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1、电子政务教程 教学课件 第3章 政府机关内部公务处理电子化 制作人:周贺来,本章要点,政府机关内部公务处理电子化的重要作用 政府机关电子化公务处理系统含义与类型 政府内部电子化公务处理系统的功能目标 电子政务环境下政府内部管理的主要内容 政府办公信息系统的含义、组成与功能 电子政务中决策支持系统的含义与应用 知识管理系统的含义、功能及其组成要素,3.1 政府机关内部公务处理电子化概述,3.1.1政府机关内部公务电子化处理的地位 电子政务内部公务电子化处理是互联网应用于现代行政管理，以先进的网络技术克服政府在管理和提供服务方面存在的弊端，催化和加速政府办公透明化，提高办事效率，增强广大人民群众对
2、政务的参与度，提高政府监管能力和公共服务水平，切实做到依法行政的必然要求。 电子政务首先是政府机关内部公务处理的电子化。政府机关内部公务处理的电子化既是电子政务的核心，又是其基础。,3.1.2政府机关内部电子化公务处理系统含义与类型,政府部门内部的公务处理活动，主要通过各种电子化公务处理系统来实现，这些公务处理系统内容很多，包括办公自动化系统、人力资源管理系统、多媒体检索系统、视频会议系统、财务管理系统、物资管理系统以及其他相关的办公事务处理系统。 按照具体管理功能的不同，政府机关内部电子化处理系统可以分为以下三种类型。 1事务型 2管理型 3辅助决策型,3.1.3政府机关内部电子化处理系统的
3、功能目标,1建立内部通信平台和信息发布平台 2建立一个跨部门协同工作和办公自动化的平台 3真正实现核心公务处理工作流自动化 4电子化公务处理系统必须具备多种共享方式和强大共享能力 5电子化公务处理系统必须有利于优化政府流程,3.2电子政务环境下政府内部管理的内容,3.2.1电子政务环境下的公文处理 1公文处理的基本知识 2公文处理必须遵循的基本原则 3公文自动化处理系统及其功能,3.2.2电子政务环境下的会议管理,1会议管理概述 2会议管理系统的主要内容 3电子政务环境下的会议管理活动,3.2.3电子政务环境下的日程管理,1日程管理概述 2日程管理的主要功能 3电子政务环境下的日程管理,3.2
4、.4电子政务环境下的流程监控,1流程的含义 2电子政务环境下的流程监控 3电子政务工作流管理系统,3.2.5电子政务环境下的后勤事务管理,电子政务环境下的后勤事务管理提供了办公用品和低值易耗品的库存、部门预算、采购、库存报警功能以及库存、采购、领用的查询统计功能。具体包括： 用品管理、 预算管理、 用品采购、 用品统计、 部门统计、 库存报警、 用品类别维护。,3.2.6电子政务环境下的档案管理,档案管理就是将各种信息按照一定的规则进行归档保存起来，以方便今后的查阅和利用。电子政务环境下的档案管理，则是采用电子政务技术，实现档案数字化，自动归档组卷，辅助查询，从而提高政府档案管理水平，满足政府
5、管理和为社会公众服务的需要。档案数字化是与传统档案工作相对而言的，它是档案信息化、现代化的重要内容之一。 随着网络技术的普及，电子政务下的档案管理也在不断地发展着，并逐步把基层档案室的所有工作都覆盖到了，将需要的各种统计和各种输出的表格按照档案局的各种规范进行设计，而且还节省了购买大量档案用品的费用，还可以实现模糊查询、组合条件查询等一系列查询功能，非常快捷地就能查询到您所要找的文件，它取代了档案人员大量繁重的手工操作，使档案管理更加科学化、规范化。,3.2.7电子政务环境下的人力资源管理,1电子政务环境下的人才招聘 2电子政务环境下的人才培训 3电子政务环境下的绩效管理 4电子政务环境下的薪
6、酬管理,3.2.8电子政务环境下的个人事务处理,电子政务环境下的个人事务处理包括： 个人记事、 最新信息、 待办事直、 今日日程、 工作计划 业务办公等。,3.3政府办公信息系统,3.3.1办公信息系统的含义 办公信息系统的前身是办公自动化，所谓办公自动化(Office Automation，简称OA)是指借助技术手段，将人的部分业务转交给各种设备来处理，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务。 20世纪90年代以后，计算机网络的发展为办公自动化赋予了新的内涵和应用空间。鉴于上述情况，在2000年11月召开的办公自动化国际学业术研讨会上，专家们建议将办公自动化(Office Automatio
