毕业论文---浅谈如何做好秘书岗位工作.doc

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1、毕业论文浅谈如何做好秘书岗位工作 目 录摘要1关键词1Abstract11.引言22 秘书概说32.1 秘书一词的来源42.2 秘书的类别42.2.1 文字秘书42.2.2 机要秘书42.2.3 通讯秘书42.2.4 信访秘书42.2.5 事务秘书42.2.6 生活秘书43 秘书机构53.1 各级秘书机构53.2 各类秘书机构54秘书处的工作性质54.1 法律性54.2 涉外性54.3管理性54.4服务性55 秘书人员应具备素质65.1基本素质65.2业务素质75.3文化素质85.4其他技能96秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术97秘书人员应做到107.1、具有过硬的文字功底，眼光敏锐、

2、高瞻远瞩107.2、做好各项事务的协调，当好领导的助手117.3、有针对性地搞好本单位宣传工作127.4.强化协调工作137.5.强化公共关系工作137.6.实现服务创新148结论148.1一要追求而不索求158.2是要比较而不计较168.3要争气而不争宠168.4要依靠而不依附168.5要平凡而不平庸17参考文献17致谢17浅谈如何做好秘书工作 Study On how to do secretarial work well 摘 要：秘书是各级领导人的智囊和助手，辅助领导人从事各项管理工作，肩负参谋助手、协调综合、督促检查、拾遗补缺、宣传策划等重大责任。（用一两百字概括出论文所研究或描述的主

3、要内容） Abstract ：The secretary is all levels of leaders of the think tank and the assistant, auxiliary leaders in a variety of management work, shoulder advice assistant, coordinate, supervise and check the comprehensive, shortage make-up, promotion and planning and the important responsibilityKeyword

4、s：Secretary; Post; supervisi关键词：秘书；岗位；监督 1引言秘书工作是典型的助人行业,具有辅助性、从属性、服务性的工作性质,每天要与来自全国各地生活经历不同、个性修养不同、情绪状态不同的教师、学生打交道,人际交往难度较大,不但工作负荷重,而且心理压力大、精神高度紧张。所以第一点，做为个秘书人员必须要有很强的抗压能力和服务意识。熟话说：秘书人员是老板、经理的左右手。明显，作为一名秘书应该辅佐上司并在有需要的时候出谋划策，从而达到老板预期目标的效果。而秘书参谋效应的好坏,参谋辅助作用的大小,取决于秘书素养的高低。因此,第二，作为秘书应努力加强思想道德修养,加大知识技能储

5、备的力度,提高身体和心理素质。随着科学技术和文化的高速发展,现代人类知识的总和迅速增加,在这样情况下,秘书只有在实践中不断提高自身的素养,才能胜任自己的工作。秘书在实践中的自我修养提高,不仅要有正确的途径,即勤奋学习、勇于实践、敢于冒尖、考虑周全，未雨绸缪、敢于异想天开、善于总结,还要有一种良好的精神状态,这就是强烈的改革意识、刻苦勤奋的精神、锲而不舍的精神。2.“秘书”概说 什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。 在现代社会， 你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，

6、可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。 然而，有关秘书的话题还是要讨论，这

7、是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。 2.1秘书一词的来源a、 一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。b、 一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、 秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏 折。宣布皇帝的诏书等。c、 外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘

8、。d、 宫廷里的藏书，尤指禁书。e、 宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。 2.2秘书的类别a、 从服务的对象上分： b、 从所属部门来分c、 从具体的工作性质分2.2.1文字秘书2.2.2机要秘书2.2.3 通讯秘书2.2.4 信访秘书2.2.5 事务秘书2.2.6 生活秘书 3.关于秘书机构 3.1各级秘书机构a. 中央机关的秘书机构b、 省、市、县机关的秘书机构c、 基层单位的秘书机构 3.2各类秘书机构a、 人民解放军系统的秘书机构b、 企事业单位秘书机构c、 民主党派d、 人民团体此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属

