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1、,用友管理软件的购销存管理系统,第八章,教学目的,系统学习购、销存系统初始化的一般方法，学习采购业务、销售业务及库存业务处理的数据流程和业务流程以及完成采购业、销售业务和库存业务处理的工作原理和操作方法。,要求掌握购、销、存系统初始化的的内容和操作方法；了解采购系统与应付款系统及存货系统的业务处理、销售系统与应收款系统及存货系统的业务处理、产成品入库与发出的业务处理的程序和方法。,教学要求,3,4,第1节 购销存系统业务处理流程,5,第2节 系统初始化,6,购销存系统应用方案,购销存系统包括采购管理、销售管理、库存管理和存货核算四个模块。其中：每个模块既可以单独应用，也可与相关子系统联合应用。
2、,7,购销存系统初始化,购销存系统建账 设置基础档案 购销存系统期初数据,8,操作指导,启动系统控制台进行基础设置 依次启用采购管理系统、销售管理系统、库存管理系统、存货核算系统 录入期初数据,9,1.1 启动系统控制台,1,2,3,4,5,10,1.2进行基础设置(存货分类）,1,2,3,4,5,6,11,1.3 进行基础设置(存货档案）,1,2,3,4,5,6,7,8,12,1.4 进行基础设置(仓库档案）,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,13,1.5 进行基础设置(收发类别）,1,2,3,4,5,6,14,1.6 进行基础设置(采购类型）,1,2,3,4,5,
3、15,1.7 进行基础设置(销售类型）,1,2,3,4,16,1.8 进行基础设置(产品结构）,1,2,3,4,5,6,7,17,1.9 进行基础设置(费用项目）,1,2,3,4,18,1.10 进行基础设置(发运方式）,1,2,3,4,19,2.1 启用采购管理系统,1,2,3,4,5,6,20,2.2 启用销售管理系统,1,2,3,4,5,6,7,8,21,2.3 启用库存管理系统,1,2,3,4,22,2.4 启用存货管理系统,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,23,采购管理系统期初数据的录入,期初数据记账,期初采购入库单的录入（货到票未到业务）,期初在途存货的录入（票到货未到业
4、务）,24,1,2,3,4,5,6,7,8,3.1.1录入采购系统期初数据-货到票未到业务的处理,25,3.1.2录入采购系统期初数据-票到货未到业务的处理,1,2,3,4,5,6,7,8,26,3.1.3录入采购系统期初数据-采购系统期初记账,1,2,3,27,库存管理（存货）期初数据的录入,库存（存货）中执行期初记账,库存（存货）中录入期初余额,存货核算中录入期初差异,28,3.2.1录入库存/存货期初数据-录入存货期初数据,1,2,3,4,5,29,3.2.2录入库存/存货期初数据-录入存货期初差异,1,2,3,4,5,30,3.2.3录入库存/存货期初数据-存货期初记账,1,2,3,3
5、1,销售管理系统期初数据的录入,32,3.3.1录入销售系统期初数据-期初委托代销发货单,1,2,3,4,5,6,7,8,采 购 管 理,第3节,日常处理,34,主 要 内 容,系统概述,日常业务处理,采购管理与其他系统的主要关系,功能概述 采购订单管理 采购业务管理,35,采购管理与其他系统的主要关系,36,日常业务处理,采购订单管理,采购入库业务,采购退货业务,现付业务,受托代销业务,综合查询,月末处理,37,执行采购订单,采购订单管理,关闭采购订单 采购订单查询统计,录入采购订单 审核采购订单,录入采购订单 审核采购订单,38,采购业务1,5日，向北京联想分公司订货一批，货物为联想天鹤P
6、III/500，数量为50套，单价为9 659元，预计到货日期为本月8日。,业务类型： 采购订货,操作指导： 1在采购管理系统中填制采购订单 2在采购管理系统中审核采购订单,39,1在采购管理系统中填制采购订单,1,2,3,1,2,3,40,2在采购管理系统中审核采购订单,1,2,3,4,41,采购入库业务,单货同行,暂估业务,在途业务,42,单货同行,43,货到票未到（暂估入库）业务,三种处理方式：月初回冲、单到回冲、单到补差,以单到回冲为例，暂估处理的业务流程,1.当月, 货到票未到:,2.下月发票到:,44,采购业务2,6日，收到北京联想分公司提供的联想天禧PIII/550，数量为 20
7、台，商品已验收入硬件库，未收到发票。,业务类型： 货到票未到-暂估入库业务。,操作指导： 1在采购管理系统中填制暂估入库单 2在库存管理系统中审核暂估入库单 3在存货核算系统中输入采购入库单的暂估单价 4. 在存货核算系统中对采购入库单进行记账 5在存货核算系统中生成入库凭证,45,1在采购管理系统中填制暂估入库单,1,2,3,4,5,1,2,3,46,2在库存管理系统中审核暂估入库单,1,2,3,4,47,3在存货核算系统中输入采购入库单的暂估单价,1,2,3,5,6,48,4. 在存货核算系统中对采购入库单进行记账,1,2,3,4,5,6,49,5在存货核算系统中生成入库凭证,1,2,3,
