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1、管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！更多免费下载，尽在管理资源吧（）文件管理规程R-05000REV-0业务规程R-05000总页数4正文3附件1文件控制部门:项目管理部文件管理规程 批准人刘岩审核人张秀邦拟制人崔戈批准日期1999512生效日期1999512关联文件审查、批准规程（R-05003）文件编号规程（R-05001）文件保管规程（R-05002）质量记录实施规程（R-16000）设计文档管理规程（R-05004）电子媒体保管规程（R-15001）电子媒体管理规程（R-05006）沈阳东东系统集成有限公司更改记录序号发行日更改对象更改内容批准审查拟制01999512新发行刘岩张
2、秀邦崔戈11999.12.21增加4.1.3节对图书、资料和标准文件的控制要求。王齐崔戈罗思佳P-4/3R-05000REV-0文件管理规程1. 目的 本规程对公司文件化的业务信息(称文件)，规定出恰当的管理制度，以确保关联部门的相关人员能够获得充分的信息和数据，并防止公司信息，客户情报被泄露或不合理使用。2. 适用范围 本规程以公司内部发行的所有业务文件及从公司以外收到的与业务有关的文件资料为对象，适用于公司所有部门。 文件记录媒体为纸张，磁带，磁盘，或光盘。3. 职责（1）项目管理部和办公室是文件和资料控制的责任部门。（2）管理责任者公司的业务秘密管理责任者为公司总经理。（3）实施责任者各
3、部门的业务秘密实施责任者为部长。（4）管理者(a)公司组织，章程，业务文件等文件由办公室负责管理；(b)公司中长期企划，预算，董事会材料等文件由办公室负责管理；(c)公司财务文件由财务部门负责管理；(d)设计文档等在产品开发过程中由开发部门负责管理，开发过程结束后，交由项目管理部负责管理。(e)质量记录、国际合同文件、图书资料、标准文件、技术规范等由项目管理部负责管理。(f)市场、销售、公司宣传材料、国内合同由营销事业部负责管理。(g)各部门业务通知，会议议事录等由相关部门负责管理。各类文件的实施责任者指定文件编写，审查，批准责任者和改版修改人。文件管理者根据相关规程或规定负责文件的保管，分发
4、和废除。4. 程序4.1 文件种类 本规程的主要对象文件为业务文件及相关的资料文件。业务文件是指与各管理部门、开发部门的业务相关的文件。娱乐指导、生活用品购买介绍等与业务没有直接关系的文件叫对象外文件。4.1.1公司制作的文件 由公司制作、发行的文件中含有：质量体系文件（包括质量手册和规定业务规则的管理规程、记述业务工作方法等说明的作业标准）；规定期限规则的业务通知；记述产品质量的状况及质量体系运营情况等的质量记录；提交给用户的作为各种产品设计/制作的成果的规范书/说明书等设计文档；归纳了技术成果/调查结果等的技术报告；公司内外用培训资料；以向第三者宣传为目的的产品说明书/产品目录/手册类型及
5、除上述外的产品业务文件、产品业务以外文件( 联络书、报告、提案书、会议通知、交付书)等。4.1.2公司接收的文件从其它公司接收的文件包括，从关联企业、用户等处获得的、4.1.1中描述的相应类型的文件。从关联企业订货、作为成果接收的文件如果由公司进行发行处理时，将作为公司制作的文件来管理。4.1.3图书、标准、技术规范应登记编号管理并发布文件清单，外来标准文件应定期核对版次。4.2文件制作部门与接收部门 文件制作部门叫做( 文件)制作部门、接收文件、副本的部门叫做( 文件)接收部门。 从公司外接收文件分发给公司内各部门的部门，从公司外部看称为接收部门，在公司内作为制作部门。( 参照下图)公司外公
