现代企业档案管理实务ppt课件.ppt

1、现代企业档案管理实务主主讲讲:刘国刘国强强1.档案起源档案起源l我国我国现现存最早的档案是存最早的档案是产产生于三千五百多年前生于三千五百多年前的的甲骨档案甲骨档案。l之所以之所以说说它是它是严严格意格意义义的档案，理由如下：的档案，理由如下：1 1、完整清楚地、完整清楚地记载历记载历史史 2 2、集中保存、集中保存 3 3、可供、可供查查找利用找利用2.档案工作的内容l档案工作的具体档案工作的具体环节环节活活动动档档案案整整理理收收集集鉴鉴定定保保管管检检索索提提供供利利用用活活动动集中集中系系统统精精炼炼安全安全归纳归纳服服务务统计统计3.五、档案工作现代化工作技工作技术现术现代化代化组织

2、组织管理管理现现代化代化知知识识化化档案工作档案工作现现代化代化4.档案管理规范要求 为为使档案使档案处处理工作理工作规规范化、制度化特制定范化、制度化特制定本本细则细则。规规范化范化 制度化制度化5.档案管理格式规范 公文一般由秘密等公文一般由秘密等级级、紧紧急程度、急程度、发发文文单单位位标标识识、发发文字号、文字号、签发签发人、人、标题标题、主送、主送单单位、正文、位、正文、附件附件说说明、成文日期、印章、主明、成文日期、印章、主题词题词、抄送、抄送单单位、位、印印发单发单位和印位和印发发日期等部分日期等部分组组成。成。6.档案管理流程：档案管理流程：收集文件装订文件分类文件排列编制归档

3、号编目装盒档案排架7.概概 论论一一.文件、档案的概念文件、档案的概念 1.1.文件文件 法定机关或法定机关或组织按照一定的按照一定的形式形式经过一定的一定的处理程序而形成的理程序而形成的书面面文字材料文字材料。2.2.档案档案 是一个是一个单位在公位在公务活活动中形成的具有中形成的具有考考查利用价利用价值的的归档档集中保存集中保存起来的文件材料起来的文件材料 (包括技包括技术图形、影片、照片等形、影片、照片等)。8.3.3.文文档档的格式的格式:q文件格式文件格式:标题、部、部门代号、年号和代号、年号和顺序号。序号。q正式格式正式格式:除除综合性的合性的报告、告、总结外外,一文一事。一文一事

4、q文尾格式文尾格式:发文机关文机关(落款或署名落款或署名):):对此文件此文件负责的机的机 关、人、关、人、发文文时间、最后、最后发出出时间。9.公文的格式要求公文的格式要求l纸张要求:国际标准A4型纸(210*297)张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白边)为:37MM1MM;订口(左白边)为28MM1MMl排版要求:排版:正文用3号仿宋体字,文中有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28字。l印装要求:双面印刷,页码套正,左侧装订。10.档案管理的意义l作作为法令的依据法令的依据 档案管理有利于随档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的相关法令或本公司的规章制度、章制

5、度、会会议决定决定,为公司公司业务运行找到可靠的依据。运行找到可靠的依据。l处理理业务的参考的参考 使使业务人人员在在处理理业务时准确、全面、客准确、全面、客观地了解企地了解企业情况情况,避免避免发生差生差错。l保密保密 企企业档案中档案中,有些文件数据是秘密的有些文件数据是秘密的,如果不如果不专门加以管加以管理理,就很容易造成商就很容易造成商业机密泄露机密泄露,造成意想不到的造成意想不到的损失。失。11.档案管理的原则l集中管理原集中管理原则企企业档案档案为企企业集体所有集体所有,任何人任何人不得占不得占为己有己有,因此因此应集中管理档案。集中管理档案。l共同分享原共同分享原则尽量减少档案的

6、复印份数及保管尽量减少档案的复印份数及保管场所所,提高档案的保密系数和安全性提高档案的保密系数和安全性,同同时降低管降低管理成本。理成本。l分分类归档原档原则及及时分分类、整理、整理、编辑与与传递,科科学学归档保管档保管,提高管理提高管理质量与效率。量与效率。12.档案管理的任务一言蔽之一言蔽之使档案管理使档案管理标准化准化系系统化化信息化信息化.l收集、整理、保管收集、整理、保管和和统计统计与与本公司本公司 有关的各种档案。有关的各种档案。l办理档案的理档案的借借阅阅,做好档案做好档案利用利用和和研究研究。l鉴鉴定定,对超出保管期限的档案提出存超出保管期限的档案提出存毁意意见。13.档案管理