8、4,5,6,7,50,票到货未到（在途存货）业务,如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待货物到达后，再一并输入计算机做报账结算处理。但如果需要实时统计在途货物的情况，就必须将发票输入计算机，待货物到达后，再填制入库单并做采购结算。,51,采购退货业务,货虽收到，但未做入库手续,货已收到，并办理部分手续 入库单 发票,退货处理操作流程,52,货虽收到，但未做入库手续,如果尚未录入采购入库单，此时只要把货退还给供应商即可，软件中不用做任何处理。,53,从入库单角度来看，分为两种情况,(1) 入库单未记账 即已经录入“采购入库单”，但尚未记入存货明细账。此时
9、又分三种情况： 未录入“采购发票” 如果是全部退货，可删除“采购入库单”；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单”。 已录入“采购发票”但未结算 如果是全部退货，可删除“采购入库单”和“采购发票”；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单” 和“采购发票”。 已经录入“采购发票”并执行了采购结算 若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修改“采购入库单”和“采购发票”，若结算后的发票已付款，则必须录入退货单。 (2) 入库单已记账 此时无论是否录入“采购发票”， “采购发票”是否结算，结算后的“采购发票”是否付款，都需要录入退货单。,54,从采购发票角度来看，分为两种情况,(1) 采
10、购发票未付款 当入库单尚未记账时，直接删除“采购入库单”和“采购发票”，已结算的“采购发票”需先取消结算再删除。当入库单已经记账时，必须录入退货单。 (2) 采购发票已付款 此时无论入库单是否记账，都必须录入退货单。,55,退货处理操作流程,56,现付业务,57,受托代销业务,受托代销业务是指商业企业接受其他企业的委托，为其代销商品的行为。 这种业务的处理流程为：,(1)受托方接收货物，填制受托代销入库单。 (2) 受托方售出代销商品后，手工开具代销商品清单交委托方。 (3) 委托方开具发票。 (4) 受托方进行“委托代销结算”，计算机自动生成“受托代销发票”和“受托代销结算单”。,58,综合
11、查询,单据查询 通过“入库单明细列表”、“发票明细列表”、“结算单明细列表”、“凭证列表查询”可以分别对入库单、发票、结算单、凭证进行查询。 账表查询 通过对采购管理系统提供的采购明细表、采购统计表、余额表及采购分析表的对比分析，可以掌握采购环节业务情况，为事中控制、事后分析提供依据。,59,月末结账,月末结账是将当月的单据数据封存，结账后不允许再对该会计期的采购单据进行增加、修改、删除处理。,销售 管 理,第3节,日常处理,61,主要内容,系统概述,日常业务处理,功能概述,销售管理系统与其他 系统的主要关系,销售订单管理 销售业务管理,62,销售管理与其他系统的主要关系,63,日常业务处理,
12、销售订货管理,销售发货业务,销售退货业务,现收业务,委托代销业务,销售调拨业务,零售业务,其他业务,综合查询,月末处理,64,销售订货管理,录入销售订单 审核销售订单,关闭销售订单 销售订单查询统计,65,销售业务1,18日，销售二部，收到哈尔滨飞机制造厂订单一张，订购联想天禧套装，计50套，订购单价11 499元，预计本月28日发货。,业务类型： 销售订货业务,操作指导： 1在销售管理系统中填制销售订单 2在销售管理系统中审核销售订单,66,1在销售管理系统中填制并审核销售订单,1,2,3,4,5,6,7,8,67,销售发货业务,68,先发货后开票,69,销售业务2,10日，销售四部，向北京
13、世纪学校公司出售管理革命光盘，计1000张，单位售价为98元。由配套用品库发货。给予九折的折扣。同时开据销售普通发票一张，票号为48701，款未收。,业务类型： 一般销售业务；业务特征：商业折。,操作指导： 1在销售管理系统中填制并审核发货单 2在销售管理系统中根据发货单生成销售发票并审核 3在库存管理系统中审核销售出库单 4在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证 5在应收款系统中进行发票制单,70,1在销售管理系统中填制并审核发货单,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,71,2在销售管理系统中根据发货单生成销售发票并审核,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,72,3在库
