第6章　商务活动(第3版).ppt

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1、第六章 商务活动,第一节 会见与会谈活动 第二节 开放参观与签约仪式 第三节 庆典活动与剪彩仪式 第四节 新闻发布会 第五节 宴请活动 第六节 商务旅行,主要内容,第六章 商务活动,电子教案模版配色（1）,学习提示,（一）学习目标 了解常用商务活动的基本知识 掌握常用商务活动的筹备工作 熟悉常用商务活动的程序 掌握商务活动的服务工作 （二）学习重点 商务活动的筹备工作 常用商务活动的程序 （三）学习难点 商务活动的筹备工作 妥善处理商务活动进行中的突发状况,第六章 商务活动,第五章 商务活动,第一节 会见与会谈活动,会见，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。就会见

2、的内容而言，有礼节性的、政治性的、事务性的会见。 会谈。指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。 会见与会谈往往相辅相成。上司出面会见客人，往往为正式会谈定下基调，或创造条件。会见中双方达成的原则性共识，往往要通过具体而细致的会谈加以具体化；有时会谈也是为上司之间的高峰会见做准备。,第六章 商务活动,第一节 会见与会谈活动,一、会见与会谈的准备工作 1收集对方的相关资料 2通知主方参加会见与会谈的人员 3了解会见与会谈的地点和时间 4通知对方 5场所的布置及座位安排,04年11月20日，中国国家主席胡锦涛在智利首都圣地亚哥市出席亚太经合组织领导人非正式会议期间会

3、见美国总统布什。,第六章 商务活动,第三章 秘书的沟通与协调,电子教案模版配色（2）,第五章 商务活动,第一节 会见与会谈活动,一、会见与会谈的准备工作 会见与会谈的座次安排,第六章 商务活动,第一节 会见与会谈活动,二、会见与会谈的基本程序,第六章 商务活动,第二节 开放参观与签约仪式,一、开放参观活动 开放参观也即企业主动地开放一些项目供外部人员参观，从而达到宣传、沟通等作用。 （一）开放参观的主要项目 组织的展览室； 生产设备和工艺流程； 厂区环境； 员工的教育与培训设施； 组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。,第六章 商务活动,（二）开放参观活动面对的群体 组织对外开放参观所面对的公众

4、群体通常包括以下几类： 目标公众：包括经销商、消费者、生产协作者、代理商等。 一般公众：包括社会团体、社会各界代表、文化单位、职工家属、社区居民、学生等。 内部公众：包括职工、股东等 外部公众：包括政府部门、新闻界、社会名流、金融界等。,第二节 开放参观与签约仪式,第六章 商务活动,（三）开放参观活动的操作流程,第二节 开放参观与签约仪式,第六章 商务活动,第六章 商务活动,第三章 秘书的沟通与协调,电子教案模版配色（2）,第六章 商务活动,二、安排签字仪式 在商务活动中，通过洽谈产生的正式文件一般都需要举行签字仪式正式签署方能生效。 签字仪式是表明会谈各方对文件约束力的认可，体现各方对会谈成

5、果的重视，同时签字仪式还具有见证和宣传的作用。,第二节 开放参观与签约仪式,第六章 商务活动,（一）签字仪式的准备工作 1布置好签字厅 2准备好签字用具 3签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗 4合同文本的制作,第二节 开放参观与签约仪式,第六章 商务活动,第二节 开放参观与签约仪式,第六章 商务活动,第六章 商务活动,(二) 签字仪式的正式程序 1签字仪式正式开始 2签字人正式签署合同文本 3签字人正式交换已经由各方正式签署的合同文本 4共饮香槟酒互相道贺,第二节 开放参观与签约仪式,第六章 商务活动,庆典，是各种庆祝仪式的统称。为了扩大组织自身在社会的知名度，使组织与公众之间、与其

6、他组织之间等的相互了解，促进合作，一般在组织成立或有重大活动时都举行庆典。 剪彩仪式是在开业典礼、奠基仪式、竣工典礼、开工典礼、展销会等典礼活动中都需要举行的一种剪彩活动。,第三节 庆典活动与剪彩仪式,第六章 商务活动,一、庆典活动 （一）庆典活动的类型 1.开业典礼。 2.周年纪念庆典。 3.竣工典礼。 4.本单位荣获某项荣誉的庆典活动。,第三节 庆典活动与剪彩仪式,第六章 商务活动,第六章 商务活动,（二）庆典活动的准备工作 1精心确定庆典的出席人员名单。主要包括：上级领导、社会名流、大众传媒、合作伙伴、单位员工等 2精心安排好来宾的接待工作 3精心布置好举行庆祝仪式的现场。为了烘托出热烈