7、要求l维护档案的档案的完整性完整性/安全性安全性与与便于使用便于使用相相结结合合。l对电子文件子文件筛选打印打印摘要摘要送送阅存存盘(同同时保存保存电子文件子文件)。14.档案管理的方法档案管理的方法一.管理的方法包括:收集、整理、收集、整理、鉴定、保管、提供利用定、保管、提供利用均均需需标准准化化系系统化化资讯化化。二.收集 1.1.收集本收集本单位在公位在公务活活动中不中不断断产生的文件生的文件,整整理理组合成案卷合成案卷。15.文件材料的形成与归档l归档文件材料范围 1 1、上、上级级来文来文 2 2、本、本单单位制位制发发的文件的文件 3 3、下属、下属单单位来文位来文l各类文件材料的

8、归档要求 1 1、文件材料要、文件材料要齐齐全、完整，准确反映本全、完整，准确反映本单单位各位各项项 活活动动的的历历史面貌。史面貌。2 2、文件材料的、文件材料的规规格与字迹材料要求。格与字迹材料要求。3 3、归归档声像材料的要求。档声像材料的要求。16.文件材料的形成与归档归归档档时间时间：1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档；2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档；3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实 体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交；5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交；6、其他档案归档时间：活动结束后归档。

9、17.档案编码与代字、代号表l以拼音以拼音缩缩写首字母写首字母为为代字代字序号科技档案种类名称代字1企业发展AB2设备档案SB3技术档案AC4工程档案CP18.档案档案编编号原号原则则JJ JJ 10 10 1 1基建档案代字基建档案代字工程工程项项目名称目名称编编号号案卷案卷顺顺序号序号示例一：某示例一：某单单位基建档号位基建档号GP GP RD WI RD WI公司名称公司名称部部门门名称名称某某单单位档号位档号项项目名称目名称001序号19.企企业业档案分档案分类类方案方案20.企企业业档案分档案分类类方案方案21.现现代企代企业业档案管理形式档案管理形式22.资资料册替料册替换页换页

10、规规格：格：A4 A4 尺寸：尺寸：31027360 31027360 23.(1)24.档案盒档案盒 材质：纸质尺寸：30722030mm25.档案目档案目录录建立建立26.档案目档案目录标录标准写法准写法27.文书档案案卷格式l案卷卷皮格式案卷卷皮格式:文书档案案卷皮分两种 一种是硬卷皮；一种是软卷皮。l硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm220mm或280mm210mm（长宽）。l封底尺寸同封面尺寸 封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用25

11、0克牛皮纸制作案卷硬卷皮。28.案卷封面案卷封面项项目目 l封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。29.卷内文件目录格式 l3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长宽为260mm185mm）或国际标准A4型（即长宽为297mm210mm）。l3.2 页边与文字区尺寸l卷内目录用纸上白边（天头）宽200.5mml卷内目录用纸下白边（地脚）宽150.5mml卷内目录用纸左白边（订口）宽250.5mml卷内目录用纸右白边（翻口）宽150.5mm30.卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注31.档案如何分类管理分类的一

12、般方法有A、时间分类法：1)年度分类法 2)时期分类法B、来源分类：1)组织机构分类法 2)作者分类法 3)通讯者分类法32.档案如何分类管理C、内容分类法 1)技术分类法 2)文书分类法 3)媒体分类法D、形式分类法 1)按文件种类分类 2)按载体形态分类 3)按形状规格分类33.企企业业常用档案分常用档案分类类法：法：l依组织架构法；34.编制档案检索工具的基本要求是l全，指信息存储丰富。l准，指检索准确。l快，指迅速。l便，指检索要方便。35.文书归档文件的整理方法与步骤l文件材料的分文件材料的分类类 采用复式分类法。主要形式为：年度年度问题问题(机构机构)保管期限保管期限 年度年度保管

