超高工作效率手册A4纸工作法.docx

1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第56页 共56页超高工作效率手册：“A4纸”工作法作 者：日三木雄信 出 版：天津教育出版社重要的会议马上召开，你是否还在杂乱无章地收集各种信息？面对繁多的工作报表，你是否感到毫无头绪？出差即将结束，而你是否对随之而来的出差报告心存胆怯、不知从何下笔？身为会议的主持人员，你是否有过这种困惑为什么大家讨论的内容都远远偏离我心中设想的那个主题？造成这些问题的原因只有一个，那就是你的工作方法出错了！翻开本书，尝试用几张A4纸搞定你的全部工作吧！试着把你的工作进度、时间安排、人生规划都明确在一张A4纸上吧！读完本书，相信你也会迫不及待

2、地抓起身边的A4纸，开始制定你眼下的工作计划与未来的人生计划！前 言本书是为那些上司制定了很高的目标，以致于不得不加班、周六日出勤的上班族而写的。实际上，在数年前，我自己也是这些上班族中的一员。当时的我为了从这种状况中解脱出来，实践了这些工作法，这本一张A4纸工作法，就是我将这些工作法总结成后，方便大家使用的。这是一种划时代的工作法，我们只要填写一张适合相应目的、用途的A4纸大小的各种表单，就可以大幅提高工作效率。这些表单是我以自己在三菱地所（从事房地产业）企划的振兴丸内项目、在软银负责的与海外企业的合作、日本债券信用银行（现在的Aozora银行）的收购、纳斯达克市场（现在的大正Hercule

3、s市场）的创建、YAHOO!BB事业部等各种项目为基础自行编写的。而且，这里面不但包含了我自己创立风险事业TRION株式会社时积累的经验，还饱含着我曾作为董事时，在东证一部和MOTHERS上市企业的见识。因此，我相信这种工作法可以在各种行业以及各类企业中使用，而且从新职员到领导，所有上班族都可以使用。特别是在企划新事业、新服务、筹备会议、改善日常业务等方面，它会立刻见效，大家只要翻一翻，应该就能找到相应的表单来解决自己目前的问题。在这本书中，我会以讲故事的形式，通过简单易懂的事例来说明每个表单。希望大家可以根据故事来选择最适合自己目的的表单。另外，请将表单放大成A4纸大小复印出来，并一边参考正

4、文中叙述的例子，一边自行在合适的地方填上内容。这应该不会花费太多时间，短的话也就几分钟，即使花费的时间较长，也不会超过1小时吧。而借助这些表单，你的工作效率将大幅提高。从此，你便会朝着自己的目标大步前进。最后，请允许我借此机会，对教给我基本工作方法、给我成长的机会的以下各位，表示衷心的感谢。谢谢你们（尊称省略，职位均是作者在职时的职位）。福泽武（三菱地所株式会社 总经理） 高木茂（三菱地所株式会社 总经理室室长） 小田川和男（三菱地所株式会社 总经理室宣传部部长） 河野雅明（三菱地所株式会社 总经理室宣传部副部长） 境绅隆、神哲朗、相川雅人、佐藤元洋、铃木美佐子、坂上明子、中野敬子、濑川真理子

5、三菱地所株式会社 总经理室宣传部）孙正义（软银株式会社 总经理） 宫内谦（软银株式会社 董事长）笠井和彦（软银株式会社 总经理） 丸山荣树（VIRTUALEX株式会社 总经理） 村田峰人（WELLCOM株式会社 总经理） 须田任之（软银BB）东京 三木 雄信二七年九月序会工作的人，能够将一张A4纸运用自如会工作的人与不会工作的人，在工作方法上存在差异从大体上看，现代上班族的商业环境正从三个方面发生着急速变化。我们可以说，是否掌握了应对这种变化的工作方法，将使人与人之间产生会工作和不会工作的巨大差距。首先，第一个变化是伴随着宽带网的普及而出现的产品服务化趋势。Ipod是比较有代表性的一个例子。