14、存管理系统中审核销售出库单,1,2,3,4,73,4在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证,1,2,3,4,5,6,1,2,3,4,5,6,7,8,74,5在应收款系统中进行发票制单,1,2,3,4,5,6,75,开票直接发货,开票直接发货与先发货后开票销售业务模式不同的是： 首先根据销售订单填制销售发票并审核，审核后的销售发票自动生成相应的发货单、销售出库单以及应收账款，并传递到库存管理系统和应收款管理系统。,76,销售退货业务,先发货后开票销售业务模式下的退货处理,开票直接发货销售业务模式下的退货处理,77,先发货后开票销售业务模式下的退货处理,78,销售业务3,28日，销售二部，哈飞
15、公司退回联想天禧套装1套，无税单价11 499元，入硬件库。,业务类型： 先发货后开票退货业务。,操作指导： 1在销售管理系统中填制并审核退货单 2在销售管理系统中增加并审核红字专用发票 3在库存管理系统中审核销售出库单（略） 4在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证（略） 5在应收款系统中进行发票制单（略）,79,1在销售管理系统中填制并审核退货单,1,2,3,4,5,6,7,8,80,2在销售管理系统中增加并审核红字专用发票,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,81,开票直接发货销售业务模式下的退货处理,填制并审核红字销售发票，审核后的红字销售发票自动生成相应的退货单、红字
16、销售出库单以及红字应收账款，并传递到库存管理系统和应收款管理系统。,82,现收业务,83,销售业务4,12日， 销售一部，向哈尔滨飞机制造厂出售凭证套打纸-8X，计 100箱 (批次5903)，按参考售价出售。由产品库发货。同时开据销售专用发票一张，票号为48702。收到24 570元的转账支票一张，票号25792，做现结处理。,业务类型： 现结销售,操作指导： 1在销售管理系统中填制并审核发货单（略） 2在销售管理系统中根据发货单生成销售专用发票（略） 3在销售管理系统中进行现结处理 4在销售管理系统中审核销售发票（略） 5在库存管理系统中审核销售出库单（略） 6在存货核算系统中对销售出库单
17、记账并生成凭证（略） 7在应收款系统中进行现结制单,84,3在销售管理系统中进行现结处理,1,4,85,7在应收款系统中进行现结制单,1,86,委托代销业务,87,销售业务5,18日，销售二部，从硬件库发出联想天鹤PIII/500，计20套，售价为9 959元，委托上海万邦证券代为销售，货已发出还未结算。,业务类型： 委托代销业务,操作指导： 1在销售管理系统中填制委托代销发货单 2在销售管理系统中审核委托代销发货单,88,1在销售管理系统中填制并审核委托代销发货单,1,5,89,销售业务6,315日，销售一部，收到北京世纪学校委托代销结算单一张，结算普通打印纸，计100箱(批次5768)，结
18、算单价为130元。立即开据销售普通发票给北京世纪学校，票号为48705，款未收。,业务类型： 委托代销结算,90,1在销售管理系统中填制并审核委托代销结算单 2在销售管理系统查看并审核销售普通发票（略） 3在库存管理系统中审核销售出库单（略） 4在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证(略） 5在应收款系统中进行发票制单（略）,操作指导：,91,1在销售管理系统中填制并审核委托代销结算单,1,2,92,销售调拨业务,销售调拨业务的处理流程如下： (1) 当发生销售调拨业务时，在销售系统中填制并审核销售调拨单。 (2) 审核后的销售调拨单自动生成发货单，同时分仓库生成销售出库单并传递到库存管理
19、系统进行审核。 (3) 审核后的销售调拨单自动生成应收账款并传递到应收款系统。 (4) 与一般销售业务不同的是，在应收款系统中根据销售调拨单生成的凭证不含税金。,93,零售业务,如果用户有零售业务，用户的零售业务数据可以先按日汇总，然后通过零售日报进行处理。零售日报记销售收入账；生成发货单和销售出库单，进行销售出库登账处理。 对于零售业务，仓库指的是最终的出货地点，例如，零售商场，仓库指的是将货物交给客户的柜组，货物从仓库到柜组的过程，属于库存的转库处理，由库存管理系统完成。,94,其他业务,95,综合查询,单据查询 通过“销售订单列表”、“发货单列表”、“委托代销发货单列表”、“发票列表”、
20、“销售调拨单列表”、“零售日报列表”可以分别对销售订单、发货单、委托代销发货单、销售发票、销售调拨单、零售日报进行查询。 账表查询 通过查询销售管理系统提供的销售明细表、销售统计表、余额表及销售分析表，实现对销售业务的事中控制、事后分析的管理。,96,月末结账,月末结账是将当月的单据数据封存，结账后不允许再对该会计期的销售单据进行增加、修改、删除处理。,库 存 管 理,第3节,日常处理,98,主要内容,系统概述,日常业务处理,功能概述 日常收发存业务处理 库存控制,库存管理系统与其他系统的主要关系,库存管理系统的应用模式,99,库存管理与其他系统的主要关系,100,库存管理系统的应用模式,1.
