1、东阿东韵阿胶制品有限公司一生产供应销售运作管控流程生产供应销售运作管控流程一、目的为确保生产、供应、销售的有效运行，保证生产任务与销售计划的准确性与及时性，避免因原材料采购、人员与设备匹配等环节问题的发生，导致生产运营成本的增加，特制定本流程。二、适用范围本流程适用于销售部、生产部、质检部、供应部三、操作流程1、销售服务部1.1 销售内勤在接订单时要与客户明确说明为了保证产品的质量，产品需要一定的出货缓冲周期（原辅料采购与检验期、半成品与成品检验期，共计6天），客户根据市场销售情况进行预估需提前7-10天进行下单，便于供应部进行采购与生产部合理安排生产（特殊情况特殊对待）销售内勤制作生产订单分
2、两部分，一为一般订单，二为紧急订单，根据客户要货的先后顺序进行编号，以便生产部安排计划。1.2 为保证产品的高质量，不出现返工或造成成本的浪费，销售内勤接订单的同时要与客户沟通确定好生产及包装要求、交货时间，以文件形式给到生产部，生产部按此要求进行生产及包装，具体事项包含产品名称、规格型号、数量、包装方式、包材详细附件、产品特殊要求及生产要求等内容，务必在订货单上进行详细说明。1.3 订单确定后，销售服务部一天分两个时间段下发订货单。第一时间段：每天上午9:00销售内勤把订货单交至生产办公室，与生产指令下发人员对原料、辅料库存情况及产品的生产周期进行核准，结合实际情况进行第二日的排产；第二时间
3、段：当日下午14:30分进行最后确认，生产任务确认后不得进行临时更改（除非有特殊情况比如：紧急订单（紧急订单需曲总或李总签字确认后方可变动计划），保证生产的顺利进行。1.4 如销售人员接收客户需求订单，应及时反馈到销售服务部，销售人员对生产部门进行的下单，生产部拒绝接收。1.5 销售部门负责产品交付后质量信息反馈和售后客情服务工作。交付后的产品出现质量问题退货流程如下：1.5.1 销售服务部对客户反馈的产品质量信息接收反馈。1.5.2 销售服务部对产品质量问题进行确认，并通知客户把相关出现质量问题的产品的样品先邮递回公司，如无相关样品，应与客户进行委婉沟通，表明公司的观点，不予退货更换。1.5
4、3 产品（存在质量问题的样品）到厂后第一时间通知质量管理部，由质量管理部对样品进行各项指标的检测，质量管理部结合检测数据报告提供处理方案，提交总经办，由总经理对处置建议进行审核，并签字确认。如无质量问题，由销售服务部告知客户，此批产品因不存在质量问题，不予退换。1.5.5 有产品质量问题的，总经办审批后，由质量部将退货审批表单交生产部，生产部根据建议对该产品进行产品处理计划。1.5.6 处理有关投诉方面的问题，包括产品质量问题投诉、物流投诉及市场反馈信息，分类统计分析。1.5.7 要定期完善、更新、整理客户资料，定期组织对客户作出评估（订货量多少），对经常不订货的客户要定期进行电话回访了解或
5、每月定期向公司客户发送客户满意度调查，做到时时与客户保持联系，才不会让一些老客户流失。维护把握住目前客户的前提下，开拓新客户,是我们公司销售目标。定期把每月客户要货情况或回访情况及时上报总经理，让总经理及时了解各个客户动向。加强与客户的沟通和协调，提高客户满意度，也是我们销售服务部的职责之一。1.5.8 订单发货：销售服务部根据客户交货时间及结合生产部的实际生产情况下，制定具体的销售订单计划发货表，提前告知生产部，以便生产部安排成品保管提前准备分拣，保障成品发货时间不延迟及数量准确性。销售服务部打印出的销售出库单（发往合作客户的终端客户）,如不能作为成品保管发货的参考依据，需另外配备一份附件（
6、包含终端客户名称、产品名称规格、口味、数量、发往地址等重要事项）。遇到这类发货单需销售服务部提供一份发货单（系统打印销售出库单）、一份发货明细单交至成品保管处，并同时告知物流车何时到达、物流车牌号、司机名字及联系方式。1.5.9 款到发货制。每一个客户严格遵循公司财务制度，务必笔笔准时到账，款到货出。销售服务人员负责及时与客户沟通了解款项一事，及时与财务应收应付会计对接。如款项未到账，要及时与客户联系沟通协调，以保障产品准时发货不影响客户要求的到货时间。2、生产部2.1 生产部接收销售订单后，生产指令员根据订单情况进行分类整理，并及时跟踪原辅材料的库存情况（核算生产所需原、辅材料数量），如库房
7、中缺少材料，核实缺少数量，及时通知库管向采购部门进行汇报采购申请，保证原辅材料的正常供应。2.2 生产指令员要随时关注机器设备运转、生产人员匹配情况，便于对生产任务的临时调整。2.3 当上述生产条件具备时方可向生产各车间下达生产任务单。2.4 生产指令确认后，不得随意更改，中途也不得进行加单，避免造成生产秩序的混乱。2.5 为便于后续生产任务的准确性，生产指令员在当日下达生产指令后应随时与销售服务部门进行沟通，了解客户后续产品需求点，保证原、辅料的正常供应。2.6 当生产中出现异常状况，生产指令员及时向销售服务部门反馈信息,确保销售部门与客户的及时沟通，做好销售的客情工作。2.7 生产指令员不
8、得私自接收业务人员或客户的需求订单，不得直接与销售部门订单接收人员进行业务对接。2.8 如因销售订单急需供货，而库存原材料不符合加工产品型号规格，须及时对生产任务进行调整并上报相关客户及采购部门，便于原材料的及时供应。3、质检部3.1 原辅料检验员对到厂的原材料进行检验，按照产品标准要求（理化、微生物）进行检验，检验结果（合格、不合格）必须出具检验报告O3.2 检验合格后库房仓管方可办理入库手续，保证生产的顺利进行。3.3 负责生产过程中产品的自检、互检及相关检验记录台账，按照标准做好记录，并把生产中的问题点及整改事项的建议汇总给到生产部,由生产部在实际中进行实施改正。3.4 负责客户退货或质
