办公室工作手册642三5466.doc

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1、办公室工作手册办公室工作手册 （征询意见稿） 2 目目 录录 前前 言言3 上上 篇篇 综合办公室主要职责综合办公室主要职责4 中中 篇篇 办公室相关制度汇编办公室相关制度汇编6 下下 篇篇 办公室工作程序办公室工作程序7 第一章 会务工作程序7 第二章 公文处理程序14 第三章 接待工作程序28 第四章 协调工作程序32 第五章 办公服务程序35 第六章 信访工作程序56 第七章 印信管理程序63 第八章 调查研究程序73 第九章 安全保卫工作程序76 第十章 重要文稿撰写程序78 3 前前 言言 一直以来，局综合办公室及局属各单位办公室的同志们，密切融入 局中心工作，服务企业改革发展的大局

2、，坚持高效、细致、务实的工作作 风，不断强化责任意识、全局意识和服务意识，充分发挥承上启下、协调 左右和参谋助手作用，扎实推进办公室工作的精细化、制度化、规范化、 标准化管理，成果显著，成绩斐然，为我局实现持续快速稳定发展提供了 坚强有力的保障。 局综合办公室充分利用总公司整体上市的有利契机，经过总结多年 的办公室工作经验，汲取局属各单位先进管理办法，结合现代企业内部 控制规范，精心编制了该办公室工作手册。 本次编制办公室手册的目的是：明确部门职责、贯彻制度文件、规范 运行机制、理顺工作关系、细化操作程序，全面加强内部控制，切实实现 科学管理。 办公室工作手册分为上中下三篇。上篇为办公室部门职

3、责，中篇收 录了局现行的办公室工作相关制度文件，下篇为十个办公室工作模块管 理程序。工作模块管理程序是手册的重点内容，全面涵盖了办公室会务 工作、公文处理、接待工作、协调工作、办公服务、信访工作、印信管理、 调查研究、保卫工作、重要文件起草等内容。 这些工作程序中蕴含着办公室工作的全局意识、服务意识、开放意 识，成本意识、效率意识、勤俭意识和廉洁意识，是对我局办公室工作内 容的梳理和形式的提炼，是办公室工作内涵的丰富和外延的扩展，凝结 着许多届办公室工作者的智慧和精神。希望大家集思广益、再接再厉，对 手册不断进行更新和完善，形成我们成熟的工作指导典册。 我们相信，只要我们大家统一思想，齐心协力

4、，我局办公室工作就一 定能够开创出崭新的局面，取得更加令人满意的成绩。让我们继续以改 革的精神，创新的思维，务实的态度，扎扎实实抓好办公室的各项工作， 把办公室工作提高到一个新水平，为我局实现又好又快发展作出更大的 贡献。 4 上上 篇篇 综合办公室主要职责综合办公室主要职责 （建二通2006223 号 2006 年 10 月 10 日） 综合办公室由局董事会办公室、局总经理办公室和局党委办公室合署组成。综合 办公室主任由局董事会秘书兼任，综合办公室设两名副主任，均属局总部部门正职岗 位，其中一名副主任为局总经理办公室主任岗位，一名副主任为局党委办公室主任岗 位。局总经理办公室下设行政保卫部，

5、行政保卫部经理为局总部部门副职岗位。 一、局董事会一、局董事会办办公室公室 1负责局董事会会议筹备、董事会会议资料管理及其它日常工作； 2负责对局重大经营活动和重大决策事项相关资料的收集、检查、跟踪； 3负责持续向董事提供、提醒并确保其了解有关实行国有独资企业董事会制度 后公司运作的法规、政策及要求； 4负责局董事会对外重大信息披露工作； 5负责督办董事长、各董事批示事项的落实工作； 6负责董事会董事（含外部董事）的日常联系、接待等工作，并为董事工作提供 服务等事项； 7负责董事会基金的筹集、管理和使用，向董事会提出意见和建议。 8完成领导交办的其它事项。 二、局二、局总经总经理理办办公室公室

6、 1负责参与局重大事项的调研工作，研究局贯彻和落实上级有关方针、政策的 意见，提出建议，供领导决策参考； 2负责局总经理议事会议的组织、文件起草工作与会议记录、会议纪要整理及 会议决定事项的跟踪检查、督办工作； 3处理行政方面的综合事务，协调局总部办公，保证正常的工作秩序； 4负责局领导的外事活动、外宾接待工作和局总部室内办公系统 CI 工作； 5负责局总部的公文处理、文秘、核稿工作、机要管理、印信管理和档案管理， 指导子公司的档案管理工作； 6负责局总部办公活动和服务中环境、职业健康安全目标、管理方案和应急预 案的编制、实施、评审、考核和分析； 7完成领导交办的其它事项。 行政保卫部： 1负