13、期限保管期限36.文书归档文件的整理方法与步骤l归归档文件保管期限的界定档文件保管期限的界定1、归归档文件的保管期限分档文件的保管期限分为为：永久、永久、长长期、短期期、短期2、界定原界定原则则：A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的档案，列为永 久保管；B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内具有查考利用 价值的，列为长期保管；C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值的，列为短 期保管。37.填写填写案卷案卷封面封面档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。全宗名称，即立档全宗名称，即立档单单位位名称，全称或

14、名称，全称或简简称称类类目名称，全宗内第一目名称，全宗内第一级级类类目名称，机构或目名称，机构或问题问题案卷案卷题题名名文件所属的文件所属的起止起止时间时间保管期限保管期限卷内文件卷内文件总页总页数数归归档号，文档号，文书处书处理部理部门门编编制的案卷制的案卷顺顺序号序号38.装装订订案案卷卷三孔一三孔一线线左左齐齐右右齐齐下下齐齐装装订订前去掉金属物，前去掉金属物，对对存在存在问题问题的文件的文件做好做好补齐页补齐页面、修面、修复、折叠等工作。复、折叠等工作。39.J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J

15、1.2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.1.3-3.J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-

16、1K.1.1-2K.1.1-3K.1.1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2案案卷卷排排列列一般先按保管期限、再按机构或一般先按保管期限、再按机构或问题问题排列，具体根据分排列，具体根据分类类方案。方案。40.41.档案保管的基本要求档案保管的基本要求l以防为主，防治结合。l加强重点，照顾一般。l自力更生，勤俭节约。l立足长远，保证当前。42.温湿度控制 l档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-24C，有设备的库房日变化幅度不超过2C；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超

17、过5%。l保存母片的胶片库温度应控制在13-15C，相对湿度应控制在35-45%。l各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。l库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制订综合管理计划。l空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。l档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。l新建库房竣工后，应经6-12个月干燥方可将档

18、案入库。43.虫霉防治与除尘 l档案库区必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。l安全使用电器设备，定期检查电器线路，库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆品。l档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。44.照明管理 l档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。l档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘，窗板等遮阳措施，档案库房重点是防紫外线。l档案在任何情况下均应避免阳光直射。45.防空气染物防空气染物l危害档案的空气染物主要是一些酸性或氧化性的有害气体或微粒，如硫化物/氮氧化物/粉尘等。l通风口设

19、置一定的过虑与净化装置，自然通风时，可用涂有油脂的纱窗等进行简易过虑。l对库房定期进行研究清扫，操作时应先用吸尘器吸除门窗，地板缝内的尘土，再除去档案框架，档案上的灰尘，最后拖地。46.档案保管状况检查 l对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告，并采取措施予以处理。l每年定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案保管情况，为科学管理积累资料。47.案卷的规范化整理与编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录48.建建设设工程工作程序及其文件材料的形成工程工作程序及其文件材料的形成1.项目建设议（立项阶段）2.可行性研究阶段3.设

20、计（初步设计）阶段4.建设（开工）准备阶段5.建设实施阶段6.竣工验收阶段49.建立档案管理网建立档案管理网络络建设单位分管领导档案员勘察单位设计单位监理单位领导及档案员领导及档案员领导及档案员领导及档案员各部门领导及档案员施工单位50.工程竣工工程竣工图图的的编编制制一、编制形式 1、按图施工没有变更的，直接盖竣工图章，即可作为竣 工图；2、一般变更的，在原施工图上修改，盖竣工图章后，即 可作为竣工图；3、重大变更的，或图面变更面积超过35的，应重新绘制 竣工图，盖竣工图章后，方可作为竣工图。51.二、对竣工图进行四方会审 由建设、设计、施工、监理等参建单位对竣工图编制的准确情况进行会审，以