21、集成应用模式 当库存管理与采购管理、销售管理、存货核算集成使用时，在采购管理系统中录入采购入库单，在销售管理系统中录入发货单，审核后自动生成销售出库单传递到库存管理系统，在库存管理系统中只录入除采购入库、销售出库之外的其他单据，并完成对各种出入库单据的审核。,2.独立应用模式 如果库存管理系统单独使用，那么所有的出入库单据均由库存系统填制。,101,日常业务处理,入库业务,出库业务,其他业务,102,库存业务,12月10日，销售二部，收到北京联想分公司提供的联想天鹤PIII/500，计20台，暂估价为9 699元，入硬件库。,业务类型： 采购入库-暂估入库,说明,103,说明：,如果同时启用了
22、采购管理、库存管理、存货核算，则应在采购管理系统中录入采购入库单，不能从库存管理系统中录入。因此，本业务在库存中不做处理；,如果同时启用了库存管理、存货核算，则在库存管理系统中录入采购入库单；,如果只启用了存货核算系统，则在存货核算系统填制采购入库单。,104,库存业务,12月12日，收到制造车间普通打印纸-A4(批次6001)，计100箱，验收入产品库。,业务类型： 产成品入库,操作指导： 1在库存管理系统中录入产成品入库单并审核 2. 在存货核算系统中录入生产总成本 3. 在存货核算系统中对产成品入库单记账（略） 4. 在存货核算系统中生成凭证（项目：普通打印纸-A4）（略）,105,库存
23、业务,12月9日，销售二部，收到赠品联想17寸显示器一台，单价2 200元。,业务类型： 其他入库-赠品入库,操作指导： 1在库存管理系统中录入其他入库单并审核 2在存货核算系统中输入其他入库单存货单价“2200” 3在存货核算系统中对其他入库单记账（略） 4在存货核算系统中生成凭证,106,1在库存管理系统中录入其他入库单并审核,1,2,3,4,5,6,7,107,2在存货核算系统中输入其他入库单存货单价“2200”,1,2,3,4,5,108,4在存货核算系统中生成凭证,1,2,3,4,5,6,7,8,9,109,1在库存管理系统中录入产成品入库单并审核,1,2,3,4,5,6,110,2
24、. 在存货核算系统中录入生产总成本,1,2,3,4,5,111,出库业务,112,库存业务,12月20日，销售二部，向天津海达公司销售联想17寸显示器一台，单价2 500元。,业务类型： 销售出库,113,说明,如果同时启用了销售管理、库存管理、存货核算，则应在销售管理系统中录入销售出库单，不能从库存管理系统中录入。因此，本业务在库存中不做处理；,如果同时启用了库存管理、存货核算，则在库存管理系统中录入销售出库单；,如果只启用了存货核算系统，则在存货核算系统填制销售出库单。,114,库存业务,12月3日，制造部，从材料库领用20吨铜板纸用于生产普通打印纸-A4。,业务类型： 材料出库业务,操作
25、指导： 1. 在库存管理系统中录入材料出库单并审核 2. 在存货核算系统中对材料出库单记账 3. 在存货核算系统中生成凭证,115,1. 在库存管理系统中录入材料出库单并审核,1,2,3,4,5,6,7,8,116,2. 在存货核算系统中对材料出库单记账,1,2,3,4,5,6,117,3. 在存货核算系统中生成凭证,1,2,3,4,5,6,7,8,9,118,库存业务,12月15日，销售一部，领取样品普通打印纸-A4（批号6001）和凭证套打纸-8X（批号5903）各1箱。,业务类型： 其他出库-样品出库。,操作指导： 1. 在库存管理系统中录入其他出库单并审核 2. 在存货核算系统中对其他
26、出库单记账（略） 3. 在存货核算系统中生成凭证（填入对方科目：5501 营业费用）（略）,119,1. 在库存管理系统中录入其他出库单并审核,1,2,3,4,5,6,120,其他业务,121,库存业务,12月5日，销售一部，从制造部调拨普通打印纸-A4（批号5768）和凭证套打纸-8X（批号5903）各500箱。,业务类型： 库存调拨-部门调拨,操作指导： 1在库存管理系统中填制调拨单 2在库存管理系统中对调拨单生成的其他出入库单进行审核 3在存货核算系统中对其他出入库单记账,122,1在库存管理系统中填制调拨单,1,2,3,4,5,6,123,1,2,3,4,5,6,7,2在库存管理系统中