7、责局总部固定资产（房产、车辆、复印机等）和办公用品的管理工作，提供局 5 总部文印、收发、交通、通讯及接待服务工作； 2负责局总部的基建和后勤事务工作，做好后勤事务的管理工作； 3负责局总部保卫、消防管理、户籍管理和治安综合治理等工作； 4负责局总部环境综合整治等社会事务性工作； 5负责对局签约的重点项目和分公司易燃、易爆、危险化学品的管理和消防工 作等进行监控； 6负责对局总部办公所需资源、能源、废弃物的处置、电梯安全、交通安全、饮 食安全等进行控制； 7完成领导交办的其它事项。 三、局党委三、局党委办办公室公室 1负责局党委各类工作会议的组织筹备工作及文件、报告的起草工作； 2围绕局党委的

8、中心工作,开展督促检查工作,推动重大决策和重要工作部署的 落实； 3发挥综合协调作用，组织、协调、配合党群各部门开展党群系统各方面的工作； 4负责维护企业稳定工作，及时、正确处理职工群众来信和来访接待工作； 5负责建立、健全保密工作制度，加强保密工作的宣传教育； 6完成领导交办的其它事项。 6 中 篇 办公室相关制度汇编 （目录） 中国建筑第二工程局章程 中国共产党中国建筑第二工程局委员会工作规则 中国建筑第二工程局董事会议事规则 中国建筑第二工程局总经理工作规则 中国建筑第二工程局总经理议事会议制度（建二通2006119 号） 中国建筑第二工程局重大信息内部报告制度（建二通2007297 号

9、） 中国建筑第二工程局印章管理规定（待发） 中国建筑第二工程局总部公文处理办法（建二通2006223 号） 中国建筑第二工程局行政管理用资产管理规定（建二通2007191 号） 中建二局党委、中建二局维护企业稳定工作应急预案（建二党办20063 号） 中国建筑第二工程局关于实行重大事项报告的通知（建二通2006203 号） 7 下 篇 办公室工作程序 第一章 会务工作程序 一、会一、会务务工作概述工作概述 会议的构成要素包括：会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议主持、与 会人员、会议程序、会议结果等。会务工作包括会议的组织安排、生活服务、会议文书 及保卫保密工作。 会议类别依次为： 1

10、一类会议，即全局大型会议：局党代会、局职代会、局工代会、局团代会、局党 委（扩大）会议、局纪委（扩大）会议、局年度工作会议、局年中工作会议、上级单位及 外单位在我局召开的会议等，经董事长或总经理批准后，由综合办公室组织召开，归 口业务部门准备会议资料及协助会务工作。 2二类会议，即全局专业工作会，经分管领导审核，报总经理批准，由主办部门 组织召开。 3三类会议，即部门工作会，经分管领导批准后，由部门组织召开。综合办公室 不参与部门会议筹备工作。 4董事会（含董事会专业委员会，下同）、总经理办公会、总经理专题会、部门经 理例会及总经理层召开的临时会议等。董事会、总经理办公会、部门经理例会由综合

11、办公室负责组织筹备；由董事长或总经理提议召开的总经理临时性会议，由综合办公 室组织召开；由副总经理或部门提议召开的总经理临时性会议，由专题归口部门负责 组织召开，并形成会议纪要。 二、会二、会务务工作流程工作流程图图 报到接待 会场布置 签到发资料 会场服务 会议记录 文体活动 会议纪要 会中服务会前准备 开闭幕词 发言材料 拟定文件 总结讲话 会务手册 主题报告 确定会议议题及名称 确定会议规模及人员 确定会议会期及议程 准备会议资料 会议选址 会议通知及回执 会议编组 坐席排序 食宿行安排 经费预算会议用具 会场验收 8 三、会前准三、会前准备备 1会议议题及名称 安排会议议题应遵循必要性

12、、可行性、明确性和适量性的原则，一般由主办部门 收集、筛选并书面提出议题，说明议题上会理由，经领导同志批准后确定。准备部分 后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕时提交会议讨论。 根据审定的议题，确定会议名称。会议名称一般由会议主办单位名称、年份、会 议主题及会议类型组成，如“中国建筑第二工程局有限公司 2007 年项目管理研讨会”。 2会议规模及人员 主办部门按照会议议题、组织职能分工、业务接口关系及相关规定提出会议规 模及参加人员名单，报领导审批。 3会议会期及日程 综合考虑会议的内容、规模及复杂程度确定会期。会议日程一般以表格形式呈 现，按照时间顺序说明会议具体安排。主要包括：日期时间、

