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1、文字处理软件 MS WORD,常宝宝 信息科学技术学院 ,概要,文字处理软件概述 文件操作 文字编辑 格式编辑 对象编辑 长文档处理,文字处理软件概述,典型的文字处理需求 作家 要创作 大学生 要写毕业论文 中学生 要写作文 经理 要写工作报告 求职者 要写个人简历 ,文字处理软件的基本功能,文档内容的创作、编辑、打印 内容主要包括文字、表格、图形等 文档格式的编排、设定 字体、字号、颜色 缩进、对齐 行距、边距 ,所见即所得,文字处理软件经历了一个发展 早期：建立在字符界面上，屏幕显示与打印效果不同。 目前：建立在图形界面上，实现了所见即所得，屏幕显示与打印效果一致。 WYSIWYG 代表
2、What you see is what you get，也就是所见即所得. MS WORD只是一种文字处理软件，还有其他的文字处理软件，例如open Office中的writer,使用文字处理软件创作文档,(1) 利用文字处理软件创作文档草稿 (2) 编辑和修改文档内容直到自己已经满意 (3) 对文档进行排版和格式处理 不要一边创作一边排版,WORD界面,窗口控制菜单、快速访问工具栏、标题栏、窗口控制按钮 快速存取工具栏内容可定制，可置于功能区之上或之下 选项卡标签、功能区 功能区含多组功能按钮 功能区可隐藏 编辑区 状态栏、视图切换按钮、显示比例调节工具,在WORD中如何表示段落,利用WO
3、RD进行输入时，只在标题、段落结束时，使用回车键。 WORD用回车键表示标题和段落结束。 在段落内部不能使用回车键，否则，WORD将不再把它作为一个段落处理。 在段首也不需要自行输入空格，可通过缩进的方式达到空格的目标。,文档创建的简单示例,(1) 打开WORD (2) 在编辑区域进行输入和编辑操作 (3) 对文档进行格式编排 (4) 将文档保存在磁盘指定的位置 (5) 把文档通过打印机打印出来,使用帮助,帮助 文件|帮助 F1键 帮助按钮(窗口右上角),概要,文字处理软件概述 文件操作 文字编辑 格式编辑 对象编辑 长文档处理,文件操作,利用Word，用户可以操作下面几种类型的文件： wor
4、d文档 扩展名是.docx或.doc RTF文档 扩展名.rtf 纯文本文档 扩展名.txt HTML文档 扩展名.html或.htm,文件操作,新建WORD文档 快捷键Ctrl+N 快速访问菜单 文件|新建|空白文档,文件操作,打开已经存在的文件 文件|打开 快捷键Ctrl+O 快速访问工具栏按钮 “打开”文件对话框 查找范围：指定要打开文件的位置 文件类型：选择要打开的文件类型 文件名：输入要打开文件的文件名字 同时打开多个文件(选择多个文件） 打开方式(只读、副本方式) 打开最近编辑过的文件(文件|最近所用文件),文件操作,关闭当前文件 文件|关闭 快捷键Ctrl+F4 关闭和保存(提示
5、是否保存),文件操作,保存当前正在编辑的文本 文件|保存 快捷键Ctrl+S 快速访问工具栏按钮 另存为 把当前文档用另一个名字存放，存放在另一个地方和存放为其他类型 文件|另存为 另存为PDF文档 “另存为”对话框 自动保存和恢复 文件|选项|保存,文件类型的差异,文档类型差异 .docx和doc文档 可保存文字、图形、表格、格式、宏定义 .rtf 文档 可保存文字、图形、表格、格式 .txt 保存文字内容、段尾标记、表格内的文字部分,.docx和.doc,.docx采用了基于XML的压缩格式，更具开放性和存储效率 .docx系WORD 2007引入的新格式 如文档需要在WORD 97-20
6、03中使用，则需要另存为.doc格式，但会有特性损失 WORD 2007-2010打开.doc文档，会显示”兼容模式”字样,文件打印,打印及预览已经编辑好的文档 文件|打印 快捷键Ctrl+P 快速访问工具栏按钮,概要,文字处理软件概述 文件操作 文字编辑 格式编辑 对象编辑 长文档处理,选择视图,视图是指显示方式，对于文档，WORD提供五种视图： 页面视图(所见即所得) 阅读版式视图(方便阅读) Web版式视图(以网页方式显示) 大纲视图(提供纲要操作功能) 草稿(非所见即所得，资源占用少) 视图之间的转换(窗口右下角的视图按钮),文字的输入,文字输入的当前位置是插入点所指示的位置，插入点通
