项目宣传推广工作流程(定稿).pdf

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1、目录 一、品牌发展部与项目宣传推广工作的目标与意义2 （一）部门定位 （二）基本要求 （三）深度价值 二、品牌发展部基本工作内容3 （一）新闻稿的撰写 （二）各展览会项目官方网站的维护 （三）各项宣传资料的监督制作 （四）开拓并完善新兴推广渠道 （五）媒体宣传推广 （六）活动行销 三、单个周期内展会操作流程建议9 四、品牌宣传工作与销售、客服部门的配合10 （一）与销售部门的配合内容 （二）与客服部门的配合内容 五、品牌宣传工作与媒体的配合11 （一）媒体选择 （二）与媒体配合方式 六、编后语 12 附件一：新闻稿制作注意事项及标准 附件二：关于集团制作网站标准的通知 附件三：展会特刊编撰注意

2、事项 附件四：宣传剪报制作参考样板 附件五：媒体数据库参考模型 1 一、 品牌发展部与项目宣传推广工作的目标与意义 （一）部门定位 品牌推广部门是集团内公司与公司之间、项目与项目之间以及集团与其他主办单位、合 作机构、业务伙伴等所有展览会参与者之间的重要沟通桥梁。 （二）职责描述 运用品牌巧实力 提高团队战斗力 壮大集团影响力 品牌展会是振威的硬实力，高素质的战斗团队是振威的软实力，品牌发展则相当于振威 的巧实力。 品牌发展的关键在于品牌推广人员如何运用巧实力把自身有限的硬实力与软实力 整合加工，传递到媒体手中，展示于众，形成1+12 的效果。 巧实力于内，品牌发展部应擅长整合资源，以提高团队

3、战斗力. 巧实力于外，品牌发展部应擅长运用媒介工具，以壮大集团影响力。 （三）基本要求 熟悉媒体运作规律 对接主办相关机构 了解展商观众需求 品牌发展部相关人员需要具备如下基本素质： 1. 熟悉各类宣传品制作常识； 2. 利用不同媒体特点、熟悉媒体运作规律，整合各类宣传途径； 3. 能够与政府相关主办部门、使馆、行业协会、学会、科研院所等进行良好对接； 4. 利用资源，充分挖掘及提炼各项目重点展商及观众的宣传亮点。 (四) 深度价值 运用媒体资源 推动项目销售 在以“服务细致、支持到位、保障有力”为工作宗旨的前提下，品牌发展部的深度价值 是运用手中的媒体资源，树立振威的整体品牌形象与各项目的品

4、牌形象，推动振威不断前进 与发展。品牌发展部的终极目标在于推动销售工作可持续增长。 二、品牌发展部基本工作内容 2 （一）新闻稿撰写 在单个展会周期内，根据不同阶段宣传要求，整合所在展览会的项目宣传亮点，撰写 系列新闻稿在大众媒体及行业媒体上进行发布。 新闻稿的基本要求： 1. 准确：务必重视新闻稿中涉及企业名称、引用数据及发言的准确性。 集团合作的大众媒体以高端为主，传播广、影响大，撰写稿件应认真核实稿件细节、力 求准确，避免影响与企业、协会、媒体等的合作关系。 2亮点挖掘：每篇稿件应至少采访一位重点参展商、参观商或行业协会负责人。 注重约访，加强与重点企业与行业协会间的交流，从国际风云行业

5、大势等话题中挖掘 双方都能认可的采访点，提供媒体资源支持，建立良好关系。 3. 可传播性：在行业之外的媒体进行发稿时，要注意与国计民生结合，增强稿件可读 性，贴近所发媒体的定位，达到增加转载、降低成本的效果。 4. 规格：呈送集团稿件以1000 字左右为宜，每篇稿件视情况附图片。 注： 新闻稿制作注意事项及标准 ，参见附件一。 （二）各展览会项目官方网站的维护 1. 配合设计人员，对各展览会项目官方网站进行日常维护与完善。 2. 搜集国内外行业相关资讯，撰写大客户参展新闻或展览会动态新闻，以保证展会新 闻栏目的更新：5 年以上发展期展会至少每天更新一篇，5 年以下（含5 年）展会至少每周 更新

