职场邮件礼仪培训.pps

《职场邮件礼仪培训.pps》由会员分享，可在线阅读，更多相关《职场邮件礼仪培训.pps（29页珍藏版）》请在三一文库上搜索。

1、制 作：代 勇 时 间：2012-4-8,职场邮件培训,培训说明,发邮件的目的,邮件的构成,如何确认发送还是抄送,忽略的称呼,画龙点睛的主题,正文撰写三原则,重要的正文,遗忘的附件,语言选择和编码,结尾署名,使用技巧,邮件处理五阶段,案例分析/总结,1 of 2,2 of 2,（三） 书面胜于口头，便于追溯，以后起争执了就是证据， 年终盘点也知道你每天都干了些什么。例如： 1.这是你上次同意的XX事情，请继续跟进。 2.这是我今年三月份的工作成绩。,（一） 影响收件人的行为，告知或说服收件人实施某个行为。如： 1. 请张XX在3月2日完成XX专案导入。 2. 原订于今天下午三点的XX会议因XX

2、原因延期举行。,（二） 通知收件人，提供收件人所需的信息。例如： 1. 我将于2/1至2/5请假5天，工作暂由张XX代理。 2. 昨晚品质例会作出一些重要决定，我已总结如下。,主要阅读这封邮件的人，需对邮件事项作出回应、处理。,需要知道这件事，没有义务作出响应。,收件人不知道你发给了他，政府机关用得较多。,了解邮件的第一信息，提纲挈领。,礼多人不怪，多用礼貌用语。,具体内容。,另外附带佐证资料、报告、图表等。,1、收件人：事件负责人，主要阅读该邮件的人，需要对邮件作出回应处理。 2、发给其他部门的同事的邮件，应该抄送给本部门的主管和对方部门的主管。 3、除非必要，不要抄送给主管的主管，可以由主

3、管判断是否需要上报。 4、如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向自己的主管咨询。 5、不希望TO/CC看到的收件名单可以使用密送，原则上不建议使用。某些情况下可以对下属使用BCC。 6、需要领导支持的，一定CC，一是体现对上司的尊重，二是出现偏差时领导能及时指正你，三是自己做了很多事情，也应该让领导知道。,1、在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位、All等。 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如”X总” “x经理”。 3、如果不知道职务，应按性别称呼对方，如“王先生” “李小姐”。 4、不熟悉的人和级别高于自己的人不宜直呼英文名字。 5、不要跟谁都叫“Dear” 。 6、对下属可以称

4、呼全名，对其它部门或平级以上的带职位称呼。 7、Email开头结尾最好要有问候语。 8、开头：“你好” “您好” “大家好” “各位好” “Hi” 9、结尾： “祝您工作顺利” “Best Regards ” “谢谢” ,礼多人不怪,1、 一定不要空白标题，这是最失礼的 。 2、标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你的标题 。 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 。 5、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意。 但应适度，

5、特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE 、FW一大串。 7、需要下属了解或者处理某些事情的时候可以使用FW。 8、有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要FW给领导，请求领导批示。,给领导FW注意不要只写个FYI（for your information，），FYI的语势是平等的或者是从上到下的。,技巧:你写信时愤怒么？请先存为草稿，一小时后重新打开再决定是否发出来,原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容.,大家现在可以思考一下，此封邮件它的优点在哪里呢？,1、Email正文应简明扼要的说清楚事情；如

6、果具体内容确实很多，正文应只作 摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 2、正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦 涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，不要啰嗦。 3、根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同， 选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 4、尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 5、电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 6、当一封邮件需要阅读的时候超过10分钟时，请带上相关资料Face to face。,7、如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的

7、说明。保持你 的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 8、最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发 一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 9、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。这是对别人的尊重，也 是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是 中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 10、在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有 错误。 特别是使用拼音输入法的同事，音同字不同，以及词组联想的失误。,11、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 。对于很多

8、带有技术介绍或讨论性 质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件 人一定会表扬你的体贴。 12、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符 。在商务信函里面使用:) 之类的笑 脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的最好慎 用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。 13、用数据支持你的观点和结论，不要“拍脑袋”想当然的作出一些错误的决定。 14、给领导发邮件必要的时候必须补充背景资料，切忌以为领导什么都知道。 15、发邮件的同时可以提出自己的建议，切忌只提问题不提方案，那只是Staff。,1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件

9、人查看附件。 2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 。 4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 6、如果附件过大，应压缩或者分割成几个小文件分别发送 。 7、经常有人在正文提到附件，发送后里面却忘记添加附件。,1、只在必要的时候才使用英文邮件。 2、由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 3、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。呼应对方的语言文字。 4、对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文

10、。 5、选择便于阅度的字号和字体：中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。 6、不要用稀奇古怪的字体或斜体。 7、最好不用背景信纸，特别对公务邮件。,1、签名信息不宜过多：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。 2、不宜行数过多，原则上一般不超过4行。 3、引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传 口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。 4、不要只用一个签名档，对内、对外、对外、对私可使用多个签名档。 5、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号 一般应选

11、择比正文字体小一些。 6、我们公司有统一的签名档格式，请更改不正确的签名档，仅仅只是署上自己的名 字和日期。,1、回复的时间限定： （1）、重要电子邮件理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 （2）、对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，一般不要超过24小时。 （3）、如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了， 我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待， 记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 （4）、如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响 工作 。,2、进行针对性回复 当回件答复问题的时候

12、，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 3、回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。,4、不要就同一问题多次回复讨论 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时

13、应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。,5、要区分Reply和Reply All （1）、如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 （2）、如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知 道；不要让对方帮你完成这件事情 。 （3）、如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单 独沟通，不要当着所有人的面RE来RE去。你们讨论好了再告诉大家。 （4）、不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 6、主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行

14、动”、“仅供参考，无需回复”。,7、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。 比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象。 8、转发邮件要突出信息 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 9、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。,没有主题、正文内容，只有一个附件,1、只发有必要的邮件！ 2、让邮件为你的工作带来价值！,Thank You !,www.mnc-,