第4章办公中的数据分析与处理.ppt

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1、工作薄、工作表、单元格的概念,一个Excel文件称为一个工作薄。其扩展名为“.xls”，在一个工作簿中可以包含若干个工作表，系统默认有3个工作表，用户可根据需要增加或删除工作表，最多255个。 工作表象一个表格，由含有数据的行和列组成。 单元格(列行号表示）指的是工作表中行列交汇处的区域，它可以保存数值、文字、声音等数据。每个表有65536*256个单元格。 活动单元格指目前正在操作的单元格。 表格区域指工作表中定义的矩形块区域。,调整行高与列宽,1. 用鼠标调整行高和列宽 将鼠标指针定位于选定行（或列）的行号（或列号）的下分隔线（或右分隔线）处，按住鼠标左键，向上或向下（向左或向右）拖动使行

2、（或列）分隔线到目标位置，然后释放鼠标 2. 用菜单命令调整行高和列宽 在想要改变的列（或行）中选定单元格，可在多列（或多行）里分别选定一个单元格，将改变多个列（或行）的宽度。 选择“格式列（或行）”，从级联菜单中选择“列宽” （或行高），在对话框中输入宽度值。 选择“最适合的列宽（或最适合的行高）”：可把列宽（或行高）设置为选定列（或行）里最宽（或最高）的单元格内容宽度（或高度）。 选择“标准列宽（或行高）”：接受默认的标准列宽（或行高）。 双击某行号下边或某列号右边的分隔线可以快速地调整行高和列宽为“最合适的行高、列宽”。,选定单元格,选取单个单元格：鼠标单击目标单元格。 选取整行（列）：

3、单击工作表相应的行（列）号。 选取整个工作表：单击工作表左上角行列交叉的“全选按钮”，或按组合键Ctrl+A。 选取矩形区域：可用鼠标拖曳的方法，从左上角单元格拖到右下角单元格；或用鼠标单击将要选择区域的左上角单元格，按住Shift键再用鼠标单击右下角单元格；或者在名称框中输入单元格区域（如A1：D3），也可输入该区域的名称，然后按Enter键。 可以为某一单元格区域命名，方法是：选定要命名的单元格区域，在名称框中输入区域名字并按Enter键。命名后，若要选定该区域，则直接在名称框中输入该区域名称即可。 选取若干不相邻区域：按住Ctrl键，用鼠标拖曳的方法选择各单元格区域。,合并单元格（无拆分

4、）,选择“格式单元格”，单击“对齐”标签， 从中选中“合并单元格”复选框。 格式工具栏的合并及居中按钮。,设置单元格格式,1、格式工具栏可以完成部分格式设置。 2、选择“格式单元格”，或右键单击选定的内容，从快捷菜单中选定“设置单元格格式”，出现“单元格格式”对话框（很重要）。共有6个标签。,数字标签：货币样式（可选不同的货币符号 、千位分隔样式 、负数的表示方法等。 对齐标签：可设置文本的水平对齐和垂直对齐方式（合并单元格的设置和取消），还可对文本进行旋转设置。 字符标签：与Word中“字体”设置框基本相同，其设置方法也基本类似。不过可设置的字符的格式比Word中的少。 边框标签：在“边框”

5、栏中提供了8种边框样式，用来确定所选区域的左、右、上、下及内部的边框样式。 可以使用“格式”工具栏上的“边框”按钮向选定单元格里添加边框，这里提供了12种不同样式的边框。 注意边框线和网格线的区别。 图案标签：即为单元格内容添加底纹。 保护标签：只有工作表被保护时才有意义。,设置单元格格式,输入基本数据,1文本数据：靠左对齐 2数值数据：靠右对齐 3逻辑数据:只有两个值,True和False ，居中对齐。 4日期时间数据：靠右对齐,输入公式,在Excel中，公式的形式为： =表达式 其中，表达式由运算符、常量、函数、单元格地址等组成，不能包含空格。比如=A3*10-230、=sum(A1：D4

