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1、秘书的信息档案工作一、信息的涵义、特点和意义（一）信息的涵义信息是指对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。它广泛地存在于自然界和人类社会。信息数量浩如烟海，按性质可以区分为自然信息、生物信息和社会信息三大类型；信息的形态多种多样，一般可以区分为文字形态、声像形态和记忆形态三种类型。但就某一特定的社会活动而言，所面对的必定是所有的信息中的一部分，也就是说，所谓的信息必须是对特定社会活动有利用价值的。（二）信息的特点我们正处在一个信息社会，要充分地利用信息，必须了解信息的特点。信息有以下十大特点。（1）可量度信息可采用某种度量单位进行度量，并进行信息编码。如现代
2、计算机使用的二进制。（2）可识别信息可采取直观识别、比较识别和间接识别等多种方式来把握。（3）可转换信息可以从一种形态转化为另一种形态。如自然信息可转换为语言、文字和图像等形态，也可转化为电磁波信号或计算机代码。（4）可存储信息可以存储。大脑就是一个天然信息存储器。人类发明的文字、摄影、录音、录像以及计算机存储器等都可以进行信息存储。（5）可处理人脑就是最佳的信息处理器。人脑的思维功能可以进行决策、设计、研究、写作、改进、发明、创造等多种信息处理活动。计算机也具有信息处理功能。（6）可传递信息的传递是与物质和能量的传递同时进行的。语言、表情、动作、报刊、书籍、广播、电视、电话等是人类常用的信息
3、传递方式。（7）可再生信息经过处理后，可以其他形式等方式再生成信息。输入计算机的各种数据文字等信息、可用显示、打印、绘图等方式再生成信息。（8）可压缩信息可以进行压缩，可以用不同的信息量来描述同一事物。人们常常用尽可能少的信息量描述一件事物主要特征。（9）可利用信息具有一定的时效性和可利用性。（10）可共享信息具有扩散性，因此可共享。（三）信息的意义秘书部门是信息集散中心，是领导决策的参谋；因此对于秘书工作来讲，信息具有十分重要的意义。（1）信息是秘书人员辅助领导决策的依据领导决策的全过程可以大致区分为决策准备、决策形成、决策落实和检验三个阶段。秘书的辅助决策贯穿于决策的全过程：在准备阶段，通
4、过搜集并提供信息，辅助领导认识、判断和验证问题；在形成阶段，分析研究信息，提供决策的意见建议；在落实和检验阶段，搜集决策实施过程的反馈信息帮助领导了解决策的施行情况。信息是辅助决策的一个根本性要素，离开信息的支持，决策毫无科学可言。（2）信息是秘书人员处理日常事务的依据秘书部门作为综合性机构，每天会面对众多的事务性工作，诸如文书处理、答复咨询等。秘书人员在处理这些事务的时候，首先要了解客观情况和办事原则，然后选择合适的方法进行处理，因此，掌握必要的信息是秘书人员处理事务的前提。（3）信息是秘书人员起草文书的基础秘书人员承担着一个单位大量的文书起草工作。文书是实际工作的客观反映，文书的起草必须以
5、客观事实为依据，反映现实情况，解决现实问题。秘书人员在起草之前，首先要充分地收集和掌握相关信息材料，这样，文件的起草才有可能做到言之有物、言之如实、言之有方。如果信息掌握不充分，那么最终文书的实用价值就很难得到保障，甚至会误导实践活动。（4）信息是秘书人员协助管理、协调关系的依据秘书部门还担负着单位内部一定程度的行政管理责任，经常处理各部门之间以及单位与单位之间的一些协调性问题，这些工作同样离不开信息的支持，秘书人员只有了解到真实的情况，才能采取合理的措施，如果片面主观地处理问题反而容易激化矛盾，不利于问题的解决。信息对秘书工作来讲有着十分重要的意义。因此，信息工作就是秘书的一项重要职能。所谓
6、信息工作，就是对信息的收集、加工、处理、传递、存储活动的过程。（四）信息存储的载体（1）纸质载体目前，大部分信息是以纸质形态出现的。因为纸张是人类有悠久使用历史的记录材料，具有记载和阅读方便自然的特点，纸质文件比磁性或者其它媒体的存档程序相对更具标准化。纸质文件信息依然是办公室的主角，是目前使用最多的存储载体。（2）磁性载体磁性载体的使用发展迅速，常用的磁性载体有软盘、硬盘和磁带。软盘软盘是一种很薄的磁性盘片，由聚酯薄膜制成，其上有氧化物涂层。它能随时存储信息，可根据使用需要随时插入计算机，用以记录机器中的信息和调用原来存储的信息，使用完毕后取出单独保管。优点：*成本低，体积小，重量轻，便于携
