接待管理办法.pdf

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1、xxxx 有限公司接待管理办法 第一章总则 第一条 为加强对公司接待工作的管理，促进公司接待工作规范化，同时，通过 接待工作展现和宣传公司的管理水平和企业形象，增强公司对外影响力， 特制定 本办法。 第二条 本办法适用于本公司接待管理工作。这里的接待工作主要指公司经营管 理活动所必需的来宾接待、交通/ 食宿安排、商务洽谈、工作汇报和陪同参观等 方面的工作。 第二章 接待部门 第二条 公司行政人事部为公司负责接待的归口管理部门。 第三条 相关业务主管部门为对口接待部门。 第四条 遇重大接待工作和接待活动，公司行政人事部可协调相关单位与部门共 同做好接待工作，相关单位与部门应积极、主动配合。 第三

2、章 接待职责 第五条 公司行政人事部是接待归口管理部门，凡公司安排的A 类接待及高规格 B类接待，均由其统筹安排和管理。 第六条 公司行政人事部在接到接待任务后，需根据来宾级别和人数、来访目的 等，确定接待人员、接待规格，做好接待计划与接待安排，掌控好接待标准、接 待规格和经费预算。 第八条 公司行政人事部应做好接待工作的相关行政事务。如： 茶水/ 茶具的准备、 果盘/ 饮料的准备与摆放、投影 / 放映/ 音响设备的调试、接待场所和参访路线的 清洁卫生与环境美化工作、欢迎牌/ 横幅的制作等。必要时，还须设计好客人参 访的路线， 并沿途安排好接应或接待的人员；安排好客人接送用车； 妥善安排来 宾

3、的吃、住、行及纪念品的赠送（如有必要）；做好重要来宾接待过程中的摄影 / 摄像/ 录音工作等。 第九条 对口接待部门须准备好接洽客人所需的各种材料、公司简介及公司相关 业务介绍、工作汇报等，并安排好有关汇报、讲解的人员。 第四章 接待原则 第十条 公司对外接待遵循 “ 平等、对口、节约、周到、保密” 原则，使客人高兴 而来，满意而归。 平等原则 ：对来宾无论职务高低都要平等对待，落落大方，不卑不亢。一般 情况下，级别与权限对等，由同级别人员接待， 特殊情况可予以高规格接待。 对口原则 ：各职能部门 / 业务部门对口接待，若属综合性接待，行政人事部 门门应予以协调。一般是谁出面接待谁结帐。 节约

4、原则 ：接待来宾应充分考虑成本费用，坚持从简接待原则，不搞铺张浪 费。不重复宴请，宴请时主方人数不多于宾客人数。 周到原则 ：接待程序和接待方式应考虑周到，衔接周密，对客人以礼相待， 使其充分感受到主人的热情、周到。 保密原则 ：向来宾介绍情况或带领客人参观时，应注意保守公司秘密，重要 会议要有记录，对不宜回答的敏感问题，要巧妙回避；对不宜拍照或摄像的 场所，应婉言解释、礼貌阻止。 第五章 接待事务分类 第十一条接待事务分为以下三类： 类贵宾接待指公司领导重要客人、公司重要客户、政府主管部门领导、外 宾及特邀参访团的接待。贵宾接待一般实施高规格接待，有时也可视情况给 予对等接待。 类： 业务接

5、待，指营销客户的接待。一般实施对等接待，有时可视业务需 要实施高规格接待。 C 类：普通接待，指一般来客的接待，适用于普通的、经常性的业务人员往 来。此类接待一般实施对等接待或低规格接待。 第六章 接待方式、接待标准和费用控制 第十二条 A 类接待（贵宾接待） 1、接到接待通知后，行政人事部须主动请示公司领导，了解清楚接待对象及接 待要求，填写接待申请 / 安排计划表（见附表 1），提前做好接待相关准备。 2、A 类接待一般由公司总部领导陪同，以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等方 式招待。如须就餐由公司总部领导或指定专人陪同，安排于公司领导指定酒店或 处所就餐。接待地点可视来宾行程及目的， 安排

6、于公司会议室或公司领导指定酒 店等。 3、A 类接待标准及费用，由行政人事部根据公司总部领导指示及要求办理。事 后列出费用明细，连同相关票据如实报销。A 类接待总费用在2000 元以内的， 本单位总经理审批即可；超过2000 元的，需报总部领导审批（费用由各单位自 行承担）。 类接待（业务接待）： 1、 B 类接待一般由相关业务部门对口接待，行政人事部给予必要的协调和配合。 B类接待一般安排在公司会议室进行， 以茶水、饮料等方式招待。如有业务需要， 可安排公司相关领导与来宾会见。 2、B 类接待一般不安排客人用餐和住宿，如因业务需要，需安排外出就餐的， 对口接待部门负责人须填写工作用餐申请/