6、)都是正确的公式。,自动填充,1. 填充相同数据 鼠标指针移到填充句柄，此时，指针呈“+”状，拖动它向下（或向上、向左、向右）直到目标位置，松开鼠标键。 2. 填充已定义的序列数据 数据序列是Excel事先已定义好的，若在填充过程中，序列数据用完，Excel会从头开始取数据。 3. 智能填充 除了利用已定义的序列进行自动填充外，还可以指定某种规律（如等差数列、等比数列等）进行智能填充。 选择“编辑填充序列”，出现“序列”对话框，在对话框中进行设置。,修改和删除数据,1. 数据修改（修改数据有两种方法：一是在编辑栏中修改，二是直接在单元格中修改） 使需要修改的单元格成为活动单元格。 若需全部重新

7、输入，可直接输入新内容。 按F2键，则插入点位于单元格中，可对单元格中的数据进行部分修改；若单元格数据较长，也可单击数据编辑区，插入点出现在数据编辑区，可以在此修改数据。 2. 删除数据 删除单元格数据不是删除单元格本身，而是删除单元格中的数据内容、批注或格式三者之一，或三者均删除。 选定要删除据的单元格区域。 选择“编辑清除”，弹出子菜单，其中“格式”、“内容”和“批注”命令将分别只取消单元格的格式、内容或批注；选择“全部”命令将单元格的格式、内容、批注统统取消，数据清除后单元格本身仍留在原位置不变。 选定单元格或区域后按Delete键，可以直接删除选定区域的数据内容。,移动、复制数据,单元

8、格数据的移动和复制（与Word类似） (1) 拖动鼠标法 选定要移动（或复制）的单元格区域。 鼠标指针指向所选区域的四周边界（此时鼠标指针变成右上角为小十字的空心箭头），拖动（或按住Ctrl键拖动）源区域到目标位置。 (2) 剪贴法 选定要移动（或复制）的单元格区域。 单击常用工具栏的剪切（或复制）按钮，或选择“编辑剪切（或复制）”。 选定目标位置（单击目标区域左上角单元格），或是选定与原数据区域完全一样大小的区域，单击粘贴按钮，或者选择“编辑粘贴”。 如果只须粘贴一次，只需在目标区域按回车键就可完成粘贴操作。 选择目标区域时，要么选择该区域的第一个单元格，要么选择与源区域一样大小，如果选择的

9、目标区域比原数据区域小，将无法复制。 与Word不同的是在源区域执行移动或复制命令后，区域周围会出现闪烁的虚线，只要虚线不消失，粘贴可以进行多次。若要取消闪烁的虚线，只需按Esc键。,公式输入与编辑：公式输入前加“=”或“+”号,公式中的运算符有以下四类： （1）算术运算符 （2）比较运算符 （3）文本运算符（&） （4）引用运算符（：） 默认情况下，编辑栏显示公式本身，单元格显示公式运算的结果，双击单元格可以显示出公式本身。,单元格引用和公式的复制,公式的复制可避免大量的重复输入公式的工作，当复制公式时，若在公式中使用了单元格或区域，则在复制的过程中会根据不同的情况使用不同的单元格引用。单元

10、格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。 1. 相对引用 Excel中默认的单元格引用为相对引用。它是根据公式的原来位置和复制的目标位置推算出公式中单元格地址相对原位置的变化。 =(B3+C3+D3)/3 2. 绝对引用 在相对引用中，单元格的地址会自动修改，但有时我们并不需要修改，这时就要使用绝对引用。在行号和列号前均加上“$”符号，就代表绝对引用，它指向表中固定位置的单元格，它的位置与包含公式的单元格无关。=($B$2+$C$2+$D$2)/3 3. 混合引用 混合引用指在公式的复制过程中，既包含绝对引用，又包含相对引用，对于这种引用，在输入公式时，只需在不需要改变的单元格地址前加上“$”