7、n)更名为办公信息系统（Office Information Systems，简称OIS），认为：办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。 目前办公信息系统能够在信息利用、协同工作、决策支持等方面完成包括信息统计分析、工作日程安排、部门协同工作管理、工作流应用自动化的办公过程电子化和数字化。,3.3.2 办公信息系统的构成要素,1办公人员 2办公信息 3办公流程 4办公设备,3.3.3 办公信息系统的主要功能,1办公信息系统的基本功能 （1）公文管理 （2）会议管理 （
8、3）部门事务处理 （4）个人办公管理 （5）领导日程管理 （6）文档资料管理 （7）人员权限管理 （8）业务信息管理,2集成办公环境下办公信息系统的功能,（1）建立内部通信平台 （2）建立信息发布平台 （3）实现工作流程自动化 （4）实现文档管理自动化 （5）实现辅助办公自动化 （6）促进业务信息集成 （7）实现分布式办公,3政府机关办公信息系统的功能结构图,3.3.4 省政府办公信息系统的应用实例,1系统平台与总体结构 2系统的功能特点 3与下级单位联接示意图 4软件模块功能简述 （1）收文系统和发文系统 （2）待办事宜系统 （3）文档管理系统 （4）政务信息系统 （5）信息采编系统 （6）
9、会议管理系统 （7）领导讲话管理系统 （8）领导日程安排 （9）督办查办系统 （10）远程信息上报系统 （11）远程公文上报系统 （12）公用信息系统 5. 系统使用效果,3.4政府决策支持系统,3.4.1决策支持系统的含义与功能 1决策支持系统的概念 决策支持系统（Decision Support Systems，简称DSS）是一种具有高度灵活性和交互性的信息系统，它专门用来支持非结构化问题的决策制定。 DSS的要做的就是要在人的分析与判断能力的基础上借助计算机与科学方法支持决策者对半结构化和非结构化问题进行有序的决策，以获得尽可能令人满意的客观的解决方案。 DSS就是要组织与管理好所有能供
10、决策使用的数据或信息、计算模型、分析方法与判断规则，在决策者与机器的交互过程中针对不同的问题通过各种数据、模型与方法的组合作用来引导决策者完成一系列的判断而获得问题的解。,2决策支持系统的特征,（1）DSS辅助管理人员完成半结构化和非结构化的决策问题， 这些问题很少或得不到管理信息系统的支持， 而DSS可以解决一部分分析工作的系统化问题，但这一过程的控制还需要依靠决策者的洞察力和判断力。 （2）DSS必须是辅助和支持管理人员，因此，计算机既不应该试图提供最终答案，也不应该给决策者强加一套预先规定的分析顺序。 （3）DSS是人机交互接口为决策者提供辅助功能的。DSS的人机接口注重用户的学习、创造
11、和审核，即让决策者在依据自己的实际经验和洞察力的基础上，主动利用各种支持功能，在人机交互过程中反复地学习和探索，最后根据自己的判断选取一个合适方案。 （4）DSS的目标是辅助人的决策过程， 以改进决策制定的效能，因而它不会也不可能取代以提高管理效率为目标的电子数据处理和管理信息系统。,3. 决策支持系统的功能,（1）管理并随时提供与决策问题有关的组织内部信息。 （2）收集、 管理并提供与决策问题有关的组织外部信息。 （3）收集、管理并提供各项决策方案执行情况的反馈信息。 （4）能以一定的方式存储和管理与决策问题有关的各种数学模型。 （5）能够存储并提供常用的数学算法。 （6）上述数据、 模型与
12、方法能容易地修改和添加。 （7）能灵活地运用模型与方法对数据进行加工、汇总、分析、预测，得出所需的综合信息与预测信息。 （8）具有方便的人机对话和图像输出功能，能满足随机的数据查询要求，回答Whatif（“如果，则”）之类的问题。 （9）提供良好的数据通信功能，保证及时收集所需数据并将加工结果传送给使用者。 （10）具有使用者能忍受的加工速度与响应时间，不影响使用者的情绪。,3.4.2决策支持系统的组成结构,3.4.3群体决策支持系统的含义与类型,1群体决策支持系统的概念 群体决策支持系统（Group Decision Support Systems，简称GDSS)，是一种在DSS基础上利用计
