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1、目 录一、办公文档管理办法1二、保密制度3三、电话管理规定5四、传真机管理办法及其收发程序7五、办公室电脑管理规定7六、公司员工徽章管理办法8七、印章管理制度8八、保险库管理办法9九、本公司图书的管理规定9十、员工打卡管理规定10十一、办公室卫生管理规定10十二、办公用品的摆放标准11十三、办公用品的购发12十四、公司客户接待管理办法13十五、办公室处罚条例 8 一、办公文档管理办法1.凡经公司办公室收、发的各种文件、材料及属公司或办公室工作范围的文档材料，一律由办公室专人负责存档。（人力部）2.文档由办公室文书专人保管，负责收发文件登记，整理分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作
2、。未办理借阅手续不得借阅文件，否则保管人承担责任。3.文档分类采用主题分类和业务项目相结合的方法分类立卷，并按时间顺序排列，辅以数字排序的方式，以便于管理和迅速准确查找。4.文档的借阅，由保管人与借阅人当面查点所借文件的类别、份数和页数，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定的借阅期限过后，保管人应及时催促借阅人退还文件，以免丢失或影响他人使用。对于有特殊保密要求的文件，可根据保密等级，限在公司办公室查阅，不得带走，不得复印。对办理完借阅手续的文件，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。5.办公室文档的保存年限：对于公司的重要文档，公司长期保存或保存10年以上；对于一般文档，保存期5年。
3、6.文件的销毁：对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值的文件、资料、刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期的文件，定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。7.办公室存档文件的范围：A甲类：1）公司章程、营业执照、法人证书、公司登记注册材料2）公司董事会、股东组成人员（单位）名单及材料3）对上级领导机关的请示、报告文件，上级机关下达的文件、通知、批复4）公司历史性文字、影音、图片资料5）公司内部印发的管理制度、章程、管理办法、条例6）董事会、股东会、办公会议纪要7）公司发展规划，对外合作协议、文件8）公司机构设置、干部任免、奖励、考核、晋职晋级、处罚文件材料9）重要领导人讲
4、话、题词、照片、录像B乙类：1）公司对外宣传册、广告、技术、产品介绍、展示会资料2）公司专项授权书、委托书3）会议、专项活动音像、图片资料二、保密制度1.公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。2.公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。3.保密范围和密级确定：1）公司重大决策中的秘密事项。2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。4）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。5)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。6)公司职
5、员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。7)其他经公司确定应当保密的事项。4.公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。5.公司秘级的确定：1)公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；2)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；3)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。6.保密措施1）属于公司秘密的文件、
6、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办负责人委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由操作人员负责保密。2）具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：A选择具备保密条件的会议场所；B根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人 1员予以指定；C依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。D确定会议内容是否传达及传达范围。3)公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。7.责任与处罚1)出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工
