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1、第 1 页 办公室主任年度总结报告1 特征码 rtvPPbpumziOlpEMsYeh 第一章 xx 年工作回顾 xx 年可以说是非常不平凡的一年，在这一年当中，中国人经历 了很多的事情，有雪灾、地震、有北京奥运会的成功举办、有 眼下正在肆虐的金融危机等等。作为一名普通的中国人， 我们的心伴随着所发生或正在发生的事情一起跃动;作为一个有 社会责任感的企业某某汽车集团，我们为国家经历的苦难， 默默献出我们的爱心，为祖国取得的辉煌成就，我们一起喝彩， 一起欢呼! 回顾 xx，我们感慨万千;回顾 xx，我们倍感骄傲和自豪! 我想，作为一名普通的员工，我们个人的能力非常有限，而回 馈社会最好、最朴素的
2、方式就是做好自己的本职工作。 我现在代表办公室就 xx 年办公室的工作情况向各位领导、各位 同仁做一个书面汇报，请各位领导批评、指正。 一：行政管理工作回顾 我们知道，行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程; 行政管理的深度，又涉及到许多局外人难以想象的细微末节;行 政管理的重要，是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁; 行政管理的敏感，是因为它涉及到每个人的切身利益。 第 2 页 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政人员每天都 面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。 概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大 功能;其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，
3、 行政管理的实质就是服务，我们正是按照这一理念推进 xx 年办 公室的各项工作的。 1：办公室人员结构现状 办公室目前有 13 人，其中主任 1 人、文员 1 人、网管员 1 人、 司机 1 人、保洁员 2 人、保安员 3 人、炊事员 3 人、水电工 1 人。 从办公室人员的结构来看，目前的人员编制相对合理，基本能 够担当起办公室的所有工作职能，而且能正常运转。 从办公室员工的文化层次来看，办公室大专(含)文化程度仅有 3 人，占 23%，初高中(含)以下文化程度有 10 人，占 77%，其 中还有 4 人是半文盲。 从年龄结构来看，办公室 40 岁以下有 2 人，占 15.3%，40 岁以
4、上有 11 人，占 84.7%。 通过以上人员文化层次、年龄结构来看，我们可以看出，办公 室人员结构呈现出文化程度扁低、素质不高、年龄老化现象。 要带领好这样的一支团队，而且要保证各项工作的正常运转， 绝非一件容易的事情。这就需要我们把握好员工的心理需求， 真正了解员工所思、所想，真诚坦率，良好沟通，和他们交朋 第 3 页 友。 我想，要真正扮演好办公室主任这样一个角色，这就需要办公 室主任首先要具备“敏于行而慎于言”的素质。 “敏于行”即要 手勤、腿勤、事事勤快，思维敏捷、考虑周全;“慎于言”即要 以高度的责任感管好自己的言语，做好保密工作，尽量做到该 讲的话要讲，不该讲的话不讲，切忌夸夸其
5、谈，言过其实。其 次，要具备先做人，后做事的素质。要想成为一名称职的办公 室主任，必须具备“做人”的优秀品质。在做好人的基础上再 去认真的做事。 由于办公室主任工作接触面较广，对外代表着单位的形象，因 此，妥善的处理一些事务显得非常重要。 “做人”反映了一个人 的品质，在工作和生活的方方面面，不仅要吃苦耐劳、爱岗敬 业、待人和蔼、与人为善，还要在细节上、小事上注意自身的 言行。 2：办公室的日常工作管理 办公室的日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实 施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理 工作。具体表现在：行政事务管理、后勤事务管理、费用管理、 制度建设、企业文化建设