6、司内制作部门接收部门接收部门制作部门：文件原本：副本4.3文件的机密等级划分的规定与操作4.3.1根据文件涉及的业务秘密程度划分为绝密、秘密及一般。即使是一般文件，因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外宣传。4.3.2 以下是对文件的处理权限的规定。制作部门文件标记向公司内部展示复制带出向公司外部展示绝密要秘密要一般不要可可可可接收部门面向公司内部展示复制带出向公司外部展示绝密秘密一般可可可可须要总经理的许可 须要部门负责人的许可 可没有许可也可以 4.3.3 公司使用文件的机密等级的具体划分（1) 公司使用文件中，大部分属于秘密及一般。（2) 文件不是按所示的文件种类进行机密等级划
7、分的，而是按其内容来判断。下述为一般的分类规则：l 质量手册、管理规程、业务通知等属于秘密。l 工作标准、培训用资料通常属于一般。但其内容若与公司的经营有联系、含有特殊技术信息等时，属于秘密。l 质量记录属于秘密；设计文档属于秘密。产品开发中制作的文件，因为整体上还没有归纳好，所以作为一般处理。l 从用户处得到的资料通常属于秘密。4.4文件的审查、批准、修改(1) 发行时，必须标明拟制者，审查者，批准者。(2) 拟制者，审查者，批准者的标记应遵照规定的方法( 盖章、签字等)。(3) 文件( 含附表、附图)被修改时，应重新审查、批准。应在已修改文件的每页上明确标记改版号。 (参照审查、批准规程（
8、R-05003）)4.5 文件的编号 参照文件编号规程（R-05001）。4.6 文件分发对象的管理4.6.1把文件发给公司以外的关系部门或关系人员时，将分发对象记录到发放清单中统一进行管理。4.6.2那些暂时使用的参考文件或管理外文件，即使内容修改后也不重新分发、不在此管理对象之列。4.7 文件的保管、废除4.7.1根据文件种类，进行不同期限内的保管管理。( 参照文件保管规程（R-05002）) 特别是，向客户交纳的设计文档以及开发时的质量记录，作为进行长期维护管理的资料，应很好地保管，以确保体系活动的所有场所都使用最新版本的有效文件。参照设计文档管理规程（R-05004）、质量记录实施规程
9、（R-16000）4.7.2 保管的文件期满后，应立即以恰当的方法销毁。特别是对于含有业务机密的文件，应依照其信息来采取一定的销毁措施。4.7.3 对于因法律或知识保留而需要保管的废除文件，应在封面或其他明显处标记作废字样。4.8 文件和资料的换版4.8.1 文件和资料的更改原则上应由该文件的原审批部门/人员进行审批，若指定其他人员进行审批时，应提供所依据的有关背景资料。4.8.2 文件和资料经过多次修改或或大幅度修改时，应进行换版，换版必须经原审批部门领导批准，按本规程4.4规定执行。4.8.3 换版后，原版文件作废，按本规程4.7规定执行。4.9 文件管理规程的体系以下是有关文件管理的规程
10、体系。文件管理规程 审查、批准规程 （R-05003）文件编号规程 （R-05001）文件保管规程 （R-05002）设计文档管理规程（R-05004）质量记录实施规程（R-16000） 电子媒体保管规程（R-15001） 电子媒体管理规程（R-05006）沈阳东东系统集成有限公司文件管理规程P-1/1(附)R-05000REV-0附表1公司的业务文件种类对象文件说明管理规程规程管理规程规定组织，业务等的规则的文件组织规程业务规程操作规程业务通知行政通知，人事通知有限期规则的通知的文件财务通知，市场商务维护通知质量检查通知软件开发通知作业标准作业标准记述作业的标准的方法，手段，指令质量记录通用质量记录质量联络等的通用的质量数据产品质量记录产品过程中发生的质量数据设计文档图表，规范书，说明书等作为产品成果向客户提交的文件培训资料公司用培训资料为培训而做成的文件，分为公司用和客户用两类客户用培训资料目录小册子