6、两篇。 3. 上届展会结束后一个月内，完成对新一届展会内容的网站更新。展后报道要在此期 间保持更新。 注： 关于集团制作网站标准的通知 ，参见附件二。 （三）各项宣传资料的监督制作 1. 彩版广告：制作展会宣传彩页，用于杂志等纸媒的硬广告宣传。 要求展览会时间、地点、联系方式等必备要素准确翔实。 2. 展报：分为参展商特刊、参观商特刊、展会日报。 1） 参展商特刊：展会召开前，根据不同阶段招展需求，面向参展商的展会特刊，加入 政策信息、行业专家访谈等，使展报立体化，提升展会品质与展商关注度。 3 2） 参观商特刊：展会召开前，根据不同阶段招商需求，面向参观商的展会特刊，加入 吸引行业观众关注的

7、内容，支持客服组织开展招商。 （按项目不同特点，上述两特刊可合并为一本“展会特刊”） 3） 展会日报：用于展会召开期间现场报道，并现场派发。目前CIPPE 采用 Upstream， 其他地区项目可使用报社渠道进行每天的持续印刷。 注： 展会特刊编撰注意事项 ，参见附件三。 3. 宣传光盘：展会的视频宣传展示，内容可以包括电视台报道，由集团统一规划制作。 4. 网页邮件：制作展览会宣传电子资料，通过邮件等线上方式发送给目标群体。可参 考 CIPPE 制作标准。 5. 行业网站专题：可于展会招展黄金期，达成与权威行业媒体的专题合作，将展会制 成醒目专题发布在行业媒体中（网站首页或杂志内页），参考

8、CIPPE。有观众预登记链接。 6. 其他广告：邀请函、门票、请柬、路牌广告、喷绘广告等的监督制作。 （四）开拓并完善新兴推广渠道 1. 建立或加入行业人士的QQ 群，通过在群里不定期发布信息宣传展会。 2. 重视行业论坛推广：选择人气旺、比较成熟的行业论坛，进行广告链接或信息发布。 由于成熟论坛的互动性与用户黏性远超常规网站，宣传效果也会比常规网站好。可以通 过博客专门写手、或与版主合作、进行推广。 3短信通知：及时向目标客户发布展会信息。 （五）媒体宣传推广 在选择媒体前，要执行项目市场调查和分析。 一般情况下要根据当地的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等 特点，具体分

9、析本展会项目的行业市场状况，要摸清市场的归属，即属买方市场还是卖方市 场等。（应与项目经理探讨，收集最新的行业报告和分析数据）。 最后根据项目的行业总体情况，有效整合各种形式的媒体资源，制定整套媒体推广方案。 1. 媒体的分类 A行业媒体： 根据不同展会主题的特性，选择与之配合的行业媒体，包括网络、杂志、 报纸三类。 合作原则： 重点寻找核心产品行业媒体，但还要向产品两端上下游产业链的网站、 杂志、报纸媒体延伸，该部分媒体有助于配合客服工作的开展，找到直接面对客户的渠道。 B财经媒体：可选择比较有影响力的财经类媒体，以展会软性新闻报道为主。优点： 4 宣传费用成本较小，受众人群较广泛，新闻资讯

10、性强，转载率较高，能以小成本达到良好的 展会传播效果。 C中央媒体：例如中央电视台、新华社、人民日报、经济日报等，在同行的权威性较 强，覆盖面广，刊后注意收集存档。 D地方媒体： 新京报、 今晚报、 广州日报 、 华商报 、 新疆日报 、 新民晚 报等（上述报纸仅供参考，实际操作根据各地情况而定），借助地方媒体的报道，吸引该 区域人群对展会关注，推动招商招展进程。 E网络媒体：非行业网络媒体，例如新浪、网易、搜狐、腾讯网等，属于铺面投放策 略，让更多的业内外人士了解展会，更大范围地提升展会的知名度。 F国外媒体：用于国际推广，当展会发展到一定的成熟阶段时，应与国际媒体进行深 度合作，制定国际推