6、五大方面。 1)行政事务管理 a：印鉴管理 办公室充分认识到印章管理的重要性和严肃性，按照集团办公 第 4 页 室的要求，加强了印鉴管理。每位印章的管理者都学习了集 团印章管理制度 ，签定了印章责任书 。每枚印章都有专人 管理，专人负责。印章管理人员用印前，要求认真审核，明确 了解用印的内容和目的，确认符合用印手续后，在用印本上逐 项登记，经领导审批签字，方可用印。在 xx 年没有发生因为用 印不当引发的责任事故。 b：资产管理 在 xx 年办公室会同财务部一道先后两次对公司的固定资产进行 了盘店。通过盘店，建立起了固定资产台帐 、 低值易耗品 台帐 ，真正了解了自己的家底到底有多少。对新购置
7、的固定资 产，及时办理入库、出库手续，并明确了资产的维护责任人。 在目前，公司的固定资产做到了领用到人，责任到人。 c：档案管理 档案是公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值并归 档集中保存起来的文件材料。它包括收(发)文件、会议文件、 内部文件、会议纪要、以及员工个人资料等等。 办公室对公司的所有档案进行了分类整理，并建立起档案目录， 且由专人负责管理。随着档案数量增多，有 第 5 页 有些档案失去保存价值，也会对档案按相关规定和流程及时进 行处理。 d：公文管理 对于集团下发的各类文件、通知、精神、制度等等各类公文， 办公室均能做到一文一案，及时传递。每个文件都建立起纸制 档案和电子
8、版本档案，归档存放，并由专人负责保管。收文能 做到先签阅，后督办完成。发文能做到按权限签批后按流程传 递。 我们在公文管理中严格把握以下几点： 1：各部门要有专人负责文书处理工作。 2：加强对相关人员的保密纪律教育。 3：文书传递过程中必须办理登记、签收、注销等手续，及时归 档，以防流失。 4：简化审批程序，减少传递环节，缩短文件流程。 e：车辆管理 在车辆管理上，按照集团公司的要求，做到了出车有出车记录， 加油有加油记录。车辆费用台帐在 xx 年也建立起来。车辆的保 养和维护工作也比较及时，车辆的调度使用基本正常。 根据集团公司 xx 年 7 月下发的,我们严格审核了准驾人员资格,并 张贴在
9、保安岗亭,严格按规定执行，并在 xx 年 11 月再次组织准 驾人员，学习相关制度，让安全警钟长鸣! f：会议管理 第 6 页 会议管理是行政管理的一个重要方面，为了保证各类会议的顺 利进行，办公室积极按照“会前准备、会中事务处理、会后工 作管理”三个步骤进行。 总经理办公会议在每周一下午准时召开(特殊情况另行通知)， 每次会议都有会议纪要，对领导交代的各类事项，办公室一一 记录下来，并督办完成。 各部门也会根据自己的实际情况，开展专题会议，讨论当前工 作中存在的问题，大家一起协商应对问题的策略及解决办法。 会议制度的落实执行，不但解决了工作中的实际困难，增加了 透明度，而且提高了工作效率，大
10、家的凝聚力也增强了。 g：安全管理 安全管理的主要目的是为了维护公司的正常工作秩序，它不仅 是公司自身安全的需要，而且是保障公司每一位员工有一个安 全、舒适的工作环境的基本条件。 安全管理包括治安管理、劳动安全管理、消防管理三方面。 办公室在 xx 年 3 月编写了突发安全事故应急预案实施细则 。 根据集团公司 xx 年 7 月下发的关于加强夏季安全生产工作的 通知精神，又重新修订了突发安全事故应急预案实施细则 ， 并再次下发给各个部门，组织学习，贯彻落实。 在 xx 年上半年巡检结束后，对集团办公室提出的安全隐患，例 如停车场所杂草较多、消防设施不够等等，都及时的进行了整 改。 第 7 页
11、办公室还不定期的会同销售部、售后部一道检查库存车辆停放、 生产作业过程中可能存在的安全隐患，及时发现，及时纠正。 h：综合管理 在员工的着装管理上，有些员工因为身体素质不好，冬季着装 不够规范，但在夏秋季节，员工基本能按规定着装。 高管离司能严格按集团颁发的集团公司高管离司外出管理规 定执行。 2)后勤事务管理 a：食堂管理 目前，食堂供应着本店员工、某店员工及客户的用餐，每天用 餐人数在 160 人到 200 人之间。 在食堂管理方面,办公室本着服务于员工,让员工满意的宗旨,努 力做好食堂的后勤保障工作。在 xx 年各项食品费用上涨的情况 下,尽力做好费用的控制，xx 年食堂费用没有超标。
12、由于员工来自各地，饮食习惯不同，加上员工对伙食质量期望 较高，而伙食费用标准有限，很难满足方方面面的要求。因此， xx 年员工对食堂的满意度不高,在 xx 年办公室将会围绕“端正 服务态度、提高服务质量”这一指导思想，来提高员工对食堂 管理方面的满意度。 b：员工宿舍管理 目前我店的宿舍是本店员工、某店员工一起居住的，共有大小 6 个寝室，26 名员工居住。需要安排住宿的员工都按流程填写 第 8 页 了员工住宿申请单 ，由办公室统一安排住宿房间。在宿舍门 禁管理、会客规定、宿舍安全管理方面，员工都比较配合办公 室的工作。但在宿舍卫生管理上，是一个老大难问题。 由于各住宿员工公司只配备了一张床，
