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1、-精品 word 文档 值得下载值得拥有 - - - 公司合同档案管理制度 1. 总则 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规 定，制定本办法。 1.2 合同档案的保存期限为5 年，由公司指定档案处负责人 保管。 1.3 公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存 一份完整的合同档案资料。 2. 归档 2.1 合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公 室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整 理。 2.2 合同履行完毕后 10 日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先 后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份 交办公室。 2.3 办
2、公室接收资料时应当出具收据。 3. 档案借阅 3.1 根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出 申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。 确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可 带出。 4. 责任 4.1 借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、 500-1000 元罚款，并扣发3 至 12个月工资的处罚。 -精品 word 文档 值得下载值得拥有 - - - 6. 实施 6.1 本办法自 2011 年 6 月 1 日起施行。 总则： 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺
3、工作程序， 明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、 科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 适用范围： 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及 其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工 图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则： 1. 合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2 、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3. 财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。 4、合同档案要实行分类管理，便于
4、文件的管理及查找。 合同文档的移交： 1 、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2 、合同项目终止 后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定， 具有长久保存 价值的技术资料向工程部移交。 3 、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐 全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4 、合同文档移交时，必须编制档 案移交清册并当面清点，填写文件归档登记表（见附件表一）。双方签字认 可后方为完成交接手续。 合同文档的管理办法： -精品 word 文档 值得下载值得拥有 - - - 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原 制定的项目文件编号方法编号）。 2
5、、保存的合同文档每半 年清理核对一次， 如有遗失、 损毁， 要查明原因， 及时处理， 并追究相关人员责任。 3 、工程部要加强对合同档案的统计 工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4 、工程 部应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合 同文档的查询、利用工作。 5 、各部门员工可在工程部查阅 合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写合同档案借 阅登记表经工程部经理签字同意后，方可在工程部办理相 关借阅手续， 以复印件借出。 合同原件无特殊情况不得外借。 6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为 光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。 7 、借阅人不得涂 改、伪造、
6、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。 8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的 情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。如是工作 需要须复印文件资料的，须在合同档案借阅登记表备注 说明原因。 9 、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将 合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处 罚。 10 、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定 借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归 还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续 -精品 word 文档 值得下载值得拥有 - - - 借手续。 11、档案封存是档案管理员独立完成的基础工 作，包括：编订和存放，编订时，固定档案的所有属性、目 录、编码、加密都按规定执行、同时做好档案的装订工作； 存放时、根据档案存放的不同地点、柜组做好标记、并登记 入册、经简便、明确和易于查收为原则，同时可建立相关的 总目录和查找索引。12、档案查找，由管理员根据查找人的 要求完成，同时及时将查找结果转达如需要其它服务可 在查找后将查找内容复印，将原件归档， 留复印件作查询用。 精品 word 文档可以编辑（本页是封面） -精品 word 文档 值得下载值得拥有 - - - 【最新资料Word 版可自由编辑！ 】