7、、隆重、喜庆的气氛，可在现场张灯结彩，悬挂彩灯、彩带，张贴一些宣传标语，并且张挂标明庆典具体内容的大型横幅。如果有能力，还可以请由本单位员工组成的乐队、锣鼓队或请专业人员届时演奏音乐或敲锣打鼓，渲染热烈喜庆的气氛。,第三节 庆典活动与剪彩仪式,第六章 商务活动,（三）庆典的具体程序 （1）预备。请来宾就座，介绍嘉宾。 （2）宣布庆典正式开始。全体起立奏国歌或唱本单位之歌。 （3）本单位主要负责人致辞。其内容是，对来宾表示感谢，介绍此次庆典的缘由，重点是报捷以及庆典的可“庆”之处。 （4）邀请嘉宾讲话。嘉宾是出席此次庆典的上级主要领导、协作单位或政府官员。嘉宾讲话的重点是表示祝贺与祝福。 （5）

8、安排文艺演出。这项程序可以省略。 （6）邀请来宾进行参观。 庆典后可安排餐饮活动。,第三节 庆典活动与剪彩仪式,第六章 商务活动,第六章 商务活动,二、剪彩仪式 剪彩仪式，指的是有关单位为了庆祝组织开业，宾馆、商店等机构的开张，高楼大厦的落地启用，道路或航线的开通等活动隆重举行，而聘请知名人士用剪刀剪断红色缎带的庆典活动。 剪彩仪式的会场布置要求喜庆、热闹。,第三节 庆典活动与剪彩仪式,第六章 商务活动,第六章 商务活动,（一）剪彩仪式的准备工作 1. 剪彩的用具准备 剪彩仪式上需要用的一些特殊的物品，如红色绸带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红色地毯等要事先准备，以免临场慌乱。 2. 剪彩人

9、员的确定 在剪彩仪式中，除了需要选定主持人外，还要选定剪彩者和礼仪小姐。,第三节 庆典活动与剪彩仪式,第六章 商务活动,（二）剪彩仪式的程序 1请来宾就座 2宣布剪彩仪式开始 3请来宾就座 4奏国歌 5领导致词 6剪彩 7陪同参观,第三节 庆典活动与剪彩仪式,第六章 商务活动,第四节 新闻发布会,新闻发布会是社会组织为了宣布某项重要消息，把有关新闻机构的记者召集在一起，进行信息发布的一种特殊形式的会议。,第六章 商务活动,第四节 新闻发布会,一、发布会前的准备工作 1. 确定新闻发布会的主题 2. 选定新闻发布会举行的时机 3. 确定新闻发布会举行的地点 4. 确定邀请的对象 5. 选择新闻发

10、布会的主持人和发言人 6. 预算会议所需费用 7. 其他准备工作,第六章 商务活动,第四节 新闻发布会,二、新闻发布会的程序 1签到。 2分发会议资料 3宣布会议开始 4发言人讲话。 5回答记者提问。 6接受重点采访。 7宣布会议结束。,第六章 商务活动,第六章 商务活动,三、发布会后的工作 1了解新闻界的反应 2整理保存会议资料 3酌情采取补救措施。,第六章 商务活动,第五节 宴请活动,一、宴请概述 宴请活动是商务人员在社会交往最常见的一种商务活动。宴请是在商务交往中为表示感谢、庆祝、欢迎等以增进友谊和融洽气氛的重要活动方式。,第六章 商务活动,第五节 宴请活动,二、宴请的准备工作 1列出宾

11、客名单，发出正式请柬 2确定宴请时间，选好宴请场所 3宴会现场的布置 4确定菜单 5排定座次,第六章 商务活动,第五节 宴请活动,小知识,第六章 商务活动,第五节 宴请活动,小知识,第六章 商务活动,第五节 宴请活动,三、宴请程序 （1）迎客 （2）入席 （3）宣布宴会开始 （4）致辞 （5）祝酒 （6）交谈 （7）散席,微软公司董事会主席盖茨宴请胡锦涛,第六章 商务活动,第五节 宴请活动,四、商务人员赴宴的礼仪 1.应邀及时回复 2.准时出席宴会 3.衣着得体赴宴 4.入座。到达后，应向主人问候，并向其他来宾致意后。按照主人事先安排好的席位入座，不可随意乱坐。 4.进餐。应待主人招呼后，方可