13、会议内容、活动方式、地 点、主持人、参加人等。会期及日程表须经领导审批。 4会议资料 （1）开幕辞（主持辞） 会议初始，由领导致开幕词，旨在说明会议的指导思想、宗旨、意义，并向与会 人员提出会议任务和要求。重要会议或者庆典、颁奖会议需要主持人根据会议需要撰 写主持词。 （2）会议主题报告 根据会议议题，主办部门撰写会议主题报告，交由办公室核稿后，报领导阅批， 主办部门根据领导意见协商修改文稿，定稿提前报领导审阅。 （3）其他发言材料 其他发言材料，由发言单位或发言人自行撰写，包括经验交流材料、分组讨论发 言等。主办部门审核其他发言材料，保证发言材料水平，确保会议质量。 （4）拟定文件 拟定文件

14、，指需听取大会讨论意见以资完善或拟通过大会表决的文件，主要涉 保密保卫 安排离会费用结算 报道宣传 印发文件决议催办立卷归档 会后工作 9 及企业发展战略、决策决定、规章制度和管理方法等。由主办部门起草，办公室核稿， 领导阅批。 （5）会议总结讲话 主办部门起草领导总结讲话，办公室核稿，领导阅批，形成总结讲话初稿。 （6）闭幕词 闭幕词，用以说明会议成果，总结会议经验，表达未来希望，对主办单位及会务 人员表示感谢等。 （7）会议手册 会务手册由主办部门制作，内容包括：会议须知、会议日程、与会人员名册、会 议坐席表、分组讨论名册、分组讨论议题、会务组联系方式等。 （8）胸卡 5会议选址 会议地址

15、由主办部门选定，综合办公室协助联系会址单位、洽谈价格及会场布置 工作。会址一般根据会议规模、规格和内容等要求，按照距离适当，环境适宜、交通方 便等条件来确定。对不熟悉的会址，要安排专人提前与会址单位沟通协调，对会场、 餐厅、住宿、医疗、交通及综合配套设施进行全面实地考察。 6会议用具 为参会人员准备胸卡、文件袋、笔记本、签字笔等文具，将文具与其他会议资料 统一装入手提袋中。在外部会场开会，会务组赴会需携带便携式电脑、投影仪、打印 机、打印纸、桌签及简单的办公用具等。 7会议经费预算 主办部门根据会议前期筹备，形成会议经费预算，报总经理批准。 8会议通知 主办部门发出会议通知，并接收统计回执。会

16、议通知一般具备 9 个要素：会议名 称、内容、时间安排、地点、参加人员范围、会议须知、食宿行安排、联系人及回执。会 议通知必须简明扼要，语言准确无歧义。会议回执应该包括：参会人员姓名、性别、民 族、职务、联系方式、抵达时间（航班或车次）、是否接站（主办部门可设定集中接站时 间）、返程订票、备注及单位（盖章）。电话确认会议通知发放到位，必要时需催报回执。 9会议编组 大型会议或需要分组讨论的会议，要进行会议编组。主办部门要及时收集会议 回执，审核参会人员是否符合会议要求，将参会人员名单录入电子表格形成签到簿。 根据会议需要、单位性质、所属区域或专业划分进行编组，并打印桌签，切忌遗漏和 重复。 1

17、0 10坐席排序 按照前排高于后排、中央高于两侧、中心高于外围、左高右低（当事人的左和右） 原则或企业传统习惯，结合会址情况，为参会人员会场、餐厅等场所的坐席进行排序， 切忌遗漏和重复。 11食宿行安排 根据会议回执安排接送站；根据参会人员情况订餐订房（分餐桌、分房间），为减 少开支，会餐酒水一般自带；考虑少数民族同志的餐饮习惯，给与特别照顾。食宿行 标准应严格按照局有关财务规定执行。 12会场布置 按照会议坐席摆放桌签、会议资料、茶杯、主席台及发言台桌花等，大型会议要 悬挂横幅和标语，调试灯光、音响、话筒、投影仪、电脑等设备，发现问题及时调换。 会场是否悬挂国旗、企业旗帜或其他标识根据会议需

18、要，经领导同志同意后执行。 四、会中服四、会中服务务 1报到及接待工作 会议前，要认真组织参会人员报到，统计到会人数，核查重要人员（主席台就座 的领导、会议主持人、报告人等）是否到会，做好房间安排，向大家介绍有关情况等。 2会场验收 会议前一天晚上，主办部门负责人检查验收会场布置情况，查漏补缺。 3签到与分发会议资料 在会场入口设置签到台，与会人员签到后领取会议资料，需要与会人员提前阅 读的会议资料可在人员报到时分发。及时统计到会人数及缺席人员，根据领导需要报 送签到结果。会议资料涉及保密内容需要收回的，须在会务手册中说明，并在签到时 逐一提醒。 4会场服务 包括灯光、音乐、摄影摄像、录音、饮