6、即itunes software与itunes music store合作成立的三位一体的服务系统。类似的例子还有很多，如Google提供免费网络办公软件服务等，这种事例正在不断增多。这种产品服务化方案，需要多个部门在一个指导思想下共同协作才能完成。第二个变化是公司与公司之间关系的变化。泡沫经济崩溃后，把公司的资源集中到公司的核心项目上，将除此之外的业务委托其他公司做的外包操作方式，如今已经非常普遍。而且，M&A（企业的合并、收购）这种方式也在增加。过去，公司大多是与自己的公司或同一集团的其他公司合作，公司与公司之间的关系比较封闭，但是现在，在价格、质量、交货期等标准下，公司与公司间的关系正在

7、根据市场机制变得越来越开放。第三个变化是工作环境的变化。随着泡沫经济的崩溃，论资排辈、终身雇佣制度开始瓦解，这之后，人们的工作环境也一直在发生变化。例如，同一个工作单位混杂着跳槽者、派遣职员、业务委托等各种各样的人的情况已经不再稀奇了。因此，过去的工作方法越来越不能发挥作用了。泡沫经济崩毁之后，由于公司采取了抑制录用人数的计划，所以中坚职员会竭尽全力做好自己的工作.但对于教育新职员的工作，则会往后推迟，而且这样的情况并不少见。此外，跳槽者常常会将上一个工作单位的工作方法带进来，但派遣职员、业务委托职员等工作人员本身未掌握一定工作方法的情况也很多，这些就是如今的现状。在这三大变化中，会工作的人与

8、不会工作的人之间的差距会越来越明显。现在的上班族，需要掌握一种新的工作方法，即与自己的部门或公司范围之外的人员一起，朝着相同的目标努力收集情报，进行判断，然后实践工作方法。为什么一张A4纸就足够了据说，一般情况下，人类一次能够把握和处理信息的数量在七加减二之间。也就是说，虽然人与人之间有一定的差异，但是人在大体上看一眼的瞬间，能够把握的数量最小为五，最大为九。这个数字也被称为魔法数字。举个例子，假设桌子上放着几枚硬币。普通人在大体上看一眼的情况下，能够确认的数量在七个左右。如上所述，人的把握处理能力有一定的限度，因此，人类发明了十进法。所谓十进法，就是一位数能够处理的数字以九为限，一旦超过九，

9、就要进一位。也就是说，十进法是一种人类在考量自身的把握处理限度的基础上制定出来的表记法。而且，据说在经济学上，一个上司能够管理的属下数量也在五人至六人之间。这个原则被称为span of control原则（管理范围原则），是经管学上的一个大原则。如上所述，人类能够处理的事情的数量是有限的。因此，在工作计划中，即使短时间内一次灌输10个以上的详细内容，也都是徒劳，这样只会让自己的脑子变得混乱。当然，这样一来，也就很难与一起工作的成员们共享工作内容。反过来说，要想使自己把握这个计划，并与共事成员分享，书写的内容不能超过一张A4纸。一张A4纸工作法为什么有效在一张A4纸工作法中，在开始工作之前，需要

10、填写表单。所有的表单都非常重视明确地列出目的（主要是工作）、基于此目的应该做的事，以及其期限这三个要素。因为只要明确了这三个要素，无论是在独自进行的个人战中，还是在与其他成员共同进行的集体战中，你都能够有效地开展工作。序(2)例如，在开会的时候，目的不明确的会议只是在浪费时间。如果某个会议的目的只是关于新产品这样一个笼统不明确的议题，那么各个与会人员可能会按照各自不同的认识进行讨论。某个与会人员也许会针对是否导入新产品发言，而其他与会人员也许会突然针对自己构思的新产品规格发言。另外一个与会人员则可能会针对导入新产品后的销售渠道和提成发言。在这种情况下，人们是以不确定的推论或前提为基础进行讨论的

11、因此，人们的意见可能会循环往复，从而导致会议没有进展。而且，会议的目的不明确，就无法对发言是否跑题做出判断，也就很难将话题拉回正轨。因此，即使会议持续的时间很长，也不会得出任何结论。一张A4纸工作法为了避免出现这种情况，会事先明确会议的目的。这样的话，就可以将会议方向设定得更具体一些，如关于是否投入新产品。这样一来，与会人员就会参考现存产品的销售额变迁、公司的市场份额，以及竞争企业的新产品投入情况，自然而然地开始讨论是否应该导入新产品。如上所述，一张A4纸工作法不仅具有提高自我工作效率的优点，还具有使整个工作单位实现效率化办公的优点。而且，在一张A4纸工作法中，人们开展工作的方法并不是自己了