9、于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如 筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。4.秘书处的工作性质 我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点： 4.1法律性此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的 工作，经手着与法律有关的事物。4.2涉外性我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。4.3 管理性 秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序， 管理各种文档 ，管理财务等。

10、从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。4.4服务性我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。5.秘书人员应具备的素质5.1基本素质a、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。b、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天

11、都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工工作的。c、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个

12、熟人因腐败问题露馅，进去了。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！5.2业务素质a、 理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。b、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。c、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事

13、效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”） 5.3文化素质a、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾

14、乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。b、 自然科学仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。c、 外语我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。5.4此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。(其他技能)俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有

15、你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。 5.5秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。 工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。6.秘书人员应做到文秘人员，是一个

16、机关、企事业单位不可或缺的组成部分，在单位里起到一个举足轻重的作用。文秘工作本来就是个苦差事，水平太高的可能不愿意干，而素质不高的也无法法胜任。因此说一个文秘人员素质的高低，直接体现着文秘工作的强弱，直接体现着该文秘人员是否对本职工作尽职尽责。那么，如何做到一个高素质、合格的文秘人员呢？本人认为，应做到以下几点。 6.1具有过硬的文字功底，眼光敏锐、高瞻远瞩。 一个合格的文秘人员，首先必须具有过硬的文字功底。也就是说，要具有一定的写作基础，博览群书，“吸众家之长，补一己之短”。要敢于探索，勇于创新，勤于思考，勤于实践，勤于动笔。“积流成河”，只有积累的素材多了，才可以有话可说，才可能有事可写，

17、日积月累，一个过硬的“文字城墙”才会逐渐筑起、增厚。其次，要具有敏锐的思维力。一个文秘人员要象新闻记者一样，具有捕捉“新闻”的敏感性，做到脑活、嘴勤、眼快、腿勤。通过对一个单位一定时期的调查研究，要具有对该单位视察情况的洞察力，只有深挖细掘，写出来的材料才具有鲜活性，才具有说服力。再次，眼光高瞻远瞩。文秘人员作为领导的得力助手，每天做好本职工作的同时，要学会领悟领导的意图本领。协助领导起草一个纲领文件，要从站在领导或者说要高于领导的角度出发，深悟领导意图，依据原则，高瞻远识，勇于拓新。 6.2做好各项事务的协调，当好领导的助手。 一个优秀的文秘人员，要想做好领导的参谋，当好领导的得力助手，并非

18、仅坐在办公室内起草文件，而是要走出去，做好各项事务的料理与协调，与领导分担，解领导之忧。首先，要做好各种会议的协调工作。会议未开，文秘先行。领导讲话材料的编排，参加人员的接待，会议记录，会议各项事务的统筹安排等一切事宜，应先由文秘人员策化完毕，呈报领导审批后，再一锤定音。这样，不仅能让领导有时间去思考重要问题，而且也为会议的顺利召开打下坚定的基础，同时，也充分显示出了一个优秀文秘人员较强的组织协调能力。其次，做好文件的上传下达工作，文秘人员在做好单位文件编排工作的同时，要努力做好文件的上传下达工作。可以说，文秘人员是领导的传话筒。文件的上传下达工作，看起来是一件非常容易之事，但真正做起来却并非

19、如此。对于一些文件，尤其是一些重要文件的上传下达工作，要严谨了再严谨。误悟领导意图，错传错发文件，就有可能使单位工作停滞不前或工作开展缓慢。因此说，文件上传达工作的出色与否，直接体现着一个文秘人员“悟性”的高低，直接关系着文秘人员是否能真正地成为领导的得力助手。 6.3有针对性地搞好本单位宣传工作。 宣传工作并非仅是一个单位宣传部门分内之事，同时，也是一个合格文秘人员必须做到的工作。一个优秀的文秘人员把单位工作中好的的做法，通过通报、简报、信息等方式，形成定性文件，对内传阅的同时，更要通过手中之笔，把好的做法、思想通过报纸、广播、电视等媒体向外宣传出去，真正达到妙笔生辉的效果。这样，既提高了文