7、审批表（见附表2），经公司相 关领导批准后，按指定标准和规格予以安排（如时间较急，来不及书面申请，可 先口头请示相关领导，获准后可事后补单）。 3、B 类接待如需给予高规格接待的，由对口接待部门负责人填写接待申请/ 安 排计划表，经相关领导审批后，交行政人事部安排和接待。如须安排外出就餐 的，由对口接待部门领导或公司指派人员陪同。 B类接待若经总部领导批准，同意给予高规格接待的（B+），其接待标准如下： 1、招待用茶叶标准为200 元/ 斤以内；水果20 元/ 人以内；赠送客人的纪念品 （确属需要）一般控制在200 元/ 人以内；特殊情况需报总部领导审批。 2、如需安排外出就餐的，就餐标准控制

8、在80 元/ 人以内。陪餐人数不得多于宴 请人数，特殊情况下，经批准可适当增加。 3、如需安排住宿的，如果客人愿意，优先安排住公司VIP 客房；无招待客房的 单位，如果客人要求，可帮忙代订酒店，费用由客人自理；特殊情况需报总部领 导审批。 4、如果客人有需求，可安排公司车辆接送客人去市内汽车站、火车站、机场、 码头等。接待用车一般不许出市外。 5、B 类接待费用预算总额在1000 元以内的，本单位总经理审批即可；超过100 0 元的，需报总部领导审批（费用由各单位自行承担）。 C 类接待（普通接待）： 对一般来客 （含公司系统内跨单位之间工作人员往来）的接待， 以白开水或普通 茶水方式招待。

9、如需安排用餐的， 一般安排在公司用餐或叫工作餐（工作餐标准 为每人每餐不超过30 元）。公司系统内员工出差，如需安排住宿的，一般安排 住公司招待宿舍；或者是出差员工根据审批的差旅报销标准，自行安排住宿。 C类接待一般不予报销其他费用，特殊情况需领导审批。 接待方式、接待标准和费用控制 接待方式用餐标准酒店住宿接待费用合计 A 类接待标准 相关领导陪同；附咖啡、 冷 饮、热茶、名烟、水果等 150 元 / 人以内 领导指定酒店或 处所就餐 2000 以内，（处级以上 3000 以内、厅级及交通 相关领导 5000 以内） B+类接待标准 相关人员陪同； 茶叶标准为 200 元 / 斤以内；水果

10、20 元 / 人以内；赠送客人的纪念 品（确属需要） 一般控制在 200 元/ 人以内 80 元/ 人以内300 1000 以内 B 类接待标准茶水、饮料60 元/ 人以内200 800 以内 C 类接待标准茶水、白开水50 元/ 人以内无100 以内 备注： 1、陪餐人数不得多于宴请人数。 2 、费用超出标准的需向总经理申请审批。 3 、梁浩峰和何俐萍老 师招待客人不设上限。 第七章接待费用管理 第十四条接待费用管理规定 1、接待费用须从严控制，从严审批。严格遵照审批程序和接待标准执行。未按 程序和费用标准报批的，一律不予报销。 2、公司所有接待工作必须纳入统一的安排和管理，不得各行其是，擅

11、作主张， 否则费用一律不予报销。 3、报销接待费用时，需把经审批的接待申请/ 安排计划表、 工作用餐申请 / 审批表连同相关票据一起附上。 第八章 接待程序和内容 第十五条接待流程和内容规定 1、A 类接待或实行高规格接待的B 类接待，和所有需安排来访人员在外食宿、 交通、车船票等事项的接待，均需填写接待申请/ 安排计划表或工作用餐 申请/ 审批表经公司总部领导审批同意后，方可按规定标准安排接待。否则， 费用不予报销。 2、行政人事部在获悉公司领导有关A 类接待的指示， 或接到相关部门经总部领 导审批的接待申请 / 安排计划表（高规格B 类接待）后，即按如下程序安排 接待： 接受任务。弄清来宾

12、的基本情况（有特殊保密需要或相关信息不便外泄 者除外）：弄清来访人数、 姓名、性别、职务和使命、 抵达和离开时间、 乘坐交通工具及车况和航班等。 布置接待。根据来宾身份和来访目的， 提出接待意见、 接待部门、人员、 规格、方式、安排、费用预算等，并报相关领导批准。 接待安排。如有需要， 应根据来宾身份、 人数、性别，预定招待场所 （如 宾馆、酒店、会议室等），安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点； 按抵达时间，派人派车迎接等。 活动安排。来宾到达后，安排有关领导或部门人员及时与之会见。了解 活动日程安排后，安排好相关陪同人员和参访路线。若是业务接待，则 组织业务部门向客人介绍情况，参观现场或洽