12、解所有情况，思考一下，然后就去实现目标，而是与一起工作的成员分享智慧和知识，并通过讨论去实现目标。因为如果能够明确地设定好目标，再将拥有必要情报和权限的人聚集起来，确定好应该做的事情，并进行分工，工作便自然而然地展开了。在现在这个时代，各个工作人员的工作正在朝着细化、专业化的方向发展着。这种环境下，人们为了做出判断而独自去收集情报，综合情报，最后做出判断的做法是很花时间的。而且，我认为，这样做会使情报的质量下降，因为一个人能做的事情是有限的。因此，我们自己只要一边引导必要的情报进入必要的地方，一边进行工作就可以了。而且，如果能将负责实际业务的成员吸收进来，便能够更有创造性、更高效地开展业务。明

13、确了开会的目的，思考解决问题的办法也会变得更容易。这样一来，失败之后从头再来的可能性就会减少。序(3)如上所述，实施人不是因受命于某人才工作，让实施人亲自参加决策过程，可以使其在有热情、有责任的情况下开展工作。一张A4纸可以让你之前的工作状态发生变化与靠你自己去思考相比，使用这种工作方法，可以获得更多的情报，并制定出崭新的计划。而且，在开展业务的过程中，你与公司内各部门、公司外的公司之间的摩擦也会减少。这样一来，周围的人们对你的信赖程度也会提高，人们会说：如果有困难，可以去跟他商量一下。当然，你的工作效率也会显著提高。而且，你实现目标的可能性也会相应提高。这样一来，上司对你的评价会自然而然地提

14、高。如果能进一步提高工作效率，你还可能减少加班和周六日出勤的情况。像蜜蜂一样地工作，忙到见不到家人朋友的生活也将就此终结。在这一意义上，我们可以确信，这种工作方法，一定能使我们的人生变得公私协调、十分充实。我衷心希望所有读者都能够掌握这种工作方法，向自己的理想人生踏出第一步。第1章-时间&工作的管理法日程管理表单（每月、每周）时间损耗划分表单先后顺序划分表单让人安心入睡的二分法表单日程管理表单（每月、每周）将每月、每周的日程整理到一张A4纸上对于商务人士来说，日程笔记是不可或缺的东西。你的笔记上也记满了某月某日上午10点，与A公司的A社长会谈、某月某日下午两点三点，销售会议、某月某日下午两点，

15、公司的来公司拜访之类的事情吧。如果事情都能够按计划进行，大家就不会觉得苦恼了。但是，能够按计划进行的概率大约为6成左右。可以说剩下的4成会由于对方的原因或出现突发事件而不得不改期，如由于公司社长时间安排不开，会谈延期了、销售会议时间延长，直到傍晚五点才结束等。而且，如果仅注意每天的日程安排，就会忘记留意每月、每周应该做的事情，有时甚至可能出现大的纰漏。因此，我推荐大家使用一张A4纸的日程管理表单。这张表分为（每月）表和（每周）表。我首先来介绍（每月）表的要点，我们首先从记录二三个月跨度的工作目标开始做起。这个时候，目标要以名词性词语结句。这样，我们就可以对应该做什么有印象了。如果用文章的形式记

16、录目标，总是会使目标变得有些模糊，而且很有可能导致目标无法实现，或是时间延迟。比如：五月下旬 新产品的宣传活动在此之前 新产品的说明书然后，我们要思考一下为了完成这个目标，以周为单位必须要做的事情，并将其作为每周目标记录到A4纸上。为了能在五月的下旬开展新产品的宣传活动，必须在四月中旬之前确定好预算，并将内容归纳总结一下。也就是说，要在三月下旬之前总结出计划书，在本部长会议上提出来，并得到批准。为此，需要对同行业其他公司的动向进行调查。三月的第一周调查A公司，第二周调查B公司，如果有时间，C公司也调查一下。这样一来，就可以试着将自己公司的产品有别于其他公司的产品。在五月下旬之前必须制作完成的新