12、进餐。 5.饮酒。与尊者碰杯时，应稍欠身点头，杯沿比对方杯沿略低则表示尊敬。 6.礼貌告辞。宴会结束，客人应向主人致谢。,第六章 商务活动,第六节 商务旅行,电子教案模版配色（2）,第六章 商务活动,第六节 商务旅行,商务旅行的准备工作 1订车票、机票 2预订房间 3准备必备的文件资料及随身携带的用品 4预支差旅费,第六章 商务活动,第六节 商务旅行,小知识,第六章 商务活动,第六节 商务旅行,制定商务旅行计划,第六章 商务活动,第六章 商务活动,本章小结,第六章 商务活动,烤鸭来的真不是时候 上海宏达公司北京分公司在全聚德王府井店的宴会大厅里举行2013年度公司聚餐。宴会厅门口签到处的桌子罩

13、着枣红色的绒布，上面摆放着鲜艳的花卉。入口两边摆放着美丽的花篮，四周挂满了五颜六色的气球与彩带。宴会厅内整体以红色为基调，在辉煌的灯光照耀下，欢快的暖场音乐将气氛烘托得热烈而喜庆。饭店服务员面露微笑，气质挺拔候在宴会厅内。在主持人宣布宴会开始，请总经理上台致词时，宴会厅内响起了雷鸣般的掌声。正当总经理讲得热情激动时，大家的目光都转向了另一边，只见一列戴白色帽子、束白色围裙的厨师帅气十足地迈着整齐的步伐推着香喷喷、冒着热气的烤鸭走了进来。顿时负责宴会协调工作的办公室主任秘书呆住了，心想：“这烤鸭来得真不是时候”。 问题：如果你是负责宴会工作的秘书，如何避免这种情况的出现？,案例分析,案例一：烤鸭

14、来的真不是时候 参考答案：（1）宴会前，将宴会的安排流程与酒店负责本厅的经理沟通好，避免问题的出现；（2）宴会正式开始前，秘书人员不应入席，应该在门口的位置，时刻观察着发生的一切。如果发现厨师前来，应该挡在门外，等总经理发言完毕，再请其进来。,案例二： 腾讯正式签约中国奥委会 内容请见第198-199页,案例二：腾讯正式签约中国奥委会 参考答案：腾讯通过与中国奥委会签约，正式成为2013-2020年中国奥委会唯一的互联网服务合作伙伴，并同时成为中国奥委会合作伙伴。未来8年，腾讯将独家为中国奥委会提供全方位互联网信息服务支持。按双方签署的协议，在合作周期内，腾讯将独家享有在互联网信息服务类别内中

15、国奥委会授予的赞助权益与机会。此次腾讯携旗下腾讯体育、视频、新闻等多个频道与中国奥委会签约，作为独家互联网信息服务类供应商，实现全平台运作，这些平台所匹配的广告、公关、营销资源，将通过高效整合实现最大化的商业价值。,训练一：签字仪式 1实训目标 通过训练，学生掌握签字仪式的准备工作及签字仪式的程序。 2实训内容 北京远达公司是一家大型私营企业，最近，公司即将与德国的一个同行企业签订技术合作业务，共同研制了一种新型的产品，并于近期签订了合同。请组织模拟此次签约仪式。 3实训要求 （1）以小组为单位，共同完成此项任务； （2）操作中需要的物品及文字材料，要求学生课前准备或制作。如条幅、签字笔、合同

16、书、文件夹、国旗、托盘等。，如果没有，可以用替代物或自行制作。 （3）完成后，由每组一名成员向其他同学，讲解会场的布置及对整个签字仪式操作过程的总结。,实践训练,第六章 商务活动,训练二：新闻发布会 1实训目标 通过训练，学生能够掌握新闻发布会的准备及程序。 2实训内容 深圳常泰制药厂研制出新型绿色减肥药，无毒无副作用。为了保证新产品上市顺利，公司决定在2013年7月23日上午10：00中在本公司的会议室召开新闻发布会，向外界全力推出新产品。请模拟操作此次新闻发布会。 2训练要求 （1）以小组为单位，共同完成此项任务； （2）操作中需要使用的物品及文字材料，要求学生课前准备或制作。 （3）完成后，由小组成员向其他同学，分析此次新闻发布会的成功与不足之处。,实践训练,第六章 商务活动,1开业典礼的程序是什么，主办方应该做哪些准 备工作？ 2新闻发布会的程序是什么，主办方应该做哪些准备工作？ 3企业应该如何做好开放参观活动？ 4举行宴请活动应该做哪些准备工作？ 5签约仪式的程序是什么？ 6秘书应该为上司的商务旅行做哪些准备工作？,课后练习,第六章 商务活动,