11、广策略，例如北京石油展。一般培育期的展会，则尽可能多地利用国外 行业网站发布展会信息，增加海外买家的比例。 G户外媒体： 费用成本较大， 一般不采取该宣传方式。若展会的目标人群分布较集中， 可适当与户外媒体合作，在该区域的专业市场、产业园做户外广告。 2. 宣传推广时间倒推计划（注： A至 G为上述媒体分类的项目） 第一轮：距开展前十个月开始宣传A+B+E+G 第二轮：前七个月至十个月：A+B+E+G 第三轮：前六个月至前四个月： B+D+A 第四轮：前三个月至前两个月：D+A+B+E+F 第五轮：展期及展后：A+B+C+D+E+F+G 3. 展会周期分类 1）五年以内（含五年）展会：培育期

12、新展会刚起步阶段，品牌认知度不高， 行业人士对该展会的了解不足，多数持观望态度。 因此在充分做好项目前期市场调研的基础上，对本展览会在市场同类项目中所占的市场份 额、优劣势、竞争情况等方面进行分析，发挥自身展会的长处，全方位地加大宣传力度，争 取在网站首页占据最有利的广告位置，重点行业杂志的封面、扉页、封二投放硬性广告，报 纸定期不同题材的轮番新闻报道，力求最大限度地树立展会的形象，增强目标客户对展会的 信心。 5 2）五年以上展会：发展期 经过前五年的发展，在行业内形成一定的品牌形象。项目应在稳定老客户的同时，拓展 新客户。推广的重点是从区域传播向全国覆盖，配合展会推出的新主题，选择不同的媒

13、体组 合。可加强与主办、支持单位的合作，利用他们的优势资源，扩大展会规模和影响。 同时展会已经进入一个比较有序、稳定的阶段， 在利润持续增长的情况下，应加大国际 推广的力度，与国际媒体合作，并参与国际同类展会巡回推介，借鉴国际成熟的传播手段， 使展会更国际化、专业化，增强国外参展商和专业观众的比例。 4. 宣传之后的收集展示工作 制作本届展会的宣传剪报（包括平面媒体、网络媒体、电视媒体、户外媒体发布的新闻 和广告，不限于合作的媒体，转载的也可纳入统一范围），最好是一个媒体发布的新闻稿一 页截屏。剪报制作完成后，可命名为“某展览会百家媒体宣传报告汇总”，送给重要的参展 商、政府机构、行业协会负责

14、人，作为展后宣传的一种有效手段，为下届展会的举办做好准 备。 注： 宣传剪报制作参考样板 ，参见附件四 5. 媒体数据库建立及媒体监督 1）注重媒体数据库的建立：每个展会项目都需要建立一个完整的媒体数据库，记录该 项目行业媒体名单(包括合作与未合作)，从中为项目的宣传推广提供内在支持，同时为各大 媒体进行分类，标注重要级与非重要级媒体。 注： 媒体数据库参考模型 ，有编号要求，媒体编号可按照本章节1 的媒体分类 设为 “项目简称 + 媒介方式 +编号” ， 如：“SYA0001 ” 代表 “石油展行业媒体 0001 ” ， 参见附件五 2）媒体监督：责任到人 具体负责人根据宣传需要事先与媒体进

15、行沟通，向对方索要刊发的资料。 媒体监督指在与媒体合作过程中，根据不同的媒体特征，对媒体的发布情况进行考核的 一种方式。监督的方式可分为以下几大类： A网络媒体：定期查看网站广告位是否存在，有无因媒体网站改版致使展会的广告被 撤下，展会新闻和展会介绍文字链接是否已发布。若涉及专栏的，有无及时更新展会内容。 6 B杂志、报纸媒体：按照彩色广告的刊登排期表，监督媒体发布的情况，当月有展会 的广告， 要求媒体邮寄样刊，查看展会彩色广告是否已刊登，刊登内容、 刊登版面是否正确， 新闻稿是否已经发布。 C电视电台媒体：媒体需提交广告刊登排期表，保留录制文件，以便存档。 D户外媒体：不定期到现场检查广告牌