17、产品说明书也是一样，我们如果能以周为单位细分工作步骤，这种情况下应该做的事情就同样清楚明了了。为了能在五月下旬之前完成新产品的说明书，必须在四月下旬之前制作好设计方案和拷贝件。因此，需要在三月下旬之前做好最终稿（设计样本）。这样一来，就不会稀里糊涂了。三月的第一周与设计师和摄影师碰面，在第二周完成摄影，第三周如果不委托设计师完成最终稿的制作将以上内容作为每周目标记录到A4纸上。我们首先要在日程管理表单上写上最终目标。接着写每月目标。然后再详细地写出每周目标。而且，每个每周上要标注日期。在每周目标中，考虑好是否需要先做某件事，确定好每个每周目标的日期顺序是很重要。而且，如果是由自己负责，则写上自

18、己，如果是需要委托某人做的事情，则写上相应的人名。而且，我们要在现状一栏记录上每周例行会议（后述）上的实际情况。结束了的事情则记录上结束，已经委托某人办理的事情则记录上已委托。我之所以说每周目标很重要，是因为大部分人会以一周为单位制定日程安排。这样做不仅能使自己轻松掌握日程安排，还意味着容易与他人进行时间上的协调。原本与设计师、摄影师约定在周二碰面，但如果有急事，就有可能将碰面日期改到另外一天，而这样做并不会打乱这一周的计划。也就是说，这样做有一个优势，那就是不必为这件事手忙脚乱，只要不将这件事拖到下周以后就可以。因此，我们需要养成抓住尾巴、将这一周应该做的事情在周五前做完的习惯。先下手为强。

19、你也赶快从将日程管理总结到一张A4纸上，使宏观目标细化成微观目标，从投入到以周为单位的工作中做起吧。这样一来，即使由于对方的有事或出现突发事件而不得不改变日程，你也不用因为这些事而烦恼了，而且这样应该能够将能量聚集到应该做的事情上。日程管理表单（每月）目标 截止日期 3月 4月 5月新产品的宣传 2007年5月 本部长会议上确认 确定预算 开始宣传新产品说明书 2007年5月 最终稿 说明书的设计与拷贝件的制作 新产品说明书 日程管理表单（每周）目标 每月目标 每周目标 日期 负责人（受托人） 现状 1w 2w 3w 4w 5w 新产品宣传 本部长会议上确认 调查A公司 2 大林 结束 调查公

20、司的 9 大林 已委托 调查公司 16 大林 已委托新产品说明书 最终稿的制作 原案的制作 23 自己 结束 本部长会议上确认 28 自己 开会商议 2 自己 摄影 9 田口 最终稿图片的确定、订货 16 自己 最终稿完成 30 田口 根据一张A4日程管理表召开每周的例行会议我在前一节叙述了一张A4纸日程管理表单的重要性，但有一点我还要说明一下，即尽量与单位的同事共享此日程管理表单。之所以要这样做，是因为一旦突然有事，无法脱身，你就需要他人的支持和帮助，如让后辈帮忙调查A公司的事情吧、让同事代替我去与新产品的摄影师碰面吧。而且，如果这一天后辈和同事也有安排，无法脱身的话，该怎么办呢？这方面的协

21、调非常麻烦，而且这样做会导致日程安排乱成一片。因此，即使是从预防这种情况发生的意义上来说，我也希望大家能够与单位的同事、项目成员们开每周例行会议，互相报告、确认一下下周的日程安排。而且，我们还要根据对方的日程安排调整自己的日程。这样一来，彼此的业务便可顺利进行了。不仅如此。如果能跟摄影师沟通一下，对这周末无论如何也要使用某某照片，所以能不能将摄影日程安排到这周的中间呢一事进行确认，也能够起到防止自己的业务延迟的作用。而且，如果事先知道他下周有一件无法推辞的重要事情，所以那天就不要委托他做其他事情了这一情况，至少可以留意一下。这一点对对方来说也是一样。有的时候，可能需要你去帮忙做一件事情，这样一

22、来，对对方也是一种帮助。这对双方都有利。关于每周例行会议的召开日期和时间，我建议大家尽量在周五下午一上班的时候就举行。这是因为如果有件事必须在这周之内完成，周五上午你一定会担心这件事，对于例行会议，就会变得心不在焉。傍晚也是如此，如果傍晚时分必须做好周末上班的准备，或是调整下周的日程，也可能对例行会议心不在焉。在这里，重要的是建立一种体制，即每个人都以一种非常积极的心态参加例行会议，并互相了解一下对方的日程安排，必要的时候，能够互相帮助。只要能做到这一点，你的一张A4纸日程管理表单就会如虎添翼，会变得更加完美。时间损耗划分表单从一张A4纸看出时间损耗人或多或少都会有口头禅，如果是由于过度使用电