11、即可。当公式因为复制或插入而引起行列变化时，公式的相对地址会随位置变化，而绝对地址部分不变化。=(B$2+C$2+D3)/3,函数的使用：函数的输入有两种方法，一为手工输入法，一为粘贴函数法。,SUM (number1,number2, ) 直接键入到参数表中的数值、逻辑值及数值的文本表达式将被计算。 如果参数为单元格引用或区域，只有其中的数值将被计算，而引用的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。 例：SUM(10, “3”, TRUE)=14。因为数字字符组成的文本值被转换成数值，而逻辑值“TRUE”被转换成数值1（“FALSE”将会被转换为数值0）。 例：如果A1的内容为“5”，B1

12、的内容是FALSE，C1的内容是4，则SUM(A1:C1)=4。因为对非数值型的单元格或单元格区域的引用不能被转换成数值，请注意下列公式： SUM(“5”, FALSE, 4)，其结果为9。 Average与其用法完全一样。 Excel提供了一种自动求和的功能，可以快捷地输入SUM函数（自动求和按钮）。,COUNT (value1, value 2,):返回各参数中数值型参数和包含数值的单元格个数，参数的类型不限。 计数时，将把数值、空值、逻辑值、日期或以文本代表的数计算进去，但错误值或其它无法转换成数值的文本将被忽略。 如果参数为单元格引用，那么只统计单元格中的数值；引用的空单元格、逻辑值、

13、文本或错误值都将被忽略。 例：如果A1:E1单元格的内容分别为”计算机”，5，TRUE，”du”，”34”，则： COUNT(A1:E1)等于1 COUNT(”计算机”, 5, TRUE, ”du”, ”34”)等于3 COUNT(A1:E1,10)等于2,COUNTIF (range, criteria):返回给定区域内满足特定条件的单元格的个数。range，指定的区域；criteria，指确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以是数值、表达式或文本。 例：如果A1:A6单元格的内容分别为”男”，”女”，”男”，”女”， ”男”， ”男”，则： COUNTIF(A1:A6, “=男”)：

14、4 COUNTIF(A1:A6, “=女”)：2 例：如果A1:A4单元格的内容分别为12，25，14，65，则： COUNTIF(A1:D1, “=14”)：3,利用RANK函数确定名次,在Excel 中，名次的确认最好使用RANK函数，该函数是专门进行排名次的函数，其结果是返回一个数值在一组数值中的排位。 RANK函数的语法格式为： RANK(number,ref,order)。其中：Number 为需要找到排位的数字；Ref 为包含一组数字的数组或引用；Order 为一数字，指明排位的方式，为 0 或省略，按降序排列排位，不为零，按升序排列进行排位。,利用IF函数进行条件判断,在Exce

15、l 中，利用IF函数可以非常方便地进行条件判断。 格式:IF(逻辑表达式,为真的返回,为假的返回),如果公式中有错误，系统会自动显示出错误信息，常见错误信息及其说明见下表。,制作图表,Excel的图表有两种，一种为嵌入式，指的是图表在工作表的内部显示出来；另一种为独立图表，在工作簿的单独表上显示。 1. 用图表向导建立图表 选定要包含在图表中的单元格数据。 单击常用工具栏的图表向导按钮（或选择“插入图表”）。4个步骤：分别是确定图表类型、确定图表数据源、确定图表选项、确定图表位置。 图表有15种类型，默认类型是柱形图，有哪些类型。 2. 快速建立图表 有两种方法可以快速建立图表。 其一，在工作

16、表上选定要生成图表的数据源，单击“图表”工具栏中的“图表类型”下拉按钮，从出现的图表类型中选择一种，所建的图表是嵌入式图表。 其二，在工作表上选定要生成图表的数据源，按F11键（或按组合键Alt+F1），可以一步生成以默认图表类型创建的图表，所建的图表是独立图表。若要改变图表类型，可以单击“图表”工具栏中的“图表类型”下拉按钮，从出现的图表类型中选择一种。,图表中数据的编辑,当图表创建之后，图表和创建图表的工作表的数据区域之间建立了联系，当工作表中的数据发生变化时，图表中数据也会自动更新。 1. 删除图表数据 若要同时删除工作表及图表中的数据系列，则只需要删除工作表中的相应数据，图表中的数据系