19、水服务，涉外会议还需要翻译服务等。 5会议记录 主办部门要安排专人做好会议记录。会议记录是记录会议基本情况、会议报告、 讨论的问题、发言、决议等内容的书面材料，是会议的正式文件，是落实会议精神、进 行检查督促的依据。会议记录一般包括以下部分：会议名称、会议时间、会议地点、会 议出席人及列席人、会议缺席人、会议主持人、会议记录人、会议主要议题、发言纪录 及决议事项等。 6完善总结讲话 会议期间，主办部门要积极听取各方意见，继续完善总结讲话，并及时报告领导， 形成总结讲话二次稿，请示领导下发时间（会中或会后）。 11 7会议纪要 主办部门及时撰写会议纪要，报领导签批前交由办公室核稿。会议纪要是根据

20、会 议记录和会议文件等材料加工整理而成的，用来记载和传达会议基本情况、主要精神 和议定事项的会议文书。一般包括：会议名称、时间、地点、会议出席人及列席人、会 议主持人、会议主要议题、决议事项及对会议的总体评价等。 8报道宣传 大型会议期间或结束后，要把会议决议、会议报告、发言材料、领导讲话、会议 简报、会议纪要等文件编成宣传提纲，经领导批准后进行宣传。 9文化活动 召开大型会议，为加强与会人员的沟通和了解，经领导批准，可围绕会议主题适 量选择合适的文化体育活动。主办单位要做好前期策划、实地考察、往返交通等组织 工作。 10会议保密工作 根据会议密级，选择性做好会议的时间、地点、参加人员、会议内

21、容、会议议程、 会议文件、会场秩序、宣传报道等各环节的保密工作。 11会议费用控制 在企业外部召开的会议，主办单位要安排费用总负责人，会议各分项费用要实 行专人确认机制，对分项费用负责，将会议费用控制在预算之内。 五、会后工作五、会后工作 1安排离会 根据会议回执，为外地与会人员预定返程票，安排车辆和人员送站。 2费用结算 在企业外部召开的会议，会议费用总负责人及各项费用确认人与会议中心做好 结算工作，做到费用明细、单据清楚。 3编发会议文件 根据会议最终决议，主办部门要对会议通过的文件进行汇总整理，经领导审批， 交办公室编发正式文件。 4决议催办 会议结束后，主办部门对会议决定办理的事项，根

22、据缓急和承办时限要求，适时 对其执行情况进行责任分解和督促检查。 5立卷归档 按照企业档案管理规定，对会议资料进行立卷归档。 附件：会务工作跟踪单 12 会务工作任务跟踪单会务工作任务跟踪单 序号序号项项 目目责责任人任人开始开始时间时间 关关闭时间闭时间备备注注 1确定会议名称及议题收集议题，确定会议名称12.12.112.12.3 2确定规模及人员确定会议规模及参会人员名单 3确定会期及议程根据议题定会期和议程 4会议选址要求实地全面考察 5会议用具主办人员检查是否完备 6经费预算费用明细 7开闭幕词 8主题报告 9发言材料 10拟定文件 11 总结讲话 12 准备会议资料 会务手册 13

23、会议通知及回执发出会议通知并收集统计回执 14会议编组 15坐席排序 16食，安排与会人员餐饮 17宿，预定房间 18 食宿行安排 行，安排送接车辆 19报到接待 20会场布置灯光、音响、鲜花、桌签等 21签到发资料 22会场验收 23会场服务 24会议记录 25会议纪要 26报到宣传 27保密保卫 28文体活动 29通知和组织参会人员退房 30 安排离会 安排返程车辆，预定返程车票 31费用结算 32印发文件 33决议催办 34立卷归档 注：1本表由综合办公室填制，会务人员每人执一份，每项工作完成后责任人要向主任汇报，在备注一栏签字； 2责任人不超过两人，第一位为主要责任人； 3完成时间格式

24、为“月份.日期.时点”，最后一位数字“1”代表上午， “2”代表下午， “3”代表晚上。 13 第二章 公文处理程序 一、公文一、公文处处理概述理概述 公文处理主要呈现两大程序：收文程序和发文程序。收文和发文应严格按照国务 院国家行政机关公文处理办法（国发200223 号）、国家标准局国家行政机关 公文格式（GB/T9704-1997）及中国建筑第二工程局总部公文处理办法（建二通 2006223 号）相关要求办理。 二、公文二、公文处处理流程理流程图图 1收文处理流程图 2发文处理流程图 三、收文三、收文处处理程序理程序 （一）收文 1机关收文种类 （1）上级机关的指令性和指导性公文； （2）