23、脑而肩酸、腰痛的人，口头禅会是累了、好疲惫；如果是器量狭小的人，口头禅会是好担心啊、好不安啊、不会有事吧等等。说到商务人士用的最多的口头禅，应该会是太忙了、好难吧。某化妆品公司宣传室的K科长就是如此。他嘴里一天到晚念叨着太忙了好难，总是把这种牢骚挂在嘴边。今天上午，学生时代的朋友突然来访，所以我去跟他一起吃午饭，他跟我聊到了再就业的事情。因此，我浪费了将近两个小时的时间。我花了很多时间在修改新产品的说明上，今天又要加班了。对了对了，我还得查看一下邮件但是，在我看来，这是他自作自受，自己勒自己的脖子。因为K科长只不过是自己给自己添忙罢了。是他自己在不知不觉中浪费了时间。这到底是怎么回事呢，其实我

24、们只要将这些事情归纳成一个时间损耗划分表单，就立刻能看到问题所在了。首先，我们要回忆一下自己最近一周的日程安排，我们从记录每天的日程做起。这里面也包括不速之客、计划外的安排，所以如果您使用Outlook等工具，可以在当初制定的计划的基础上，打上改期之后的日程安排，并将其打印出来。接着，我们便可以在此基础上，看看它属于以下4种情况的哪一种。 本不应该插进来的事情 本可以汇总的事情 本可以委托他人做的事情 本可以通过与人商量简化的事情我按顺序来说明一下吧。中的本不应该插进来的事情，指本可以根据自己的判断排除掉的安排。以K科长为例来说的话，学生时代的友人来与之商量再就业的事情，结果浪费了将近两小时的

25、时间一事，便属于这种情况。但是，我认为，如果事先确认一下有何事，说一句能不能日后再详谈，这两个小时的时间就可以大幅缩短，甚至是变成零。中的本可以汇总的事情，是指本可以根据自己的判断压缩的事情。查看邮件等事情便是很好的例子，利用被打乱了的时间去做这种事情，就会浪费时间。如果能事先确定好早上、下午或傍晚查看邮件，便可以节约百分之二十到三十的时间。中的本可以委托他人做的事情，是指本可以拜托他人帮忙做的事情，以K科长为例来说的话，修改新产品说明书上所要记载的说明而花费了很多时间一事，便属于这种情况。这些事情只要交给部下或后辈人去做，花费的时间就会大幅缩短，或是变成零。用一张A4纸充实你的职业生涯(5)

26、中的本可以通过与人商量简化的事情，是指通过与人商量，来省掉等待或行路等时间，从而缩短浪费的时间。总之，如果我们能将过去的时间损耗作为一种数据捕捉到，并分析其属于这四种情况中的哪一种，然后记录到一张A4纸上，今后再遇到类似的情况时，就可以将其作为一种参考，应对方法自然也就明了了。时间损耗划分表单本不应该插进来的事情 本可以汇总的事情与朋友的午餐不速之客的应对 2小时1小时 邮件的查看书面申请的批准电话 4小时4小时3小时合计 3小时 合计 11小时本可以委托他人做的事情 本可通过与人商量简化的事情说明的修改 3小时 营业进展会议行路时间紧急会议 2小时6小时2小时合计 3小时 合计 10小时先后

27、顺序划分表单用一张A4纸归纳工作的先后顺序积累了一定的经验，做到相应的位子上之后，商务人士的一天就会变得更加艰难。今天必须将报价单做出来，提交给A公司，而且要将明天开会时提交的报告整理出来。对了，公司发展史的出版是公司成立纪念活动的一环，我也是公司发展史编辑委员会的一员，所以在召开委员会之前，如果我不将计划书整理出来如上所述，这种人要做的事情一旦堆积起来，即使写到笔记中，有时也会头脑混乱，不知不觉忘记。因此而犯下重大错误，如果错过商机的话，还容易被上司贴上不会工作的家伙的标签。在这种时候，我下面要介绍的一张A4纸先后顺序划分表单便能够发挥作用了。方法非常简单。只要在以下四项中填上应该做的事情就

