《access计算机二级教程第九章报表.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《access计算机二级教程第九章报表.ppt（25页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、第9章 报表,本章要点,掌握设计报表的方法，掌握创建报表的操作方法，掌握报表的使用方法，了解报表的组成，了解将窗体转换为报表的操作方法，了解创建其它报表的操作方法。,第9章 报表,9.1 概述 9.1.1 报表的功能 报表的是数据库中数据通过屏幕显示或打印输出的特有形式。报表的作用是用于数据的输出。 9.1.2 报表的视图 Access的报表操作提供了3种视图： 设计视图：用于创建和编辑报表的结构； 打印预览：用于查看报表的页面数据输出形态； 版面预览：用于查看报表的版面设置。,第9章 报表,9.1.3 报表的结构 报表通常由报表页眉、页脚、页面页眉、页脚、组页眉、页脚及主体7部分组成，这些部
2、分称为报表的“节”，每个“节”都有其特定的功能。报表各节的分布如图所示：,报表选择器,9.1.4 报表的类型,报表主要分为4种类型： 纵栏式报表(窗体报表) 表格式报表 图表报表 标签报表,9.2 创建报表,9.2.1 使用自动报表创建报表 操作步骤如下： （1）打开数据库。 （2）选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建报表”窗口。 （3）选择创建报表所需的数据源，再选择“自动创建报表：纵栏式”，系统将自动创建一个纵栏式的报表。若选择“自动创建报表：表格式”。系统将自动创建一个表格式的报表。 （4）保存报表，结束报表的创建。,9.2.2 使用“报表向导”创建报表,操作步骤如下： （
3、1）打开数据库。 （2）选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建报表”窗口。 （3）选择创建报表所需的数据源，再选择“报表向导”，进入“报表向导”窗口。 （4）确定“报表”所需的字段，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。 （5）选择报表的分组级别，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。,（6）选择报表中数据的排列顺序，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。 （7）选择创建报表的布局方式，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。 （8）选择创建报表的样式，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。 （9）输入“报表”标题，再按“完成”按钮，保存并预览
4、报表，结束报表的创建。,9.2.3 使用“图表向导”创建图表报表 创建图表报表，其操作步骤如下： （1）打开数据库。 （2）在“数据库”窗口，选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮。 （3）在“新建报表”窗口，选择数据来源，再选择“图表向导”，再按“确定”按钮。 （4）在“图表向导”窗口，选择并定义图表所需的数据字段、图表类型、图表的布局方式、图表的标题等参数。 （5）保存并预览报表，结束图表报表的创建。,实例1：学生选课成绩查询,9.2.4 使用“标签向导”创建标签报表,创建标签报表，其操作步骤如下： （1）打开数据库。 （2）在“数据库”窗口，选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮。 （3
5、）在“新建报表”窗口，选择数据来源，再选择“标签向导”，再按“确定”按钮。 （4）在“标签向导”窗口，选择并定义图表所需的数据字段、标签类型、标签的布局方式、标签的标题等参数。,实例2：教师信息表标签,9.2.5 使用“设计视图”创建报表,操作步骤如下： （1）打开数据库。 （2）选择“查询”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建查询”窗口。 （3）选择“设计视图”，进入“选择查询”窗口。 （4）设计查询，保存查询（学生基本情况表），返回“数据库”窗口。 （5）选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建报表”窗口。 （6）选择“设计视图”，进入“报表”窗口。 （7）选择创建报表所需的数
6、据来源（学生基本情况表），确定“报表”所需的字段，再利用工具箱中的工具按钮，向报表中添加所需的控件。 （8）保存并预览报表，结束报表的创建。,9.3 编辑报表,9.3.1 设计报表格式 (1)在“设计视图”中打开报表； (2)再选择要更改格式的对象，可以是整个报表，也可以是某个节或控件； (3)选择“格式”“自动套用格式”命令，或单击工具栏上的“自动套用格式”按钮，弹出“自动套用格式”对话框； (4)再报表自动套用格式中选择一种需套用到格式(单击“选项”，可以指定字体、颜色等) (5)也单击“自定义”按钮，可以自定义一种套用格式。,9.3.2 修饰报表,添加背景图案 添加当前日期和时间 文本框
7、中控件来源属性为日期或时间的计算表达式，即: =Date() 或Time() 添加页码 文本框中控件来源属性为页码的计算表达式: 如果打印总页码表达式：=“共”&Pages&“页” 添加分页符,9.3.3 创建多列报表,创建多列报表的操作步骤如下： (1) 在“设计视图”中打开报表； (2) 选择“文件”“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框； (3) 在“页面设置”对话框中，选择相应的 “列”中的“列数”。,9.4 报表的高级应用,9.4.1 报表的排序和分组 1. 报表的排序 2. 报表的分组,操作步骤如下： （1）打开数据库。 （2）选择“报表”为操作对象，打开报表（教师信息表），进入
8、“报表”窗口。 （3）选择“视图”菜单，再选择“排序与分组”命令，打开“排序与分组”窗口。 （4）选择指定的字段为分组字段，在组属性里设置组页眉为“是”，再指定记录排序字段。 （5）关闭“排序与分组”窗口，返回到“报表”窗口，可以看到在报表中增加了一个以分组字段为名的页眉。 （6）打开“文件”菜单，选择“另存为”命令，保存报表。 （7）预览报表，结束对报表进行的排序与分组的操作。,9.4.2 使用计算控件,1. 报表添加计算控件 2. 报表统计计算,1. 报表添加计算控件：,计算控件的“控件来源”属性是以“=”为开头的计算表达式，利用计算表达式：比如 =Year（Date（）-Year（出生日
9、期） 得到计算结果并输出显示。 文本框是最常用的计算控件。,2. 报表统计计算：,在主体节内添加计算控件。 在组页眉/页脚区内或报表页眉/页脚区内添加计算字段。利用Access提供的内置函数： 比如：Count函数完成计数； Sum函数完成求和； Avg函数完成求平均。,实例3：学生基本情况表 分组和计算年龄,9.4.3 创建子报表,实现主报表和子报表同步，必须满足： 主报表和子报表的数据源必须先建立一对一或一对多的关系； 主报表的数据源是基于带有主关键字的表，而子报表的数据源则是基于带有与主关键字同名具有相同数据类型的字段的表。 1. 在已有报表中创建子报表 2. 添加子报表 3. 链接主报表和子报表,实例4：学生选课成绩查询 注意：链接主报表(学号)和子报表(学号)应建立表间关系,9.5 报表的预览和打印,页面设置 预览报表 打印报表,