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1、第 1 页 如何做好公文处理中的主题词标引 特征码 QGOnOBRcWYnSZXqPlAhj *的主题词是适应机关办公自动化、*处理规范化的需要， 从*标题选取转换出来的，能反映*主题概念的词或词组。*主题 词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的国务院*主 题词表 。此外，各地区和各行业都结合自身*处理实际，制订 了各自的主题词表。我们水利部黄河水利委员会*处理的主题词 标引，使用黄河水利委员会*主题词表 。 一、主题词标引程序“三步“走 第一步：审读文件，分析主题。 首先通读*，了解*的主要内容和发文意图。一般来说，审 读文件标题，进行主题词标引是*人员常用的方法。如文件标题 能概括*
2、的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从* 的内容入手进行主题分析。 其次分析主题。首先看一篇*标题是单一型的主题还是多个 主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分 第 2 页 组的多个主题词分别表达各自的主题概念。 分析主题重点是主题结构分析。即分析主题里面的主要成 分和次要成分以及它们之间的关系。 黄河水利委员会*主题词 表将主题结构次序分为主体因素、通用因素、空间因素、文 种因素五类。 第二步：提炼、转换主题概念。 经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全 部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应 当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、
3、专指性最 强的主题概念，舍弃一般的主题概念。 对提炼出的*真正具有检索意义的主题概念，查*主题词表 将其准确、规范、科学地转换成主题词。查表取词的主要途径： （1）直接查字顺表，适用于析出的主题概念与主题词表的词一 致或接近。可以用拼音、也可用部首来查。 （2）查范畴索引。 主要适用两种情况，一是*主要内容集中于某一范畴，为提高标 引效率，可先查范畴索引；二是主题概念一时找不到合适的词， 但范畴比较明确，也可查范畴索引。 （3）查词族索引。适用于 查比较复杂的主题概念时，从复合主题的某一词素入手，克服 第 3 页 复杂主题查找时词汇形式难以确定的困难。 第三步：标引记录，审核校验。主题词成功转
4、换后，根据 国家机关*格式规定，将主题词标注在*末页下部抄送栏目 左上侧。词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空 间、时间、文种等要素，依次进行著录。 在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。审核 的主要内容有：（1）主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项； （2）主题词的转换是否符合标强规则和组配规则；（3）同类 型*所选用的主题词是否一致；（4）标引记录有无遗漏等。如 发现问题，及时纠正补救。 二、主题词标引“三要“ 一要准，即主题词的标引对*的内容揭失要准确，包括两个 方面的内容， （1）在主题分析过程中对*主要内容的分析和提炼 是否准确， （2）对分析出来的主题概念转换成主
5、题词准确。二 要全，标引主题尽量能全面反映*的主题内容，不能漏标。黄委 系统*主题词最大标引深度不超过 7 个。三要专，即标引的主题 词与*主要内容的相符程度，一般说来，对于一个*主题概念只 有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭失主题概念精度的一 第 4 页 个重要因素。 三、主题词标引“三不“ 一是不能使用表外词。有很多人在标引主题词时，往往都 是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有由于使用主题 词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引 的大忌。 二是不能颠倒顺序。主题词的标引按照主体、通用、空间、 时间、文种五大因素的顺序排列。但是有很多人都是依据*的标 题，从前向后依次标引。 三是不能字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概 念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解 成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进 行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的 子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。 主题词标引是一项基础性工作，也是技术性很强的工作。 做好这项工作，不仅需要从业人员熟悉使用的标引工具，熟练 掌握标引规则和方法，而且还要掌握相应的专业知识，更需要 第 5 页 从业人员严谨、认真、踏实的作风。限于篇幅，不再一一赘述。