7、带；*可脱机存放，随时存取信息；*适用于日常存储电子文件。缺点：*记录的信息难以长久保存，数据容易丢失；*必须有针对性地采取保护措施。硬盘是计算机系统中最常用的外存储器，是典型的磁表面存储器。优点：*存储容量大；*存取速度快；*传输率高；*可靠性高，不易受周围环境影响，工作稳定性好。缺点：*内置式硬磁盘不易拆卸，不易脱机保存；*不宜用于保存长久性文件；*不宜用作归档文件的存储介质。磁带是最早出现的磁存储载体。磁带是一种磁性带状存储介质，一般缠绕轴上放入盒中，称为盒式磁带。优点：*磁带可脱机保存；*比软盘存储容量大；*磁带是串行记录，存取速度慢。缺点：*磁带是接触式工作，易使磁头、磁带磨损；*使
8、用磁带存储文件信息需要配置相应的磁带机。光盘光盘已经成为世界范围内十分普及的一种信息载体。光盘既可以用作记录图像和声音，又可以用来记录文字，甚至可以将不同形式的信息同时记录在一张光盘上，成为目前最理想的多媒体存储介质。从记录信息的性能上来分，光盘有只读式光盘、一次写入光盘和可擦式光盘三种：*只读式光盘制作者一次性写入信息后只能供使用者读出信息而不能追加记录或擦除信息。*可擦式光盘具有与磁盘相似的功能，信息能随录随放，可供使用者多次写入、擦除和重新写入信息。这种光盘特别适合于经常更新内容的信息的存储，但不宜作为电子档案的存储介质。*一次写入式光盘具有随录随放的功能，用户可以根据自己的需要记录信息
9、，但信息一经写入就不能排除。这种不可逆式的记录介质适合于存储终结性文件，可有效地保持文件的原始性，因此可作为电子档案的存储介质。缩微品缩微胶卷和缩微胶片也是信息存储的形式之一。它是利用专门的光电摄录装置，把以纸张为载体的信息或机读文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微复制品。目前，信息缩微化的形式有缩微摄影、激光全息超缩微摄影等，信息经过缩微化的处理，使信息存储密度大大提高。（五）注意事项计算机存储应采取必要的保护措施：制作备份；重要信息应制作书面备份；磁盘存放在磁盘盒中；给磁盘贴上标签以识别内容；保证磁盘不放在任何磁性物旁边；保证访问磁盘信息时，需要密码；不使用外来的磁盘，防止带来
10、病毒。二、信息工作的基本要求信息工作具有很强的原则性，遵照以下几个方面的要求是扎扎实实把信息工作做好所不可缺少的。（一）及时信息工作讲求时效。信息的价值与提供利用的时间是两个互为关联的要素，两者之间的关系是：信息提供越及时，利用价值就越大，信息提供越滞后，利用价值就越小。因此，秘书人员在信息工作中应该快速反应，快速搜集，快速处理，快速传递，减少中间环节阻碍。（二）准确信息工作讲求真实准确。秘书人员应该注意信息资料的真实性，在众多信息面前能够区分其真伪，保留真实信息，排除虚假情报。另外，在处理信息的时候，能够保存和反映事实的本来面貌，客观地揭示事物的本质规律，不得添加主观的、情绪的成分，更不允许
11、随意的臆断和猜测，即使是面对信息中最细微的要素诸如信息资料的时间、地点、数字、引语、出处等，也应保持其真实准确。真实准确是信息工作的生命。（三）充足信息工作讲求充足全面。充足，并不是说数量越多越好，而是追求全面，也就是说，一定数量的信息只要能把事物完整真实地揭示出来，那就做到了充足。为此，秘书人员要从多个角度、多个层面来收集信息，通过信息之间的相互补充，相互印证，结合而成有机整体。（四）适用信息工作讲求适用对路。信息工作要从实际需要出发，每一次的信息工作都应该有明确的目的，保证所进行的信息工作是为反映某一实际情况、解决某一实际问题而进行的信息工作，而不是毫无方向、没有实际意义的信息工作。三、信
12、息工作的程序1、信息的收集信息的收集是指因实际利用的需要而获取信息材料的行为过程，这是信息工作的首要环节。秘书人员可以通过多种方式来获取信息材料，主要的方式有：（1）检索工具。通过由完整的检索工具建立起来的检索途径，查找信息资料。如：图书馆中图书以及档案馆中档案的查寻。（2）摘记剪贴。将书籍、报刊上有价值的信息，用摘记的方法将要点记下，分类存放，或把有关文章剪下来，粘贴在信息册上。（3）记录。秘书人员将领导或有关人员在会议及其他场合中的发言、指示、建议、意见等记录下来，并加以整理分析，提炼有价值的信息。（4）交流。秘书人员在信息市场或在社交场合，通过洽谈、聊天等方式，搜集各种信息，或通过信息网
13、点交流各自搜集的信息，或通过交换内部信息报等扩大信息量。（5）调查。运用各种调查手段，深入现场或信息源获取信息资料。（6）网络搜寻。利用互联网络信息搜寻工具诸如百度、GOOGLE等信息搜寻系统，通过输入关键词语快速查找信息，或者通过已知“路经”搜索信息。（7）购买。向有关机构购买信息。收集信息需要注意以下几个方面的情况：（1）剪贴资料时，剪下来的资料可以贴在没有价值的旧杂志上，也可以贴在16K的复印纸上再装钉。剪报时还要注意将旁边没有关联的文字信息剪去，以方便阅读。（2）粘贴信息时，注意标明信息的题目、作者、报刊名称、日期、页码等。（3）信息中重要的内容要用红笔画上重点线，以引起使用人员的注意