13、算机网络与通信技术，供多个决策者为了一个共同的目标，集成多个决策者的智慧、经验以及相应的决策支持系统，通过某种规程相互协作地探寻半结构化或非结构化决策问题解决方案的信息系统。,2群体决策支持系统的特点,与传统的会议决策或传递式群体决策相比，GDSS具有以下一些特点： （1）不受时间与空间的限制； （2）能让决策者相互之间便捷地交流与共享信息，减少片面性； （3）决策者可克服消极的心理影响，无保留地发表自己的意见； （4）能集思广益，激发决策者思路，使问题的方案尽可能趋于完美； （5）可防止小集体主义及个性对决策结果的影响； （6）可提高决策群体成员对决策结果的满意程度和置信度； （7）群体越大
14、效果越显著。,3群体决策支持系统的优势,群体决策支持系统通过提高交流质量来提高决策的质量。提高交流质量主要通过让与会者把讨论焦点集中在问题上，减少游离主题所浪费的时间来实现的。节约的时间可以更好地对问题进行讨论，可以对更多的决策方案进行比较，增大了挑选最佳方案的可能性。 群体决策支持系统另外两个优点是可以并行交流、匿名交流。并行交流让与会者可以同时发表自己的想法和意见，而不需要像传统的会议那样要每个人轮流发言，更节约会议时间。匿名是指与会者在将自己的想法和意见输人计算机时不必具名，这样就不会产生盲从，其他与会者会针对想法和意见发表看法，而不是根据提出想法和意见的人。,4群体决策支持系统的类型,
15、根据决策问题所在组织的环境、群体成员的大小、成员的空间位置分布、决策周期的长短等因素，群体决策支持系统大致可以分成以下四种类型。 （1）决策室 （2）决策局域网 （3）远程电子会议 （4）异步会议,5群体决策支持系统的组成结构,3.4.4电子政务中决策支持系统的应用,1决策支持系统在电子政务中的作用 DSS作为一种新兴的管理方法，能够为政府部门提供各种决策信息以及各种问题的解决方案，有助于提高决策的质量和效率。 DSS作为政府部门办公决策服务体系的有机组成部分，其主要任务是直接为政府部门日常办公提供有效服务；建立政府系统电子信息枢纽，通过广泛收集和加工处理各类信息，使政府部门领导者全面及时地掌
16、握各方面的动态；为领导者提供高效、安全、灵活的指挥调度手段。系统建成后，政府部门将能更加有效地发挥参谋、助手和服务的作用。,2电子政务中的政府决策运行体系,3电子政务决策系统支持的功能,（1）相关公文的搜索和查阅 公文是政府决策知识的容器，是政府特有的财富。利用公文中蕴含的知识进行辅助决策，是政府办公决策支持的有效手段之一。 （2）办公业务数据分析 各类办公管理信息系统的大量使用，为决策提供了大量可利用的决策信息数据，对各种业务数据进行数据整合处理，建成办公业务信息的数据仓库，并在此基础上进行数据挖掘和数据联机分析，得到可用的决策支持信息。 （3）群决策支持 群决策支持通过实时在线协同、讨论和
17、交流、利用问题模板库研究分析问题、知识的相互碰撞产生新的知识以及通过模型库和方法库的支持，建立一些通用的模型和算法，使用系统工程的方法，对决策方案进行综合的评判和打分，对决策意见进行综合。,3.5政府知识管理系统,3.5.1知识管理的基本概念 1知识管理的含义 所谓知识管理，就是为政府和企业实现显性知识和隐性知识的共享寻找新的途径。它是这样一个过程，它对一个政府部门集体的知识与技能进行捕获，而不论这些知识和技能是存在于数据库中、被印刷于纸上或者是存在于人们的脑海里，然后将这些知识与技能分布到能够帮助政府部门实现最大产出的任何地方。 知识管理的目标就是力图能够将最恰当的知识在最恰当的时问传递给最
18、恰当的人，以便使他们采取最恰当的行动，做出最好的决策，避免重复错误和重复工作。,2知识管理的架构,3知识管理的组成要素,“人、场所和事”构成了知识管理及其技术支持的基本框架。其中： 人是可以与之交流的个人，如同事、专家、顾客和朋友； 场所是共享信息的团体，在大多数情况下团体成员间进行交流的场所既可以是真实的也可以是虚拟的，而后者可以通过协助人们进行交流、共享和问答的应用程序来实现。 事是人们创造、捕捉、分类和共享结构化和非结构化的内容。“事”包含一个政府部门使用的内容、规定、过程和程序。事实上，“事”是许多知识管理工具和技术的汇集，帮助人们用所有能够想到的方法使用数据，进行从搜索、挖掘到可视化