21、保证竣工图能真实地反映工程建设实际状况。三、盖竣工图章 所有竣工图应由编制单位逐张盖竣工图章，竣工图章 中的内容应填写齐全、清楚，不得代签；竣工图章盖在标题栏附近空白处，若正面无空白处，则盖在对应图纸的背面左上角；盖竣工图章时应使用不易褪色印泥。52.竣工图章格式：编制单位竣 工 图 编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人53.四、竣工图的折叠 折叠后图纸幅面一般应有A3或A4的规格；无论采用哪种折叠方法，折叠后图纸的标准栏应露在外面；（参照GB1060989技术制图、复制图的折叠方法）54.建设工程文件归档整理规范l建设工程项目l立项文件 l建设用地、征地、拆迁文件 l勘察、测绘、设计文

22、件 l招投标文件 l开工审批文件 l监 理 文 件 l施 工 文 件 l原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告 l施工试验记录 l竣 工 图 l竣 工 验 收 文 件 55.某项目档案前期依据性档案勘察设计档案施工档案监理档案竣工验收档案单位工程01单位工程02单位工程03项目管理档案56.二、组卷（一）组卷要求 案卷必须是一组具有有机联系的文件；案卷内文件的数量要适度；案卷内文件的保存价值和密级应基本一致；案卷应力求整齐美观，便于管理和使用。57.(三）组卷方法1、按结构组卷；2、按单位（单项）工程组卷；3、按工序或阶段组卷；4、按专业组卷；5、按问题组卷；6、按名称或文

23、件性质组卷；7、按地区组卷；8、按时间组卷。58.三、卷内文件排列 1、图样的排列 在形成时编制了图样目录，按已编制的图样目录顺序进行排列；在形成时没有编制图样目录，一般按总体和局部关系排列，即总体性、综合性的图样在前，局部的居中，细部的排后。2、文字材料的排列 （1）按重要程度排列；（2）按工序排列；59.（3）按地区排列；（4）按时间排列；（5）按习惯排列。3、图文混合文件的排列 有的案卷是由图样和文字材料混合组成的，其排列一般是文字材料在前，图样在后。60.卷内备考表 互见号：JZ101（照片）说明：1、本卷有文件材料20件，共100页，附图1张。2、本卷内第3份文件钢筋出厂合格证为复印

24、件，原件见J1404案卷。立卷人：2009年8月9日 检查人：2009年9月10日61.4、案卷装订 案卷采用整卷装订、不装订（图纸可不装订）二种形式；不装订时，应在每份文件的右上角加盖档号章，文件要按目录编排次序排列。档号序号J101-010562.5、填写案卷封面和脊背 （1）案卷题名：案卷题名在结构上由3个部分组成，字数一般不超过50个字；案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称 如：某高速公路工程开工报告及施工组织设计 某高速公路工程勘察、设计、土建施工等合同 某高速公路工程G1标西福管理区收费管理 楼竣工图 63.不规范的案卷题名，如：某某工程文件材料1 某某工程文件材料2 变更文件

25、施工文件 竣工图 合同文件 64.某某工程钢筋、水泥、屋面板、天沟板构件、防水卷材、水泥漆、减水剂、砂浆外加剂等原材料合格证以及钢筋性能试验、水泥、细集料、碎石、砖、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂浆试块强度报告和试验报告65.（2）立卷单位；（3）起止日期；（4）保管期限；（5）密级；（6）档号；（7）案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名。66.案卷封面填写示意表档号-档案馆号_案卷题名1111111特大特大桥桥初步初步设计说设计说明明书书立卷单位111111高速公路有限公司起止日期1998.12.72009.1.12保管期限长期密级_67.6、编写案卷目录（科技档案分类目录）68.科技档

26、案分类目录序号档号案卷题名立卷单位起止日期数量保管期限密级变更情况备注份数页数69.二、验收的组织和程序三、验收的内容 1、项目档案的基础管理工作；2、项目档案的完整、准确、系统情况；3、项目档案的安全。70.二、移交的单位及内容1、向业主单位、生产使用单位移交全部档案；2、向有关行业主管部门移交的档案，按行业规定办理；3、向国家综合档案馆移交部分档案，根据不同类型有不同要求；4、城市规划区的项目向当地城建档案馆移交部分档案，按城市建设档案归属与流向暂行办理。71.三、移交的案卷质量 必须符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理