16、的发布情况，若离该地区较远，要求合作媒体 拍摄几张现场图片，发布完毕后提交整套传播报告。 6. 国际推广的流程操作建议 1）媒体筛选过程 首先，通过国际上同类成熟成功展会和行业网站了解适合的媒体作为推广平台。 其次，在展会前18-24 个月（因为有的成熟展会是两年一届）开始做计划和调查，选择 适合我方做现场推广的国际展会，了解组展机构怎样推广展会，和展会主办方建立合作，在 彼此展会上进行推广。 再次，利用各种机会多拜访国际行业组织、政府机构、 使馆等， 尽量与其达成合作关系， 取得他们的支持，在国际推广上就会事半功倍。 2）通常合作方式 A网站链接 B广告互换（网站条幅广告或杂志广告与展会会刊

17、广告互换） CNewsletter（定期通过合作媒体发布newsletter，让更多客户了解展会最新进展，维 护良好的客户关系） D免费展位，媒体在展会上组织会议或组织其会员作为参观团参与展会 3）注意事项： 尽可能早地和国外媒体建立合作关系、实施推广计划和方案，一方面因为可能存在时差， 另一方面考虑到国外假期较长，如果联系晚了后期工作比较被动。 （六）活动行销 1与行业协会、科研院所、政府机构等单位的合作 行业协会、科研院所、政府机构等单位因其强势地位，在行业内与企业间具有一定的影 响力。可以与此类单位合作进行的宣传推广方式有： 1）利用我方媒体资源与此类单位建立新闻关系，不定期对其负责人进

18、行高端约访，从 中发掘新闻点，与展会结合、发布新闻稿，形成良性互利。 7 2）此类单位经常组织和参加国内、国际相关展会及活动，可在参加相关活动时帮助我 方进行间接宣传，如发布资料等。 3）在此类单位的主办媒体上（刊物、网站）发布我方展会信息，进行宣传。 2在同类展会、行业会议上的巡回推介 同类展会及会议是行业人士聚集的焦点，也是我方展会目标人群最精准的场所。在此类 展会开展宣传推广活动，可以起到事半功倍的效果。 此类场所宣传方式可采用： 1）展位：同类重点展会，可以向其购买展位进行我方的立体化宣传。 2）展场广告：通过现场的条幅、喷绘、易拉宝等广告进行对我方的推介宣传。 3）气模、礼仪小姐：聘

19、用气模或礼仪小姐形成关注，派发宣传资料或展示我方广告。 4）赠送客户礼品：赠送客户或参观商礼品，礼品印有我方展会字样，加深印象。 5）印刷品宣传：在会刊或展报上刊登我方广告、在同期当地媒体刊登我方广告并进行 派发。 6）发放其他宣传资料：与以上宣传方式配合，向行业人士派发我方其他宣传品，如邀 请函、宣传单页、展报、宣传光盘等。 3工业园区、产业聚集区、产品专业市场的宣传开发 各地方政府利用当地产业优势打造的工业园区，通常是同类企业的聚集区，一些工业产 品的专业交易市场也已经形成规模，此类场所具有产业集中、针对性强的优势。 此类场所宣传方式可采用： 1）与园区管理部门建立新闻关系，通过约访发掘新

20、闻点，如园区政策、组团参展等， 形成良性互利。 2）在园区或专业市场通过喷绘广告、条幅广告等形式进行宣传。 3）发放宣传资料：在园区或专业市场发送我方宣传品。如，邀请函、宣传单页、展报、 宣传光盘等，可通过园区管理部门或分别发送给各企业。 4新闻推介会、发布会的召开 可以达成明星企业、相关领导机构及媒体的三方聚焦，以展示展会高端品质及形象。一 般适用于成熟期展会，或借助行业的高峰论坛等活动进行借势实施。 8 三、单个周期内展览会操作流程建议 1.市场调研 2.了解行业 3.熟悉产业链 4.了解展会的主题以及招展范围 5.清楚展商和目标观众的区域分布 客服部 展商报名 销售情况反馈 销售部品牌发

