置业有限公司文书档案管理.docx

1、置业有限公司文书档案管理一、档案管理制度1 .总则1.1 为加强公司档案的管理、收集和整理工作，有效保护和利用档案，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据公司实际情况，特制定本制度。1.2 本制度所称的档案,是指公司建立以来以集体W个人在工作活动中形成的有保存价值的各种证件（书）、政府部门批文、图表、声像、计算机软件等不同形式的历史记录。1.3 各类档案按年度整理，各部必须按照规定定期向公司办公室移交入库，集中管理，任何单位和个人不得占为己有。公司档案实行二级管理，文书档案、人事档案、会计档案、重要业务档案（如合同、协议）都应交公司办公室管理，一般性的业务档案由各部指定专

2、人管理.2 .公司办公室档案管理的基本任务2.1 负责接收、收集、整理、保管、统计本公司及各部门移交的各类档案；2.2 按有关规定为公司各部及个人提供档案借阅服务，并记录档案的利用情况；2.3 划定档案秘级，保守档案秘密，鉴定档案和保管期限，按规定手续销毁已无保存价值的档案；3 .文件材料的归档范围3.1 凡是反映公司工作活动,具有查考利用价值的文件、材料（公文、电报、图表、书信、音像、盘片、照片等）都属归档范围；3.2 公司文件材料应归档的有：3.2.1 公司颁发的各种正式文件的签发稿、印本,重要文件修改稿；3.2.2 公司的请示与上级机关的批复文件,各部门的请示与本公司的批复文件；3.2.

3、3 项目建设前期、中、后办理的各类证件（书）和资料以及公司各类经营证件；3.2.4 公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；3.2.5 公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录等；3.2.6 反映公司经营活动和科学技术管理的专业重要文件资料；3.2.7 公司的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；3.2.8 公司及各部门制订的工作条例、章程、制度等文件资料；3.2.9 公司的历史沿革、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义的实物、展览照片、录音、录像等文件材料；3.2.10 公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；3.2.11 公司与

4、有关单位签订的各种合同、协议等文件材料；3.2.12 公司固定资产、资产、物资、档案等移交凭证；3.2.13 公司领导认为有存档价值的其它文件材料。4,立卷归档要求1.1 公司各部室或个人在办理完毕公司各类证件（书）、行政批文等资料应及时送公司办公室存档备案；1.2 各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有材料还需使用，应先归档后借阅；1.3 归档案卷质量的总要求是：遵循文件材料的形成规律的特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值，便于保管和利用。5 .档案保管期限5.1 文件档案保管期限定产为永久、长期和短期。长期为5-10年，短期为5年以下，专门档案按国家有关

5、规定执行。5.2 档案保管期限的确定原则：5.2.1 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，列为永久保存，主要包括；公司处理重要问题形成的文件材料、召开重要会议的文件材料、重要请示、总结、结合统计报表、机构演变、公司领导人任免、会计资料，重大项目的协议、合同等；5.2.2 凡是反映公司一般活动,在较长时间内对公司工作有查考价值的文件材料,列为长期保管，主要包括：公司一般问题的文件材料,一般会议的主要文件材料、一般经济往来形成的合同、协议、考察报告等；5.2.3 凡是在较短时间内对公司有查考价值的文件材料列为较短保管,主要包括：公司一般事务性的文件材料，各部的工作总结、计划等。6 .档案的鉴

6、定与销毁6.1 档案鉴定工作由公司办公室主持,对被鉴定的档案材料,提出存毁意见。6.2 档案材料经审定已属无效，经公司领导同意方可销毁，销毁档案材料要有2人以上并在指定地点进行销毁，监销人员在销毁清册上签字。7 .档案的借阅7.1 公司各部借阅本部门业务档案需经本部审批后审阅。7.2 公司各部借阅非本部门的业务档案，需经公司领导批准。7.3 借阅档案必须严格履行登记Jl质序，归还的档案要进行检查、清点,并在登记簿上注销。7.4 借阅人对档案要妥善保管,不得私自复印,如工作需要,须按公司有关保密规定办理。8 ,罚则公司各部门和私人违反本制度造成档案泄密，给公司带来经济损失的，视其情节轻重予以处罚