27、对调拨单生成的其他出入库单进行审核,124,3在存货核算系统中对其他出入库单记账,1,2,3,4,5,6,125,库存业务,12月31日，配套用品库进行盘点，“管理革命”实际库存998张，星光灿烂实际库存1100张。,业务类型： 盘点业务,126,5在存货核算系统中生成凭证（略）,操作指导：,.在库存管理系统中增加盘点单,2在库存管理系统中对盘点单生成的其他入库单、其他出库单进行审核（略）,3. 在存货核算系统中输入盘盈入库存货“星光灿烂”的入库单价“38” （略）,4在存货核算系统中对其他入库单、其他出库单进行记账（略）,127,1在库存管理系统中增加盘点单,1,2,3,4,5,6,7,8,
28、128,库存业务,12月24日，销售二部，组装了51套联想天禧套装。,业务类型： 组装业务,129,操作指导：,1. 在库存管理系统中录入组装单 2. 在库存管理系统中对组装单生成的其他入库单、其他出库单进行审核（略） 3在存货核算系统中修改其他入库单单价（略） 4在存货核算系统中对其他入库单、其他出库单记账。（略）,130,1. 在库存管理系统中录入组装单,1,2,3,4,5,6,7,8,存 货 核 算,第3节,日常处理,132,主要内容,系统概述,日常业务处理,与其他系统的主要关系,应用模式,功能概述,133,功能概述,134,存货核算与其他系统的主要关系,135,存货核算系统的应用模式,
29、1.集成应用模式 当存货核算与采购管理、销售管理、库存管理集成使用时，在采购管理系统中录入采购入库单，在销售管理系统中录入发货单，审核后自动生成销售出库单传递到库存管理系统和存货核算系统，在库存管理系统中只录入除采购入库单和销售出库单之外的其他单据，并完成对各种出入库单据的审核。在存货核算系统中，对各种出入库单据进行记帐，并生成出入库凭证。,136,当存货核算与库存管理联合使用时，在库存管理系统中录入各种出入库单据，并进行审核，在存货核算系统中对各种出入库单据记帐，生成凭证。,2与库存管理联合使用,137,如果存货核算系统单独使用，那么所有的出入库单据均由存货核算系统填制。,3独立应用模式,1
30、38,日常业务处理,入库业务,出库业务,调整业务,暂估处理,生成凭证,综合查询,单据记账,月末处理,139,存货业务1,12月8日，收到北京联想分公司提供的17寸显示器30台，商品已验收入硬件库，并收到专用发票一张，票号为AS8751，单价2 200 元，总金额77 220元，已用转帐支票（支票号2356）支付，银行帐号：8316587962。,操作指导： 见采购业务,140,存货业务2,12月10日，销售四部，向北京世纪学校出售管理革命光盘1000张，单价为98元，由配套用品库发货，给予九折的折扣。同时开具销售普通发票一张，票号为48701，款未收。,操作指导： 见销售业务,141,存货业务
31、3,12月20日，将12月8日发生的采购联想显示器的入库成本增加1 000元。,业务类型： 调整业务入库调整,操作指导： 1. 在存货核算系统中录入调整单据 2. 在存货核算系统中生成入库调整凭证,142,1. 在存货核算系统中录入调整单据,1,2,3,4,5,6,7,143,2. 在存货核算系统中生成入库调整凭证,1,2,3,4,5,6,7,8,144,存货业务4,12月10日，销售二部，收到北京联想分公司提供的联想天鹤PIII/500，计20台，暂估价为9 699元，入硬件库。,业务类型： 调整业务-出库调整,说明： 1. 在存货核算系统中录入调整单据 2. 在存货核算系统中生成出库调整凭证（略）,145,1. 在存货核算系统中录入调整单据,1,2,3,4,5,6,