27、规范（DA/T28-2002）等标准要求四、移交的载体 项目档案纸质原件移交给业主或生产使用单位；向有关国家档案馆和行业主管部门移交的项目档案可以为多套的纸质原件或项目档案缩微品、档案纸质复制件等。72.73.其他归档文件的整理l业务档案 按问题分类，以卷为整理单位，采用一事一卷的方 法组卷。l会计档案 按会计核算材料分类，以册、本为整理单位分年度编 号排列。详见会计档案管理办法l声像档案 按载体问题分类，以盒、张为整理单位。详见声 像档案管理办法l实物档案 按材料分类，排列编号登记编目。74.电子档案管理75.现现代新型代新型电电子档案子档案76.扩展名文件类型程序操作对象说明.DOCWor

28、d程序文件WORD.WPSWPS程序文档文件WPS.XLSExcel电子表格文件EXCEL.TXT文本文件记事本或写字板.WAV声音文件音频媒体播放器.MID乐器数字化文件音频媒体播放器.AVI视频文件视频媒体播放器.TTF一种常用的图形文件图片浏览程序.DEL动态链接库文件程序文件.FON字体文件文件系统文件.JPG图片文件图片浏览程序.HEP帮助文件程序帮助文件.BMP位图文件图片浏览程序或画笔.SYSDOS系统配置文件操作系统文件.EXE可执行程序文件程序运行文件.COM可执行程序文件程序运行文件.INF信息文件程序信息文件.INI系统配置文件程序配置初始化参数.PPTPowerPoin

29、ter幻灯片文件PowerPointer.DBF数据库表文件Fox或FoxPro.TMP临时文件临时存放数据文件.ICO程序图标文件程序图标图形文件77.操作系操作系统统（文件管理）78.主要内容主要内容l概述l文件l文件目录l文件的组织与数据存储l文件系统的其他功能79.概概 述述l文件系统出现的原因l用户直接操作和管理辅助存储器上信息，繁琐复杂、易于出错、可靠性差；l多道程序、分时系统的出现要求以方便、可靠的方式共享大容量辅助存储器。l文件系统是操作系统中负责存取和管理信息的模块，它用统一的方式管理用户和系统信息的存储、检索、更新、共享和保护，并为用户提供一整套方便有效的文件使用和操作方法

30、80.概概 述述l文件系统的功能：l文件的按名存取（基本功能）l文件目录的建立和维护（用于实现上述基本功能）l实现逻辑文件到物理文件的转换（核心内容）l文件存储空间的分配和管理l数据保密、保护和共享l提供一组用户使用的操作81.文文 件件l文件l文件是由文件名字标识的一组信息的集合。l实现按名存取的文件系统的优点：l将用户从复杂的物理存储地址管理中解放出来；l可对文件提供各种安全、保密和保护措施；l实现文件的共享（同名共享、异名共享）。82.文文 件件l文件的命名l各操作系统的文件命名规则略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否区分大小写等）和长度上存在差异l通常，文件名字由文件名

31、和扩展名组成，中间用“.”分隔。前者标识文件内容、后者标识文件特性。l通配符，“?”代表任何一个符合文件命名要求的合法字符，“*”代表任何一个合法的字符串。83.文文 件件l文件的分类l按用途：l系统文件、库文件、用户文件等。l按保护级别：l只读文件、读写文件、不保护文件等。l按信息流向：l输入文件、输出文件、输入/输出文件。l按存放时限：l临时文件、永久文件、档案文件。l按存放设备类型：l磁盘文件、磁带文件、软盘文件。84.文件目文件目录录l二级目录结构l文件目录由两级目录构成，第一级为主文件目录用于管理所有用户文件目录，第二级为用户的文件目录，用于管理每个用户下的文件。用户文件目录地址AB

32、目录项1目录项2目录项1目录项2文件文件文件85.文件目文件目录录l树形目录结构l二级目录结构的推广成多级目录结构，该结构为一倒置的有根树，又称树形目录结构。l倒置树的根称为根目录，从根向下，每一个树枝为一个子目录，而树叶则为文件。l优点：l较好地反映现实世界数据集合之间的层次关系；l不同文件可以重名，只要不在同一个目录中；l容易以目录为单位进行文件的保护、保密和共享。86.文件目文件目录录l树形目录结构l文件的全名，应该从根目录开始，到该文件名为止，目录路径+文件名。l例，/user/include/testfile.c/devbinlibetcusrtty00tty01shdataccfe