7、直至追究刑事责任。二、印章管理办法1.总则1.1 为加强对印章的管理，规范用印审批权限和程序，特制订本办法。1.2 本办法所称的印章包括公司的公章、法人代表印鉴章、合同章、业务专用章、财务专用章及财务人员印鉴章。1.3 公司所属各部门需刻制各类印有XX部字样的印章，应向公司办公室提出报告，经总经理审定后，由公司办公室统一安排刻制。该印章由公司办公室发文后正式启用。2.印章的保管和使用印章照证的使用及审批手续：2.1、 凡以公司名义签订的一般业务协议，合同均盖公司合同专用章或部门印章，凡内容中涉及到收入支出的，须由总经理或授权代表人签字后盖章。2.2、 工程变更联系单须盖公司章的，应由工程部经理

8、总工程师签字，重大变更的要经总经理签字。2.3、 申领许可证及日常联系工作所需出具的意向书、介绍信、证明、报告，由部门经理和分管副总经理签字。2.4、 对外报送的财务报表由总经理签审后盖章。2.5、 印章管理人不得在空白材料、空白表格上盖章。2.6、 需携带印章证照外出办事的，需填写印章外携登记表，经总经理审批签字方可外带。2.7、 印章使用要有印章记录并填写用印审批表。三、公文处理办法为进一步做好公司系统公文处理工作，提高办公质量和工作效率，促进公文处理工作规范化、制度化、结合公司实际，制订本办法。1.行文规定1.l公司的公文是行政规章和行政措施、请示和答复问题、指导和商量工作、报告情况、

9、交流经验的重要工具。行文要坚持少而精,讲求效率和质量力戒官僚主义、形式主义和文牍主义。1.2 公司本级各部门报送的文件、请示和报告要分开，请示应一文一事，不要把请示解决的问题夹杂在一般情况报告中，要求公司批复的事项，要明确提出。1.3 向公司上报的请求、报告，凡涉及其他部门业务范围的，应事先征得有关部门的意见，并加以说明，如有关部门意见不一致，也要如实反映。14公司向上级公司、市政府及市政府直属委局行文,按有关规定执行。2.公文处理程序2.1 收文办理送公司的文件，须由公司办公室指派专人签收、登记后，视文件内容明确属需要处理答复的办件和不需要处理答复的阅件，填附公文处理单交办公室经理拟定处理意

10、见，交有关领导或有关部门处理，或直接送有关领导和相关部门传阅。2.2 发文处理2.2.1 凡需要以公司名义发的公文，由公司办公室负责拟稿，或由公司有关部门代拟，办公室核稿，公司总经理签发；2.2.2 公司办公室在拟稿或核稿过程中，若文件内容涉及公司有关部门的，应与相关部门协商、会签，取得一致意见后，再交总经理审核签发；2.2.3 总经理签发的文稿，由公司办公室统一编号后付印，文件清样由拟稿人校对。2.2.4 以公司名义发的文件，由办公室加盖印章、装订、分发，并负责将发文稿和正式文件整理立卷归档。四、文印管理办法为加强公司文件、资料制作过程的管理，提高工作效率，使文印工作得以规范化，特制订本办法

11、1 .公司文件、资料的打印、制作和复印、传真，其范围主要包括：编有各种文号的文件、会议纪要、简报、公司财务文件及资料、表格、备忘录及公司领导交办的其他文件、资料。2 .以公司名义发的文件的打印、复印、传真等一律由公司办公室负责安排，各部上报的文件资料或相关业务资料由各部自行安排。3 .所有打印文稿必须在电脑中保存，不得擅自取消。4 .打印校对文件、发送传真件均以领导签发稿为准，如发现差错、疑问或不妥之处，应及时与相关人员联系纠正。5 .打印、复印、传真、设备由专人操作，未经同意，他人不得自行代替操作。6 .未经领导同意，不得为外单位进行打印、复制和传真。7 .而导为私人动用打印、复印、传真等