21、展部 制定宣传推广计划 寻找合作媒体，签订协议，建立合作关系 定期撰写新闻稿，发布展会新闻，参展商专 访报道，参观商到来的单个资讯报道 及时跟进媒体网站LOGO 广告、杂志彩色广 告、报纸广告、展会新闻和信息的发布情况 展会官网信息更新 监督印刷资料的制作 进一步完善媒体数据库 开展宣传工作（展前） 电视电台报纸户外广告杂志网络 行业杂志 彩色广告 新闻发布 展会网站 行业网站 门 户 网 站 广 告 互 换 新闻发布 专题报道 高层专访 行业报纸 财经报纸 区 域 报 纸 软 文 为 主 硬广为辅 中央级 地方级 专题报道、 光盘制作 产业园路牌 专业市场喷画 车体广告 机场灯箱 视项目实际

22、情 况考虑投放与 否 观众组织与宣传 推广工作对接 邀请目标观众 9 四、 品牌宣传工作与销售、客服部门的配合 品牌宣传工作目的：建立展会品牌，促进招展招商，因此要与销售部、客服部定期召开 项目工作会议，保持长期有效的沟通机制。 （一）与销售部门的配合内容 1、主动向销售部项目经理了解展会招展情况，及时更新参展商名单，利用知名展商捕 捉新闻亮点，及时发布在网站上。 2、展报资料收集工作，提前告知销售部做好准备。 3、与媒体合作时，多宣传展会的特色，进行深度合作，鼓励媒体提供更多的目标客户 资源，有助销售部招展。 展中 参展媒体 1.确定参展媒体名单 2.告知展位号、 参展注 意事项 3.现场与

23、媒体交流 4.鼓励媒体邀请会员 参观 5.发布新闻稿 非参展媒体： 1.发布新闻通稿 2.向会员群发展会召开信 息 3.派发展会邀请函 展后跟踪服务： 发感谢信 展后报道 发布下届展会信息 客服部观众数据及 时提供 展会总结： 分析在本届展会推广过程中 已做过的工作，为未来展会 推广工作提供数据资料、经 验和建议 1.开 幕 式 的 媒 体 邀 请和接待 2.参展商采访 3.现场新闻稿撰写 4.现场视频拍摄 5.收集媒体名片 6. 展会日报制作 7.其他现场服务 展后 媒体数据库更新： 统计好本届合作媒体数 据，评估媒体发布质量、 效果，为下届的合作提供 参考依据 10 （二）与客服部门的配合

24、内容 1、制定的宣传推广计划应及时告知客服部，使客服部能结合不同时期的宣传攻势，制 定配套的观众组织方案。 2、每轮新闻稿发布后，应做好网站截图和样刊收集工作，把整理好的文档提交客服部 备份。 3、展会邀请函分批邮寄给各行业合作媒体（以杂志媒体为主），让媒体把邀请函夹在杂 志里一并派发给会员，邀请更多的行业买家，推动招商工作的开展。 4、客服提供预估数据，每个展商到来的名单，或者参观商心态、动态、或其他亮点， 提供给品牌发展部撰写新闻。 五、 品牌宣传工作与媒体的配合 作为品牌推广人员，经常与众多不同会展机构的媒介人员对接相关采访及新闻报导事 宜，因此与媒体的良好互动是非常必要的。 推广人员与