25、上级机关的批复性和平行机关、不相隶属机关对商洽和询问事宜的答复性公 文； （3）下级机关的请求性和平行机关、不相隶属机关的商洽和询问性公文； （4）各部门的调查性和下级机关的陈述性公文； （5）内部刊物和“简报”、 “通讯”等； （6）其他文书材料，如公开刊物和群众来信等。 2收文渠道 （1）电子收文； （2）机要交通局送的机要信件； （3）各机关和部门直接报送的信件； 审核登记发送拟办批办承办收文 修改审核签发复核注册缮印草拟 催办登记装封装订用印校对归档 归档立卷清退查办注办催办销毁 14 （4）传真； （5）收发室转来的信件。 （二）审核 收文审核应注意： （1）检查公文的收件机关、部门

26、或姓名是否应由本部门收文； （2）清点公文数量，查看公文是否完整、有无破损； （3）是否符合行文规则； （4）签收，注明收文时间。 （三）登记 1确定登记与不登记的范围 需要登记的公文有： （1）上级机关的指令和指导性公文； （2）下级机关的请求性公文； （3）平行机关和不相隶属机关的商洽和需要答复的公文； （4）一切机密性公文； （5）其他重要公文。 不需要登记的公文有： （1）公开的和内部无密的刊物和简报； （2）一般性抄件； （3）行政事务性的通知、介绍信和请柬等； （4）私人信件、公开信、公开发布的公文等。 2采用簿记帐进行分类登记 填写收文登记簿，局收文登记一般按照发文单位分为机关行

27、政和机关党委两 大类，每类中又按照上行、平行、下行分单位登记，编写收文流水号。 机要秘书根据文件内容要求，在收文右上角签章（只需阅知的公文，签阅文章， 需要办理的公文，签办文章），注明密级、缓急程度、流水号及签收时间。 （四）发送 1对外部收文需要向各部门及所属企业发送的，需要填写收文分发分送簿；重 要公文需要接收人签字确认收悉；电子公文网上发送，需要设置阅读回执。 2需拟办、批办的文件应先送领导提出拟办、批办意见，再分送承办单位或承办 人。 3报刊、杂志、便函、请柬、简报、资料和临时性、事务性通知可直接分送承办单 位、承办人或存查。 （五）拟办 15 需拟办的公文，党委公文和行政公文分别报送

28、党委办公室主任和总经理办公室 主任提出拟办意见，在收文处理单上注明。 需要拟办的文件： 1上级机关发来的命令、决议、指示、批复及其需要传达、贯彻、执行的文件； 2下级机关报送的重要请示或报告； 3其他单位送来需要答复或者办理的重要文件； 4需本企业领导人参考或了解的文件、材料等。 拟办意见的拟写要求： 1言简意赅，便于执行； 2可具体指出承办单位或承办人员； 3多个部门联合办理的，应指明主办单位； 4敏感事项或紧急公文，应提出承办的原则和完成时限； 5需一定范围阅知的文件，应指明传阅范围和方式； 6文件中涉及到之前其他文件时，应将这些文件一并送领导批办； 7对不符合规范的公文，经办公室主任批准

29、后，可退回呈报单位并说明理由。 （六）批办 拟办意见提出需要批办的文件，送分管领导在收文处理单上注明批办意见。对 具有请示事项的文件，应由主批人签批，其他审批人圈阅视为同意；无请示事项的， 圈阅表示阅知。 （七）承办 公文承办由具体业务部门或人员承担，办公室应根据领导批办意见及时发送文 件至承办部门或人员。只需阅知的文件，传阅人应在当天阅完，在收文处理单上签 名并及时退还文件，不得自行传阅。承办部门认为不属于其职权范围或不宜由本部门 办理的，办公室应积极协调或报分管领导裁定。 （八）收文催办 收文催办主要指对内催办，即对局系统内部文件承办部门或人员的催促检查。 1送负责人批示或交有关部门办理的

30、重要公文，办公室应负责催办； 2在文件要求办理期限结束时尚未办理的，办公室应催办； 3催办对象包括局领导、局总部各部门负责人及所属单位负责人； 3紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办； 4填写重要事项催办单，发送承办部门； 5承办部门收到重要事项催办单后应及时给与书面答复； 6催办后三天仍未办妥的，应查问承办部门或人员，并限时办完。 （九）注办 16 收文处理完毕，要在收文处理单上注明办理结果：传阅的文件，要有传阅人签 名；承办完毕的文件，要有承办部门或人员签注的承办结果及办结时间。 （十）查办 办公室要对上级单位来文的落实情况进行督促检查，查办项目包括针对来文的 办理情