17、列会同时消失。若只删除图表中的数据系列，保留工作表中的相应数据，可以采用下面的方法：单击图表中要删除的数据系列中任意一个，该系列所有的图形均出现记号，按Delete键（或选择“编辑清除系列”）。 2. 向图表添加数据 向图表中添加数据的方法是： 选定添加的数据在工作表中的区域，将鼠标移动到该区域的边缘，拖动数据到图表的绘图区。 3. 图表中系列次序的调整 单击选中图表中要改变系列次序的某数据系列，选择“格式数据系列”，在出现的对话框中选择“系列次序”标签，在“系列次序”列表框中，选中要改变次序的系列名称，再单击“上移”或“下移”按钮，实现数据系列的改变。,格式化图表,进行格式化操作之前，必须要

18、先选定图表中的对象，方法是用鼠标单击要选择的对象。被选中的对象周围有八个黑色句柄。 1. 图表的移动、复制、缩放和删除 图表的移动、复制、缩放和删除操作与任何图形操作相同。 图表的移动：选定要移动的图表后，用鼠标拖动它到一个新的位置，再松开鼠标即可。 图表的复制：按住Ctrl键的同时用鼠标拖动图表到目标位置。 缩放图表：选中图表后，将鼠标指针移至图表四周的任意一个句柄上，当指针变成双箭头时，拖动鼠标，直至图表变成满意的大小为止。 图表的删除：选中图表后，按Del键。 2. 图表类型的改变 Excel中提供了丰富的图表类型，对于已创建的图表，可根据需要改变图表的类型。方法是选中图表后，选择“图表

19、图表类型”，在出现如的对话框中选择一种图表类型。,3. 图表中各对象的格式化操作 图表中的对象包括图表标题、图例、数值轴、分类轴等。比如要修改数值轴的格式，则选定数值轴后，双击数值轴，或右键单击图表对象，从快捷菜单中选择相应项进入图表对象设置的对话框。,建立数据清单,几个术语： 字段：数据表的一列称为字段。 记录：数据表的一行称为记录。 字段名：在数据表的顶行通常有字段名，字段名是字段内容的概括和说明。,数据清单是指工作表中连续的数据区，每一列包含相同类型的数据，每个记录存放的是一组相关的数据。建立数据清单的方法有两种：一是我们熟悉的直接在表格中输入数据；二是通过记录单来输入数据。其操作步骤如

20、下： 在工作表第一行输入各字段名。 选取首行记录的任何一个单元格。 选择“数据记录单”，出现“确认”对话框，单击“确定”按钮，出现记录单对话框。 在各字段框中输入新记录的字段值，各字段值输入完毕可按Enter键转到下一记录，重复本步骤，直到全部记录输入完毕。,数据排序,不同类型的关键字的排序规则如下： 数值：按数据的大小。 日期：按日期的先后，比如，1993-11-231992-12-30。 字符：按汉语拼音的顺序，比如“刘”“杜”。 用菜单命令排序： 选择“数据排序”，在对话框中选择要排序的关键字，最多可选3个关键字，对每一关键字选择递增或递减的排序方式；“当前数据清单”栏的“有标题行”表示

21、标题行不参加排序，否则标题行也参加排序。 若只对数据表的部分记录进行排序，则先选定排序的区域，然后再用上述方法进行排序。选定的区域记录按指定顺序排列，其它的记录顺序不变。 2. 用常用工具栏的排序按钮排序 单击作为排序关键字的字段名。 单击常用工具栏中的“升序”按钮或“降序”按钮，则数据表的记录按指定顺序排列。,数据筛选,Excel的筛选功能，是将数据清单中暂时不用的记录隐藏起来，只对符合条件的数据进行操作。 1. 自动筛选 单击工作表数据区中的任意单元格。 选择“数据筛选自动筛选”，可以发现表格中每个标题行的右边都有一个下拉箭头。 单击与筛选条件有关的字段的下拉按钮，在出现的下拉列表中选择适