20、秘人员文件编排的能力，同时，又促进了文秘工作的开展。 文秘工作是一个机关、企事业单位的“智慧库”，作为从事文秘工作的人员来说，要想真正当好单位领导的参谋，在“笔杆子”过硬的条件下，还必须在思想上与时俱进，勇于创新。在静态中看变化，在动态中求发展，在平淡中求创意，在发展中创效率，真正发挥文秘的作用，进一步把文秘工作做好、做细、做精。 文秘人员，是一个机关、企事业单位不可或缺的组成部分，在单位里起到一个举足轻重的作用。文秘工作本来就是个苦差事，水平太高的可能不愿意干，而素质不高的也无法法胜任。因此说一个文秘人员素质的高低，直接体现着文秘工作的强弱，直接体现着该文秘人员是否对本职工作尽职尽责。那么，

21、如何做到一个高素质、合格的文秘人员呢？本人认为，应做到以下几点。 6.4强化协调工作市场经济条件下，企业直接进入市场竞争，企业所面对的各种关系更为繁多，所以协调工作显得更为重要。协调工作是企业秘书工作的一个重要组成部分，表现为对内协调和对外协调。对内协调有上下关系、秘书与领导的关系、领导成员之间的关系、职能部门之间关系的协调。现今企业秘书的协调主要是对外协调和经济关系的协调，因为在高速发展的市场经济环境下，企业间的交往关系主要是一种经济关系、供求关系。同时，企业秘书人员还要改变以往的协调方式，多运用经济手段，法律手段，站在国家、政府、企业三者高度统一的基础上搞好协调，并不断提高自己的协调能力。

22、6.5强化公共关系工作任何一个企业都是社会经济活动的基本单位，都同社会有着千丝万缕的经济联系，所以企业要生存、发展、还必须开展外部公关工作。秘书是树立企业形象的窗口。人们往往把秘书部门看成是领导的代言人。因此，秘书人员树立良好的形象是很重要的。如果企业秘书关系融洽、办事认真、态度友好，就可以给人留下良好的印象，从而增进彼此的业务往来。美国华盛顿一家市场调查机构做了一次调查，结果是这样的：“在来企业办事受到非礼待遇的人当中，96%的人不直接抱怨，但有91%的人不会再到这个企业来。而且，受到非礼待遇的人平均向他周围的9个人讲述。其中13%的人要他周围的20个人讲述。”6.6实现服务创新面对竞争日益

23、激烈的市场，秘书要当好领导的参谋助手，必须做到主动服务，超前服务。现代领导科学和管理科学要求领导决策和管理逐步从经验型转变为科学型，在做出决策前必须进行大量的信息处理，情况调查分析，方案的设计优选，以及决策后的查办总结等工作。这些工作不可能由领导一一躬亲，而要靠有关部门和提供智能服务的“思想库”、“智襄团”来完成。秘书人员作为领导身边的参谋助手是义不容辞，责无旁贷。从时效和质量上，必须做到超前，迅速，主动，准确，优质，既要办文办事，又能出谋献策；既收发传递信息，又要综合处理信息；既要重视经验，又要加强科学化管理，积极开展创造性的工作，实现主动超前服务。企业秘书还要正确认识和掌握秘书工作的规律和

24、特点，实现工作科学化。不断加强对程序性工作的科学办理，如领导班子召开的各种会议，月、季、年度工作总结报告，文件的登记，传阅和办理，信息的收集编送等，都有一定的周期和相对固定的步骤。对于这类工作要提前确定好办理方案，做好准备，付诸实施；对于非程序化的工作要做到超前预测，把工作做在前面。比如，每年的中心工作，重大事项，一个阶段的重点工作，一些季节性较强的工作等，都是可以事先知道的，只要我们在实际工作中留心观察，善于捕捉信息，勤于思考判断，提前做些准备工作，到时就可从容不迫。我国的秘书，除了在党政机关服务的以外，大多数分布在各行各业，而每个行业都有一定的专业。秘书不是专业人员，不能要求其成为某专业领