25、媒体之间应该是相互合作实现共赢的良性互动关系。推广人员有责任全面系 统介绍展会的总体情况，并结合媒体的采访需求，安排合适目标采访人接受专访，及时将展 会最新的日程安排、展会进展、亮点等告知媒体，尽可能配合和帮助媒体的采访。 媒体在整个展会的宣传上有着举足轻重的作用，因为媒体记者的参与及报道，使得整个 展会取得更好的宣传效果。通过长久有效的合作关系，推广人员与媒体记者之间会形成一种 默契，媒体记者从展会中获取最新资讯，又帮助宣传展会活动。记者公正客观地报道展会， 满足展会方合理的一些需求，比如采访稿确认、个别文字的修订等，也是非常有必要的。可 以说，专业媒体的专业性要有所保障，离不开会展行业机构

26、及企业的支持；会展行业机构及 企业要想有所发展，也离不开专业媒体的报道宣传。两者互相支持与配合，是实现双赢的前 提。 （一）媒体选择 每个展会主题或展会企业的性质不同，对媒体的需求与要求也不同。自然而然，在选择 合作媒体的标准方面也是有所差异。 首先， 媒体的专业性很重要，选择合作的媒体必然要求该媒体在所在行业内要有一定的 影响力，并且其覆盖面广、内容有特色。 认真做新闻、做内容的媒体是比较令人认可的。内容上重视新闻价值、尊重事实、具有 一定的可读性、能反映行业发展、进而推动行业发展的媒体是受行业读者青睐的。如果印刷 11 质量不错，版面及内容都有自己的风格更会锦上添花。 在选择合作媒体时，主

27、要从媒体的相关性、影响力、地域覆盖率等方面综合分析选择。 具体来说， 从内容角度， 我们会选择财经类、大众类、 行业类等媒体类型；从媒体介质角度， 我们会选择网络、报纸、杂志、电视、电台等媒体类型；从影响力角度，则会选择主要的门 户网、行业媒体、大众报纸等媒体；从媒体地域角度，重点选择展会举办地及周边省市、国 内大城市的主流媒体。 （二）与媒体配合方式 1平时与媒体保持顺畅沟通并定期提供一定的信息。 2. 当媒体有特殊要求时，尽量提供符合媒体采访的内容。针对不同媒体及版面的风格 和目的，提供相应的素材。每个发布周期至少提供三到四篇不同角度的稿件，供媒体选择。 3. 如果涉及到具体行业的深入问题

28、时，推广人员要和项目经理沟通，经讨论后将素材 提供给媒体， 因为项目经理对行业的把握更全面深入，提供给媒体的内容正是媒体所希望得 到的素材。 4. 另外，各种媒体需要的内容不一样，会展类媒体和某一行业的媒体所报道的角度的 不同决定所需素材的差异，因此，推广人员要针对媒体的分类来准备。具体策略是：根据不 同媒体的采访需求，提前做出预先判断是配合媒体做出更好报道的重要因素。不同媒体，根 据不同的定位、内容、读者对象等，适合采访发布不同主题的文章，推广人员要很熟悉各种 媒体的情况，以便更好地配合媒体记者的采访需求，并可适当提出一些建议，从而帮助记者 写出适合自己媒体的好文章，从多个角度全方位地报道展

29、会的进展和盛况。 5. 推广人员要与媒体记者提前沟通采访细节，提出媒体发布前确定稿件的合理要求， 避免出现记者因对展会不了解或片面观点而造成的文章内容错误。当然， 在符合展会利益原 则的情况下，推广人员也不应对记者的文章做过大的改动。如有较大分歧，应礼貌地提出合 理建议，与记者充分沟通。 6. 内容上，若记者所在媒体的宣传点和展会的宣传点有所偏颇，就需要推广人员与记 者协商探讨，原则是尽量以活动方的主题为准；时间上，可能相关媒体已经有计划排期，但 是考虑到展会新闻的时效性，推广人员还是要与记者耐心沟通协商，在第一时间把新闻发布。 六、 编后语 本文的撰写是集团 品牌发展部项目宣传推广人员的集体智慧结晶，是集团品牌发展部从实际工作中总结出来的 12 点滴心得。 希望该执行标准方案可以对大家的工作起到一定的帮助作用，能为推动集团各项 目的有效宣传尽一份绵薄之力。本方案还需在实践中不断地修改完善，不足之处，敬请批评 指正。