12、设备。8 .如违反本办法有关重要条例，处当事人相应罚款，情节严重的给予通报批评直至行政处分。五、合同管理规定为规范公司合同管理，减少失误,提高效益，参照经济合同法，结合公司实际,特制定本制度。1、适用范围本规定适用于公司对外签订的各类经济合同，其他类合同参照办理。2、合同的审查批准1. 1,合同由对口业务部门负责起草，办公室负责核稿。2. 2、重要合同，起草部门要认真会同相关部门进行研究，或由公司各职能部门派员组成审查小组,对合同文本进行认真审查，各自承担责任。3. 3、若意见分歧较大,由起草部门再作协调和广泛调查后选用较好的意见，初定合同时，要附上不同意见送公司领导参阅决定。2. 4、所有合

13、同报送公司领导之前，原则上先请公司法律顾问审核。3、合同的签订3. 1、所有对外经济合同原则上实行公开、公正、公平招标，在质量、价格、品牌等方面严格把关，合同签订前,应验证对方当事人的有效证件，验明主体资格，审查对方提供资料的真实性与合法性，还必须对对方的资信情况、履约能力进行评估，并以文字记录备案。3. 2、对外签订的经济合同，必须经公司法定代表人或其授权委托人签署。授权委托人在授权范围内签订合同。3. 3、对外签订的合同，必须采用合同书形式，严禁口头协议和非正规书面形式。3. 4、如违反公司审批权限订立合同给公司造成损失的，由主要负责人按直接损失承担赔偿责任，如有谋取私利等行为造成巨大损失

14、的，将追究法律责任。4. 5、合同签订后，应将合同原件交办公室存档,并将复印件送有关职能部门。4、合同的履行4.1. 合同履行过程中的各种协调工作由有关职能部门负责人组织，必要的补充协议等由申办部门起草,并按正式合同的审查标准和程序进行审查。5. 2、合同执行过程中,各有关部门应互相配合、协助,及时了解掌握、监督合同的履行情况。发现问题要及时向公司汇报，否则造成的损失，由相关人员负责。4. 3、合同中涉及到办理内容，办公室、财务部要列入工作日程,届时办公室要记入公司办公会议纪要进行督办,财务部要严格把关及时进行财务清算。4. 4、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款和法

15、律规定的，一般以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。5、合同的变更和解除5. 1、在实际履行过程中确有不可克服的困难需要变更或解除合同时，应及时在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。5. 2、对方当事人提出变更或解除合同的，应及时在法律规定或合同期限内与对方当事人进行协商。5. 3、对方提出变更或解除合同的情况，对口部门会同公司相关部门商讨谈判对策及事先要准备的注意事项，以免被动。5. 4、变更、解除经济合同，一律采取书面形式。5.5、 变更、解除合同的手续按本规定对合同的审查程序办理。6、合同纠纷6.1 合同在履行过程中如与当事人发生纠纷,首先要以法律为依据，积

16、极争取双方协商解决。6. 2若确实要诉诸法律手段的，要将利弊得失在部门内讨论清楚，并做好充分的准备工作。7. 3合同纠纷由对口的业务部门负责处理，签约的法定代表人委托人对纠纷的处理负责到底，同时邀请公司法律顾问参与全过程。6.4对于合同纠纷双方协商达成一致意见的，应签署书面协议，由双方签字盖章。6.5各部门在处理纠纷时，应加强联系,积极做好对外工作，不要内部互相推诿指责。6. 6对于需要提供法律帮助的纠纷，承办部门应及时请示公司领导。7、合同的管理6.1、 所有生效合同的正本交办公室存档,并做好补充合同和其他重要资料的收集。6.2、 相关部门必须认真记录每份合同及附件、合同分批履行情况、变更、解除合同的协议等。7. 3、公司内部机构或人员调整,原经手部门和人员要办好移交手续,否则原履行合同的责任不变，同时新经办人员要在半个月内对移交手续办理情况向部门经理、直至公司分管领导做出报告。