14、。（4）一些需要提示的内容，要在旁边加几行书面文字，遇到一些新名词和英文缩写，要注释。（5）在购买信息的过程中，要本着经济办事的原则，在保证质量的前提下尽量少花钱，避免过度开支。（6）尽量采用计算机来做信息收集工作，如：信息的摘记粘贴可以由计算机完成。2、信息的筛选信息的筛选是对收集来的大量繁杂的原始信息通过鉴别和选择，剔除无用的失真的信息，提取有效真实的信息。筛选工作对于提高信息层次、质量、效益等起着关键的作用。对原始信息的选留一般分为两种：一实用选留，这是根据当前的需要选留信息；二是入藏选留，这是作为日常的信息工作而进行的一般意义的选留。前者要求信息有深度，并适合当前需要；后者要求信息有广
15、度，并具有长期利用价值。做好信息的实用选留工作，要掌握筛选的标准：（1）注意选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。（2）注意选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。（3）注意选择与本单位经营管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解等信息。（4）注意判定信息的真伪、价值大小，把握信息的“新鲜度”。3、信息的加工和综合处理筛选之后的信息常常要经过初步加工形成初级信息。加工的方法主要有：文字加工，即用文字概括信息中实质性的内容，提高其利用价值；信息提要，即将大量信息提炼出若干条信息的要点，供深度加工或速报领导；信息分类，即按不同的内容、性质和作用，对信息进行分类，使其系统化、条
16、理化，便于检索。信息的综合处理是从总体上对信息进行系统分析、判断和归纳整理，提出较系统、深刻的意见和建议，形成切合决策需要，有深度的高层次信息。信息的综合处理要求：（1）要有广度。所谓要有广度，是指综合处理信息材料的面要宽，情况和问题要全面。这就需要丰富、翔实的信息资料，在这基础上分析综合才能具有一定的覆盖面。（2）要有深度。是指综合处理的信息材料要有情况、有分析、有对策。具体要求是：要恰如其分；要有必要的事实与数据；要有分析和建议。这样才能供领导层作决策时参考。4、信息的传递在一般情况下，信息在单位内部按组织关系进行传递，如果能够建立健全信息传递系统，信息传递的效率和服务的效果将会大大提高。
17、不同的信息具有不同的流向，基本的信息流向有3种：单向传递，即信息由发出者向需要者传递，满足接受者利用需要；相向传递，即信息传递的双方向对方互为传递信息；反馈传递，即信息使用情况由接受使用者向发出者进行传递。信息的传递方法则可以区分为口头传递、文书传递和电讯传递3种类型。秘书人员传递信息要注意传递的时效和适度的传递。前者是指要把握好信息使用时间，传递要不早不晚，恰到好处；后者是指根据实际需要，提供适量的信息，既不能过多，也不能过少，而且还要注意对信息的浓缩概括。5、信息的存储信息的存储是指把有利用价值的信息保存和积累起来，建立信息库，以备日后查找利用。信息的存储可以分为以下几个步骤：（1）信息的
18、登记。有总括登记和个别登记两种形式。总括登记反映库存信息的全貌，一般只登记册数、种类及总额等；个别登记反映每一份信息的具体情况，需要详细记录。（2）信息的编码。编码应该能够显示信息资料的组织方式和相互关系，一般有字符（字母或数字）组成基本数码，再由基本数码结合成基本数据。编码有许多种方式，常用的是分组码，即按后继数字来分别大小类进行单独编码，从左向右，左边数码为大类，右边数码为左边数码的属类。如：1000 某地区市场信息资料1100 某地区市场纺织品信息资料1110 某地区市场化纤织品信息资料1111 某地区市场纯涤纶织品销售信息资料1112 某地区市场混纺织品销售信息资料（3）信息的排列。信息的存放必须经过有序地排列。排列的方法主要有3种：登记号排列，即按信息登记的先后顺序排列；来源排列，即按信息来源的单位依次排列；内容排列，即按信息的内容分类排列。（4）信息的检索。是从信息库或信息资料档案整体中找出所需要的信息资料，有手工检索和电子计算机检索两种。信息存储需要注意以下几点：（1）收集来的信息都要保存。信息有近期价值、远期价值和潜在价值，不能因为暂时不用或已经用过而丢弃。（2）信息的分类要合理，便于查找。（3）信息的保存力求安全。一方面，注意信息物质形态的安全，避免破损，做好防蛀防火防潮；另一方面，妥善管理，严防泄密。（4）尽量使用电脑存储信息资料。