22、当的条件。 2自定义筛选 如果在“自动筛选”的第步中选择“自定义”项，则出现“自定义自动筛选方式”对话框。单击第一框的下拉按钮，可以选定筛选的方式，在第二框中选择或输入运算对象；用同样的方法还可以指定第二个条件。其中，“与”表示两个条件都必须同时成立，而“或”表示两个条件之一成立即可。,数据分类汇总,分类汇总是在数据清单里快速轻松地汇总数据的方法。其特点是首先要进行分类，将同类别数据放在一起，然后再进行汇总运算。在汇总之前，首先要按分类字段进行排序。 分类汇总方法： 按分类字段进行排序。 选择“数据分类汇总”，出现 “分类汇总”对话框。,页面设置,选择“文件页面设置”，将出现 “页面设置”对话

23、框。4个标签（与Word的区别）,页面标签：纸张大小 、起始页码 、打印方向等。 页边距标签：可以设置上、下、左、右页边距大小 、页眉/页脚与纸边的距离等。,页面设置,选择“文件页面设置”，将出现 “页面设置”对话框。4个标签（与Word的区别）,页眉/页脚标签：与Word中不一样，注意几个图标的含义。依次是字体格式化、当前页码、总页数、当前日期、当前时间、当前工作簿名称 、当前工作表名称。,页面设置,选择“文件页面设置”，将出现 “页面设置”对话框。4个标签（与Word的区别）,工作表标签：打印区域：若只需打印工作表的部分内容，可在此框中输入要打印的区域范围。也可单击右侧的折叠按钮，然后到工

24、作表中选定打印区域，再单击折叠按钮恢复原状。 打印标题：若工作表有多页，需要每页均打印表头（左侧标题或顶端标题），可在“顶端标题行”或“左端标题列”中输入相应的单元格地址。也可直接到工作表中选定表头区域。 打印：在“打印”栏可决定是否打印网格线、行号列标等。 打印顺序：选择“先列后行”，从列到行的顺序打印，“先行后列”，则从行到列的顺序打印。用来指明表格太大，一页容纳不下时，系统如何分页打印。,打印区域设置和分页预览,如果只需将工作表的某一部分打印出来，除了可以“工作表”标签下设置打印区域外，还可用下面的方法设置打印区域： 选定所需打印的单元格区域。 选择“文件打印区域设置打印区域”。 要取消

25、打印区域的设置，可以选择“文件打印区域取消打印区域”。 还可在分页预览操作中进行打印区域的设置。选择“视图分页预览”，可以进入分页视图。 移动鼠标键，当到达反白显示区域的边界，鼠标指针变为双向箭头时，按住鼠标左键，并拖动鼠标直到选择好要打印的区域，松开鼠标左键，则背景为白色的是要打印的部分，背景为灰色的为不打印部分。,打印预览和打印（与word相似）,调用“打印预览”功能有两种方法：单击“常用”工具栏的“打印预览”按钮或选择“文件打印预览”。屏幕显示“打印预览”窗口，窗口中以整页的形式显示了工作表的首页，其形式就是实际打印的效果。在窗口下方显示了当前页号和总页数。 当打印预览符合要求后，可单击

26、“打印预览”窗口的“打印”按钮（不出现对话框），或选择“文件打印”或按组合键Ctrl+P（出现 “打印”对话框）。 设置好打印机、打印范围、份数、打印内容等选项后，单击“确定”按钮即开始打印。,习题一: 笔试成绩占综合成绩的70%，面试成绩占综合成绩的30%。且只有前12名才能进入体检阶段。,习题图4-1,图4-2为一家手机厂商2004年第4季度的全国销售一览表，请进行如下操作。 （1）按照该表格的表头格式，利用Excel设计数据库表格。 （2）用记录单的方法输入下表中给出的所有内容。 （3）利用公式或函数计算出该表格后5列的数据结果。 （4）利用分类汇总的方法，计算各销售地区的季度销售总额。 （5）制作用来反应本季度各地区销售数据比例关系的饼状图。 （6）筛选出售价在1600元以上的手机的销售情况。 （6）筛选出三个月份销售数量均超过150件的手机型号及其销售地区。 （8）用分类汇总的方法，统计出总公司各种型号手机三个月份的平均销售量。,习题二:,习题图4-2,