13、没有其他配套的生活设 施，再加上住宿员工大部分来自农村，生活习惯不好，因此各 寝室显得杂乱无章，环境较差。在 xxx 年要进行重点改善。 c：5s 管理 车间 5s 管理在售后部及办公室的共同督促管理下，较以前有很 大的改善。员工在作业过程中，大多数能按作业流程规范作业， 有效的维护了车间的环境卫生，脏、乱、差现象杜绝了。销售 部在展厅管理方面均能按照主机厂的要求进行布置、陈列。办 公场所环境卫生的清洁方面，办公室的两名保洁员也做了很多 工作，有效的保证了公司的整体形象和舒适度。 d：网络管理 为保证公司业务的正常运转， 办公室网管员能做到在第一时间出现在网络故障现场，及时发 现网络存在的问题
14、，及时维护修理，并建立起维修记录。对公 司 xx 年的经营管理数据也及时的刻录光盘，对数据进行备份。 第 9 页 3)制度建设 任何一个企业都是把提高经济效益和社会效益视为最终奋斗目 标，为了实现上述目标，企业都必须建立一套完善的管理方式 和方法，这项管理工作主要依靠建立、健全各项规章制度来实 现。通过制度建设，规范员工的行为，为员工的行为选择提供 依据。 xx 年是集团公司的制度年，先后制定、下发了一系列的规章制 度。办公室为了培训方便，制作了制度 ppt 版本，还先后多次 组织员工学习各项制度，管理人员还进行了制度考试。 办公室在集团公司制订的各项规章制度上，逐步完善了实施细 则，先后修订
15、了办公用品管理实施细则 、 服务明星管理办 法 、 食堂管理办法 、 员工临时外出登记实施办法 、 员工 宿舍管理实施办法 、 个人绩效考核实施细则等。办公室不 但狠抓制度的学习，也狠抓制度的落实执行。在执行过程中有 什么疑问，及时向集团办公室、人力资源部请教、反馈。 4)企业文化建设 u 积极参加了集团公司举办的员工联欢晚会。 u 举办了我店三周年庆祝活动。 u 组织员工参加了野外拓展训练活动。 u 积极参加了首届岗位技能大赛，取得不错的成绩 u 参加了集团组织的第二届 ngl 活动。 通过企业文化建设，不但丰富了职工的文化生活，也增强了集 第 10 页 体荣誉感，增强了企业内部的凝聚力。
16、5)费用管理 办公室本着开源节流，杜绝浪费的原则，严格控制各项行政费 用的开支。对于开支的各项费用，都按项目建立起相应台帐， 费用的开支也严格按审批权限、审批流程执行。 在 xx 年，各项行政费用均在预算范围以内，没有超出预算。办 公室采购的各类物资均在集团公司指定的供应商处采购，有些 物资采取招标方式比价采购。 详细费用使用情况见附件。 二：人力资源管理工作回顾 1：人力资源现状 截止到 xx 年 12 月 31 日，我司共有员工 68 人。其中总经理 1 人，占 1%;办公室 13 人，占 19%;财务部 5 人，占 7%;销售部 11 人，占 16%;售后部 29 人，占 44%;客服部
17、 4 人，占 6%;配件部 5 人，占 7%。 性别构成状况：男性员工 43 人，占 63%;女性员工 25 人，占 37%。 年龄构成状况：20 岁以下 1 人，占 1%;21-30 岁之间 37 人， 占 55%;31 岁-40 岁之间 14 人，占 21%;41-50 岁之间 11 人， 占 16%;50 岁以上 5 人，占 7%。平均年龄 32 岁。 文化程度状况：本科 5 人，占 8%;大专 27 人，占 43%;中专 15 人，占 20%;高中 11 人，占 11%;初中(含)以下 10 人，占 18%。 第 11 页 工龄构成状况：1 年工龄(含)以下 25 人，占 37%;1-
18、2 年之间 工龄 15 人，占 22%;2-3 年之间工龄 10 人，占 15%;3-4 年 之间工龄 11 人，占 16%。4 年以上工龄 7 人，占 10%。 中层干部状况：副经理以上员工 6 人，占 9%;主管 6 人，占 9%; 员工 56 人，占 82%。 售后车间技术骨干状况：售后车间共有 23 人，其中车间主管 1 人，占 4%;技术主管 1 人，占 4%;质检 1 人，占 4%;洗车工 3 人， 占 13%;学徒工 6 人(含实习学生)，占 26%;技工 2 人，占 9%;技 师 9 人，占 40%。 员工流失情况：xx 年，我司员工流失率为 25.14%。详细流失人 员情况见表格，流失原因以前也做了一个详细的分析，上报给 了审计部，下面只做一个简述。