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1、第 1 页 采购合同管理规定 特征码 jUKCcnzJUNHKaSbgCWPL 1公司采购合同的内容 公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求 具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主 要条款： （l）商品的品种、规格和数量 商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具 体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家 统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量 明细表。 （2）商品的质量和包装 合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部 颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货； 对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准
2、；对实行保 换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的 办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志 第 2 页 及包装物的处理等，均应有详细规定。 （3）商品的价格和结算方式 合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和 变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方 式和结算程序。 （4）交货期限、地点和发送方式 交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的 实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商 品的发送方式是送货、代运，还是自提。 （5）商品验收办法 合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办 法、期限和地点。 （6）违
3、约责任 签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行， 因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同 时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿 金： 不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品； 不按合同中规定的商品质量标准交货； 逾期发送商品。 购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应 付违约金或赔偿金。 第 3 页 （7）合同的变更和解除条件 合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情 况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。 此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定， 使签订的合同更切实际，行之有效。 2采购合同的签
4、订 （l）签订采购合同的原则 合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是 有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活 动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立 的企业。 合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方 针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体 条例和实施细则的规定。 签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。 签订合同必须坚持等价、有偿的原则。 当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签， 必须要有委托证明。 采购合同应当采用书面形式。 （2）签订采购合同的程序 签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商， 第 4 页
5、 取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤： 订约提议。 订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或 建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要 条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。 提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受 自己提议的约束。 接受提议。 接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表 示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。 承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要 约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新 的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的 双
6、方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约新的 要约一再要约直到承诺的过程。 填写合同文本。 履行签约手续。 报请签证机关签证，或报请公证机关公证。 有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商 行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方 可以协商决定是否签证或公证。 第 5 页 3公司采购合同的管理 采购合同的管理应当做好以下几方面的工作： （l）加强对公司采购合同签订的管理 加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工 作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源 情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况， 依据企业的购销任务收集各方面的
7、信息，为签订合同、确定合 同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理， 在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查， 使签订的合同合理合法。 （2）建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企 业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制 度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时 发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证 合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的 协作，以利于合同的实现。 （3）处理好合同纠纷 当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。 协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲 裁，也可以直接向法院起诉。 （4）信守合同，树立企业良好形象 合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进 第 6 页 行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理， 有利于树立良好的企业形象。