25、域的专才，但也要熟悉所在行业的专业知识，否则就无法在该行业立足，更谈不上起草专业性文件，处理专业性事务了。因此，秘书应成为通才专才型人才，具备并不断提高较高的政治素质、扎实的文字功底、过硬的技术素质和良好的综合素质。未来是一个完全开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步推进，最终会达到全球资源的共享。秘书人员的国际化流通也是必然的趋势。企业的生存和发展充满新的机遇和挑战。社会的进步为秘书的发展提供了广阔的舞台。新的形势向新时代的企业秘书提出了更高的要求。企业秘书只要能够切实转变观念，加强理论修养，提高业务水平，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，就一定能够应对新的职业挑

26、战，实现自己的人生价值。7秘书人员应做到总的来说，从事秘书工作的同志应该学会自我调整心态,经常校正人生方向,不断提高自身素质,严格做到“五要五不”:7.1要追求而不索求。人要有点追求。没有理想，没有追求，就会失去干事业的激情和动力，就会不思进取，得过且过。有了理想，有了追求，人生就会有目标和方向，就会有责任感和荣誉感，就能够从烦琐细碎的工作中找到快乐，就能够在持续的奉献中实现人生价值。如果为了私欲、名利而奋斗，那就是索求。7.2是要比较而不计较。因为有比较，我们才增长见识，才能发现差距，才能认识自我。比较是是良师是益友，是人生进步的助推器。比较和计较之间仅一字之差，却有天壤之别。为提高对比是比

27、较；为得到而对比是计较。比较和计较之间有一根红线，向前一步是比较，向后一步是计较。在平时工作中要多比较，不计较。7.3要争气而不争宠。俗话说：“人活一口气，树活一张皮。”中国人历来讲究争气，争气其实是个争荣辱的问题。争气，不是争意气、争名利和争面子，而是争工作落实的好坏、争服务水平的高低和奉献精神的多少；不是争个人的地位和得失，而是争服务能力在领导心目中的位置。为工作而争是争气，为自己而争是争宠。争气要靠实干，而争宠是靠虚功。7.4要依靠而不依附。人在社会上，没有依靠不行；干好事业没有依靠不行。父母是孩子的依靠，领导是工作的依靠。依靠是做好工作、干好事业的支撑。一个人要干好工作，需要依靠组织的

28、支持、领导的指导和同志的帮助。因此，上下级在工作中，十分自然地形成一种相互依靠关系。如果把这种关系变成了依附关系，把工作关系变成了个人关系，这种依靠就变了味，就走向了不正确的一面。7.5要平凡而不平庸。甘于平凡并不等于甘于平庸。甘于平凡是一种积极的心态，是在平常事中保持平常心，是在平静中进取，是不求索取只求奉献的最高境界；甘于平庸是一重颓废的心态，是在平常事中丧失平常心，是在平静中无所作为，是不求无功但求无过、碌碌无为的一种精神状态。因此在平时工作中，要努力做到平凡而不平庸。参考文献 1 Eliot, T. S. On Poetry and PoetsM. New York: Octagon

29、Books, 1975.116-1192 Harrison, J. Rudyard KiplingM. Boston: Twayne Publishers, 1982. 121-1223 Ruthford. Kiplings Mind and ArtC. Edinburgh: Oliver & Boyd, 1964.222-2234 胡文仲. 跨文化交际学概论M. 北京:外语教学与研究出版社,1999.139-1405 贾玉新. 跨文化交际学M. 上海:上海外语教育出版社,1997.280-2866 王立非. 应用语言学统计研究方法的实证调查-态度与实践J. 外语教学与研究,2002,(3).23-25致谢本论文是在詹书权老师的悉心指导下完成的。为了表达我的感谢之情，在此，谨向詹老师表示崇高的敬意和衷心的感谢！本论文的顺利完成，离不开各位老师、同学和朋友的关心和帮助。在此感谢詹书权老师的指导和帮助；感谢广州康大职业技术学院应用外语系的支持和帮助。18