28、可以了。 非常重要，且必须马上做的事情 不太重要，但必须马上做的事情 非常重要，但无须马上做的事情 不太重要，也无须马上做的事情首先，如果不将中的非常重要，且必须马上做的事情不当一回事，容易给日常业务带来阻碍，或是失去信誉。因此，我们要尽最大努力去快速处理这种事情。如制作今天之内必须提交给A公司的报价单、整理明天开会时需要提交的报告之类迫在眉睫的事情，便属于这种情况。所谓中的不太重要，但必须马上做的事情，我可以做一个简单的比喻，即明天要跟中学时代的几个同学聚会，所以必须预定一个合适的饭店一类的事情。与工作本身相比，这种事情多是个人的事情，虽然我的说法有些不好，但是这种事情有一个优点，那就是可以

29、临阵磨枪，或通过降低要求而立即处理完毕。实在不行，在小酒馆聚会好了，这样就不用预约了，也就不用因为这件事而苦恼。这里面最重要的是中的非常重要，但无须马上做的事情。在下个月的委员会到来之前，必须整理好公司发展史计划书便属于这一类，如果以周为单位来考虑的话，为此而应该做的事情就要排到中去，且需要多加注意。要想整理出公司发展史计划书，也许还需要看一遍参考资料，并想出一个大概的目录。这样一来，我们就需要一边对照之前所述的一张A4纸的日程表，一边将应该做的事情从以月为单位细分到以周为单位，有的时候，还要根据需要将其归入中迅速处理。在商务环境变化明显的今天，在限定日期到来之前，中的不太重要，也无须马上做的

30、事情即使不处理也没关系，因此，我就不在此解释了。好了，你也赶快将应该做的事情写到我刚才说的四项后面，并在一周时间内多多查看吧。在这里，最重要的是留意与的关系，根据时机灵活移动它们。如果能做到这一点，弄错工作的先后顺序，遗漏某件重要事情的风险就会大幅降低。先后顺序划分表单公司发展史计划书 重要程度高 制作必须在今天之内提交给A公司的报价单整理明天要在会议上提出的报告紧急程度低 紧急程度高填写下下周要去做体检时提交的调查表 重要程度低 要和学生时代的朋友聚会，所以要预约饭店让人安心入睡的二分法表单一张A4纸让您安睡到天亮入职软银，在孙正义手下工作的时候，我常常与他一起工作到深夜一两点。而且，今天的

31、工作就此结束的时候，孙正义一定会这样喊道：好，这样就能看到希望了。（、見！）实际上，这一声大吼是有它的意义的。如果不说一句今天该做的事情都做完了画一个界限，即使是回到家，躺到床上之后，我们也会很不安，甚至无法入睡。因此，我建议大家把今天应该做的事情全部做完，然后带着一种轻松的心情回家。-孙正义当时的想法就是这样的。现在回过头来，看看你是怎么做的呢？你不是不工作做到一半便放在一边，然后一边想着糟糕，这个月的营业额也许完不成了。那样的话，会被部长严厉批评的，一边躺在床上苦恼呢？为此，我在孙正义的大吼提示下，制作出了下面这个让人安心入睡的二分法表单。这里的做法也非常简单。首先，将妨碍你睡眠的不安因素

32、也就是你担心的事情简单明了地写出来，如这个月可能无法完成营业额。接着，将你能够想到的完成营业额的对策如实写出来。如给小A发一封邮件吧、约见B公司的B专务、从其他部门借来另外的客户清单等等。这个时候的要点是将它们分为今天能做的事情、明天以后可以实行的事情两类，然后对其中的项目进行确认。这是因为，如果你写出这些是在深夜时分，地点是在自己的卧室的话，则不能将约见公司的专务归入今天能够做的事情一类。反之，如果是给小A发一封邮件吧这件事，即使是用家里的电脑也可以进行，而且哪怕只是做了这件事，也能够使你的心情变得轻松，使不安的因素减少。也就是说，按孙正义的话来说，喊一句今天该做的事情都做完了，就是画了一

