科技档案管理.ppt

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1、科技档案管理,长兴县档案局 沈正学,提 纲,科技档案基本知识 科技档案分类 档案整理原则和质量要求 档案整理流程和方法,科技档案概念,国家机构、社会组织和个人在科技活动（基建、科研、设备仪器、产品研发）中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。科技档案的含义 在科技活动中直接形成的 具有保存价值的 各种载体的原始记录,科技文件种类,根据内容和载体材料的不同，可划分为： 纸质文件，如图样、文字材料等 感光材料，如照片、影片 磁性材料文件，如录像带 光盘,科技档案成套性,一个立档单位围绕一项相对独立的科技活动应当形成的，具有保存价值的科技文件有机整体。 、规定了科技档案成套

2、的来源范围 、明确了科技档案成套的客观标准 、揭示了成套科技档案之间的内在联系,基本建设活动的成套档案,基建程序： 、规划决策：提出项目建议、进行可行性研究、编制计划任务书、选址； 、设计：方案设计、初设、扩初设计； 、前期准备：招投标、征地拆迁； 、施工：日志、竣工图等 、竣工验收 、使用维修,设备仪器的成套档案,、订购 、装运 、开箱验收 、安装调试 、使用维修,科研活动的成套档案,、课题选定：选题、定题 、组织实施：编制研究方案、研究和实验 、总结鉴定：汇总成果、成果鉴定 、成果推广应用：申报专利、组织开展成果推广应用、成果推广应用的调查与分析、成果奖励,工业产品成套档案,、调查决策：调

3、查计划、编制新产品建议书 、产品设计：结构设计、工艺设计 、试制：试制、试验、鉴定验收 、生产阶段：生产准备、试生产、正式生产 、销售控制：商标注册、售后服务、反馈,二、科技档案的分类,基建档案 产品档案 科研档案 设备仪器档案,三、档案整理原则与质量要求,尊循形成基础 保持文件间的有机联系 便于档案的保管利用 符合相关标准规范,尊重原基础,科技档案的形成有其自身规律，反映科技活动各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。 日常形成积累已有一定基础，有的已处于预立卷状态。 因此利用原基础可起到事半功倍的效果。,保持文件间的有机联系,科技档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的联系性。 有机联

4、系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。,文件有机联系的几种状态,某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。 某一问题、事故处理形成的一组文件。 请示与批复 一组会议材料 就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料等,系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等。 设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，自成体系、互为联系。 某一组实验记录 维修记录,符合相关标准规,以GB / T11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求为基本准则。 执行地方综合档案馆、城建档案馆接收档案的相关规定。 本项目制度、合同规定。,组卷原则,GB/T11822-2000 组卷要遵循科技文件材料

5、的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用,反映真实情况,材料齐全完整,适合长期保存,组卷要求,热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸,案卷内 科技文件材 料的载体和 书写材料应 符合耐久性 要求,四、档案整理流程与方法,收 集,鉴 定,分 类,立 卷,排 列,编 目,（一）收集,对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。 将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。 区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等,特别需要关注的几个方面：,立项申报文件，注意原件的收集；项目筹建办与业主单位档案应及时

6、集中统一保管。 招投标文件，应包括招标公告、招标书、投标书、招标会议材料、评标决标材料、中标通知书、承包合同、未中标文件等文件材料。,征地拆迁、政策处理：与个人签定的原始凭证 施工文件，加强竣工图的规范化编制工作，确保质保材料、技术文件的原始性。 设计文件，着重注意全过程文件的形成积累，强调变更文件的完整性与原始性，绝对避免复印件、传真件。,特别需要关注的几个方面：,设备考察材料 设备试运行记录 科研项目推广运用 产品售后服务,特别需要关注的几个方面：,（二）鉴定,划分档案保管期限 检查档案准确性、完整性,科技档案质量,完整性,准确性,价值性,完整性？ 准确性？,科技档案保管期限,参照国家档案

7、保管期限表，结合本单位实际编制保管期限表,永久,长期,短期,科技档案完整性、准确性鉴定的方法,核对 ：包括与科技项目相核对和 与有关目录相核对两种。,核查：包括与科技对象现实相核查 、 同一项目不同档案 之间相核查 和 按科技生产活动的程序相核查 三种。,（三）分类,分类是为整理、编目、进行系统化管理的需要。 分类要根据科技活动性质、阶段等情况设置类目。 分类要清楚，不能相互交叉、包容。,（四）立卷,卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过某种方法形成一个个案卷。 卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。 卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过4公分为宜；

8、卷夹厚度以2公分左右为宜。 卷盒内可以存放用软卷皮装订；也可以采用件保管的方法。,若干分卷方法介绍,项目组卷法或单位、分项工程组卷法。 阶段、专业、结构组卷法 问题组卷法 时间组卷法 文件名称组卷法 来源组卷法,项目或单位、分项工程组卷法,将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个基本单元，组成一个案卷。如： 长兴电厂地基处理文件； 一号机锅炉焊接及热处理检验记录；,阶段或专业、结构组卷法,即按工程、设备的结构、工程进行的不同阶段组卷。一般使用于施工文件。 例： （1）土地征用文件（阶段） （2）行政办公楼暖通结构竣工图 （3）主厂房管道水压检验记录,问题组卷法,将涉及同一问题（同一特定问题