13、谈相关业务；若是上级主 管部门来检查工作，则根据需要组织相应的工作汇报会或座谈会。 客人参访活动结束后，如有需要，须提前安排好送客车辆或代订好车、 飞机票等。 3、一般的 B 类接待和 C 类接待，由相关对口部门安排接待。如有需要，可申请 行政人事部给予必要的支持和配合。 第九章 接待礼仪要点 第十六条接待的相关礼仪 1、迎送礼仪：公司值班保安和总台文员于接待进行时，须密切注意接待动态， 确保接待过程衔接周密。客人到来后，接待人员应主动起迎，热情、礼貌接待， 指引客人到专门接待室，并做好通报工作。客人离开时，值班保安、总台文员应 点头致礼或微笑示意，接待人员应以“ 慢走” 、“ 欢送再来 ”

14、等礼貌语言热情相送。 客人参观或所到之处， 公司员工须集中精力做好各自工作，不得东张西望， 更不 许擅自与参观人员攀谈，如有必要可礼貌示意。 2、接待安排：根据来宾身份、人数和来访目的，确定接待类别、接待规格和标 准，请示相关领导同意后， 安排适当接待地点 （如：接待室、会议室、酒店等）。 总之，接待场所、接待规格及接待安排，要让来宾感受到热情，周到、舒适，未 受冷落和怠慢，同时符合公司接待标准。 3、对一般客人临时来访，如果接待人员手头忙，一时难以抽身时，应向客人说 明，暂请他人代为接洽或另商会面时间，切忌让客人久候而无人问津； 4、访客若需与上级领导面谈，应帮助联络或予以婉拒（事先明了领导

15、无会见意 图时）。领导愿意会见的，则将客人引至约定地点等候会面，引见后再行离开。 5、引见礼仪：首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）；把身份低、年纪轻 的人介绍给身份高、年纪大的；职务相同，先介绍年纪大的；一行来客中，按职 务高低依次介绍； 6、行路礼仪：陪同客人行路，请客人行于自己右侧；乘坐车、上下楼梯、乘电 梯，礼让在先，主动开关门；自己处于主陪同地位时，应排在客人旁边，不要落 在后边。 7、其他礼仪：接待重要来宾（尤其是A 类贵宾）时，穿着不得过于随便，须按 公司规定着装。衣着整洁、得体、有风度；主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童 和残障人士；尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节；若因

16、故无法准时赴约， 应尽早通知对方，并以适当方式致歉。 8、注意事项：接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。 接待过程中，若遇来客提出不便办理或公司限制事宜（如要求复印/ 拷贝公司受 控制文件资料、在禁止拍照地点拍照等），须婉言解释或巧妙回绝。 第十条 附则 第十七条以上规定由总部行政人事部负责制定、修订和解释，自公司正式发布 之日起实施。 xxxxx 有限公司行政人事部 2018 年 1 月 1 日 接待计划安排表 客户名称客户总人数男人女人 主接待人姓名部门职务联系电话 陪同人 姓名部门职务联系电话 姓名部门职务联系电话 姓名部门职务联系电话 到达（备注：有相关部门接待的，

17、可不写联系人方式） 时间：航班号火车班次联系人联系方式 时间：航班号火车班次联系人联系方式 时间：航班号火车班次联系人联系方式 派车接站是 否派车车型司机姓名 回程预算小计 会务安排有无预算小计 会务时间年月日时分年月日时分 设备设施投影仪笔记本电脑白板白板笔水果 矿泉水预算小计 住宿安排有无预算小计 费用公司负责客户自理 公司负责客户标准之外费 用 房间标准 住房标准五星四星三星其它 酒店名 称 住房间数三间二间一间其它 酒店地 址 餐饮安排有无预算小计 餐数餐别费用预算用餐地点用餐人数 早餐工作餐招待餐 午餐工作餐招待餐 晚餐工作餐招待餐 娱乐安排有无预算小计 娱乐项目 费用预算RMB RMB RMB RMB RMB RMB RMB RMB 审批备案记录 计划人部门经理分管副总 行政人事部财务部总经理 附表 1 附表 2 公司内部接待（工作）用餐审批表 年月日 公司内部接待（工作）用餐审批表 年月日 公司内部接待（工作）用餐审批表 年月日 部门用餐日期 用餐金额用餐地点 用餐人员 用餐事由 经办人分管领导公司领导 部门用餐日期 用餐金额用餐地点 用餐人员 用餐事由 经办人分管领导公司领导 部门用餐日期 用餐金额用餐地点 用餐人员 用餐事由 经办人分管领导公司领导