工作表的一个副本；这样我们的一个表就

16、添加完了。,（三）、excel中的实用技巧,（三）、excel中的实用小技巧,保护工作表和工作簿： 隐藏工作表或是给工作表加密（不能对工作表进行修改）保护工作薄。,（三）、excel中的实用技巧,选定单元格： 选择连续单元格时会遇到要选择的单元格在一屏上无法全部显示的情况，如果用拖动鼠标的方式很难准确选择，这时我们可以使用键盘的Shift键配合鼠标的单击来进行单元格的选择。先选中要选择区域的开始单元格，使用滚动条翻动到末尾的单元格，按住“Shift”键单击要选择区域的结束单元格，就可以选择这些单元格了。Ctrl+Alt+方向键,（三）、excel中的实用技巧,条件格式的设置： 条件格式就是根据

17、不同的条件设置格式。请看下面的演示：,（三）、excel中的实用技巧,修订工作薄： 校对工作表，Excel还提供了另外一种方式：修订。 打开“工具”菜单，选择“修订”项，单击子菜单中的“突出显示修订”命令，打开“突出显示修订”对话框，选中“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”前的复选框，保证下面的“在屏幕上突出显示修订”复选框是选中状态，单击“确定”按钮，弹出一个对话框，提示我们这样做Excel会进行保存，单击“确定”，就开始修订了。,（三）、excel中的实用技巧,在Execl中快速互换数据： 在Execl中，相邻两列或两行的数据如果要进行互换，一般方法是用“复制”、“粘贴”的方法来进行，其

18、实还有更快的方法。假定要把A1和B1的数据互换，先选取A1，接着将鼠标移到选取范围的边缘，光标的形状变成白色箭头状，这时先按住键盘上的Shift不放，再按住鼠标的左键，拖动鼠标到B1右边框线上，这时在右边框线上会出现一条虚线，先松开鼠标左键后，再松开Shift键，数据便已经互换了。相邻行之间的数据互换如法炮制即可。,（三）、excel中的实用技巧,Excel中快速输入平方和立方符号: 我们在输入面积和体积时，经常要输入平方(上标2)和立方(上标3)。在Excel中输入这两个上标，有一个非常简便的方法： 在按住Alt键的同时，按下小键盘上的数字“178”、“179”即可输入“上标2”和“上标3”

19、。 注意：在按住Alt键的同时，试着按小键盘上的一些数字组合(通常为三位)，可以得到一些意想不到的字符(例如Alt+137、Alt+177等)。,（三）、excel中的实用技巧,Excel避免计算误差（以显示值为准）：利用Excel制作财务报表，常要进行一些复杂的运算，可往往用Excel公式得出的数据结果与计算器算出的不一致，这主要是由于Excel本身不能对数据自动进行四舍五入造成的。为了更简便地解决误差问题，我们可以进行如下操作：依次在Excel菜单栏中点击 “工具选项重新计算”，将“工作簿选项”中的“以显示值为准”复选框选中，确定退出即可。,（三）、excel中的实用技巧,多个工作表的页眉

20、和页脚同时设置：我们有时要把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的办法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好。具体做法是：把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名的话，Excel自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等)，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。,（三）、excel中的实用技巧,让多页Excel表格自动打印统一表头：如果我们要打印出一个Excel工作表，而这张表格有多页，如何让第一页以后的每一页都自动加上与第一页相

21、同的表头呢？可以这么做：单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框；单击“工作表”选项卡，在“打印标题”下“顶端标题行”右边文本框中单击鼠标左键，出现闪烁光标后，在Excel表用鼠标左键选择表头所在行，最后选择“确定”即可。,（三）、excel中的实用技巧,多张表格同时显示的技巧：单击“窗口”菜单上的“新建窗口”，切换至新的窗口。然后单击需要显示的工作表。对每张需要显示的工作表重复以上操作，打开需要在活动工作簿中同时显示的多张表格。在“窗口”菜单上单击“重排窗口”。在“排列方式”下单击所需的选项。 如果只是要同时显示活动工作簿中的表格，那么选中“当前活动工作簿的窗口”复选框。若要将工作簿窗口还原回整屏显示，可单击工作簿窗口右上角的“最大化”。 通过设置，几个任务同时出现在工作簿的窗口中，给修改工作带来了很大的方便。这种方法在教学中的课表编排中经常用到。,