19、和相关联等方面的工作。,3.5.2政府知识管理的必要性及其应用策略,1政府知识管理的必要性 政府机关作为公共行政组织，其自身也存在知识管理的问题。政府管理其中重要的一环就是政府对其所拥有的知识资源进行管理。电子政务需要对知识和信息进行有效管理，并与社会形成知识共享，共同提高政府应变和创新的能力。 知识管理可以帮助政府部门解决知识共享和再利用问题，知识管理是一种信息化的应用系统，它以政府部门网络和信息系统为基础，通过通信协作与交流，帮助政府部门发现和组织已获取的信息；分类整理存储管理知识；定位拥有专门技能的人，通过协作和培训传递这些知识，让整个组织能有效利用知识，建立知识门户和快速响应系统。 知
20、识管理型政府部门能够迅速对外部需求做出反应、运用内部资源预测经济社会的发展方向及其变化。政府知识管理是政务信息化建设基础管理阶段的重要内容，它面向政府的信息传递、公务处理、知识整理、信息发布、知识分享等普遍应用领域，帮助政府工作人员理顺办公流程、消除“信息孤岛”。,2知识管理与政府组织管理模式,（1）把知识管理融入政府机构改革和业务重组中 知识管理必须与业务流程紧密相连，否则必定失败。将知识创造与扩散同政府部门的业务流程结合起来，可以节省大量开支，并产生巨大价值。知识管理就是对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用，以提高业务水平和效率。 （2）改造政府组织文化 知识管理项目
21、的成功首先取决于一种鼓励信息共享的组织文化。改造传统的组织文化、建立有利于知识共享的新型政府部门组织方式和组织文化。 （3）建立学习型政府 所谓学习型政府，就是通过不断的学习来改革政府本身的组织，这是政府的核心能力。必须强调的是：一要全员学习，即决策层、管理层、操作层，都要投入学习；二是全程学习，不能把学习与工作分割开来；三是团队学习，不仅重视个人学习和个人智力的开发，更要重视团队学习和群体智力的开发。,3政府知识管理系统的主要功能,（1）知识管理的基础设施。 （2）政府部门管理流程的重组。 （3）知识管理的方法。 （4）知识的获取和检索。 （5）知识的传递。 （6）知识的共享和评测。,3.5
22、.3我国政府知识管理中存在的问题和解决对策,近年来，我国的政府信息化建设发展迅速，电子政务在一些较为发达的地区如北京、广州等地已经取得明显成效，但是与发达国家相比，电子政务建设仍旧相当落后，表现在电子政务的成熟度低。 我国政府机关所建立的电子化公务处理系统基本上都是在原有的组织运营基础上，相当一部分机关的电子化公务处理系统甚至仅仅是作为现实信息系统的一个电子模型而己，其主要的作用还是执行重复性工作，基本上无法实现对知识有效的识别、获取、开发、分解、使用、存储和共享，也不能提供为结构知识和非结构化知识构建转化和共享的途径，更无法运用集体的智慧提高应变和创新能力。 各国的电子政务实践表明知识管理是
23、电子政务成功的关键要素之一，电子政务建设领先的国家，在电子政务建设中，越来越重视知识管理的应用，并且在实践中已经引入知识管理的思想和工具。,本章小结,政府机关内部公务处理的电子化是电子政务的核心和基础。 本章首先介绍了政府机关内部公务处理电子化的重要地位和作用，电子化公务处理系统含义、类型以及功能目标； 然后分类阐述了电子政务环境下政府内部管理的主要内容，包括公文处理、会议管理、日程管理、流程监控、后勤事务管理、档案管理、人力资源管理以及个人事务处理； 最后，介绍了政府内务处理中几种应用系统的相关知识，包括政府办公信息系统的含义、组成、功能以及在政府管理中的具体应用，决策支持系统的含义及其在电
24、子政务中的应用，政府知识管理系统的含义、功能、组成要素及其在中国的应用现状、问题和发展对策。,复习思考题,政府机关内部事务处理电子化在电子政务中具有什么地位和作用？ 政府机关内部电子化处理系统的功能目标包括哪些？ 在电子政务中公文处理工作必须遵循的原则是什么? 什么是网络视频会议?与传统会议方式相比，它有哪些优点? 电子政务建设中人力资源的管理发生了哪些变化?它具体是如何实现的？ 什么是办公信息系统？请说明它由哪些基本要素组成。 政府办公信息系统具有哪些主要功能？ 什么是决策支持系统？请说明其一般的组成结构。 什么是群体决策支持系统？与一般的决策支持系统相比，它具有哪些优势？ 请论述电子政务中加强知识管理系统开发和运用的重要性。 请搜索相关资料文献，了解我国电子政务建设中决策支持系统（或者知识管理系统）的应用现状，并联系某政府机关电子政务建设的实际现状，结合国际上发达国家电子政务建设的发展趋势，写一篇300字左右的小论文，论述我国电子政务建设中决策支持系统（或者知识管理系统）的建设现状、存在问题和解决对策。,