33、i1fei287.保管要求 l归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。d)环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：35%45%。归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。l对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。l9.5.3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。88.照片档案的保管 l底片袋 底片袋应使用表面略微粗糙和

34、无光泽的中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.29.5之间，a-纤维素含量应高于87%。l底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。l底片册、照片册 底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.29.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。89.贮存柜架 l底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。l贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。l对贮存柜架进行排列时，

35、应保证空气能在其内部循环流通。90.温度、湿度要求 91.磁性载体档案管理与保护规范l磁性载体文件系指磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。92.贮贮存前物理准存前物理准备备 l长期贮存的磁性载体档案的信息要用经过调整、清洁的设备录制。l贮存前，检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏，并应将磁带在存储环境中平衡1-3天，然后在全长度上使用清洁机慢速、均匀、连续地重新缠绕，缠绕张力为1.72.2N（牛顿）。l 应将磁带在干燥的环境中（相对湿度小于40%）快封到塑料袋中和（或）密封容器中，以防粘和剂、润滑剂挥发。93.库库房温、湿度要求房温、湿度要求 l温、湿度变化范围：应

36、在温度1527、相对湿度4060%范围内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过3、相对湿度变化不得超过5%。最佳环境温度是18、相对湿度是40%。94.清清洁洁管理要求管理要求 l不要用手触摸磁带（软磁盘），应戴非棉制手套操作；l不要使磁带（软磁盘）接触不清洁表面，如地面、桌面等；l装磁带（软磁盘）的装具应洁净无尘；l库房地面不应打蜡、铺地毯；l吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外；l库房中禁止使用打印机。95.防水要求防水要求/防火要求防火要求 l库房内的设备要避免水淹；磁带（软磁盘）架最低一层搁板应高于地面30以上。l库房及装具应使用耐火材料,库房内及附近不得有易燃物品；l库房

37、内严禁出现明火；l库房中应备有CO2型灭火器；l库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少，并且应摆放整齐，不能有路障。l对重要档案应专柜存放。96.防磁要求防磁要求 l磁性载体档案与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76；l可使用软磁物质（软铁、铁淦氧、镍铁合金等）构成容器、箱柜，对磁场进行屏蔽；l磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器内壁至少26；l使用无屏蔽的容器运输时，磁性载体档案距容器外壁至少76。l不得将任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等）带入库房；l在存在重要档案的库区，应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。97.工作间要求l对工作间的要求如下

38、1 工作间应是清洁的，且温、湿度可控；2 工作间应使用稳压、稳频电源；3 直接工作区内禁止吸烟、喝饮料及吃食品；4 卷轴（包括空轴）应放在专门的保护容器内；5 不应把磁带（软磁盘）放在热的地方，比如接近热源或阳光直射处；6 定期对工作间的磁带机、软盘驱动器的机械、电气部分进行系统的检查；7 应保持磁带机、软盘驱动器中全部磁带、软磁盘接触面的清洁；8 工作间应备有磁带清洗机和检验器，并用来清洁和卷绕磁带。表表1 1 磁性磁性载载体文件目体文件目录录清清单单l盘带号：l序号文件l名题名档号98.ISOISO标标准文档管理准文档管理文件制作与管制文件制作与管制99.文件制作文件制作【撰写方式及重点

39、撰写方式及重点】100.何何谓谓“文件化文件化”(Documentation)(Documentation)？l为为使与管理系使与管理系统统有前之有前之组织组织、职责职责、作、作业业方式方式(步步骤骤)及相相关源，能有效的被及相相关源，能有效的被执执行；而行；而以书面或电子形式，具体的、有条理的加以说明与呈现，以使得系，以使得系统统运作皆有依循。运作皆有依循。101.何何谓谓“文件化文件化”(Documentation)(Documentation)？l将管理系将管理系统统所使用的各所使用的各项项文件，整理成有文件，整理成有系系统统性、性、逻辑逻辑性的文件，性的文件，让组织让组织各各阶层阶