7、资100元以上500元以下：A泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；B已泄露公司秘密但采取补救措施的。2)出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：A故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；B违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；C利用职权强制他人违反保密规定的。三、电话管理规定1.本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，员工在公司内不可以打私人电话。2.员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。3.文员接听话的标准用语为：“您好，卓然公司”当方告需找联系人是，说：“请稍等!”如所找人员不在，应及时告知对方，并记下对
8、方的姓名、电话及所要联系的事宜。其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。4.公司不允许员工在公司挂私人长途电话。销售、行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需填写长途电话记录单，注明通话人、对方地区及单位、因何业务通话等。详见通话记录表。长途电话使用记录序号日期呼叫地点呼叫人被叫人通话时间通话摘要起止123455.拨打长途电话不做记录的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。屡教不改的，视情节给予扣发绩效奖直至辞退处理。四、传真机管理办法及其收发程序1.公司办公室的传真机面向公司各部门。由专人负责管理维护、收发传真，进行定期的清洗、保养，及时换纸。2.在每年年初做出传真费用的预算，费
9、用包括：传真机一年的传真/电话费、维护维修费、传真用纸的费用等。在每年年终做费用决算。3.以公司名义外发的传真，需经公司有关领导签发。公司一般不以职能部门名义对外发公文类传真。4.收、发传真都要由总经办人进行认真的登记。收传真登记程序如下：收到分解传递备查发传真登记格式如下：送审登记发出备查5.公司统一制作传真格式标准模板具体设计方案由韵格CI策划工作室负责。为了强化标准化管理，树立公司对外形象，若不采用统一传真格式，一律不予制发。五、办公室电脑管理规定1.电脑室员工必须按照要求和规定，科学地采集、输入、输出信息，为集团领导 和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。
10、2.信息载体（U盘）必须安全存放、保管、防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出办公室。3.公司员工应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。4.严禁将电脑用于玩游戏。违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分（详见员工手册）；屡教不改者予以开除。六、公司员工徽章管理办法1.为建立企业形象，提高员工荣誉感，并显示本公司同仁身份，故全员应配挂公司徽章。2.徽章一律挂在上衣第三个扣子左侧5cm，不得挂于腰际或以其外衣遮盖3.上班时间，员工应于办公场所佩挂徽章。4. 未挂者每月第一次警告，第二次起每次罚款20元。5.公司徽章离职时应缴回，否
11、则折价赔偿50元6.徽章有遗失或损坏，应通知管理部补发，每枚扣缴工本费。七、印章管理制度1.公司各类印章统一由公司办公室负责申报与刻制。2.公司印章分为行政印章、法人代表名章、合同章和财务章等，分别由有关部门保管，各负其责。3.各部门启用印章前，需要到公司办公室登记备案，方可使用。4.各部门停用印章时必须当日内交到办公室封存，否则由各部门主管领导承担全部责任和法律责任。八、保险库管理办法1.凡属本企业的有价证券、权状、执照、合同、营业资金、支票、机密性或重要性的物件等需统一保存者，得放置于保险库中。2.董事长指派专人负责经管保险库。3.经管人应审慎保管保险库钥匙，并严守密码，离职或移交工作亦同
12、，如因此而致公司遭受损失，将依情节轻重惩处或依法究办。4.经管人应备签收簿，凡入库保存的证件均需签收；出库、借出或移交时，亦应由接收人签收，以明权责。5.签收簿及档案明细表应保存五年以上，不得丢弃或销毁。6.保险库内物品如有遗失或失窃，应即呈报上级处理。7.零星物件应装袋或装订，以免零乱。九、本公司图书的管理规定1.本公司图书由总经办秘书负责管理，并于每月清点一次。2.借书人以本公司员工为限。3.员工所借之图书，如遇清点或公务上需参考时得随时通知收回，借书人不得拒绝。4.借书时间限每周三，其他时间概不受理。5.借书册数以两册为限，期限为两周。6.借书者应主动向总经办秘书写借书欠条7.员工借出图
13、书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔价。十、员工打卡管理规定1.本公司员工上下班时应打卡。打卡时间为早8：55前，晚18：05后。打扫卫生换装等在9:00前完成，保证9：00前正式开始工作。2.本公司员工加班者，普通下班时间不必打卡，待加班完毕打卡即可。3.本公司员工因事早退或出差需要离开公司，且当天不再返回公司者，应打退卡后才能离开公司，并向部门负责人报告，不报告者按旷工处理5.上班中因事外出者，其出入均不必打卡，但须向主管领导或指定人员说明。6.上下班忘记打卡者，应及时向部门负责人汇报，未汇报者按旷工处理。十一、办公室卫生管理规定1.