33、道分界线，今天便可以不再苦恼，安心入睡了。现在我来说一说我的经验，这个让人安心入睡的二分法表单真正对我发挥作用，是在日本纳斯达克将要创立的时候。当时，孙正义让我请2000名冒险事业企业家来，我便给整个日本的企业家发了传真或信件广告，说实在的，我当时的心情非常复杂，心里在担心请来2000名企业家，就能够顺利成立吗。但是，苦恼不会让事情取得进展。于是，我一边与项目成员们商量，一边依次写出了今天能做的事情明天以后可以实行的事情，在将其付诸于行动的每一天里，我的不安便开始骤减。之后，今天已经做到这里了的想法让我充满了成就感，这种成就感转换成放心感，也使我能够熟睡了，我记得是这样的。这虽然称不上是千里之

34、行，始于足下，但那些积累关系到日本纳斯达克的成立。难以入眠的时候，你也一定要试试这个方法。它比在床上苦恼，或是吃安眠药、喝酒健康得多。而且，希望你能记住，这个方法对个人烦恼，如解决人际关系问题、家庭问题等也很有效。让人安心入睡的二分法表单 主 题这个月的营业额可能无法完成 Today To do Tomorrow 今天能做的事情 对策 明天以后可以实行的事情 给小A发一封邮件 约见B公司的专务 借来其他的客户清单 第2章用一张A4纸锻炼思考能力简要流程图鱼骨图模块化表单逻辑学树状图矩阵图选择树状图简要流程图只需一张A4纸，任何人都能改善业务流程为了提高工作效率，我想重新审视一下工作程序。我们计

35、划缩短交货期，提高生产效率。在这种时刻，有的公司会使用流程图。所谓流程图，是指将工作程序或流程做成图示进行说明的流程图示，据说使用此流程图，可以增进部门之间的相互理解，这样，工作就可以顺利进行。但是，真的是这样吗？我认为有的时候，它也会成为改善业务的禁锢。之所以这么说，是因为流程手册上的符号种类繁多，有的时候，只有部分熟悉组织体系的人能够理解、把握，一般人很难理解。因此，在这种情况下，便容易出现那个符号是什么意思来着？我忘记了。还是算了吧的情况，从而使人们在不知不觉间轻视了它。虽说如此，但如果从任何人都能准确把握业务流程的角度来说的话，我们还是不能轻视它。因此，我要推荐一个一页A4纸的简要流程

36、图。说起来，它的使用方法也非常简单。首先是划分部门。部门数在五个左右比较合适。因为正如我多次强调的那样，人一次只能处理、理解五件左右的事情。因此，如果部门较多的话，我建议大家将部门结构从科合并为部，再从部合并为总部等单位。其次便是符号问题了，我推荐的简要流程图仅使用长方形、（箭头）和文档符三种。长方形中填写相应部门的主体业务，用来表示部门之间的关系，也就是说，在工作程序从一个部门转移到下一个部门的时候使用，文档符中填写在这个过程中产生的输出文档（站在下一个部门的角度来看的话，就是输入文档）。此流程图非常简单，如果使用它，任何人都可以立刻理解。在我看来，这个流程图派上用场，是在Yahoo!BB展

37、开业务不久之后的事情。当时，软银公司（译者注：英文为Soft Bank）还没有明确定义出向NTT（译者注：NTT为日本电信电话柱式会社的英文缩写，在这里可以理解为电信部门。）申请开通ADSL业务失败后的解决方法简要业务流程图。因此，在很多情况下，即使前面的业务出现了错误，也会进入下一个业务流程，当时的现状是，即使申请人投诉未开通，也很难彻底查明其原因。具体来说，便是在申请开通ADSL业务时，申请人需要提供正确的电话线路开户人。如果开户人不正确，即使向NTT提出申请，也无法让他们来安装。例如，一个家庭的儿子提出了申请，但这个家庭在NTT的开户人是户主父亲，这个事例就属于以上情况。但是，这种情况很