40、层均均能按其分工与先后能按其分工与先后顺顺序，并将其步序，并将其步骤骤形成形成作作业业程序与程序与规规范，范，发挥组织发挥组织功能。功能。102.何何谓谓“文件化文件化”(Documentation)(Documentation)？l将管理系将管理系统统中之中之人、事、时、地、物，以合理、合用的方式展现，形成一种制度，使在各种状况下皆有所依循，而使管理系使在各种状况下皆有所依循，而使管理系统统能有效的落能有效的落实执实执行。行。103.文件化的目的文件化的目的 l公司之组织制度健全化，需制订公司营运规则，以使公司内的组织机能有效发挥。合合合合理理理理化化化化标标标标准准准准化化化化制制制制度度

41、度度化化化化文文件件化化104.何何谓标谓标准化准化l依企业的实际状况，将作业有关要素做组合，合理订定日常作业之方法、流程、规格、标准等，并藉由有系统、有组织的运作，使能依循一定的轨道运行之一切活动，以确保达到经营管理目的。105.标标准化的方法、原准化的方法、原则则l由谁来写？l哪些要写？l为何要写？l重点在哪？l完成期限？n试试行、行、检讨检讨、修正、定案。、修正、定案。n交付交付审查审查、主管会、主管会签签、发发布布实实施。施。n书书写方式？写方式？n格式格式纸张纸张？n作成草案？作成草案？106.标标准化准化时应时应考考虑虑因素因素l不得有过剩之成本上浪费。l不得有等待之时间上浪费。l

42、不得有搬运上之浪费。l不得有作业不合理之浪费。l不得有多余库存之浪费。l不得有动作上之浪费。l不得有产生不良之浪费。107.标标准化与管理循准化与管理循环环之关系之关系问题问题把握把握问题问题之之现现况分析况分析要因分析要因分析对对策之研策之研拟拟对对策之策之实实施施计计划划WHATWHYHOWWHO WHO 【何人何人】WHEN WHEN 【何何时时】WHERE WHERE【何地何地】WHICH WHICH【何物何物】PLAN108.标标准化与管理循准化与管理循环环之关系之关系成果之确成果之确认认标标准化之建立准化之建立对对策之策之实实施施DOCHECKACTION109.文件化的目的文件化

43、的目的 l将将组织组织内部之内部之组织结组织结构与构与职职掌，以掌，以书书面方式加以宣示；使面方式加以宣示；使组织组织各各阶阶层层皆能清楚其角色，并能各司其皆能清楚其角色，并能各司其职职的彼此分工合作；而的彼此分工合作；而让组织让组织机能机能充份充份发挥发挥。l将将组织组织内部之系内部之系统统运作方法与要运作方法与要领领，透，透过过明文的具体描述，把作明文的具体描述，把作业业之先后之先后顺顺序及相关序及相关资资源加以源加以规规范，成范，成为书为书面化的面化的标标准作准作业规业规范或程范或程序，序，让组织让组织内之所有成内之所有成员员皆有所依循，降低因作皆有所依循，降低因作业业方法不同而衍生方法

44、不同而衍生错误错误的机率。的机率。l组织组织内部因人内部因人员员新新进进或工作或工作转换时转换时，能有具体的，能有具体的书书面文件加以指面文件加以指导导或参考，提供学或参考，提供学习习或熟悉工作内容及或熟悉工作内容及环环境，减境，减轻轻摸索、学摸索、学习习之困之困难难程度。程度。110.文件系文件系统统化之化之规规划划典型典型输输入入n文件与信息系文件与信息系统统n责责任与任与权权限限n文件信息系文件信息系统说统说明明作作业业流程流程n文件文件检讨检讨n选择选择媒体媒体的形式的形式n资资料保密料保密典型典型输输出出n管理手册管理手册n文件清文件清单单n作作业业程序程序书书n工作指工作指导书导书

45、111.管理系管理系统统之文件化及管制之文件化及管制管理手册格式目录授权有效期限修改规定内容要项工作指导系统作业程序非系统作业程序活动检测、量度、查核管制作业不符合、更正及审查作业文件化手册、工作指导、程序、纪录112.管理系统文件架构细节纲要文件详细程度少多使用人数小广影响程度工作工作记录记录/窗体窗体/计计划表划表/一一览览表表作业细则/工作指导书/标准书作业程序/要点/办法管理手册第一阶第二阶第三阶第四阶业业务务品品管管环环安安人人事事财财务务113.文件之定文件之定义义l一阶文件：管理手册l界定管理之权责、范围等基础议题，为政策性宣示。l二阶文件：作业程序/要点/办法l为达成管理上之持