14、办公室负责人统一编写卫生值班表，并负责提醒第二天的值日人员。2.值日人员到岗时间为8：303.值日人员负责当天办公室的地面、桌面及各种公共物品的卫生。4.值日流程及标准：A.来到办公室后，首先打开门窗通风换气B.清扫地面卫生，先用扫把清扫地面，做到地面无杂物，在用拖把清洁地面，做到无地面无水渍、脚印。C.用抹布擦拭桌面及公共物品，做到无灰尘。包括公用水杯的清洗。D.用水壶为办公室员做一壶开水，已备员工自己和招待客人使用。E.定期采用消毒用品清洁办公室，每周消毒次数和消毒用品使用量由办公室负责人视具体情况确定。十二、办公用品的摆放标准1.新到员工公司统一配备：1)灰色三格书立一个2)100页页夹
15、一个3)A4绿色文件夹一个4)A4档案袋一个5)A4白色扣袋一个6)黑蓝水笔各一支7)工作笔记1本8)A4红色拉杆夹1个2.物品摆放标准：1）所有私人物品（除手机）一律放到办公桌右下方柜中。 2）书立一律放到办公桌左上角，书立边缘与办公桌边缘对齐。 3）三格书立中，最左侧一格放100页页夹。中间格放绿色文件夹、扣袋工作笔记，最左侧可放个人常用物品。4）水杯统一放在桌面左上角，紧贴书立。5）有笔筒者，笔筒统一放在桌面左上角紧贴水杯书立。无笔筒者，桌面放笔不得超过1支。6）办公桌抽屉可放常用物品，但要摆放有序，整齐。7）离开公司时要将座椅插入办公桌内，达到见坐椅摆放，知道员工在不在公司的标准。3.
16、对于未按标准摆放办公用品的员工，每月第一次警告，第二次开始，每次罚款5元，所罚款项计入公司基金。十三、办公用品的购发1.每月月底前（25）日，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经公司审批后由采购将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室负责人签字领回；3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经办负责人批准方可领用；4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路
17、、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事。十四、公司客户接待管理办法1.接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。2.有客户来访，马上起来接待，并让座倒水。3.来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户。5.对事前未通知来的客户，要表示欢迎、热情大方。6.对往来的客户要记录客户档案以上制度均为试用，有调整及时通知员工。十五、办公室处罚条例1.办公司内不可以嬉戏打闹，违者按小过处理，因嬉戏打闹造成公司物品损坏的由打闹者个人承担。2.个人
18、原因造成公司物品损坏的，由个人按原价赔偿。3.公司员工服装要简约，美观。有涉及到对外的员工，及部门经理级别以上员工要穿西装衬衫，（冬天不见客户时可不用穿西装，但要穿衬衫）不可以穿球鞋。按小过处理4.员工在公司工作时，胸前要佩戴胸卡，违者发现一次警告处理，二次以上按小过处理。5.公司员工上交文件及其图稿，要仔细审阅，如发现有标点错误，有错别字，漏字现象，普通员工每字5毛，部门经理级别以上员工每字5块。（标点按一个错别字算，错误封顶为50元整）6.文件及其图稿有错别字现象，领导发现，往下逐级惩罚。7.公司文件及图稿要用统一的页眉页脚，用统一的文字格式和字号，如果文件及图稿不符合公司统一规定，按整篇
19、错误算，罚款50元整。8.公司员工一天无任何原因不来上班并且没有请假，扣错当月工资200元。二天无任何原因不来上班并且没有请假扣除当月工资的50%。三天无任何原因不来上班并且没有请假者按自动离职处理。9.公司员工除休息时间外，不可以在办公地点说笑，聊与工作无关的话题。违者罚款每次10元10.公司员工可以自行调节工作情绪，以缓解工作疲劳度，每工作一小时可休息10分钟。（有紧急任务，和领导临时安排任务期间除外）11.公司员工传送文件要用公司统一U盘，不可以用自己U盘，违者没收。12.公司员工不可以将公司物品擅自拿回家使用，如需要使用公司物品，需向人力部门借用。如发现擅自将公司物品拿回家使用违者罚款50元。13.每个员工的工作区要干净整洁，如发现个人工作区脏、乱、不整洁等想象，违者罚款10元。14.每个写字间每天要安排人员清理卫生，卫生要做到地面，桌面干净，物品规范有序，卫生不符合规范找当天值日人员罚款10元。15.每周五，下午5点公司进行大扫除，任务分工由人力部安排。完不成自己任务者罚款10元。16.在接待公司内外人员的垂询，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。17.无特殊原因不准在办公时间吃零食，违者罚款10元。16