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1、公司电子邮件文档 应用规范,你一天收发多少条邮件？,电子邮件 规范应用与礼仪,应该遵守,必须遵守,规范撰写电子邮件，体现了发邮件者文化素养、企业的管理水平，企业的文化风格；良好的展示企业形象，方便进一步联系沟通，提高工作效率。,歌尔电子邮件,公司邮件只能用于和公司业务相关的事务，而不能用于任何私人目的。 IT部根据员工申请，为其开通电子邮件账号。账号的命名按照“英文名+姓”统一命名规则，并分内外部邮箱，如： 内邮：Jack.wangmail.local; 外邮：J。 离职后，IT部将其邮箱注销。,具体参照公司相关管理制度,收件人 抄送 暗送 主题 正文 附件（可选择） 签名,电子邮件构成,要点
2、,电子邮件构成收件人,a、收件人 b、抄送 c、暗送,1、 只对需要对应的人将他（她）放入收件人！ 2、上司、关联只需知悉的人 3、工作邮件一般无,电子邮件撰写主题,主题是接收者了解邮件的第一信息，其基本要求是：提纲挈领。,要点,1、一定不要空白标题，这是最失礼的； 2、主题简明扼要，重点突出，不宜冗长，字数控制在30个汉字内，避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”多重标签字样； 3、标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”、“沈小姐启”； 4、一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封邮件内谈及多件事情； 5、可适当使用大写字母或特殊字符（如“
3、* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。,电子邮件撰写正文,称呼 顶格,要点,1、按照公司的文化，对业务往来的同事可称“Dear xxx”或“xxx”，称呼全名是不礼貌的； 2、一般群发可使用Dear all、Team 、 Dears等，慎用Guys 、 People 、 Boys 、 Girls ; 3、Dear All与Dear all的运用，推荐用Dear All； 4、中文开场白：XX先生/女士,邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL； 如
4、果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。,电子邮件撰写正文,内容，中文空两格，英文顶格,要点,1、中文邮件 字体标准：统一设定为宋体，常规，12号 颜色标准：统一使用黑色，在邮件中若有需要特别指出的地方，以加粗形式突出 2、英文邮件 字体标准：统一设定为Verdana 或 Arial ，常规，12号；不要用稀奇古怪的字体或斜体 颜色标准：统一使用黑色,尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要用中文回复。 只在必要时使用英文邮件 英文
5、邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流。 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，一些简短回复邮件可使用英文 你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。,关于英文回复,要点,Thanks! Thank you!,TKS! 3Q!,电子邮件撰写会议安排,会议通知,要点,针对组织会议邮件，除明确会议的时间、地点外，还须明确参会人员； 如有抄送人员，请不要在正文内写“请收件人参会”等笼统字眼。,关于会议请求,建议后期会议安排借助邮箱的会议
6、请求功能，具体设置如下： “撰写邮件”工具栏“会议请求”填写收件人（参会人），抄送人（领导），主题（会议主题），开始时间，结束时间，提醒时间（10-15分钟）。 会议请求的正文：补充说明参会人员及会议议程安排,电子邮件撰写正文,问候,要点,最简单的开头写一个“Hi”，中文写”你好”；结尾常见的写个Best regards，中文的写”祝工作顺利”、“最真挚的祝福”之类。,Email开头结尾最好要有问候语，中文另起一行，空两格；英文另起一行，不空格,电子邮件撰写正文,检查,要点,邮件在发送前应仔细阅读一遍，对行文及拼写进行检查。,尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查； 如果是英文Email
7、，最好把拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的同音别字。,中、英文邮件 例文,电子邮件撰写正文,郭老师： 你好！请登陆http:/kq.goertek.local，确认刷卡情况。如发现漏打卡等异常刷卡情况及时填写刷卡异常解释单。请养成良好的刷卡习惯。 以上，感谢支持与配合！,电子邮件附件,要点,附件是邮件的一个重要组成部分，注意以下几点：,1、邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件，同时告知收件人发送附件的目的，如附件较多，应对附件内容做简要说明； 2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用乱码一样的文件名，如有时间周期，建议后缀日期，格式参照20120329； 3
8、、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； 4、如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用； 5、如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送。,电子邮件签名,要点,电子邮件签名，是对邮件接收者的尊重。 匿名邮件易导致收件者不知道发件者身份，从而无法做出响应处理，影响工作； 签名档包括姓名、职务、公司、电话、地址等信息。,1、信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系； 2、引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体； 3、对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以设置多个签名档，灵活调用。,电子邮件签名,邮件签名设置步骤,工具签名管理编辑撰写内容，修改字体、大小、颜色，确定,电子邮件撰写签名,格式,中文： 50%灰，汉仪中黑简体 10号； 英文： 50%灰，Verdana字体，10号 西式签名，即签名靠正文左下方标注。分部门，姓名，手机、电话、公司信息，邮件保密说明等,谢谢大家,让我们共同努力，提升HR专业形象,