46、续控制、改善，所制定之各种制式化作业流程。l三阶文件：作业细则/工作指导书/标准书l根据二阶文件所衍生者，如l标准操作步骤（SOP）l工作指导书(Working Instruction)l常附带有窗体l四阶文件：工作记录/窗体/计划表/一览表114.管理手册管理手册 l管理手册系依据公司政策而管理手册系依据公司政策而拟拟定，及定，及为为达成达成公司政策与公司政策与经营经营目目标标的要求，并落的要求，并落实实有效地有效地执执行管理系行管理系统统所使用之最重要之基本原所使用之最重要之基本原则则；其目的在于提供一套其目的在于提供一套执执行与行与维维持管理持管理经营经营系系统统运作之有效性及适切性之基

47、本指运作之有效性及适切性之基本指导纲导纲要原要原则则。115.程序文件程序文件 l程序文件是在程序文件是在维维系管理系系管理系统统运作，在公司运作，在公司(工厂工厂)内内组织间组织间、各机能、各机能间间各各项项作作业业之之衔衔接性，将其接性，将其间间之目的、范之目的、范围围、权责单权责单位和位和作作业业内容透内容透过过流程步流程步骤骤、顺顺序以流程序以流程图图式式地地说说明加以明加以阐阐示出来，以利各示出来，以利各项项作作业业之之进进行和管制。行和管制。116.工作指工作指导书导书、检验规检验规范或范或标标准准书书 l工作指工作指导书导书、检验规检验规范或范或标标准准书书等系指在管理系等系指在

48、管理系统统中中为为有效落有效落实执实执行，将每一行，将每一项动项动作的基准加以作的基准加以详细说详细说明，明，包括适用范包括适用范围围、使用工具、使用工具、设备设备或或仪仪器、治器、治夹夹具及方具及方法或方式及人法或方式及人员员、时间时间、地点等，此等、地点等，此等详细说详细说明之步明之步骤骤便于第一便于第一线线作作业业者或操作者或者或操作者或检验检验者参考使用，以者参考使用，以免于免于错误错误或因人的理解力不同而有所差异，造成管理或因人的理解力不同而有所差异，造成管理系系统统运作之有效性及适切性有所偏差而无法达成公司运作之有效性及适切性有所偏差而无法达成公司经营经营目目标标和公司政策之要求。

49、和公司政策之要求。117.记录记录所使用之窗体、格式所使用之窗体、格式 l此乃为了记载有关管理系统落实执行情形及维持系统运作之左证数据所使用之空白表格，在此表格记载相关数据后，可以做为确保及证明管理系统执行及维持之有力证据。118.文件撰写范文件撰写范围围及格式及格式说说明明 l文件内容涵盖之范围1.针对管理系统之要求，大致上会是对应一或更多的管理性文件，其中内容须提及在此管理系统中，相关部门或人员如何去达到质量目标。2.文件必须依照管理系统标准之相关条款来定义，公司内部组织之运作模式与方法。3.大致上，文件并未规定一定要以手册之型式来管理，换句话说，它可以以单篇之方式来发行、归档、管制，并且

50、须要一总览表来管制所有之程序文件。119.文件撰写范文件撰写范围围及格式及格式说说明明 l文件撰写格式一般而言，文件撰写格式并未做严格限制，如果公司/工厂在过去已对文件实施标准化，则可依其标准化方式继续施行；若无，则可参考下列来编订：120.a.目的b.范围c.权责d.定义e.作业内容1.流程图.f.相关(参考)文件g.使用窗体文件撰写格式文件撰写格式除了格式之外，程序除了格式之外，程序除了格式之外，程序除了格式之外，程序文件撰写文件撰写文件撰写文件撰写须须须须注意撰写注意撰写注意撰写注意撰写之布局之布局之布局之布局须须须须一致，章一致，章一致，章一致，章节节节节及段落及段落及段落及段落应应应