7、过闪烁的光标表示，通过鼠标可以改变插入点的位置。 在输入文字时，只有在一段结束之后才可以键入Enter，Enter在WORD中被解释为段落结束标记。 注意在WORD中输入文字，会根据纸张设置的大小自动换行，如特别需要手动换行，可键入Shift+Enter。 WORD的文本编辑区域有两种工作状态，分别是插入状态和改写状态，可以通过键盘上的键进行切换，当前所处的状态可以从状态栏上的显示获得。,特殊符号的输入,中文标点输入 使用输入法提供的软键盘(选择标点符号软键盘) 使用键盘输入(注意输入法工具条上的中西文标点切换按钮) 其他符号 使用输入法提供的软键盘(选择适当的软键盘) 插入|符号|符号,定位
8、功能,键盘定位 短距离移动光标 光标移动键 长距离移动光标 Home/End/PgDn/PgUp 中距离移动光标 Ctrl+光标移动键 超长距离移动光标Ctrl+Home/End/PgDn/PgUp 鼠标定位 在滚动条的配合下，在目标位置处单击,内容选定,很多编辑操作，例如删除文字、移动文字、设置字体等等需要预先选定要进行编辑的内容。 键盘选定 Shift+光标移动键/Home/End/PgDn/PgUp 全部选定 Ctrl+A 扩展选定状态 F8 ESC 鼠标选定 在欲选定内容开始处单击，在结尾处按住Shift并单击。 拖动选定 在左侧边距区：单击选行、双击选段、三击全选 选句子：按住Ctr
9、l键单击鼠标,文字的删除,单字符的删除 Del键删除插入点右边的字符 Backspace键删除插入点左边的字符 选定文字的删除 选定要删除的文字 按Del键进行删除,剪贴板,剪贴板是一个信息中转站，支持下面的操作： 复制：把选定内容复制到剪贴板 剪切：把选定内容移动到剪贴板 粘贴：把剪贴板中的内容复制到当前编辑位置 操作剪贴板 快捷(右键)菜单 开始|剪贴板(任务窗格按钮) 快捷键 Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V 粘贴选项 保留原格式 合并格式 只保留文本,内容的移动和复制,通过剪贴板进行 剪切粘贴内容移动 复制粘贴内容复制 通过鼠标拖动 拖动内容移动 Ctrl+拖动内容复制 通过键
10、盘 F2 内容移动 shift+F2 内容复制,文字的查找和替换,查找 开始|编辑|查找 快捷键 Ctrl+F 替换 开始|编辑|替换 快捷键 Ctrl+H 高级查找和替换,撤销、恢复和重复,撤销 快速访问工具栏 快捷键 Ctrl+Z 恢复和重复 快速访问工具栏(根据情况发生变化) 若上次操作是撤销，则为恢复 若上次的操作不是撤销，则为重复 快捷键Ctrl+Y,概要,文字处理软件概述 文件操作 文字编辑 格式编辑 对象编辑 长文档处理,格式设置,字体的设置 开始|字体(对话框按钮) 迷你工具栏(Esc键关闭) 快捷菜单 快捷键Ctrl+D 段落格式设置 开始|段落(对话框按钮) 、页面布局|段
11、落(对话框按钮) 快捷菜单 水平标尺滑块(双击) 页面设置 页面布局|页面设置、页面布局|页面背景 垂直标尺(双击),格式设置,(中文、西文)字体、字号 字体效果：颜色、加粗、倾斜、下划线等 段落缩进 行距 对齐方式：两端对齐、居中对齐、左对齐等 页边距 纸张方向、文字方向 水印、页面颜色,文字,段落,页面,格式设置,文字、段落和页面之边框和底纹 页面布局|页面背景|页面边框 分栏排版 页面布局|页面设置|分栏 设置分栏数、栏宽和分割线 多栏尾部不等高怎么办？ 设置项目符号和项目编号 开始|段落,格式设置,插入页眉、页脚和页码 插入|页眉和页脚 页眉页脚样式 页眉页脚的内容 (页眉页脚工具)设
12、计|插入 页眉页脚选项 (页眉页脚工具)设计|选项 页眉、页脚和页码的删除 页码位置选择,表格操作,创建表格 插入|表格 插入表格、绘制表格、文本转换成表格 编辑表格 (表格工具)布局 表格、行、列和单元格的选定 行和列的插入 表格、行、列和单元格的删除 单元格的分与合、表格拆分(可以合并吗?) 表格转换为文本 表格的排序、简单计算,表格格式,表格格式设置 (表格工具)布局 对齐方式 自动调整 大小、列宽、行高分布等 (表格工具)设计 边框、底纹 应用表格样式,窗口操作,窗格操作 视图|窗口|拆分、视图|窗口|取消拆分 垂直滚动条上方的拆分钮 在不同的窗格内编辑同一个文档 窗口操作 视图|窗口