9、量反馈的处理工作。3.5 生产部每批发货都要经质量管理部检测无误开具成品合格放行单，方可出厂，质量管理部要加强管控此环节，务必做到每批都进行管控开具放行单。4、新品试产及换版4.1 销售人员负责新品试产或换版前与客户的对接工作，及时向客户索要新品生产或换版通知书，通知书内容具体包括（产品名称、规格型号、数量、包装方式、包材详细附件、产品特殊要求、生产配方要求等内容）。通知书的内容要让销售人员、质量管理部核对无误后，方可下达生产部。4.2 核准无误后的通知书由质量管理部组织生产部相关生产工段进行产前的培训，全部人员知晓具体的工艺标准要求、注意事项方可投入生产。4.3 新品试产或换版通知书下达生产
10、部后，相关内容由生产部进行最终落实，质量管理部要对新品生产加强环节管控，质量管理部要派专人从第一工序开始监督到最后工序，保证每条生产条线严格按照生产工艺标准操作，保障产品质量问题。5、采购部5.1 对生产部提报的短缺产品，要尽快采购，并把到货时间告知生产部,以便生产部安排后续计划。5.2 对于我们食品/保健品企业，在对原辅料进货要求特别严格，必须告知供应商在送货的同时带好所有证件（检测报告、企业三证、出库单或发票、食品流通许可证（间接商）等），严格按照质量管理部要求提供。5.3 公司或客户包材的采购，需采购部门要求供货商提前以邮件形式发一份到货通知单，通知单内容包含包材名称、数量、到货时间等，
11、以便我们仓库保管安排收货。四、罚则1、严格按照本流程进行运行，在运行过程中有违反本流程的部门，视情节轻重给予100-300元/次罚款，部门负责人连带30%2、销售服务部接单人员不能与客户进行准确的信息传递，造成生产秩序混乱或生产错误，给予接单人员30-50元/次罚款，如果影响严重的话，将按损失比例承担，部门负责人负连带责任。3、生产指令员在接单时应准确核对生产内容，如因审核不准造成生产错误，给予其50-100元/次罚款，如果后果严重的，将按损失比例进行承担，部门负责人负连带责任。4、质量管理部如因对原辅料及每批成品检测失误，造成产品质量问题,能进行挽救的，给予相关人员50-100元/次罚款；如
12、给公司带来一定损失的，将按其损失比例进行承担，部门负责人负连带责任。到货通知单供应商名称：预计到货时间:J丁P商品名称数量备注仓库接收人:送货人签字:日期：日期：车牌号：产品退货申请单退货单位士文件编号：R-F001-04Z1DI弟方1商品代码商品名称口味批号规格单位数量生产日期备注退货理由：!运费付款方式至“付口客户付口|客户反馈的退货原因：（口错单口滞销批号过老口物流事故导致外箱破损、变形、污染等口检测结果不符其内控质量标准口产品开包时期发现质量问题如变色等其他：）预计退货到日期：申请人：日期：总经理：日期：退回接收基本情况：;商品代码商品名称口味批号规格里也数量生产日期备注库管；日期：质
13、量管理部：、对退货商品进行检睑，并对检魁结果进行再次评估J（E）处理意见：质量管理部：旧期：1总经理意见.：日期：返回产品处理情况：操作人：日期二复核人：日期：退回产品包装盒损耗情况:操作人：日期：复核人：日期：生产部处理完成计划：生产部负责人士日於退货单流转流程：业务部填写退货申请表一经理同意确认意见一销售部记录退货情况-仓库盘点退货数量一质检部进行检验给予处理者见一总经理确认处理意见一开退货入库单财务部入龈一份，保管留存一份）一岸间对退货产品进行处理-一保管负责重新再利用的包装盒进行入库一生产部负责退货处理完成计划-退货申请单上交销售部存档,成品放行审核单产品名称批号生产日期规格数量检验单
14、号审核人审核日期审核项目审核内容结果1生产指令及配方物料领用数量是否与生产指令T。是口否口产品配方是否与生产工艺TL是口否口2生产用物料生产所用物料有合格报告书，投料名称与配方TL是口否口投料量与配料单T,投料顺序及工艺参数正确。是口否口3批生产记录记录齐全，数据完整，书写正确，有操作人、审核人签名。是口否口生产符合工艺要求，生产状态、清场合格证均符合要求。是口否口中间产品是否按规定取样检验，检验结果符合标准。是口否口中间产品后检验单或QA确认，结果符首内控标准。是口否口所用包装说明书、标签、合格证正确，打印日期及保质期止确。是口否口4物料平衡各工序物料平衡结果符合标准要求。是口否口5检验报告是否按批准的企业内控质量标准和检验规程进行检验，并且记录完整、准确，复核无误。是口否口是否有质管部签发的物料检验报告书，且结果符合规定。是否执行批准的标准操作规程。是口否口6偏离处理执行偏差处理程序、记录完整、准确。是口否口7生产现场监控记录完整与批记录一致准确无误。是口否口结论同意放行口不同意放行口审核人：日期：年月日批准人：日期：年月日注：使用时在相应的“口”内划发货明喉客圈称：籍iT单号：聘鹦客户邵产品名格（口味.损格g）规格（念/IS）数量（箱）备注123456789101112131415部门负责人好：制表人签字:日期：日期：9 / 10
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