31、况，文件要求的落实情况，回复报告及统计数字的真实性和客观性。 （十一）清退 重要文件或保密文件待处理完毕或承办完毕后，主办单位应将其退回办公室，办 理清退手续。 （十二）立卷 局机关采用分散式立卷，即机关收文、综合性的文件及综合性的会议文件材料由 办公室立卷；业务性文件、以部门名义发文的存本和定稿、以局名义召开的专业会议 文件由业务部门立卷；会计核算文件材料由财务会计部门立卷；科技文件材料及其他 业务文件，由有关业务部门立卷。 （十三）归档和销毁 文件归档和销毁详见制度汇编有关档案管理规定。 四、四、发发文文处处理程序理程序 （一）草拟 文件起草工作包括交拟、议拟和撰拟三个程序： 1交拟：根据

32、管理工作的客观需要，文件主办部门要认真领会和记录领导交待的 写作意图和重要问题、措施等。 2议拟：查找与该文件有关的文件、法律法规、企业相关规定等，通过调研收集 相关材料和信息，形成文件提纲。 3撰拟：对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商， 取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责人应当面协调，仍不能取得一致 意见时，主办部门可列举各方理由和依据，提出建设性意见，并于有关部门会面后， 报请上级机关协调和裁定。 （二）修改 文件起草后，应字斟句酌认真修改，修改的标记及文字应用彩色笔拉出版心，明 显标注，修改完毕填写发文稿纸中拟稿人、文件标题、附件、文件类别、主送、抄

33、送 等内容，请部门负责人审阅文稿并签署意见。领导要求提前审阅的文件及只需报领导 阅批不需要发文的报告、请示等，填写签报后由主办部门直接送领导。 （三）审核 公文送负责人签发前，应由办公室进行审核，审核重点： 17 1行文必要性、合法性，与企业现行规章制度的协调性； 2政策界限清晰，措施方法可行，执行期限妥当，涉及的相关问题能够妥善安排； 3公文格式、标题、语体、文字、标点符号、层次序号、数字、引文、简称、译名、 密级、缓急等是否符合规范； 4主送和抄送是否得当，阅读和发放范围是否合适等； 5核稿人提出修改意见，拟稿人修改后拟稿人签字并确定关键词、密级、缓急程 度及签发人等。 （四）签发 1以本

34、机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发； 2以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或其授权的其他负责人 签发； 3同级机关方可联合行文，联合发文应经联合行文的相关机关会签方能生效。 （五）复核 公文正式印制前，办公室应进行复核，复核重点： 1发文名义是否妥当，审批和签发手续是否完备，附件材料是否齐全、规范； 2联合发文是否经过了会商和会签，发文机关是否同级，排列是否妥当； 3复核后对文稿进行了实质性修改的，应按程序进行复审。 （六）注册 发文注册指按发文顺序给每份文件编著发文字号。 1按发文的先后顺序编注发文字号； 2联合发文只编注主办机关发文字号； 3发文字号结构为

35、：发文机关代字+年度+发文顺序号； 4不得一文多号，也不得一号多文； 5确定发送范围和印制数量； 6带密级文件应编注发文份号。 （七）缮印与校对 经过签发程序，无须任何修改的文件，按照公文格式要求印制一份供主办部门校 对清稿，校对人员在正确无误的校样上签字后，按照文件数量要求印制相应份数。 （八）用印 企业印章应由专人管理，用印应严格履行程序，合乎规范要求。文件用印规范请 详见“印信管理程序”。 （九）装订装封 按照文件装订要求进行装订，向外发出的文件应装入信封，发文装封应注意： 18 1多级行文、普发文件应编写文件信封号码； 2有密级的文件，应在信封上标识密级，封口处贴密封条； 3有缓急程度

36、的文件，应在信封上标识缓急程度。 （十）登记发送 文件发送，应在发文登记簿上登记，文件发送的方式有：专人递送、收文单位 专人领取、公文交换站递送、邮寄、网络传送、传真、电传等。 （十一）发文催办 发文催办为对外催办，即向收到文件的所属单位或外机关单位发出催促办理文 件的意见。 1重要公文确认接收后 3 个工作日未办理的，根据需要可用电话、传真等快捷 方式向对方查询办理情况； 2紧急公文或电话催办多次未果的事项，需要催办； 3填写重要事项催办单，发送至承办单位，要求立即给与答复； 4 重要事项催办单发出 3 日后未见回音，主办部门查办该文件。 （十二）归档和销毁 文件归档和销毁详见制度汇编有关档

37、案管理规定。 为便于归档，保证档案的完整性和节约存放空间，收文登记簿、收文分发分送簿、 发文登记簿等均使用活页笔记本。 五、公文管理五、公文管理 1各单位及各部门应设专人管理文件。 2上级单位带有密级的公文，除绝密级和注明不能翻印的公文严禁翻印以外， 必须经下一级负责人或办公室主任批准，方可翻印。中央、国务院文件的翻印须经办 公室主任批准。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和引发范围。 3公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。 4公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效 力。 5部门合并时，全部公文应随之合并管理。公司或机构撤销时，需要归档的公文