13、 窗口的创建、切换、重排及并排查看,概要,文字处理软件概述 文件操作 文字编辑 格式编辑 对象编辑 长文档处理,图形绘制,插入形状或绘制图形 插入|插图|形状 (绘图工具)格式 建立绘图画布 绘制线条、基本形状等 轮廓、填充、形状效果和形状样式 大小和缩放 位置和换行,图形绘制,插入形状或绘制图形(续) 图形的选定(单击)、移动、微移、复制 添加文字 图形的对齐和分布 图形的旋转 图形叠放 图形组合 剪贴画,图片操作,插入图片文件 插入|插图|图片 (图片工具)格式 插入和链接插入 图片调整 图片样式 文字环绕 裁剪 插入屏幕截图 插入|插图|屏幕截图,文本框,插入文本框 插入|文本|文本框
14、(绘图工具)格式 多块文本共存 可移动的文字块 同一文本中使用不同的文字方向 横排、竖排混合,其他对象,插入公式 插入|符号|公式 (公式工具)设计 插入艺术字 插入|文本|艺术字 (绘图工具)格式 插入SmartArt 插入|插图|SmartArt 插入其他对象 插入|文本|对象 对象和程序的对应关系,概要,文字处理软件概述 文件操作 文字编辑 格式编辑 对象编辑 长文档处理,长文档编辑功能概要,使用样式 使用大纲视图 建立目录和索引 审阅和修订 自动功能 模板和向导 关于宏的简介,什么是样式?,样式是预先定义好的格式的集合 使用样式的好处 可以保持文本编排的一致性； 更为快捷的完成格式设定
15、 常用样式包括：正文样式、标题样式、目录样式、索引样式、页眉样式、页脚样式等等。,如何应用样式?,样式的使用 开始|样式 开始|样式|样式窗口,如何定义和更改样式？,WORD中提供有一套关于正文、标题等文本元素的默认样式，如果不满意可以修改 开始|样式|样式窗口 + 选定样式 + 右键菜单 用户也可以根据自己的需要创建新的样式 开始|样式|样式窗口|新建 一般不要更改正文样式，可以创建不同于默认正文样式的新的正文样式，使用不同的样式名称,样式的分类,段落样式 作用对象是段落，包含对 选定对象 的段落格式和其中字符格式的设定。例如：正文、标题样式都是段落样式 字符样式 应用对象是选定文字，只包含
16、字符格式的设定，例如强调文字样式、页码样式等等,使用大纲视图,使用大纲视图 选择大纲视图按钮(窗口右下角) 大纲|大纲工具 提纲契领，快速编辑大文本 内容的展开和折叠 显示级别的选择和设定 显示级别的改变升级和降级 改变标题次序（正确选择显示级别）,目录和索引,插入目录 引用|目录|目录 引用|目录|更新目录 插入目录的前提是使用标题、正文等样式，或者使用了“引用|目录|添加文字”标注。 制作索引 索引项标记 引用|索引|标记索引项 引用|索引|插入索引|自动标记(需要创建索引项文件) 插入索引 引用|索引|插入索引,插入脚注和尾注,插入脚注 引用|脚注|插入脚注 插入尾注 引用|脚注|插入尾
17、注 脚注尾注格式设置 引用|脚注|脚注和尾注对话框,审阅和修订,使用审阅和修订功能 审阅|修订(切换修订状态和非修订状态) 审阅|更改 审阅|批注 文档完成后，可以经其他人审订和批改 批改需要留有痕迹，文档作者可以接受也可拒绝 其它人也可以加以批注，供文档作者参考,自动功能,拼写和语法检查 实时检查 文件|选项|校对|键入时检查拼写 集中检查 审阅|拼写和语法 自动更正和替换 文件|选项|校对|自动更正选项 ,使用模板,使用模板 文件|新建 应用文体常常有自己的格式，如简历、信函等 模板提供应用文本的框架，供用户自己修改 创建应用文本时，可以选择相应的模板，这样文档作者就不必作相应的排版，只需要作内容上的改变 要使用相应的模板，必须首先安装或从Web下载,关于宏的简介,宏是一系列操作的集合，类似于一个小程序。有时候完成一个工作需要很多步骤，这时可将这些步骤录制成一个宏，以后在作同样的操作时，就不必分别进行这些操作，而仅仅执行宏就可以了。 录制宏 视图|宏|宏|录制宏,小结,文字处理软件的基本功能 使用帮助 所见即所得 段落结束的表示 文件操作 视图,小结,特殊符号的输入 光标定位 内容选定 移动和复制 格式设定 分栏排版 表格操作,小结,图形 图片 文本框 公式 其他对象,小结,样式 大纲视图 目录和索引 审阅和修订 自动功能 模板,