38、难在营业第一线进行确认，因此，在当时，线路的开户人和申请人（使用人）不一致的案例甚至占到三成以上，来自这些人的投诉不绝于耳。这样一来，营业第一线的工作人员就必须事先向申请人确认这件事。简要业务流程图制作出来之后，标准化的业务流程稳定地确立了下来。这之后，即使某一环节出现了问题，也会在营业第一线得到修正，投诉也开始骤减。而且，各业务环节的成本以及处理时间也得到了明确，因此，业务的系统化和合理化也开始顺利进行。所以，在试图改善业务的时候，与其绞尽脑汁地思考，不如将其落实到流程图上，从明确各部门的主体业务和输出文档开始做起，如何？即使你只做了这一件事，也会让人觉得你是一个有工作能力的人。用一张A4纸

39、锻炼思考能力(2)简要流程图题目 申请开通业务失败的解决方法业务流程图营业本部 操作部 NTT 客服中心 顾客鱼骨图用一张A4纸，顺利找出改善业务的要点我再讲一个有关Yahoo!BB事业部的事例，这个事例发生在Yahoo!BB的负责客服等业务的客服中心，我曾经负责过此类大项目。当时，每个月会有100万个以上的电话打到客服中心，因此，处理这类事务的操作员人工费就不容小觑，所以我必须研究降低成本的方法。因此，我将工作人员集中起来，让他们将降低成本的方法写到了便签纸上。于是，很多意见便接连不断地向我这里涌来：我们应该进一步充实FAQ的内容，以便让顾客能够利用个人电脑自行解决问题。与其将业务委托给别人

40、做，不如雇佣正式职员。这样可以压缩人工费。减少呼叫量如何？降低操作单价如何？如果营业能够恰当地说明和处理问题，投诉之类的电话就会大幅减少，所以，在营业手册中加上这部分的注意事项如何？在倒班方法上找找窍门如何？将营业时间本身缩短如何？等等。但是，仅将这些意见并列着列出来，是无法决定验证它们的先后顺序的。因此，我将相似的意见按类型总结成鱼骨状，并尝试着将他们按照大骨、中骨、小骨进行了分类。也就是说，我将减少呼叫量作为大骨，将充实FAQ、在营业手册中添加注意事项这类意见列入中骨部分，并在充实FAQ这个中骨下面，罗列上了在说明书上增加出现问题时的处理方法页面、增强网上的Q&A功能之类的适合归类于小骨的

41、意见。有关接线时间的问题也是如此，我们可以将缩短处理时间作为大骨，将缩短接线时间作为中骨，并尝试以这个中骨为基点，将改进脚本、并用网络之类的小骨罗列上。而且，我尝试着以另一个中骨缩短后台处理时间为基点，将格式化减少项目设定成了小骨。结果，成功将处理时间缩短了百分之二十。在必须重新审视改善业务的方法时，你也可以把思考如何才能解决问题想出的答案如实写出来（可以一个人进行，也可以由多人进行），之后，参照鱼骨图，按类型将相似的意见归纳起来，然后进一步按照大骨、中骨、小骨进行分类，如何？这个过程中的要点在于弄清原因（中骨、小骨）与结果（大骨）、局部（中骨、小骨）与整体（大骨）、手段（中骨、小骨）与目的（

42、大骨）的关系。如果你连这些都能够做得正确无误，也许就可以挖掘解决问题的方法到一定的深度，并进行验证，而且，也许你的脑海还会在短时间内浮现出将小骨的这个部分和这个部分结合起来也许不错的奇妙方案。鱼骨图题目 削减客服中心的成本降低人工费 减少呼叫量充实FAQ 改善说明书 网络改善营业手册改进脚本 并用网络缩短接线时间缩短后台处理时间格式化 减少项目提高运转率 缩短处理时间模块化表单用一张A4纸，改善公司内部体制你知道模块（module）这个词吗？模块本来是一个表示尺寸的词语，在今天的商务领域，这个词常被人们用做可更换的构成要素、标准化（规范化）的要素的意思，在汽车产业和计算机产业，这个词作为一个商务用语越来越普及。例如，在汽车产业领域，空调模块、车门模块等零部件集群被称为模块，这些模块大部分都是基于一定的规格制作成可更换状态的，因此，如果想更换成内部设计不同的模块，很轻松便可以做到。计算机产业也是如此，各个制造商生产的存储器、硬盘等都是按照国际标准制造的，因此，即使将不同制造商的零部件组装起来，基本也不会对整个电脑的工作环境造成不好的影响。我们可以说，在某