38、 整理立卷后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、 借用的公文按照有关规定移交、清退。 6与质量体系有关的文件，按照局程序文件文件和资料的控制程序执行。 7电子版公文管理工作按照中国建筑第二工程局电子文件归档与管理规范 （建二办20066 号）执行。 19 附件：1收文登记簿 2收文分发分送簿 3收文处理单 4发文稿纸 5签报 6发文登记簿 7重要事项催办单 20 附件 1： 收文登记簿收文登记簿 收文日期收文日期文号文号/编编号号来文来文单单位位文件名称文件名称密密级级缓缓急急份数份数流水号流水号备备注注 21 附件 2： 收文分发分送簿收文分发分送簿 文号文号来文

39、来文单单位位文件名称文件名称密密级级缓缓急急分分发发分送分送对对象象签签名名备备注注 22 附件 3： 收收 文文 处处 理理单单 领 导 批 示 阅者意见 承办情况 办 公 室 拟办意见 来文单位收文日期 文件标题来文文号 23 附件 4： 发发 文文 稿稿 纸纸 密级： 缓急程度： 领导批示： 月 日 部门会签： 月 日 拟稿人： 电话： 月 日 部门负责人： 月 日 办公室核稿： 月 日 文件标题： 附件： 文件类别： 文件、报告、请示、决定、决议、通知、通报、纪要、批复、函、简报 主题词： 主送：打字： 校对： 抄报： 抄送： 发文编号： 20 （共印 份） 24 附件 5： 中国建筑

40、第二工程局有限公司中国建筑第二工程局有限公司 签签 报报 领 导 批 示 标 题 （或事由） 主办部门负责人 签 发 请 同志批示。 签字： 主办部门主管 审 核 部门会签 紧急程度密 级 主办部门： 联系人： 电话： 年 月 日 25 附件 6： 发发 文文 登登 记记 簿簿 序号发文日期文号文件名称发放范围发送形式份数收者签名接收时间备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 注：“收者签名”与“接收时间”两项只在纸面发文时使用。 26 附件 7： 重重 要要 事事 项项 催催 办办 单单 催办对象催办时间 催办依据文 件 发文字号 催办事项 催办原因 催

41、办要求 进展情况： 负责人： 联系人： 电话： 年 月 日 局领导批示 催办联系人联系电话 电子 邮箱 27 第三章 接待工作程序 一、接待工作概述一、接待工作概述 接待工作是一项“窗口性”工作，指企业在公务活动中对来访者所进行的迎接、招 待、洽谈、联系等辅助管理活动，基本要素包括：来访者、来访意图、接待者、接待任 务和接待方式。办公室要重视接待工作的广泛性、礼仪性和务实性。 二、接待工作流程二、接待工作流程图图 三、接待工作基本程序三、接待工作基本程序 （一）收集来宾情况 我局主要来宾包括：政府机关领导、中建总公司领导、兄弟单位领导、重要业主、 重要活动及大型会议来宾等。 收到接待任务后，要

42、积极从多方收集来宾情况，主要包括：来宾人数、姓名、性别、 职务、民族、宗教信仰、生活习俗等。 （二）分析判断来访意图 对于非企业邀请的来访，应通过多种途径和渠道收集这方面的信息，分析判断其 真实来访目的和意图，以确定接待方针和接待任务。非企业邀请的来访主要有： （1）党政机关领导视察工作； （2）中建总公司领导检查指导工作； （3）兄弟单位业务交流与合作洽谈； （4）重要业主来访； （5）其他日常来访。 （三）拟订接待方案 准备材料礼品 食宿行安排 布置接待环境 安全保卫工作 接待及会谈 宴请送别 收集来宾情况分析判断意图拟定接待方案 接待方针 接待规格 接待形式 日程安排 人员安排 经费预算

43、 收到接待任务 28 重要的接待活动，要事先拟订接待方案，提交领导审批。内容包括：来访意图、来 访者基本情况、接待方针、规格、形式、日程安排、接待人员安排、费用预算等。 1接待方针 根据对方来访意图、双方关系和对我方的态度制定接待方针，明确接待目标和原 则。 2接待类别 一类接待：党政机关、总公司、兄弟单位局级以上领导的接待； 二类接待：党政机关、总公司处级以上领导，兄弟单位副局级以上领导及重要业 主的接待； 三类接待：其他日常来访。 3接待形式 包括迎送、宴请、会见、会谈、文艺招待、参观游览等仪式和活动。 4接待日程安排 主要包括接待具体时间、接待形式和内容、接待实施地点、陪同人员工作安排等