9、、同一类问题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。 例如： （1）省市计经委、省能源集团关于项目建议书的请示、批复 （2）省能源集团、省市计经委、市人民政府等关于可行性研究报告的请示、批复、通知。 （3）长兴电厂水文地质勘察报告,时间组卷法,内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。 例如： 长兴电厂1标段2004年13月份施工日记；,就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。 例如： 长兴发电有限公司董事会2004年1-6月份会议纪要。 长兴电厂二标段设计变更技术联系单 长兴电厂房屋拆迁协议书。 长兴电厂监理部2004年1-50号工作联系单。,名称组卷法,来源组卷法,

10、将来自同一地区、作者或内容针对同一地区的文件组成一卷。 例如： 甲镇、乙镇房屋拆迁协议书,卷内文件整理,查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金属物。 卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、时间顺序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。 卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。,定 稿,正 本,来 文,批 复,外 文,译 文,图纸折叠方法,不装订,图纸折叠方法,装订,卷内文件排列,文字型材料 按问题、时间、重要程度排列 注意：复文在前，来文在后；正文在前，定稿在后；译文在前，原文在后。,卷内文件排列,图文混合型 一般文字

11、在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。 图纸 按专业图号排列,卷内文件编页码,整卷装订的，从001起编页号。每卷一个流水号。位置：正面右下角，背面左下角。,长兴县档案局文件 长档 7号 关于举办企业档案培训班的 通知 ,卷内文件编页码,不装订的案卷加盖档号章，位置：正面右上角空白处。,长兴县档案局文件 长档 7号 关于举办企业档案培训班的 通知 001,档 号 序 号 3.4-1 2,卷内文件目录与备考表的填写,最好激光打印 字段格式符合要求 字体大小适当。,卷内文件目录,就是按卷内文件材料排列的顺序每个文件编一个序号。,应填写文件材料的形成部门或主要责任者。,一般要求

12、写全称（照抄原标题） 如果原标题太长，可以适当简化；没有文件标题的文件材料，应根据文件内容再拟写一个标题，打上一个 标记以表示这个标题是重新拟制的。,指文件材料在卷内的顺序号，页号只要填起页，不要写成1-2、3-5页，但卷的最后一个文件的起页和止页都要写上。,指文件材料的形成日期。,应填写文件材料的文号或图样的图号。,互见号 卷内备考表,说明： （1、卷内文件数量） （ 2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况） 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日,应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案的档号.档号后应注明档案载体形式,并用括号括起,由责任立卷人填写,同时立卷日期。,由案卷质量审核

13、人签名，并签上审核日期。,1、卷装订的，用电钻三孔一线线装订。要求左边齐、下面齐。,长兴县档案局文件 长档 7号 关于举办企业档案培训班的 通知,案卷的装订,案卷的装订,2、件装订的，用包角或缝纫机踏。左上角空白处逐件盖上档号章。,长兴县档案局文件 长档发7号 关于举办企业档案培训班的 通知,案卷标题的拟写 案卷标题=项目名称+单位工程名+分部（分项）+文件内容+文件名 案卷标题=作者+问题（时间、地区等）+文种 例如：（1） 杭宁高速公路工程 K100+20K110+15 项目名称 单位工程 路基压实度评定 表 文件内容 文件名 （2） 档案馆 库房 电气线路 竣工 图 项目名称 单位工程

14、专业 阶段 文件名,（3）长兴档案馆工程 供水排水 施工 图 项目名称 专业名 阶段 文件名 （4）长兴大桥 桥面沉降观测 记录 项目名称 内容 文件名 （5）杭宁高速公路 K10010K15015路基中间检 项目名称 分项工程 验报验单 文件名,案卷封面内容填写,立卷单位：案卷的形成单位。 立卷时间：卷内文件的起止时间 保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单位的角度确定是永久、长期、短期。 密级：文件自然形成的绝密、机密和秘密。,（五）排列,在分类方案的最低一级类目下进行排列 科技档案一般以项目为单位排列 如：产品档案按产品调查决策、开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其

15、产品系列、结构排列。,档号的编制 档号结构：全宗号-类别号-案卷号 010-41 Z-122,案卷流水号 三级类目号 二级类目号 一级类目号 全宗号,（六）编目,分类号或项目代号等,例：3430125 卷号（案卷流水号） L001 旅游鞋 产品档案 全宗号,保管期限 长期 档 号 案卷题名 旅游鞋 市场调 查、座 谈会等 方面的 调查表 、会议纪 要,保管期限 长期 档 号 案卷题名 旅游鞋 设计图 样、经 济分析 报告,保管期限 长期 档 号 案卷题名 旅游鞋 工艺方 案、工 艺规程,保管期限 长期 档 号 案卷题名 旅游鞋 试销调 查报告 、鉴定 报告,保管期限 长期 档 号 案卷题名 旅游鞋 产品销 售报告 、用户 反馈情 况报告,科技档案分类目录,