44、， 一般以表格形式列出。 5接待人员安排 接待人员主要包括陪同人员和组织工作人员。主要陪同人员包括主要陪同领导 和相关职能部门负责人；组织工作人员包括事务秘书、翻译及后勤人员。 一类接待陪同人员：局董事长、总经理，其他班子成员； 二类接待陪同人员：局分管领导、业务相关部门负责人； 三类接待陪同人员：视来访者情况而定。 6接待经费预算 对接待经费的来源和列支明细做出具体说明，按照企业财务相关规定做好接待 经费预算。 （四）准备接待材料和礼品 1接待材料包括：汇报介绍类材料和礼仪类材料（欢迎辞、欢送辞、祝酒辞等）。 2接待礼品：礼品要体现企业的形象，要具有纪念意义和象征意义，同时要尊重 客人的习俗

45、和爱好；根据实际需要选择赠送时间（见面初、会议上、送别时等）。 （五）做好食宿行安排 接待食宿安排优先选择与企业签署合作协议的酒店和宾馆。 1预定房间：根据来访人数、性别、职务等预定房间，若对方费用自理，则根据对 方具体要求预定房间。 2准备膳食：接待活动有宴请的，根据接待规格及企业财务规定确定宴请规格、 标准、地点和席位，除必要陪同人员外，尽量减少主方人员。 29 宴请形式包括：正式宴会、便宴、茶话会、工作餐或客饭（填写客饭申请单）。 特殊注意事项 （1）来访者的饮食习惯、喜好、禁忌； （2）提前订餐，必要时需报领导审批菜单； （3）隆重宴会，应摆放名牌； （4）准备主宾双方的致辞，主人先致

46、辞，客人致答谢辞。 3安排交通：根据接待规格和人数确定车辆类型、数量和时间。 （六）布置接待环境 接待环境主要包括：前厅、会客厅、接待室、走廊、楼梯等；前厅准备欢迎条幅、标 识，接待室准备宣传资料、报刊杂志、衣帽架、电话、花卉等，会客厅或会议室准备资 料、茶水，必要时开设来访专用电梯。 （七）安全保卫工作 对主要领导来访，要同安全保卫部门联系，选调有关人员，做好警卫工作。 （八）迎接及会谈 按照接待规格安排迎接人员，重要迎接应组织欢迎队伍。 根据日程安排双方会谈，确保会议资料发放到每位与会人员；需要使用投影仪、 便携式电脑的会谈，主办部门要提前调试器材；涉外会谈，要注意器材的兼容性；办公 室秘

47、书或主办部门安排专人做好会谈记录。 （九）送别 安排交通工具，根据接待规格和以往惯例确定送客人员，主方领导要陪同来访重 要领导前往机场或车站。 附件：客饭申请单 30 附件： 客饭申请单客饭申请单 日日 期期 部部 门门 人人 数数 事事 由由 经经 办办 人人 部部门领导签门领导签字字 办办公室公室签签字字 31 第四章 协调工作程序 一、一、协调协调工作概述工作概述 企业办公室综合协调工作就是调节企业内部及内外之间的关系，在企业内部实 现目标趋同、分工合理、步调一致，同时为企业发展壮大创造良好的环境。 办公室协调作用主要体现在：政策制度协调、计划协调、事务协调、会议协调、受 理请示报告工作

48、中的协调、公务协调、公文协调、对外关系协调等。 协调方式方法有：磋商洽谈、会议讨论、文件会签、信息交流等。 办公室协调工作者要具有把握大局的综合素质、承担责任的勇气、良好的工作作 风、敏锐的洞察力、准确的判断能力、健康的心理、良好的性格及和谐的人际关系。 二、二、协调协调工作流程工作流程图图 （注：协调工作分板块阐述） 三、政策制度三、政策制度协调协调 政策制度协调是指办公室在企业各项政策和管理制度制定中的协调及政策制度 本身的协调作用。 政策制度协调内容： 1政策制度各项条目内容的可行性和一致性； 2政策制度所涉及的各种关系能够妥当处理，权责利分配合理； 3该政策制度与国家法律法规及其它企业管理制度的一致性； 4利用政策制度协调企业内部各种关系。 政策制度协调的主要方式：会议讨论、文件会签。全局性政策制度发布前须经总 经理办公会研究讨论通过，重要政策须报董事会批准，综合办公室督促政策制度文件 主办部门进行文件会签。 四、四、战战略略计计划划协调协调 战略计划协调是指在企业制定和执行长期和短期发展规划中的协调作用。战略 协调侧重长期和全局，计划协调侧重短期和局部，战略是计划的指导思想和发展方向， 计划是战略的分解步骤和具体方法。 战略计划协调内容： 1企业战略要符合国家经济政策和发展趋势，按照政策导向调整战